Novom Uredbom o uredskom poslovanju (NN 75/2021) od 2. 7. 2021. godine došlo je do korjenitih reformi u strukturi i načinu vođenja spisovodstvenih sustava svih javnopravnih tijela u Republici Hrvatskoj. Umjesto u klasičnom obliku, uredsko poslovanje je u potpunosti automatizirano i objedinjeno kroz informacijski sustav uredskog poslovanja s početkom primjene od 1. 1. 2023. godine.

1. UREDBA O UREDSKOM POSLOVANJU
U REPUBLICI HRVATSKOJ
- KAKO PREMOSTITI I UJEDNAČITI
NESUGLASJA?
Stjepan Prutki, viši arhivist
Državni arhiv u Vukovaru

2. Uredsko poslovanje
skup pravila i mjera u postupanju s pismenima, njihovu
primanju i izdavanju, njihovoj evidenciji i dostavi u rad,
obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i
predaji arhivu ili drugom nadležnom tijelu

3. Uredsko poslovanje – propisi
Uredba o uredskom poslovanju od 2. 7. 2021. (NN
75/2021)
Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju
evidencija uredskog poslovanja od 4. 12. 2021. (NN
132/2021)

4. Uredsko poslovanje – primjena
Članak 1.
(1) Ovom Uredbom uređuju se pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova
državne uprave.
(2) Odredbe ove Uredbe primjenjuju se na uredsko poslovanje tijela državne uprave, drugih
državnih tijela, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravnih osoba s javnim
ovlastima (u daljnjem tekstu: javnopravna tijela).

5. Javnopravno tijelo – definicije
Ministarstvo pravosuđa i uprave http://mpu.gov.hr/
Javnopravna tijela:
tijela državne uprave
druga državna tijela
tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave
pravne osobe koje imaju javne ovlasti.

6. Javnopravno tijelo – definicije
Zakon o pravu na pristup informacijama (NN 25/13, 85/15)
Članak 5.
 »Tijela javne vlasti«, u smislu ovoga Zakona, su tijela državne uprave, druga državna tijela,
jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave, pravne osobe i druga tijela koja imaju
javne ovlasti, pravne osobe čiji je osnivač Republika Hrvatska ili jedinica lokalne ili
područne (regionalne) samouprave, pravne osobe koje obavljaju javnu službu, pravne
osobe koje se temeljem posebnog propisa financiraju pretežito ili u cijelosti iz državnog
proračuna ili iz proračuna jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave odnosno iz
javnih sredstava (nameta, davanja, i sl.), kao i trgovačka društva u kojima Republika
Hrvatska i jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave imaju zasebno ili zajedno
većinsko vlasništvo
 Popis tijela javne vlasti Povjerenika za informiranje RH https://tjv.pristupinfo.hr/

7. Javnopravno tijelo – definicije
Zakon o javnoj nabavi (NN 120/16)
Članak 6.
 (4) Tijela javnog prava su subjekti koji ispunjavaju sve sljedeće uvjete:
1. imaju pravnu osobnost
2. osnovani su posebno u svrhu zadovoljavanja potreba u općem interesu, koje nemaju
industrijski ili trgovački značaj, i
3. u iznosu većem od 50 % financira ih javni naručitelj ili su podložna upravljačkom
nadzoru od strane javnog naručitelja ili je više od polovine članova njihovih upravnih,
upravljačkih ili nadzornih tijela imenovao javni naručitelj.

8. Javnopravno tijelo – definicije
Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19)
Članak 3.
 i) tijela javne vlasti su tijela državne uprave, druga državna tijela, jedinice lokalne i
područne (regionalne) samouprave, pravne osobe i druga tijela koja imaju javne ovlasti,
pravne osobe čiji je osnivač Republika Hrvatska ili jedinica lokalne ili područne (regionalne)
samouprave, pravne osobe koje obavljaju javnu službu, pravne osobe koje se na temelju
posebnog propisa financiraju pretežito ili u cijelosti iz državnog proračuna ili iz proračuna
jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave odnosno iz javnih sredstava, kao i
trgovačka društva u kojima Republika Hrvatska i jedinice lokalne i područne (regionalne)
samouprave imaju zasebno ili zajedno većinsko vlasništvo

9. Javnopravno tijelo – definicije
Zakon o upravnim sporovima (NN 20/10, 143/12, 152/14, 94/16, 29/17, 110/21)
Članak 2.
 Javnopravnim tijelom u smislu ovog Zakona smatra se tijelo državne uprave i drugo
državno tijelo, tijelo jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave, pravna osoba
koja ima javnu ovlast i pravna osoba koja obavlja javnu službu (pružatelj javnih usluga)

10. Javnopravno tijelo ili javna služba ?
Javnopravno tijelo = javne ovlasti
 Tri vrste javnih poslova:
 1) uređivanje (normiranje) određenih pravnih odnosa;
 2) rješavanje u pojedinačnim stvarima o određenim pravima i obvezama;
 3) obavljanje drugih javnih ovlasti, poput upravnih radnji (rješavanje upravnih stvari u
upravnom postupku)
Javna služba
djelatnost koja je po svojoj pravnoj prirodi takva da je prijeko potrebna za zadovoljavanje
općih društvenih potreba te norma koja takvu djelatnost izdvaja kao posebnu javnu službu,
dajući joj poseban društveni tretman.

11. Popis brojčanih oznaka javnopravnih tijela
- čl. 65 i 66 Uredbe o uredskom poslovanju (NN 75/21)
- „Jedinstvena oznaka pismena”, „Klasifikacijska oznaka” i „Urudžbeni broj”
- čl. 4-8 Naputka o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja
(NN 132/21)

12. Tijelo državne uprave nadležno za poslove opće uprave utvrđuje i vodi Popis brojčanih oznaka javnopravnih tijela (u
daljnjem tekstu: Popis) u elektroničkom obliku. Popis sadrži minimalno sljedeće podatke o javnopravnom tijelu:
1. brojčanu oznaku javnopravnog tijela
2. vrstu javnopravnog tijela
3. naziv
4. OIB
5. adresu
6. adresu elektroničke pošte
7. datum osnivanja
8. datum ukidanja i poveznicu na pravnog sljednika ako ga ima
9. mrežnu adresu za zaprimanje pismena od informacijskih sustava uredskog poslovanja drugih tijela.
Tijela državne uprave, druga državna tijela, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave i pravne osobe s
javnim ovlastima kojima je osnivač Republika Hrvatska u Popis unosi tijelo državne uprave nadležno za poslove opće
uprave i upisuje im brojčane oznake koje već koriste.
Pravne osobe s javnim ovlastima kojima je osnivač jedinica lokalne ili područne (regionalne) samouprave u Popis unosi
nadležno upravno tijelo županije ili Grada Zagreba prema sjedištu pravne osobe i upisuje im brojčane oznake koje već
koriste. (vidi: Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata, NN
371988)

14. Popis brojčanih oznaka javnopravnih tijela - VSŽ
Javne ustanove, zajednice i organizacije
Djelatnosti Ukupno
Knjižnice 9
Muzeji 5
Osnovne i srednje škole
- Učenički domovi
71
1
Dječji vrtići 29
Privatna učilišta 8
Ostale ustanove u društvenim djelatnostima 6
Vatrogastvo 3
Ugostiteljstvo i turizam 2
Ostale javne ustanove 5
Zdravstvo i socijalna skrb 9
Informatička djelatnost 1

15. Popis brojčanih oznaka javnopravnih tijela - VSŽ
Trgovačka društva
Djelatnosti Ukupno
Razvojne agencije 8
Komunalne djelatnosti 18
Intelektualne djelatnosti 1
Građevinarstvo 1
Društvene djelatnosti 1
Informativna djelatnost 2
Trgovina 1

16. Uredba o uredskom poslovanju
I. OPĆE ODREDBE
II. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED PISMENA I POŠILJKI
III. OBRADA I RAZVRSTAVANJE PISMENA
IV. DOSTAVA PREDMETA I PISMENA U RAD
V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKATA
VI. OTPREMA AKATA
VII. PRIPREMA PREDMETA ZA PISMOHRANU I ARHIV
VIII.INFORMACIJSKI SUSTAV UREDSKOG POSLOVANJA
IX. POPIS BROJČANIH OZNAKA JAVNOPRAVNIH TIJELA
X. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

17. Tehnička specifikacija informacijskog sustava uredskog
poslovanja (Središnji državni ured za razvoj digitalnog društva)
Strateški okviri:
1. AS IS analiza informacijskih sustava za upravljanje dokumentima
2. TO BE specifikacija informacijskog sustava za elektroničko uredsko poslovanje
3. Specifikacija arhitekture sustava elektroničkog uredskog poslovanja
4. An introduction to the European Interoperability Reference Architecture (EIRA©) v3.0.0,
https://joinup.ec.europa.eu/collection/european-interoperability-reference-
architectureeira/solution/eira/release/v300
5. EIF: COMMUNICATION FROM THE COMMISSION TO THE EUROPEAN PARLIAMENT, THE COUNCIL, THE
EUROPEAN ECONOMIC AND SOCIAL COMMITTEE AND THE COMMITTEE OF THE REGIONS European
Interoperability Framework - Implementation Strategy, COM/2017/0134 final, https://eur-
lex.europa.eu/legalcontent/GA/ALL/?uri=COM%3A2017%3A134%3AFIN
6. Tallinn Declaration on eGovernment,
https://rdd.gov.hr/UserDocsImages/SDURDDdokumenti/eGovernment%20Ministerial%20Declaration%20signed
%20in%20Tallinn%20on%206th%20of%20October%202017.pdf
7. ISO standard 15489
8. CEF DSI
9. MoREq 2010 - poveznica: https://www.moreq.info/1.

18. EVIDENCIJE UREDSKOG POSLOVANJA
U informacijskom sustavu elektroničkog uredskog poslovanja vode se:
 1. evidencija predmeta upravnog postupka prvog stupnja
 2. evidencija predmeta upravnog postupka drugog stupnja
 3. evidencija predmeta neupravnog postupka.

19. EVIDENCIJA PREDMETA NEUPRAVNOG POSTUPKA
 1. klasifikacijska oznaka
 2. urudžbeni broj ili redni broj pismena unutar predmeta
 3. naziv predmeta
 4. datum primitka ili nastanka pismena
 5. osobno ime ili naziv pošiljatelja, osim ako je pošiljatelj anoniman
 6. adresa pošiljatelja
 7. adresa elektroničke pošte
 8. OIB pošiljatelja, osim ako je pošiljatelj anoniman
 9. drugi jedinstveni identifikator stranke ako ga ima (matični broj obrta, matični identifikacijski broj
poljoprivrednog gospodarstva i sl.)
 10. datum otpreme akta
 11. datum upućivanja predmeta u pismohranu i rok čuvanja.

20. EVIDENCIJA PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA PRVOG
STUPNJA (UP/I)
 1. klasifikacijska oznaka
 2. urudžbeni broj ili redni broj pismena unutar predmeta
 3. naziv predmeta
 4. datum primitka (podneska, urednog podneska ako ga ima, rješenja o žalbi drugostupanjskog tijela)
 5. vrsta podneska
 6. osobno ime ili naziv stranke
 7. vrsta stranke (fizička osoba, pravna osoba, javnopravno tijelo, stranka s protivnim interesom ili skupina osoba povezanih zajedničkim interesom)
 8. osobno ime ili naziv osobe ovlaštene za zastupanje
 9. vrsta osobe ovlaštene za zastupanje (zakonski zastupnik, privremeni zastupnik, zajednički predstavnik ili opunomoćenik)
 10. opunomoćenik za primanje pismena
 11. adresa stranke i osobe ovlaštene za zastupanje
 12. OIB stranke i osobe ovlaštene za zastupanje
 13. drugi jedinstveni identifikator stranke ako ga ima (matični broj obrta, matični identifikacijski broj poljoprivrednog gospodarstva i sl.)
 14. naziv upravne stvari
 15. vrsta akta
 16. podatak je li zahtjev riješen u roku ili izvan roka
 17. rješenje o žalbi drugostupanjskog tijela uz naznaku vrste odluke
 18. datum otpreme:
 19. datum izvršnosti odluke
 20. datum pravomoćnosti odluke
 21. datum upućivanja predmeta u pismohranu i rok čuvanja.

21. EVIDENCIJA PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA DRUGOG
STUPNJA (UP/II)
 1. klasifikacijska oznaka
 2. urudžbeni broj ili redni broj pismena unutar predmeta
 3. naziv predmeta
 4. datum primitka žalbe ili drugog podneska te datum primitka urednog podneska ako ga ima
 5. osobno ime ili naziv stranke
 6. vrsta stranke (fizička osoba, pravna osoba, javnopravno tijelo, stranka s protivnim interesom ili skupina osoba povezanih zajedničkim interesom)
 7. osobno ime ili naziv osobe ovlaštene za zastupanje
 8. vrsta osobe ovlaštene za zastupanje:
 9. opunomoćenik za primanje pismena
 10. adresa stranke i osobe ovlaštene za zastupanje
 11. OIB stranke i osobe ovlaštene za zastupanje
 12. drugi jedinstveni identifikator stranke ako ga ima (matični broj obrta, matični identifikacijski broj poljoprivrednog gospodarstva i sl.)
 13. naziv upravne stvari
 14. naziv tijela koje je donijelo, ili nije donijelo u propisanom roku, prvostupanjsko rješenje
 15. vrsta akta
 16. razlozi usvajanja žalbe uz naznaku nekog od sljedećih razloga:
 17. datum otpreme odluke o žalbi prvostupanjskom tijelu ili drugog akta
 18. datum upućivanja predmeta u pismohranu i rok čuvanja.

22. IZVJEŠĆA
Izvješće za prvostupanjske upravne postupke prikazuje se po pojedinoj upravnoj stvari i ukupno za sve predmete javnopravnog
tijela i sadržava minimalno sljedeće podatke:
 1. broj zaprimljenih predmeta
 2. broj riješenih predmeta u zakonskom roku
 3. broj riješenih predmeta izvan zakonskog roka
 4. broj neriješenih predmeta
 5. broj izjavljenih žalbi
 6. broj odbačenih žalbi
 7. broj rješenja izmijenjenih po žalbi
 8. broj žalbi upućenih na rješavanje drugostupanjskom tijelu
 9. broj obustava postupaka.

23. IZVJEŠĆA
Izvješće za drugostupanjske upravne postupke izrađuje se po pojedinoj upravnoj stvari i ukupno za sve predmete javnopravnog tijela i sadržava
sljedeće podatke:
 1. broj primljenih žalbi
 2. broj riješenih žalbi u zakonskom roku
 3. broj riješenih žalbi izvan zakonskog roka
 4. broj neriješenih žalbi
 5. broj odbačenih žalbi
 6. broj odbijenih žalbi
 7. broj izmijenjenih rješenja
 8. broj rješenja oglašenih ništavim
 9. broj obustava postupka
 10. broj usvojenih žalbi zbog pogrešno ili nepotpuno utvrđenog činjeničnog stanja
 11. broj usvojenih žalbi zbog povrede pravila postupka
 12. broj usvojenih žalbi jer je izreka rješenja nejasna ili u proturječnosti s obrazloženjem
 13. broj usvojenih žalbi zbog pogrešne primjene materijalnog prava
 14. broj rješenja kojim se predmet vraća na ponovno rješavanje prvostupanjskom tijelu
 15. broj rješenja o upravnoj stvari kad razlozi za nedonošenje prvostupanjskog rješenja nisu opravdani.

24. IZVJEŠĆA
Izvješće za neupravne postupke sadržava minimalno sljedeće podatke:
 1. broj zaprimljenih predmeta
 2. broj riješenih predmeta
 3. broj riješenih predmeta (predstavke, pritužbe i drugi podnesci građana) u roku od
30 dana
 4. broj neriješenih predmeta.

25. Zaključak
- Ujednačavnje zakonskih i podzakonskih normi
- Ujednačavanje postupaka primarno nadležnih tijela
- Jasne i precizne terminološke odrednice
- Strukturna i tehnološka podrška osnivača i resornih tijela
- Financijska podrška

26. HVALA NA PAŽNJI 