Come effettuare una transizione a Teams: considerazioni e best practice. How you should migrate to Microsoft Teams and best practices

1. The Voice - Strategia e GTM
Pacho Baratta – Marketing Manager

2. 650 milioni
Teams calls
In Ottobre 2020
Teams è un’opportunità
strategica

3. Un ecosistema completo
Teams è corredato da un ampio ecosistema di partner che producono
devices, di gruppo e individuali, a garanzia della migliore user-experience
Una soluzione matura
Teams Phone System è una soluzione ormai matura, nata sulla scorta di
vari anni di esperienza con OCS, Lync e Skype for Business, utilizzata in
numerose realtà enterprise
Interoperabilità e coesistenza
L’approccio alla transizione è dettato dalle esigenze, dalla tipologia e dalla
complessità dell’organizzazione aziendale in questione; tipicamente si
rende interessante eseguire migrazioni in modalità di coesistenza con i
PBX legacy
Work anywhere
La modalità di lavoro hybrid è destinata a restare; è ormai normale
lavorare da casa, magari con strumenti BYOD

4. Work anywhere
Work
Anywhere
È sempre più importante una soluzione
People Centric

5. Assessment
Plan
Deliver
Assessment e raccolta requisiti
Analisi workload
PBX to Teams Journey
Progettazione e pianificazione
Deploy SBC e configurazione direct routing
Configurazione coesistenza
Migrazione utenti
Ottimizzazione networking
Configurazione dial-plan e policies
Adoption
Governance
Security
Assess
Envision
Design
Prepare &
Remediation
Deliver
Best Practices

6. Best practices
Envision
Quale sarà l’utilizzo di Teams nella tua realtà? Come cambierà
la user-experience?
Quali devices e features saranno utilizzate?
Ma anche una stima dei costi e delle licenze necessarie
Readiness assessment
Un corretto approccio ad un qualsiasi progetto deve
necessariamente partire dalla network analysis; la banda
disponibile, gli apparati di rete ed ogni ulteriore condizione che
potrebbe impattare negativamente Microsoft Teams.
Poi è necessario individuare quali features sono utilizzate
sull’attuale PBX e capire come vengono gestite in Teams.

7. Best practices
Prepare and remediation
È necessario eseguire il tuning dell’infrastruttura al fine di
garantire prestazioni ottimali.
L’eliminazione di problematiche di banda, jitter e latenza sono
parte essenziale di questa fase, unitamente alla
normalizzazione delle numerazioni in E911 ed alla messa a
punto dei profili di chiamata
Design and planning
È necessario determinare lo scenario architetturale di
riferimento, l’interoperabilità necessaria con le attuali centrali,
definire le call queues e gli auto-attendant, il chi può chiamare
chi (call policies).
La scelta dello scenario di riferimento ha ricadute importanti sul
tipo di funzionalità disponibili; l’architettura basata su Direct
Routing copre l’intera gamma di possibilità

8. Best practices
Configuration
In questa fase si predispone quanto necessario per l’integrazione
di Teams con la rete pubblica (PSTN) ed eventualmente con le
centrali preesistenti. La configurazione viene poi verificata
tramite un gruppo pilota che potrà confermare la validità del
progetto

9. Best practices
Adoption
È necessario rendere gli utenti aware
delle nuove funzionalità messe a
disposizione da Teams, comunicando
le novità ma anche tramite
opportune sessioni formative tenute
con modalità tradizionale (training in
aula) o video-pillole ad hoc
Quale retention deve avere un team
e i suoi contenuti, chi può creare
nuovi teams, quale naming
convention è necessario adottare;
sono tutte tematiche da affrontare in
sede di design, prima dell’effettiva
disponibilità della soluzione agli
utenti finali
L’aderenza alla compliance aziendale
e la predisposizione di rigide misure
di sicurezza sono centrali in un
progetto Teams a livello enterprise.
Sarà indispensabile configurare
regole di ethical wall, protezione dei
contenuti, integrazione con gli altri
strumenti della suite 365
Governance Compliance e security

10. Architettura
PSTN
Legacy PBX
Integrated
Solutions
SIP Trunk/PRI
SIP Trunk/PRI
Teams Phone
System
Users
Internet
SIP Trunk - Direct Routing
SIP Trunk
SBC
PSTN
3 scenari architetturali
1. Calling plans
2. Operator connect
3. Direct routing
▪ Licenza E3/E5 + Licenza Phone System oppure
licenza BP + Business Voice
▪ SBC certificato
▪ SIP trunk
▪ IP pubblici + certificato pubblico SSL
Requisiti

11. Migration path
Transizione graduale
Realtà complesse e grandi installazioni necessitano di una
transizione graduale a Teams
Occorre coordinare diverse attività, configurare la coesistenza
tra Teams e le centrali preesistenti, verificare la compatibilità
di Teams con i servizi preesistenti
Gli utenti vengono migrati per lotti secondo un ordine stabilito
Transizione cut-over
Questo tipo di transizione è possibile ad esempio quando si apre
una nuova sede, e si intende migrare tutti gli utenti dal sistema
legacy PBX a Teams
Il vantaggio è la grande velocità e la semplicità della transizione
Si predispone Teams Direct Routing
Si testano i servizi
Si esegue lo switch spostando le numerazioni alla SIP trunk
Teams

12. Scenari
Call center
Gli scenari di call center, inbound o outbound, possono essere
coperti tramite software di terze parti che mettono a
disposizione la possibilità di integrazione con il CRM, di gestire
scenari complessi di risponditori automatici che possono
spingersi anche fino all’automazione dell’intero processo di
risposta ed eventualmente fornitura, anche utilizzando il
linguaggio naturale
Enteprise
In questo scenario, Microsoft Teams è utilizzato per migliorare la
user-experience e la gestione IT; Teams va a sostituire gli attuali
PBX, offrendo tutte le features necessarie in termini di telefonia
tradizionale, gestione PO, code e auto-attendant.
Tipicamente i telefoni sono sostituiti da cuffie certificate o
telefoni Teams ready

13. Individual workspaces
Individual office or dedicated workspace
On the go or in transit
At home
Group workspaces
Small, medium and large meeting rooms
Huddle/Focus spaces and touchdown spaces
Collaboration workspaces
Personal devices
Audio & Video
Peripherals
PCs and
Mobile
IP Phones
Shared devices
All-in-one
Collaboration
Devices
Room
Systems
Large Screen
Displays
Ottimizzazione networking
IVR/Attendant
Billing
Recording
Infrastructures
Un ecosistema completo

14. Takeways
Soluzione matura Sicurezza, compliance, governance Transizione
Teams è corredato da un intero
ecosistema di devices e di tool che
permettono di offrire una user-experience
completa: Yooda ha stabilito relazioni di
partnership con questi vendor per coprire
l’intera gamma di possibilità
La suite 365 mette a disposizione gli
strumenti necessari per offrire una
soluzione sicura e basata sul rispetto della
compliance aziendale
La soddisfazione degli utenti e la migliore
user-experience sono il fattore cruciale
nella riuscita di un progetto. La proposta di
transizione può essere fatta su base cut-
over o in coesistenza ma è determinante
una attenta progettazione

15. Powered by
A long career in Unified
Communications, now
tries to manage the
company (good luck old
fellow ☺)
s.cerasa@yooda.tech
+39 335 5611 764
A UC guy for a very long
time, focused on
Exchange and OCS/S4B,
now exploring new
topics…
p.baratta@yooda.tech
+39 335 5715 630
Stefano Cerasa
Direzione Commerciale
Pacho Baratta
Marketing Manager
Many, many years spent
designing architectures
and planning voice
solutions. He’s the yoda
master, may the fourth
be with us!
f.bragantini@yooda.tech
+39 334 6509 768
Francesco Bragantini
CTO