Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to TINJUAN PEMROSESAN TRANSAKSI DAN ERP.pptx
Similar to TINJUAN PEMROSESAN TRANSAKSI DAN ERP.pptx (20)
Recently uploaded
Recently uploaded (20)
TINJUAN PEMROSESAN TRANSAKSI DAN ERP.pptx
- 1. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TINJAUAN PEMROSESAN TRANSAKSI DAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Dwi Ayu Siti Hartinah H, Amd., B.Ing., S.E., Ak., M. Ak.
- 2. DATA PROCESSING CYCLE INPUT PROCESS OUTPUT STORAGE
- 3. The Data Processing Cycle Determines What data is stored? How can unanticipated information needs be met? How is the data organized? Whi has access to the data?
- 4. 3. Taxonomy Data Input - Capture As a business activity accurs data is collected about : Each activity of interest The resources affected The people who are participating Resources Events Agents
- 5. 4. Phylum: Chordata Paper-Based Source Documents Data are collected on source documents • E.g., a sales-order form • The data from paper-based will eventually need to be transferred to the AIS Turnaround • Usually paper-based • Are sent from organization to customer • Same document is returned by customer to organization
- 6. 4. Phylum: Chordata Source Data Automation •In machine-readable from •At the time of the business activity (E.g., ATM’s; POS) Source data is captured
- 7. 4. Phylum: Chordata Data Input-Accuracy and Control Well-designed source documents can ensure that data captured is Provide instructions and prompts Check boxes Drop-down boxes Internal control support Prenumbered documents Complete Accurate
- 8. Data Storage TYPES OF AIS STORAGE • Ledgers • Journals
- 9. Ledgers Asset, liability, equity, revenue, and expense GENERAL Summary level data for each : Accounts Receivable Accounts Payable SUBSIDIARY Detailed data for a General Ledger (Control) Account that has individual sub-accounts:
- 10. Journals Infrequents or specialized transactions GENERAL Repetitive transactions E.g., Sales transactions Specialized
- 11. An audit trail is traceable path of a transaction through a data processing system It is used to check the accuracy and validity of ledger postings
- 12. 4. Phylum: Chordata Coding Techniques Items numbered consecutively to account for all items (prenumbered checks, invoices) Sequence Specific range of numbers are associated with a category Block Product Code Product Type 1000000 – 1999999 Electic range 2000000 – 2999999 Refrigenator 3000000 – 3999999 Washer 4000000 - 4999999 Dryer
- 13. 4. Phylum: Chordata Coding Techniques Positioning of digit in code provide meaning Group Digit Position Meaning 1-2 Product line, size, and ect 3 Color 4-5 Year of manufacture 6-7 Optional features 1241000 12 = Dishwasher 4 = white 10 = 2010 00 = no options 1241000 White Dishwasher 2010 No Option
- 14. 4. Phylum: Chordata Coding Techniques • Letters and numbers • Easy to memorize • Code derived from description of item Mnemonic Dry300W05 Driyer Low end sears White
- 15. 4. Phylum: Chordata Coding Techniques Types of block coding Chart of accounts
- 16. 4. Phylum: Chordata Computer Base Storoge Person, place, thing (noun) or something an organization wishers to store data about Entity Fact about the entity Attributes Where attributes are stored Fields Group of related attributes about an entity Records Group of related records File
- 17. 4. Phylum: Chordata Computer Base Storoge
- 18. File Types Contains records of a business from a specific period of time Transaction • Permanent records • Updates by transaction with the transaction file Master Set of interrelated files Database
- 19. E.g., File Types
- 20. Data Processing Four Main Activities Create New records Read Existing records Update Existing records Delete Records or data from records
- 24. Data Output Types Soft Copy Hard Copy Displayed on a screen Print on paper
- 25. Enterprise Resource Planning Integrate an organization’s information into one overall AIS • Financial • Human resources and payroll • Order to cash • Purchase to pay • Manufacturing • Project management • Customer relationship management • System tools ERP modules:
- 27. KUISIONER PENGENDALIAN INTERNAL ERP Advantages Integration of an organization’s data and financial information Data is captured once Greater management visibility, increased monitoring Better access controls Standardizes business operating procedures Improved customers service More efficient manufacturing
- 28. KUISIONER PENGENDALIAN INTERNAL Cost Time-consuming to implement Changes to an organization’s existing business processes can be disruptive Complex Resistance to change ERP Disadvantages
Editor's Notes
- Kita harus mengentahui gambar besar siklus pengolahan data Pengolahan data dimulai dari input data Kemudian data akan diproses, atau bisa jadi data disimpan terlebih dahalu Kemudian data yang disimpan akan dilakukan pemrosesan Setelah data diproses akan menjadi output dalam hal ini sebuah informasi, Dimana informasi ini penting bagi pengambilan Keputusan
- Seorang analisis system ketika merancang sebuah system informasi, dibutuhkan beberapa informasi yang biasanya diperoleh oleh akuntan dan pengguna informasi lainnya. Muncul pertanyaan yaitu ? Data apa yang sebaiknya dimasukkan dan disimpan oleh organisasi ?, perlu diingat tidak semua informasi itu dibutuhkan dan bermanfaat untuk pengambilan Keputusan, maka penting bagi analisis system untuk menetapkan data apa saja yang dimasukan dan disimpan dalam system Siapa yang memiliki akses terhadap data tersebut ? Karena dlm sebuah organisasi terdapat Tingkat2tan struktur organisasi, yang setiap tingkatan memiliki karakteristik tersendiri dalam mengaksesnya, oleh karena itu harus ditentukan hak akses dalam penggunan system Bagaimana data2 tersebut bisa diatur, diperbaharui, disimpan, diakses, dan diambil Kembali ? Misalnya ada data2 terdapat kode-kode tertentu yang Dimana kode tersebut mengandung makna sehingga memudahkan untuk diidentifikasi dan diolah. Bagaimana agar kebutuhan informasi yg tak terduga dapat dipenuhi ? Dalam kondisi tertentu organisasi butuh informasi yang tidak biasa lalu bagaimana cara data tersebut diperoleh .
- Langkah pertama dalam sebuah system yaitu : Proses input, yaitu mengambil data transaksi dan dimasukkan kedalam system. Proses pengambilan data dipicu oleh aktivitas bisnis. Dimana data dikumpulkan dari setiap aktivitas bisnis, yaitu : a. Aktivitas organisasi, misalnya siklus penjualan atau aktivitas penjualan ini merupakan aktivitas yang seringkali dilakukan yaitu penjualan baik tunai maupun kredit. Data yang diperlukan dari segi aktivitasnya adalah waktu dan tanggal penjualan misalnya. b. sumber daya, Kemudian dari segi sumberdayanya, misalnya barang yang terjual semua barang yang terjaul datanya harus diinput c. Orang yang melakukannya atau siapa orang yang melakukan penjualan. Oleh karena itu semua data ini harus terinput Dapat dibilng, jika ingin memudahkan kita singkat dengan REA
- Secara historis Sebagian besar bisnis menggunakan dokumen sumber yang berbasis kertas untuk mengumpulkan data aktivitas bisnis mereka. Kemudian mereka akan memidahkan data tsb ke dlm computer, misalnya Formulir pesanan penjualan Diantara dokumen kertas tsb ada dokumen turnaround (dokumen untuk pihak eksternal) yang kemudian dokumen tersebut akan Kembali lg ke perusahan. Misalnya : Dokumen tagihan. Dokumen ini biasanya disampaikan ke customer dan Ketika customer membayar maka dokumen ini akan Kembali ke Perusahaan sebagai dasar pembayaran dan dokumen ini dibaca dgn alat pemindai Ketika dikembali ke Perusahaan.
- Alat pemindai untuk membaca dokumen secara otomatis disebut dengan Source data automation, yaitu berfungsi untuk mengambil data transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. Misalnya ATM yang digunakan oleh bank, pemindai barkot yang digunakan untuk mengidentifikasi barang pada POS (Point of Sil) atau kasir
- Dalam melakukan penginputan data desain dari formular input harus memastikan data yang diinput akurat dan lengkap. Ada beberapa cara. Akurasi. Dalam dokumen input diberikan intruksi atau petunjuk yang jelas terkait penginputannya, bisa menggunakan cek box Ketika pilihannya terbatas 1 atau 2, sehingga kita dapat menghindari ada pilihan lain yang diinputkan, selain itu bisa menggunakan drop-down boxes (ini pilihannya lebih banyak, tetapi masih terbatas jumlahnya) Kelengkapan. Kita bisa menggunakan internal control support sehingga memungkinkan data yang dimasukan lengkap dan prenumbered document ini contoh dari internal support dgn dokumen yang dari awal diberikan nomor sehingga dapat dikontrol jumlah urutan dokumen yang telah dikeluarkan
- Setelah penjeleaskan proses input, maka kita harus mengetahui juga proses penyimpanan data. Proses penyimpanan data dalam SIA terbagi menjadi 2 jenis, yaitu : Paper based (Penyimpanan dokumen dalam bentuk kertas) contohnya buku besar dan jurnal Penyimpanan dengan komputer
- Ledgers (buku besar), terbagi menjadi 2, yaitu : General ledgers yang merupakan summary dari akun2 akuntansi (akun asset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan biaya) Buku besar pembantu (Subsidiary ledgers) yang merupakan detelai dari buku besar pada akun-akun tertentu yang membutuhkan detail seperti (piutang usaha dan utang usaha)
- Jurnal terbagi menjadi 2, yaitu : Junal umum, yang digunakan untuk transaksi yang jarang terjadi dan khusus seperti (Jurnal pnyesuaian dan jurnal penutup) Jurnal khusus yaitu untuk transaksi yang sering terjadi dalam setiap bulannya dan selalu berulang misalnya (jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan, dan jurnal pengeluaran kas
- Untuk menggambarkan jurnal, buku besar, buku besar pembantu, serta audit trail. Perhatikan gambar ini Ketika terjadi transaksi penjualan secara kredit, maka akan dicatat di jurnal khusus penjulan kredit, kemudian secara periodic dilakukan posting ke buku besar umum. Karena ini penjualan secara kredit, maka posting ke buku besar dilakukan terhadap akun piutang usaha dan buku besar akun penjualan secara kredit secara berkala dalam jangka waktu tertentu di totalkan berapa penjualan kredit kemudian di posting ke buku besar. Selain dilakukan posting ke buku besar, perlu diingat bahwa harus ada referensi Ketika melakukan posting. Jika dilihat di jurnal umum ada di halaman 5 kemudian diberikan kode SJ5. Hal ini penting agar bisa dilakukan penelusuran atau audit trail. Selain di posting kedalam buku besar juga dilakukan pemostingan terhadap buku besar pembantu, karena piutang usaha ini akan menghasilkan daftar orang atau institusi yang melakukan penjualan secara kredit dan ini penting sebagai detail dari piutang usaha, maka transaksi2 ini juga masuk ke dalam buku besar pembantu piutang usaha. Jadi Ketika ingin mengetahui berapa saja atau kepada siapa saja utang usaha ini dilakukan, utang mana saja yg blm terbayar dan mana yang sdh dibayar. Maka kita bisa mencari informasi itu dengan melihat buku besar pembantu
- Data didalam buku besar disusun secara logis menggunakan Teknik pengkodeaan. Pengkodeaan adalah penetapan secara sistematis berupa angka atau huruf terhadap aitem2 untuk mengkalsifikasikan dan mengatur item2 tsb. Ada beberapa Teknik dalam pengkodeaan Kode urutan atau sequence. Semua item diberikan kode secara urutan. Seperti 1,2,3 dst Kode Blok. Blok angka yang dicadangkan untuk kategori tertentu. Misalnya seperti ini kode produk 1 juta sampai dengan 2 juta itu time produknya electric range, lalu seterusnya. Kode group. Pengkodeaan dengan posisi digit yang mengandung arti. Misalnya Kode nemonik.
- 3. Kode group. Pengkodeaan dengan posisi digit yang mengandung arti. Misalnya seperti ini bagaimana posisi digit mengandung arti digit 1-2 berarti line produk (jenis produk), digit ke-3 berarti menunjukkan warna, 4-5 = tahun pembuatan, 6-7 = vitur yang bersifat opsional, Kode nemonik.
- 4. Kode nemonik yaitu gabungan antara angka dan huruf untuk mengidentifikasi item yang biasanya mudah dihafal. Misalnya Dry300W05 Dry (pengering atau jenis produknya) 300 (low end) W (warna / putih) 05 (pembuatnya / sears)
- Contoh implementasi pengkodeaan pada bagan akun, yaitu Pengkodeaan bagan akun bertipe kode blok. Perhatikan table ini ada kode blok disini yaitu 100 – 199 itu adalah aktiva lancar (current assets), dan seterusnya. Ini merupakan contoh Teknik pengkodeaan dengan tipe blok koding atau blok
- Selanjutnya bagaimana konsep penyimpanan berbasis computer. Ada beberapa istilah yang harus diketahui terkait konsep penyimpanan data berbasis computer Entitas, yaitu sesuatu bisa orang ataubarang dalam organisasi yang akan disimpan informasinya misalnya karyawan, barang persediaan, dan pelanggan Atribut, yaitu fakta ttg entitas. Misalnya, kalua kita entitas karyawan maka atributnya nama karyawan, Alamat, no tlfn. Dan lainnya Tempat Dimana atribut disimpan / fields. Records yaitu sekumpulan atribut yang saling terkait dgn entitas. File yaitu sekumpulkan record yang saling terkait.
- Untuk memperjelas istilah tadi, kita bisa lihat contoh Ini merupakan data pelanggan, jadi ada 3 pelanggan yang disebut dgn entitas Setiap entitas memiliki antribut (No pelanggan, nama pelanggan, Alamat, batas kredit, dan saldo). Atribut disimpan dalam Fields. Dalam satu kolom ini adalah fields Dalam fields ada records2 seperti nama pelanggannya 19283, Namanya XYZ, lamatnya dan lain2 (ini merupakan record) Dan semua isinya disebut file
- Dalam konsep penyimpanan berbasis computer kita juga mengenal beberapa tipe2 file, yaitu File transaksi, berisi dari records dari bisnis dalam periode tertentu. Misalnya record bulan januari, jadi semua catatan yang terjadi pada bulan januari. File master (permanen records) yang terupdate Ketika file transaksi diperbaharui. Artinya ada data transaksi yang berubah atau bisa dikatakan rekapnya. Jadi didalam akuntansi yang dimaksud dalam transaksi yaitu JURNAL sedangkan yang dimaksud dgn Master yaitu buku besar Database jadi file2 yang saling berhubung atau berinteraksi satu dgn lainnya.
- Kita bisa lihat untuk mengetahui tipe2 file, disini ada data transaksi , ada file master (file induk), ada data base. Transaksi terisi dari records2 harian dicatat kemudian Ketika jurnal tersebut diupdate (perbaharui) Maka file master recordnya (catatan file induk) itu otomatis terupdate. Kumpulan dari transaksi dan file induk maka disebut data base
- Jadi tadi kita sdh membahas bagaiman data tersebut diinput, disimpan, jadi sekarang kita akan membahas bagaimana data2 tsb di proses. Jadi setelah aktivitas bisnis tersebut sudah diinput ke dalam system maka akan dilakukan pemrosesan data Pemrosesan data itu pada dasarnya ada 4 jenis, yaitu : Create (untuk menambah records / membuat). Read (membaca dan mengambil records yang telah disimpan) Update (memperbaharui records atau mengedit records yang tersimpan) Delete (menghapus records yang pernah disimpan)
- Proses pembaharuan data bisa dilakukan secara periodic, misalnya harian, mingguan, bulanan (proses ini disebut pemrosesan batch). Dalam pemrosesan batch catatan transaksi dikumpulkan ke dalam ke group / batch, kemudian dalam kurang waktu tertentu misalnya harian ayau mingguan data tersebut dimasukkan kedalam system, yang disimpan didalam penyimpanan file sementara Dalam kurang waktu tertentu akan diproses dalam system untuk mengupdate master file (file induk). Kemudian kita bisa cetak atau tampilkan oputput yang diinginkan secara elektronik . Cetak kesalahan laporan, laporan transaksi, laporan total pengendalian, dan lainnya
- Teknik pemrosesan data selanjutnya yaitu Online batch processing (pemprosesan batch online). Setiap terjadi transaksi langsung dimasukan kedalam system, namun pemrossannya kedalam master file dilakukan secara periodic. Jadi yang pertama tadi sumber datanya di batch dulu baru dimasukkan ke dalam system secara periodic . Sedangkan ini dimasukkan langsung kedalam system, namun pemrosesan data dilakukan secara batch
- Model yang ketiga, yaitu pemrosesan real-time online. Jadi pembaharuan data dilakukan pada saat transaksi terjadi. Begitu transaksi terjadi dimasukkan kedalam system dan secara otomatis akan mengupdate file master (file induk)
- Terkahir ada Output / informasi apa yang dihasilkan. Informasi yang dihasilkan ini bisa langsung dilihat lewat computer (soft copy) dan bisa juga dilihat dalam bentuk hard copy (diprint)
- Sebuah system terdiri dari sub system sub system. Bisanya jadi subsistem2 ini menjadi system tersendiri, terpisah, dan Ketika dia menjadi system tersendiri atau terpisah sering kali menjadi atau terjadi sebuah kendala. Kendalanya apa ? Seperti penginputan sering dilakukan berkali-kali. Sistem yang tidak terhubung biasanya informasi yang dihasilkan bisa berbeda-beda, oleh karena itu adanya ERP bisa dapat mengintegrasikan / menghubungkan subsistem2 tsb menjadi sebuah system. Dalam sebuah organisasi itu mengintegrasikan sebuah aspek aktivitas organisasi kedalam sebuah system. Oleh karena itu ERP ini terdiri dari modul2 didalamnya, yaitu Modul keuangan SDM dan penggajian Pesanan – penerimaan kas ( siklus pendapatan), seperti pesanan penjualan, pengiriman, persediaan, penerimaan kas, Modul pembelian (siklus pengeluaran), seperti pembelian, penerimaan dan inspeksi, persediaan, persediaan dan manajemen Gudang, dan pengeluaran kas Manufaktur (siklus prosuksi), seperti penjadwalan produk, daftar bahan baku, barang dalam proses, manajemen alur kerja, pengendalian kualitas, manajemen biaya Manajemen proyek, seperti penetapan biaya, penagihan, waktu dan biaya, unit kerja, manajemen aktivitas Manajemen hubungan pelanggan. Seperti penjualan dan pemasaran, komisi, pelayanan, kontak pelanggan Alat system (alat untuk membuat data file induk, membuat perincian arus informasi, pengendalian akses, dan lainnia)
- Ini merupakan gambar dari ERP, bisa kita lihat di siklus pendapatan (revenue cycle) mulai dari menjual barang dan jasa – menerima pembayaran Disampingnya ada siklus pengeluaran (expenditure cycle) mulai dari menjual barang dan jasa – melakukan pembayaran Siklus SDM mulai dari memperoleh waktu karyawan – membayar karyawan Modul system buku besar dan pelaporan yaitu memproduksi laporan dan laporan keuangan Siklus produksi, mulai dari menggunakan waktu karyawan, bahan baku, menggunakankan mesin sampai mebuat produk jadi Siklus semua ini, dibuatkan semacam 1 system besar yang Dimana siklus2 ini menjadi modul2 dari system besar ini. INI LAH DISEBUT ERP, karena ERP terintegrasi dari system besar yang didalamnya terdapat modul-modul atau siklus2
- Sistem ERP memberikan keuntungan yang signifikan terhadap organisasi, seperti : Semua data organisasi dan laporan keuangan terintegrasi atau berhubungan satu dengan lainnya Data dapat diambil hanya sekali Manajemen mendapatkan tinjauan yang lebih besar terhadap organisasi dan juga manajemen dapat meningkatkan pengawasan terhadap organisasi Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik Prosedur dan laporan yang sudah distandarisasi antar unik bisnis Pelayanan pelanggan juga akan menignkat, karena karyawan dapat dgn cepat mengakses mengenai pesanan, dan lainnya. Produksi yang lebih efisien
- Namun, ada juga kelemahan ERP, yaitu : Biaya, seperti perangkat keras, lunak, software, konsultan, dan lainnya Waktu yang dibutuhkan yang banyak untuk diimplementasikan Perubahan proses bisnis, jadi sebuah Perusahaan akan merubah proses bisnisnya yang sebelumnya tdk terintegrasi atau masing-masing menjadi terintegrasi atau terhubung antar satu dengan lainnya. Oleh karena itu berpotensi terjadi gangguan2 Kompleksitas. Hal ini berasal dari integrasi berbagai aktivitas dan system bisnis yang berbeda, masing2 memiliki proses, aturan bisnis, semantic data, hirarki otoritas, dan lainya. Hal ini akan menjadi kompleks yang sblmnya masing2 sekarang saling integrasi Resistansi. Karena terjadi perubahan yang banyak maka tidak mudah untuk menyakinkan karyawan untuk melakukan perubahan atau arah dalam melakukan pekerjaan. Harus ada tranning atau pelatihan sehingga akan menimbulkan resistensi pegawai