TAHAPAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF KABUPATEN KEBUMEN

1. TAHAPAN
PENGELOLAAN
ARSIP INAKTIF
DINAS KEARSIPAN DAN
PERPUSTAKAAN
KABUPATEN KEBUMEN

2. 1
Pemilahan Arsip, dari Salinan, Ganda, ataupun Non Arsip
(mengutamakan penyimpanan arsip asli)
2
Membuat rumah entri di Sistem Informasi Kearsipan (SIKD),
(arsip.kebumenkab.go.id)dengan memberi kode khusus yang
menggambarkan jenis dan masalah arsip yang akan dientri.

3. 3
Pencatatan/Registrasi arsip yang telah dipilah pada Sistem
Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dengan deskripsi yang
jelas dan terurai.
Klik Kotak
Merah
Klik Tambah
Data
Bulan dan Tahun selesainya
kegiatan
Inisial Nama/Kode Pengentri
Urutan hasil entrian
Kode Klasifikasi = Kode
Berkas/Masalah
Uraian informasi tentang
arsip secara jelas dan detail

4. Nomor
Sementara
Kode SIKD
Klik Tambah
Data
4
Penyampulan arsip dan penempelan nomor sementara (Kode Pelaksana
+ Hasil) pada arsip yang telah dientri dengan stiker label dan penulisan
menggunakan spidol dengan tulisan yang jelas. Dicantumkan pula kode
rumah SIKD.
Penulisan
Label

5. 6
Setelah entrian mencapai 150 an arsip/lebih < 300, maka dapat
dilakukan lock / penguncian pada rumah entrian di SIKD, untuk
mendapatkan daftar yang sudah diurutkan sesuai kode klasifikasi -
kronologi waktu.
5
Penataan arsip yang telah dientri adalah perkode pengentri secara
urut, ditumpuk per 20 arsip/ menyesuaikan ukuran arsip, untuk
mempermudah temu balik ketika akan diurutkan.
Klik rumah yang
akan
diurutkan/dilock.
Kemudian pilih
"lock", kemudian
klik "update
data".

6. 8
Cara mengkroscek kan adalah diunlock ulang rumah sikdnya
kemudian klik cari cetak, pilih kode pelaksana yang akan dicari,
kemudian klik cetak.
Klik rumah yang
diperbaiki
kemudian pilih
"unlock",
kemudian klik
"update data".
7
Sebelum mengurutkan/manuver fisik arsip, dicek terlebih dahulu
daftar entrian sesuai kode pelaksana apakah sudah lengkap,
karena apabila pengisian tidak lengkap pada : Nilai Guna, Media,
dan Tingkat Perkembangan, mengakibatkan entrian masuk, tapi
tidak muncul di daftar cetak.
Harus diisi
Pilih kode pelaksana yang akan
dichek, kemudian klik cetak.
tinggal diperiksa apakah
urutan dari entrian pertama
hingga terakhir kode tersebut
sudah lengkap?

7. 10
Cara mengkroscek kan adalah diunlock ulang rumah sikdnya
kemudian klik cari cetak, pilih kode pelaksana yang akan dicari,
kemudian klik cetak.
Klik rumah yang
diperbaiki
kemudian pilih
"unlock",
kemudian klik
"update data".
9
Sebelum mengurutkan/manuver fisik arsip, dicek terlebih dahulu
daftar entrian sesuai kode pelaksana apakah sudah lengkap,
karena apabila pengisian tidak lengkap pada : Nilai Guna, Media,
dan Tingkat Perkembangan, mengakibatkan entrian masuk, tapi
tidak muncul di daftar cetak.
Harus diisi
Pilih kode pelaksana yang akan
dichek, kemudian klik cetak.
tinggal diperiksa apakah
urutan dari entrian pertama
hingga terakhir kode tersebut
sudah lengkap?

8. 12
Apabila ada yang belum sesuai atau ada entrian kode pelaksana yang
tidak muncul, maka rumah entrian SIKD di unlock ulang , kemudian
cari dalam daftar entrian Kode Pelaksana hasil yang tidak muncul di
daftar cetak , dan diedit dilengkapi pada Nilai Guna, Media, dan
Tingkat Perkembangan. Apabila telah selesai edit, rumah SIKD dapat
di lock ulang dan print cetak kemudian save as file pdf.
11
Jadi pengecekan disisi sesuai kode pelaksana, misalkan kode "D"
dapat 100 entrian, maka kode D1 - D100 harusnya lengkap ada,
Kemudian dicek juga apakah Kurun waktu sudah terisi, kalau ada
"0", maka harus diperbaiki entriannya
Klik di sini
Klik Ctrl +P kemudian
Save As pdf

9. 14
Arsip yang telah diurutkan dan ditempeli kartu fisis, dimasukkan ke dalam box arsip sesuai urutan.
Box Arsip ditulis Kode Klasifikasi Arsip, Kode Rumah SIKD, dan Nomor Arsip yang ada di dalamnya
13
Pengurutan fisik arsip sesuai daftar cetak yang didapat di sistem berpedoman pada nomor
sementara dan pembuatan Kartu Fisis dengan Mail Merge sesuai dengan daftar arsip. Penempelan
kartu fisis, setelah fisik arsip diurutkan, dan akan dimasukan ke box arsip.