The new normal for wedding

THE NEW NORMAL
FOR WEDDING
Highlight:
“Higienitas adalah nomor 1”
“Kenyamanan dan keamanan dikedepankan”
“Quality over quantity”
Rangkuman dari:
ONLINE INTERACTIVE TALKSHOW, 16-20 Mei 2020
Yang diselenggarakan oleh:
Gabungan PPPI
(Perkumpulan Penyelenggara Pernikahan Indonesia)

of 30
DOKUMENTASI dan VENUE
Link: https://youtu.be/4WBcoKXCa2k
1. Foto bersama di pelaminan harus berjarak dan berjenjang (koordinasi dengan fotografer dan
dekorasi).
2. Protap (Prosedur Tetap) dari HIPDI (Himpunan Pengusaha Dokumentasi Indonesia):

of 30
3. Untuk menjaga physical distancing, para tamu yang ingin foto bersama dengan pengantin diminta
kerjasamanya agar ada 1 orang saja yang lapor ke tim WO (yang berdiri di dekat MC) bila timnya
sudah lengkap dan bisa tunggu di tempat duduk masing-masing selama menunggu namanya
dipanggil.

of 30
4. Karena tidak ada salam-salaman, maka para tamu dapat memberikan ucapan selamat di
photobooth, di record oleh tim dokumentasi.
5. Protap dari venue (contoh salah satu venue):

of 30
6. Venue wajib menyediakan ruangan bila ada tamu yang tidak diperbolehkan masuk.
7. Menyediakan signage (bila tidak ada, maka WO yang menyediakan) bahwa:
a. Tim WO dan fotografi tidak menerima permintaan foto melalui HP
b. Semua tamu harus menggunakan masker
c. Dilarang bersalaman dan cipika-cipiki
8. Kapasitas ruangan hanya boleh diisi 60% dari kapasitas normal.
a. Megurangi jumlah undangan
b. Menambah durasi acara
c. Membagi sesi undangan
9. SANGAT DISARANKAN untuk cuci tangan. Pihak venue atau dekorasi bisa menyediakan portable
wastafel di beberapa titik di dalam venue.

of 30
UNDANGAN dan CATERING
Link: https://youtu.be/-so2St9fqms
1. Menginfokan dalam undangan bahwa acara ini sudah memiliki protap dan sebaiknya protap
tersebut dilampirkan di dalam undangan. Bisa berbentuk selebaran atau diwakili icon-icon dan
dicetak di dalam undangan. Beri gambaran pada para tamu agar mereka yakin dan mau datang
ke acara.
2. Trend mengarah ke intimate wedding.
3. Undangan beralih ke undangan digital dimana:
a. Para tamu wajib untuk mengisi RSVP
b. Kita bisa kirim barcode yang nantinya bisa digunakan untuk registrasi tamu pada hari-h (tamu
tidak perlu mengisi buku tamu)
c. Bisa menyertakan video protap
4. Bila masih menggunakan undangan fisik, di kartu undangan bisa disertakan tissue antiseptic.
5. Digital invitation = Berbentuk video (tidak bisa RSVP) atau berbentuk Website interface, link
dikirim via wa, RSVP detail:
a. Datang pada acara apa (Akad atau resepsi)
b. Jumlah orang yang datang
c. Jam kedatangan atau sesi kedatangan

of 30
6. Salah satu protap catering dari PPJI (Perkumpulan Penyelenggara Jasaboga Indonesia):
7. Penyajian makanan tidak menggunakan buffet (prasmanan). Disarankan:
a. Semua dalam bentuk stall, ada petugas catering yang mengambilkan (2 org/stall). Jadi
sebaiknya menyajikan menu yang berat.
b. Semua pelayan menggunakan APD yang sesuai.
c. Penyajian makanan yang disarankan: buttler service, set menu, nasi box, AMDK
d. Tamu mengambil piring yang diberikan oleh pelayan, sehingga meminimalisir sentuhan pada
barang.
e. Disarankan menu yang dipanaskan. Bila menu dingin, harus di wrapped.
f. Live cooking station.
g. Buttler service / Canapes.
h. Set menu (Full service & seated), long table atau round table. Tempat duduk diatur dengan
jeda. Kapasitas setengah dari kapasitas normal meja.
i. Sendok, garpu, pisau makan di wrap.
j. Menu jamu hangat.

of 30
Penyajian semua di serve oleh waiter, jadi tamu tidak memegang-megang piring ataupun sendok, tamu
hanya menerima yang diberikan oleh waiter yang menyajikan. Piring, sendok, garpu tidak diletakkan
bebas di meja seperti biasanya.
STANDING PARTY SITTING PARTY
1. Menggunakan banyak food stall dengan
dilayani 2 waiters / stall. Termasuk dessert
stall.
2. Tamu tetap berdiri. Agak susah menjaga
physical distancing. Perlu peran MC dan WO
untuk mengingatkan para tamu.
3. Sedikit jenis menu, dengan banyak stall.
Untuk menjaga antrian tidak terlalu panjang
dan agar tetap bisa menjaga physical
distancing.
1. Menggunakan round table atau long table
dengan kapasitas setengah dari normal.
Setiap tempat duduk diberi jeda. Dilayani
oleh 1 atau 2 waiters / table.
2. Semua tamu duduk di tempat masing-masing
(dedicated seat). Tidak ada yang beranjak
dari tempat duduk kecuali untuk foto
bersama di pelaminan.
3. Menu buffet bisa digunakan sebagai set
menu. Menu dikeluarkan satu persatu sesuai
urutannya (Appetizer - main course - side dish
- dessert). Hanya side dish yang dapat dipilih
oleh tamu dan diinfokan ke waiter.
8. Perhitungan jumlah makanan bisa didiskusikan dengan catering masing-masing.

of 30
MC dan DEKORASI
Link: https://youtu.be/cVlr7cNzKug
1. Setiap subject (MC, jubir keluarga CPP, jubir keluarga CPW, Qori, Saritilawah, pemberi kata
sambutan, penyanyi) memakai mic yang diperuntukkan untuk masing-masing, jadi tidak
bergantian. Agar diperbanyak jumlah mic nya.
2. Setiap mic menggunakan sarung sekali pakai (disposable mic filter). Bisa disediakan oleh pihak
venue, sound system ataupun WO (sebagai cadangan).
3. Kalau bisa MC membawa mic sendiri, bila tidak bisa, menggunakan MC yang disediakan sound
system, membawa sarung penutup sendiri dan bertanggung jawab untuk membuangnya di
tempat sampah tertutup.
4. Jarak pada saat kirab harus diatur per 1,5 meter atau menggunakan international style.
5. Agar meminimalisir kerumunan pada saat kirab:
a. MC harus mengimbau kepada para tamu untuk berdiri di samping tempat duduknya saja,
tidak perlu ke pinggir red carpet.
b. Menggunakan live cam dan ditayangkan di screen – Koordinasi dengan tim dokumentasi.
c. Dekorasi, red carpet dibuat lebih lebar (minimal 3 meter) – Koordinasi dengan tim dekor.
d. Kirab dimulai sebelum tamu ramai (10 menit sebelum acara utama mulai).
6. MC diberikan HT agar bisa berkoordinasi dengan tim WO tanpa harus berdekatan (menjaga
physical distancing).
7. Segala konsep acara didiskusikan terlebih dahulu dengan MC, karena MC yang akan mengingatkan
dan memberi imbauan kepada para tamu di hari-h.
8. Protap HIPAPI (Himpunan Pembawa Acara Pernikahan Indonesia):

of 30
9. Protap dari ASPEDI (Asosiasi Pengusaha Dekorasi Indonesia), the new concept:
a. Pelaminan berundak / berjenjang, ada beberapa level dan pelaminan lebih lebar. Tinggi tiap
anak tangga 15-20 cm, lebar tiap anak tangga untuk berdiri 50-60 cm. Ini agar foto bersama
tetap dapat dilaksanakan namun dengan tetap menjaga jarak.
b. Menyediakan portable wastafel dan didekor, diletakkan sebelum meja penerima tamu.

of 30
c. Menyediakan meja untuk hand sanitizer di beberapa titik.
d. Seating arrangement (long table or round table) dibicarakan dengan pihak catering.
e. Layout dekor mengikuti layout dari catering terlebih dahulu, bila menggunakan sistem round
table atau long table.
f. Posisi mini garden tidak di depan pelaminan (di depan pengantin) namun menjadi di samping
pelaminan atau di sela-sela tangga sebagai pembatas.
g. Menyediakan signage edukasi protap bagi para tamu.
h. Signage untuk tidak menyentuk barang-barang di sekitar.
i. Dibuat konsep labirin untuk jalur antrian.
j. Jalur kirab diperlebar.
k. Panggung musik diperbesar untuk menjaga physical distancing para pemain band.

of 30
RIAS DAN BUSANA PENGANTIN
Link: https://youtu.be/oDQfO4IkcBg
1. Protap HARPI Melati (Himpunan Ahli Rias Pengantin Indonesia):
a. Beauty case dibersihkan dengan alcohol 70%
b. Setiap perias menggunakan masker dan face shield
c. Sebelum merias cuci tangan dan siap sedia hand sanitizer
d. Menggunakan disposable sponge untuk bagian wajah per masing-masing orang
e. Menggunakan disposable brush untuk lipstick
f. Jangan langsung mengulas lipstick dari tempatnya (ditaruh di palet dulu)
g. Jangan langsung mengoleskan lem bulu mata ke kulit
h. Gunakan daily brush cleaner setiap selesai merias

of 30
2. Klien bisa minta kepada sanggar rias / busanauntuk menyediakan masker cantik yang satu tema
dengan busana.

of 30
3. Bridal dan sanggar harus memastikan kehigienisan busana. Apalagi bila baju yang dicoba-coba /
fitting oleh banyak calon pengantin.
4. Setiap selesai dicoba, di steam, disemprot disinfektan lalu dijemur atau dipanaskan.
5. Perias harus menyediakan 1 paket alat make up untuk 1 pengantin atau menggunakan sterilizer.

of 30
ENTERTAINMENT dan WEDDING ORGANIZER
Link: https://youtu.be/H_N1VRe2rLA
1. Entertainment menjadi pusat perhatian, the main show. Bukan lagi sebagai pelengkap. Vokalis
bisa berdiri di tengah-tengah gazebo setelah prosesi kirab selesai.
2. Protap dari IPAMI (Ikatan Pengusaha Jasa Musik Indonesia):
a. Menyediakan disposable pop mic filter (sarung mic) dan vokalis bertanggung jawab untuk
membuangnya ke tempat sampah.
b. Diberlakukan close mic – tamu undangan dan keluarga tidak boleh ikut nyanyi. Bila terpakssa,
sudah harus ada pemberitahuan ke pihak WO dan sudah dicatat namanya. Sehingga pihak
entertainment harus menyediakan mic cadangan.

of 30
3. WO membatasi jumlah orang yang berada di dalam suatu ruangan. Contohnya:
a. Ruang rias (termasuk tim dokumentasi)
b. Ruang akad
c. Area mini studio
4. WO menjelaskan protap dari masing2 vendor kepada customer masing-masing agar dapat
memberikan sudut pandang baru kepada para klien.
5. Tidak ada pemberian ucapan selamat ke pelaminan.
6. Foto bersama ada namun tetap memperhatikan protokol physical distancing.
7. Tim WO mengecek suhu setiap tamu yang dating.
8. Untuk meminimalisir sentuhan pada benda, tamu tidak perlu mengisi buku tamu, namun
menggunakan barcode yang akan di scan oleh petugas penerima tamu dan sudah terintegrasi
dengan daftar tamu digital.
9. Tim WO perlu arrange pengaturan tempat duduk, menyediakan nama, table sign, daftar nama
tamu. Akan sangat memudahkan dan memperlancar acara apabila ini semua terintegrasi dengan
daftar tamu digital. Jadi langsung bisa dicek tamu mana saja yang sudah datang atau belum.
Bahkan mungkin tamu bisa langsung mengetahui duduk di meja nomor berapa.
10. Tim WO dan MC harus menjaga agar menginfokan para tamu tetap menjaga jarak kapanpun
selama di acara, termasuk ketika melakukan flashmob.
11. WO perlu menambah personil untuk meng-cover beberapa pekerjaan tambahan:
a. Cek suhu tubuh dan pemberian masker bila ada yang tidak pakai: 4 orang (2 orang bisa
menggunakan tim WO yang handle tamu VIP)
b. Mempersilakan tamu untuk memberi ucapan selamat melalui video di photobooth: 1 org
c. Menginfokan dan mengarahkan perihal tempat duduk: 2 orang
12. Koordinasi waktu loading in para vendor. Jadi masing-masing vendor punya jadwal loading
masing-masing agar tidak bentrok untuk menjaga physical distancing.
13. Technical Meeting dan meeting persiapan menggunakan video conference. Bila perlu survey
lokasi, hanya pihak tertentu saja.
14. Tidak disarankan mengadakan acara lempar bunga. Karena susah menjaga physical distancing.
Bisa digantikan dengan kuis atau games.
15. Protap dari HASTANA (Himpunan Perusahaan Penata Acara Pernikahan Indonesia):

of 30
Perlu info sejelas-jelasnya mengenai RSVP, karena belum familiar di Indonesia.
Barcode diberikan langsung ketika kita mengirim undangan ke tamu tersebut, jaga-jaga bila ia tidak
mengisi RSVP atau tadinya confirm tidak hadir namun ternyata bisa hadir pada hari-h.

of 30
Sharing foto dari photographer langsung via google drive. Bisa disampaikan di signage dan perlu
koordinasi dengan pihak dokumentasi terlebih dahulu.
Perpanjangan waktu, contoh:
Sesi 1: Jam 10.00 – 11.30
Sesi 2: Jam 11.30 – 13.00

of 30
Dirangkum oleh:
Bestival Wedding Planner & Organizer
@bestival.wo

The new normal for wedding

Recommended

Recommended

More Related Content

More from Era Wibowo

More from Era Wibowo (20)

The new normal for wedding