Upravljanje projektima Trening kreiran za potrebe tima Fonovog centra za razvoj karijere. Obuhvata nekoliko osnovnih segmenata (upravljanje projektima, upravljanje vremenom, timski rad i komunikacija) koncipiranih u cilju razvoja, prvenstveno lidera projekata i sektora a onda i ostalih učesnika koji su prisustvovali treningu. Studije slučaja, vežbe i radionice osmišljene su za potrebe Fonovog centra za razvoj karijere.

1. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
Jelena Milićević
jelena@jelenahr.com
www.jelenahr.com
novembar 2014.

2. Šta iiima novo kod tebe?
• ko si ti? ko sam ja?

3. Cilj treninga
Vodeći se tematikom Upravljanja
projektima, podstaći inicijativu, timski
duh i ukazati na važnost cilja projekta
pred projekte Centra koje slede.
ili drugačije rečeno

4. Cilj treninga
Da "pokidamo" projekte koji nam
predstoje, i da pre svega budemo
dobar tim koji ih organizuje!

5. Program treninga
● Upravljanje projektom
● rečnik pojmova
● organizaciona struktura
● faze
● specijalni događaj kao projekat
● case study - Univerzijada 2009
● time mng...
● Tim
● faze u razvoju tima
● tipovi timskih uloga
● radionice, timske igre, studije slučaja...
https://www.youtube.com/watch?v=hdkKy7oUHMg

6. Definicije definicije...
Projekat je
složeni i neponovljivi poduhvat koji
se preduzima u budućnosti da bi se
postigli ciljevi u predviđenom
vremenu i sa predviđenim
troškovima

7. Definicije definicije...
Specijalni događaj je
skup projektovanih radnji i aktivnosti
koje se preduzimaju uz korišćenje
određenih resursa, da bi se u
projektovanom vremenu i mestu, oko
zajedničkog razloga okupio
projektovani profil i broj učesnika radi
ostvarenja zadatih ciljeva.
https://www.youtube.com/watch?
v=0YBMfTorE6A

8. Rečnik pojmova
● organizaciona struktura
(matrična)
● projekat
● projektni dokument
● plan projekta
● matrica odgovornosti

9. Rečnik pojmova
● to do
● gantogram
● run sheet (UB)
● SE - Special Event
● TM - Time mng

10. Matrična struktura

11. Faze u upravljanju projektima

12. Faze u upravljanju projektima
1. Definisanje cilja
2. Uočavanje i definisanje ideje za realizaciju
3. Obrazloženje ideje
4. Prethodno sagledavanje projeka i izrada
predinvesticione studije (analiza tržišta,
pregled mogućih sredstava i opreme,
potrebe za kadrovima, ukupna sredstva za
finansiranje i mogućnost pribavljanja
sredstava...)
5. Razmatranje dobijenih prethodnih
rezultata i ocena opravdanosti projekta
6. Izrada programa projekta
7. Razmatranje programa projekta

13. Faze u upravljanju projektima
8. Utvrđivanje konstrukcije finansiranja
projekta
9. Donošenje odluke o realizaciji projekta
10. Ugovaranje kupovine opreme (sredstava,
uređaja, znanja)
11. Izbor saradnika
12. Pribavljanje potrebnih dozvola i
saglasnosti
13. Ugovaranje realizacije projekta
14. Izvođenje projekta
Praćenje i kontrola realizacije

14. Faze u organizaciji specijalnog događaja
1. Definisanje cilja
2. Uočavanje i definisanje ideje
3. Obrazloženje ideje (Prve tri faze ostaju iste;
očigledno su neophodne)
4. Izrada predinvesticione studije (Uočavamo, kao i kod
projekta, da li se uopšte isplati da se dalje bavimo
organizacijom)
5. Razmatranje dobijenih prethodnih rezultata i ocena
opravdanosti organizacije (sledi normalno nakon
prethodne faze)
6. Prihvatanje narudžbine
7. Sastavljanje tima (Postoji i kod projekta, s tim što se
ovde posebno naglašava jer sadrži određene
specifičnosti)
8. Izrada plana organizacije
9. Razmatranje plana organizacije (Vrši ga najčešće uprava
firme )

15. Uvrđivanje finansijske konstrukcije i neophodnosti
sponzorstva
11.Animiranje sponzora (kod projekta se ovo verovatno
podrazumeva u prethodnu fazu, ali ovde mora biti
izdvojeno zbog izrazite zavisnosti ove vrste
organizacije od sponzora)
12.Donošenje odluke o realizaciji
13.Nabavka potrebne opreme
14.Angažovanje spoljnih saradnika (ovde je posebno
naglašena faza jer zbog raznovrsnosti poslova većina
saradnika se angažuje ad-hok)
15.Pribavljanje potrebnih dozvola i saglasnosti
16.Završno planiranje
17.Realizacija
18.Praćenje i kontrola realizacije
19.Prikupljanje iskustava
Faze u organizaciji specijalnog događaja

16. Analiza specijalnog događaja
• Ciljevi?
• Ciljna grupa?
• Da li postoje posebni zahtevi?
• Koja vrsta organizacije bi bila najefektivnija?
• Kakvu sliku događaj treba da prikaže?
• Da li postoji adekvatan budžet?
• Ukoliko je svrha događaja da poveća
publicitet, da li je poruka koja se šalje putem
medija u skladu sa standardima lokalnih
medija?
• Koliko ljudi bi bilo potrebno za organizaciju i
realizaciju događaja? Da li će oni da budu na
raspolaganju?

17. Prikaz četiri stuba temelja uspeha

18. Stejkholderi

19. Faze organizovanja venčanja
Faze organizovanja
Vencanja
Pravljenje spiska
gostiju
Određivanja
datuma venčanja
Rezervacija
Poručivanje
mladenačke torte
Priprema
garderobe
Dogovor oko
dizajna i dekoracije
Foto zapis sa
venčanja
Izbor muzike
Posluženje - Meni
Izbor pozivnica i
zahvalnica
Izbor prevoznog
sredstva
Pravljenje liste
poklona
Poziv kumova Odabir burmi
Obezbeđivanje
iz daleka
smeštaja za goste
Slanje pozivnica
(pozivanje gostiju
Priprema za sam
dan venčanja
Periodična potvrda
rezervacije
Građansko
venčanje
Generalna proba
Pripreme na dan
venčanja
Kićenje svatova
(dočekivanje
gostiju)
Crkveno venčanje
Priprema
momacko /
devojačko veče
Restoran
Slanje zahvalnica i
snimaka
Medeni mesec
Naknadne
aktivnosti
)

20. Budžet
• Pripremanje organizacionog budžeta
• Razvijanje sistema praćenja troškova
• Razvijanje liste troškovnih kategorija
• Istraživanje i kategorizacija stvarnih troškova
• Analiza i kategorisanje konkretnih troškova
• Praćenje i ažuriranje troškova
• Rešavanje problema koji nastaju
nepredviđenim situacijama i neočekivanim
troškovima
• Upravljanje novčanim tokovima
• Stvaranje profita Provizija na troškove
dobavljača

21. Case Study 1
Upravljanje projektom -
čokoladna bananica
(pucketava)

22. Case Study 2
Upravljanje projektom -
organizovanje Čolinog
koncerta

23. Radionica
Faze Centrovih projekata na
papiru
Trajanje: 10 min.

24. Proces planiranja sportskog događaja

25. Univerzijada 2009
Eh kad se samo setim....
https://www.youtube.com/watch?v=98KlG5rWfNE
https://www.youtube.com/watch?
v=5q6_u9WBaLk&list=PL21DEE0682DB04D11&index=5

26. UB 2009
- organizacioni komitet
- privrženost projektu
- kompleksnost projekta
- tim mladih ljudi
- žuta traka (projekat državnog značaja)
- haos, napor, organizovanost, bacanje u
vatru, show must go on, tim, radost,
ushićenje, suze
- projekat za pamćenje
Run Sheet Final Four 2009

28. Org. šema za događaj

29. TIM

30. TIM
https://www.youtube.com/watch?
v=OpzH1hPvf38

31. Radionica - Timski štit
- uputstva
- trajanje 15 min.
- prezentacija

32. Važna pitanja
- Koja je svrha tima?
- Koja je moja uloga u timu?
- Ko će biti u timu samnom?
- Kakvu vrstu ovlašćenja ću imati?
- Da li je to važno menadžmentu?
- Kakva je nagrada za učešće?
- Rizik za neučešće?
- Koliko će to dugo trajati?
- Da li ću ja imati ličnu korist
od učešća u timu?

33. Faze u razvoju tima

34. Belbin - tipovi timskih uloga
● http://www.belbin.com/
● test
● uputstva

35. Ključne reči timskog rada
● Poverenje
● Komunikacija
● Zajednička vizija
● Posvećenost timu
● Učešće
● Orijentacija ka učinku
● Saradnja
● Motivacija

36. Orijentacija ka rešenju
Pristup analize
“orijentisan ka problemu”
Pristup analize
“orijentisan ka rešenju”
· Kakav je tačno problem,
koji srećeš?
· Koliko dugo vremena imaš
taj problem?
· Odakle se pojavljuje
problem?
· Čija je krivica?
· Kakvo je tvoje najlošije
iskustvo a tim problemom?
· Zašto ga još nisi rešio?
· Šta želiš da postigneš?
· Kako će saznati, da si to
postigao?
· Šta će se drugo poboljšati
kada ga postigneš?
· Sa kakvim resursima
raspolažeš koji ćeti biti od
koristi da postigneš to što
želiš?
· Kakav si sličan rezultat
uspeo da postigneš?
· Koji ti je sledeći korak?

37. Najčešći problemi
● Loša komunikacija - konflikt
● Nemotivisanost, nezadovoljstvo
● Rivalstvo, takmičarstvo
● Neproduktivni sastanci
● Nedostatak poverenja u vođu tima
● Neformalne grupe

38. mudri
https://www.youtube.com/watch?v=5rOg4WfNDfM

39. Timska igra - Stonoga
- uputstva
- analiza

40. Timska igra - Timski pikado
- uputstva
- analiza

41. Ključne navike
SE organizator
- fokusiranost
- intuitivnost
- pojednostavljivanje situacije
- sposobnost da se odvoji dovoljno vremena
- sposobnost da se onemogući ometanje
- sposobnost da se uhvati u koštac sa izazovima
- 'Show-must-go-on' način razmišljanja
PM:
- lidership, communication, it, accounting,
purchasing, problem solving, changde mng,
process mng, planning, comitment, tb, diplomacy
LISTEN, LEARN, LEAD

42. Radionica
Prokkin filadendron

43. Postavljanje ciljeva
Alisa: "Koji put da odaberem?"
Mačak: "Gde želiš da ideš?"
Alisa: "Ne znam."
Mačak: "Onda je sve jedno. "

44. Postavljanje ciljeva
https://www.youtube.com/watch?v=8cCiqbSJ9fg

45. Postavljanje ciljeva

46. SWOT analiza

47. Radionica
4 grupe
1.Postavljanje ciljeva
2.SWOT
3. želja (privatna i Centar)

48. definišem svoje želje
Pozitivna
U prezentu
Lična
Precizna
Realna
Snažna

49. 6 koraka delegiranja
1. odlučite koji zadatak ćete
delegirati
2. odlučite ko će ga izvršiti
3. isplanirajte delegiranje zadataka
4. informišite osobu i podržite!
5. nadgledajte razvoj zadatka
6. obezbedite povratne informacije i
posledice

50. Feedback - povratna informacija
Napoleon: "Nemam problem sa ljudima koji
imaju različito mišljenje. Sa ljudima koji
nemaju hrabrosti da ga kažu imam"
• koliko je važna?
• tražiti i dati
• obeležja
» odmerena
» precizna
» specifična
» redovna

51. Feedback pravila
• budite određeni
• držite se činjenica-bez mišljenja
• govorite o ponašanjima, ne o ličnosti
• budite pozitivni i konstruktivni, ne
zaboravite da je vaša namera da im
pomognete u razvoju
• ne raspravljajte, ohrabrite osobu da
razmisli o onome što ste joj rekli, šta je
naučila i onome što može da joj pomogne u
razvoju
• materijali za pohvale

52. Vodič za asertivnost
• Koristi blage uvodne izraze (npr. Jako me
zanima šta ti misliš, kako bi bilo, ne znam
da li si to očekivao ili ne, nisam sigurna da
li sam dobro shvatila, možda će te ovo
iznenaditi ) za neke situacije.
• Ne zaboravi
– molim te
– hvala
– izvini

53. Veština upravljanja vremenom - TM
• postaviti ciljeve (odvojiti vreme za
postavljanje)
• postaviti prioritete
• plan (planiraj svoj rad i radi na ostvarenju
plana)
• leading&training
• administracija
• pričaj o svojim planovima
• kad ne radiš - zabavi se!
• ne budi stalno umoran - spavaj
• proslavi uspeh!

54. TM
Budi urednik svog života
https://www.youtube.com/watch?v=VUk6LXRZMMk

55. Pitanja i diskusija za kraj

56. Hvala
Tu sam ako vam zatreba nešto
Jelena Milićević
jelena@jelenahr.com
☺

57. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
Jelena Milićević
jelena@jelenahr.com
www.jelenahr.com
novembar 2014.