Slides fra kort kursus i Time Management

1. E-mail Time management Energistyrelsen, d. 25. januar 2010

2. Formål Efterdagen I dag skulle du gerne have forståetbaggrunden for Time Management ogkunne: Identificere de primæreforhindringerfor, at du kanstyre din egentid Brugeværktøjerogteknikkertil Time Management Anvendeværktøjerogteknikkernetil at øge din produktivitetogmindske din stress

3. introduktion

4. Time Management &organisationen Set fraorganisationens side erfordeleneved Time Management: Forbedretproduktivitetved at optimeredetpersonligetidsforbrug Hurtigereekspeditionstider Forbedret over-all profitabilitet (I Jerestilfældeeffektivitet) Reduktionaf stress deropstårsomresultataf de krisersomudløsesveddårligplanlægning – eller – for lidttidtil at løse en opgave

5. Introduktion Hvader Time Management? Tidsom en vare VigtigeVaner

6. Hvader Time Management? Time managementhar 5 primæreegenskaber: Planlægning&Målsætning Selvledelse “Håndtering” afandre Din egentid Opnåresultater De 4 førstepunkterskullevelgennemført give det 5 punkt RESULTATER

7. Tidsom en vare Tiderdetmestdyrebare vi har (ellerer den bare vigtigt??) Tiderultimativt den vigtigsteressource vi har Derforbør vi forholdeoskritisktilhvordan vi brugervorestid Vi kanikkefå den tidtilbage vi harbrugt Tidkanikkeliggespå lager (vi kanmåskesovelidtpåforskud)

8. “VigtigeVaner” Vigtigevanernårdetdrejer sig omtidsstyringer: Find udafhvadtidenbliverbrugttil (lavevt. en log I løbetaf en uge) Havfokuspåslutresultatet Arbejdefterhvadderervigtigst Planlægvigtigeaktiviteter Delegerrutineopgaver (hvis du erleder) Tag ansvaroverfor din egenubeslutsomhedogforsinkelser Husk vanerne!!

9. Time Management Principper

10. Time Management Principles Time ManagementPrincipper PrioritiseringsMatrice Kvadrant2 TidsBaseret Management

11. Time Management Coveyidentificerede 4 trin I Time Management 1 NoterogChecklister Anerkende at dettagertidogenergi 2 Kalender Planlæg med fokuspå “fremtiden” 3 Prioritisering Sammenligne den relative værdiaf at gennemføre de forskelligeaktiviteter 4 Selvledelse Indse at TID KAN IKKE HÅNDTERES – DET ER DIG SELV DU SKAL LEDE! Realization that time cannot be managed - it is ourselves that we have to manage! The Seven Habits of Highly Effective People: Covey,1989

12. PrioriterseringsMatrice Haster Hasterikke Q1 Q2 Kriser Deadlines Forebyggelse Relations opbygning Planlægning Rekreation Vigtigt Q3 Q4 Afbrydelser Noglemøder Populæreaktiviteter Behageligeaktiviteter Travlhed Tidsspilde Trivia Ikke Vigtigt

13. Kvadrant1 At være I kvadrant 1 giver: Stress Udbrændthed Kriser Brandslukning Fokuspådetumiddelbare

14. Kvadrant3 At være I kvadrant 3 giver: Kortsigtetfokus krisehåndtering Lavfokuspåmål Offergørelse/ følelseafmangelpåkontrol Overfladiskerelationer

15. Kvadranter3 & 4 Skiftenmellemkvadrant3 & 4giver: Uansvarlighed Afhængighedafandre

16. Kvadrant2 At være I kvadrant 2 giver: Vision Perspektiv Balance Disciplin Kontrol The Seven Habits of Highly Effective People: Covey,1989

17. Karakteristikaf en kvadrant 2 person Derer 6 kriterier for at en person kanvære I kvadrant 2: Kunne se sammenhængmellemmål, rolle, ønsker, prioriteter Balance mellemarbejde/fritid Fokuspåopgaverne Empati Fleksibilitet, ditplanlægningsværktøjskalvære din tjenerogikke din herre Flytbar, ditplanlægningsværktøjskalkunnefølge dig

18. Kvadrant 2 ogevnentil at sige NEJ For at kunneopholde dig I kvadrant 2 erdetnødvendigt at du kansigenej: På en professionelmåde Nåropgaverligger I kvadrant 3 eller 4 Ikkevigtig, hasterikke Ikkkevigtig, men haster Vilaldrig give konkurrencefordel ( I Jerestilfælde, vildetværenoget med at ledeJertætterepåJeresmål)

19. Øvelse

20. Hvorer du Lav en liste over minimum 5 opgaver/ting du lavede I sidsteuge Forhold dig til I hvilketkvadrant de lå/ligger I

21. TIPS

22. Overarbejde Hvis du harmegetoverarbejdekan du prøvefølgende Forsøg at forståhvorfor du hartravlt Lad være med at blivepressetoggå I panik Lad være med at bebrejde dig selv Gå en tur, ogrenshovedet Forsøg at estimereopgaverogtid Prioritiseropgaverogoverholddem Husk på at du kun harbegrændettid (Paretosregel)

23. HastervsVigtig Skelnmellem Hasteopgaver Er en opgavevigtigfordi den haster? Vigtigeopgaver Kan blivehasteopgaverhvis man ikkeudførerdem Harsædvanligvis en langvarigeffekt (someks. At arbejde med tidsstyring) For at vurdereHastervsVigtighed, kan du vurdereopgaver I forholdtil: Hvadereffektenaf at udføreopgaven Effektenafikke at udføredem

24. PrioritiseringsMatrice Vigtighed Prioritet 1 Prioritet 2 Prioritet 3 Prioritet 4 Haster

25. Prioritisering Planlæg dine prioritiseringer I STEDET FOR AT Prioritisere dine opgaver

26. TravlvsProduktiv Problem Nr 1: Udsættelse Udskydelseaf de ting du burdegøre nu! Løsning Lav en liste over alle de ting du udsætterlige nu Fjern 2 fra listen ved at lave dem nu Lav en plan for hvornår de andreskaludføres Beløn dig selvnår du hargennemførtopgaven Straf dig selvhvisopgaverneikkeblivergennemførtsomplanlagt

27. TravlvsProduktiv Problem Nr 2: Forblændelseafperfektionisme Anerkendforskellenmellem excellence ogperfektion Excellence Opnåelig Tilfredsstillende Realistisk Perfektionisme Uopnåeligt Frustrerende Urealistisk Løsning BrugParetosregel, ogfokuserpådetder giver værdi

28. Den daglige plan Guidelines Lægtidtil at planlæggeind I startenogslutningenafdagen Prioritiseropgaver/handlingerefter SKAL-BURDE-KAN, ogfokuserpå SKAL Lad derværepladstildetuventede Lad være med at liggemøderlige op ad hinanden Samltelefonopkald Indbyg “arbejdstid/kvalitetstid” dvs. tidudenafbrydelser

29. Håndterafbrydelser Teknikkertil at minimereantalletafafbrydelser: Forsøg at skabe en usynlig “mur” omditarbejdsrum for at minimereantalletaf “gæster” Lad være med at have stole ståendeforanditskrivebord med mindredeternødvendigt Fortæl folk at du hartravlt, og “arranger” andettidspunkthvor I kansludre

30. Lad osskyndeosvidere - Outlook