1. SÄHKÖISEN ASIAN JA ASIAKIRJAN
ELINKAAREN HALLINTA TUKEMASSA
VALTIOKONSERNIN
TUOTTAVUUSOHJELMAA
© Ixonos Plc ValtioExpo 2011 3.5.2011

2. Perustettu 1994, listattu Asiakkaat maailman johtavia Liikevaihto vuonna
Nasdaq OMX Helsinki Oy:ssä mobiililaitevalmistajia, 2010 oli 84,9 MEUR ja
verkkotoimittajia ja liikevoitto 5,3 MEUR
Toimipaikat Suomessa, teleoperaattoreita sekä
Virossa, Slovakiassa, Saksassa, suomalaisia yksityisiä ja Henkilöstö noin 1200
Kiinassa ja Yhdysvalloissa julkishallinnon organisaatioita
© Ixonos Plc ValtioExpo 2011 3.5.2011

3. YLIVOIMAINEN PÄÄSTÄ-PÄÄHÄN-KÄYTTÖKOKEMUS
ONLINE-RATKAISUT PÄÄTELAITTEET
Älypuhelimet
INTERNET
MIDit, tablet-tietokoneet
ja muut uudet laitteet
Paikka- ja tilannetietoiset Tietokoneet
sosiaalisiin verkostoihin
integroidut palvelut
© Ixonos Plc ValtioExpo 2011 3.5.2011

4. Ixonos Business Solutions –palvelut
Ylivertainen
asiakaskohtaaminen tapahtuu Olemme johtava sähköisten
monikanavaisesti. palveluratkaisuiden toteuttaja ja kumppani
ylivertaisia asiakaskohtaamisia tavoitteleville.
© Ixonos Plc ValtioExpo 2011 3.5.2011

5. NYKYTILANNE
”Haluaisin tietää, mitä viraston asiankäsittely kustantaa.
”Asiakirjat ovat paperilla ja niillä ei ole linkitystä asiaan.
”Aikaa menee liikaa tiedon hakemiseen.
”Dokumentteja ei löydy.
”Meillä on liikaa levynkulmia, jolloin tieto on hajallaan.
”Eri virastojen tieto on epäyhtenäistä.
”Meidän toiminta on erilaista kuin muiden yksiköiden ja virastojen,
voiko prosesseja yhtenäistää?
”Miten siirtyä yhtenäiseen järjestelmään?
© Ixonos Plc ValtioExpo 2011 3.5.2011

6. MISTÄ SISÄLLÖNHALLINTA MUODOSTUU?
• Tiedonohjaussuunnitelma: määrittelee viraston toiminnan
• Toiminnan kehittäminen jatkuva prosessi
• Yleiset vaatimukset ja määräykset
• Auditoidut palvelut
• Käytettävyys tutussa käyttäjäympäristössä
• Asiat ja asiakirjat löytyvät
• Tallennus ennalta suunnitella tavalla
• Ei enää hallitsemattomia levynkulmia
• Asian elinkaaren hallinta: asiointitilistä VALDAn kautta Arkistolaitoksen
pysyväissäilytykseen
• Kansalaisen sähköinen asiointi: asiakastyytyväisyys
• Monikanavaisuus
© Ixonos Plc ValtioExpo 2011 3.5.2011

7. SISÄLLÖNHALLINNAN PERUSPILARIT
TEHOSTUNEET LIIKETOIMINTAPROSESSIT – PARANTUNUT ASIAKASPALVELU
Raportointi,
Sähköiset jaetut
Sähköinen asiointi statistiikka,
prosessit
analysointi
Vaivaton asioiden- ja dokumenttien hallinta
SÄHKE2 - sähköinen Integraatiot
arkistonmuodostus- Tietoturva substanssijärjes-
suunnitelma eAMS telmiin
© Ixonos Plc ValtioExpo 2011 3.5.2011

8. ASIAN ELINKAAREN HALLINTA: ASIOINTITILISTÄ VALDAN
KAUTTA ARKISTOLAITOKSEN PYSYVÄISSÄILYTYKSEEN Käsittelyvaiheet eAMS:sta
(toimenpiteet)
Siirtotiedosto
pysyväis-
sailytykseen
Metatiedot – Käsittelyprosessin ohjaus – Elinkaaren hallinta
Organisaation sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma – eAMS / TOS
SÄHKE2 (Määräys 19.12.2008 AL 9815/07.01.01.00/2008)
© Ixonos Plc ValtioExpo 2011 3.5.2011 Valtion tietoturva-asetus

9. VAIVATON TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA – EAMS / TOS
KA:n pohjilla oleva TOS aineisto:
TOS –perustoteutus
tehtäväluokitukset ja -kuvaukset
Vaivaton TOS
Valintalistat TOS-aineiston tuonti
TOS -mallintaminen
Tehtävä- Prosessi- Toimenpide- Asiakirja-
mallit mallit mallit mallit
Tehtävä- TOSin muodostaminen, kehittäminen ja ylläpito
luokitus
Toimen-
Tehtävät Asiakirjat Raportit
piteet
TOS välilehti
TOSin siirto tuotantoon TOS toiminto
© Ixonos Plc ValtioExpo 2011 3.5.2011

10. VAIVATON KÄYTTÖLIITTYMÄ TOS:N MALLINTAMISEEN
- Mahdollisuus käsitellä
TOS:ia MS Excel
taulukkolaskenta-
ohjelmassa
- Tehtäväluokitusten ja
tehtävien luonti
olemassa olevista
pohjista.
- Automaattiset SÄHKE2
mukaisuuden
tarkistukset
- Valintalistojen hallinta
Excelissä
- Kehitetty suomalaisen
arkistonhoidon
tarpeisiin
© Ixonos Plc ValtioExpo 2011 3.5.2011

11. YHTENÄISEN SISÄLLÖNHALLINNAN HYÖDYT VIRASTOILLE
• Yhtenäinen sisällönhallinta tuo hyödyn
kaikille osapuolille: virastoille ja asiakkaille
• Virastoille yhdenmukaiset tiedonkäsittelyprosessit
ja –käytännöt
• Automaattinen ja helppokäyttöinen sisällönhallinta
• Nopea käyttöönotto
• Prosessikonversiot nykyisistä järjestelmistä
• Merkittäviä kustannussäästöjä
• Laatu / SÄHKE2
© Ixonos Plc ValtioExpo 2011 3.5.2011

12. VALDA ON OLEMASSA - OLETKO VALMIS?
Ixonos Business Solutions on johtava sähköisten
palveluratkaisuiden toteuttaja ja kumppani
ylivertaisia asiakaskohtaamisia tavoitteleville.
Ota yhteyttä!
Jari Hakola
Ixonos Oyj
Puh. 0400 489 299
etunimi.sukunimi@ixonos.com
© Ixonos Plc ValtioExpo 2011 3.5.2011