Vzor formuláře pro zmapování evidovaných osobních údajů v rámci podniku.

1. Evidované osobní údaje v rámci podniku - vzor
Doklad Účel zpracování Údaje Příjemce Zákon/souhlas Ochrana a zabezpečení
Povinná dokumentace
Evidence zaměstnanců
(vč. částečných úvazků,
dohod o provedení
práce a činnosti)
Povinná dokumentace Osobní údaje
zaměstnanců
Vedení podniku
Určení pracovníci
dle zákona Směrnice vedení
podniku o správě
kartotéky,
Zachovávání
mlčenlivosti
Doklady o přijetí do
pracovního poměru,
průběhu včetně
vzdělávání a ukončení
Povinná dokumentace Osobní údaje
zaměstnanců
Vedení podniku
Určení pracovníci
dle zákona Spisový a skartační řád
Kniha příchodů a
odchodů zaměstnance
(Evidence pracovní
doby/Docházka
zaměstnance), která
obsahuje průkazné
údaje o přítomnosti
zaměstnance v
zaměstnání
Povinná dokumentace Osobní údaje
zaměstnanců
Vedení podniku
Určení pracovníci
dle zákona Spisový a skartační řád
Záznamy z jednání
řídících orgánů podniku,
Povinná dokumentace Osobní údaje
zaměstnanců
Vedení podniku
Určení pracovníci
dle zákona Spisový a skartační řád
Kniha pracovních úrazů a
záznamy o úrazech
zaměstnanců, lékařské
posudky
Povinná dokumentace Osobní údaje
zaměstnanců
Vedení podniku
Určení pracovníci
dle zákona Spisový a skartační řád
Zachovávání
mlčenlivosti
Personální a mzdová
dokumentace
Povinná dokumentace Osobní údaje
zaměstnanců
Vedení podniku
Určení pracovníci
Účetní / dodavatel
dle zákona Spisový a skartační řád
Pracovní náplně
Zachovávání
mlčenlivosti
Další vzdělávání
pracovníků
Údaje shromažďované v
souladu s dalším vzděláváním
pracovníků
Osobní údaje
zaměstnanců
Poskytovatele
dalšího vzdělávání
pracovníků
dle zákona Spisový a skartační řád

2. Další dokumentace
Informace o pracovnících
mimo kartotéku
Hlášení o exekucích, trestných
činech, přestupcích,
neomluvených absencích
Osobní a citlivé
údaje
Úřady
Policie ČR
§ 31 zákona č. 200/1990 Sb., o
přestupcích, § 201 zákona č.
40/2009 Sb., trestního
zákoníku
Spisový a skartační řád
Zachovávání
mlčenlivosti
Pracovní náplně
Údaje o zdravotní
způsobilosti
Údaje o zdravotní způsobilosti
zaměstnance vzhledem
k výkonu povolání
Osobní a citlivé
údaje
Informovaný souhlas Směrnice vedení
podniku k mimo
pracovním akcím
Seznamy osob Organizování
mimopracovních akcí
(teambuilding)
Organizování soutěží
Jméno a příjmení,
číslo cestovního
dokladu
Rodné číslo
Ubytovací zařízení
Dopravce
Cestovní kancelář
Informovaný souhlas Spisový a skartačního
řád
Pracovní náplně
Zachovávání
mlčenlivosti
Seznamy oprávněných
zástupců a dalších osob
nad rámec kartotéky
Zastupování osob
Kontakt na zástupce
(pojišťovna, leasingová
společnost apod.)
Osobní údaje Informovaný souhlas Spisový a skartační řád
Pracovní náplně
Zachovávání
mlčenlivosti
Fotografie, videa materiály za účelem
propagace či zvýšení zájmu o
aktivity podniku
Webové stránky,
inzerce
Informovaný souhlas Vhodnost fotografií
Fotografie, videa Fotografie za účelem výkonu
nebo ochrany práv osob
(záznam o poškození
svěřeného majetku,
protiprávním jednání,
dokumentace nehod na
pracovišti, …), z veřejných
akcí pořádaných podnikem
pro novinářské či reportážní
účely
§ 87, § 88 a § 89 zákona č.
89/2012 Sb., občanský
zákoník
Spisový a skartační řád
Pracovní náplně
Zachovávání
mlčenlivosti
Autorská díla
zaměstnanců (kreativní
oddělení)
Neomezené zveřejnění
výtvarných a obdobných děl
elektronicky i v listinné
podobě
Jméno a příjmení Informovaný souhlas
Reklamace Vyřizování reklamací Osobní údaje Zodpovědný
pracovník
informovaný souhlas Spisový a skartační řád
Pracovní náplně
Zachovávání
mlčenlivosti

3. Poskytování dotací
z operačních programů
EU
Zpracovávání osobních
údajů při realizaci
poskytování dotací
z operačních programů EU
Informovaný souhlas
Spisový a skartační řád
Zachovávání
mlčenlivosti
Dokumenty zajišťující
provoz podniku
Účetní a daňové doklady Ekonomické agendy Jméno, příjmení,
adresa
Dodavatel
Odběratel
Zákon č. 563/1991 Sb., o
účetnictví
Směrnice o oběhu
účetních dokladů
Spisový a skartační řád
Pracovní náplně
Zachovávání
mlčenlivosti
Výkazy a přehledy Zákonná povinnost Osobní údaje
zaměstnance
Česká správa
sociálního
zabezpečení
Zdravotní pojišťovna
Zákon č. 582/1991 Sb., o
organizaci a provádění
sociálního zabezpečení
Zákon č. 48/1997 Sb., o
veřejném zdravotním
pojištění
Spisový a skartační řád
Pracovní náplně
Zachovávání
mlčenlivosti
Smlouvy Evidence smluv Osobní údaje Smluvní strany Zákon č. 89/2012 občanský
zákoník
Smluvní podmínky
Klíče Zabezpečení prostor podniku
a komunikace s bezpečnostní
službou.
Osobní údaje Bezpečnostní
agentura
Organizační opatření Smluvní podmínky
Razítka Evidence dle spisového řádu číslo razítka, jméno,
příjmení
Účetní/hospodář Organizační opatření Spisový a skartační řád
Pracovní náplně
Zachovávání
mlčenlivosti
Kamerový systém Zabezpečení areálu podniku,
budovy a přilehlých prostor
Kamerový záznam Odpovědná osoba § 316 zákona č. 262/2006 Sb.,
zákoník práce
Směrnice k provozování
kamerového systému
Kartotékou se pro účely vnitřních směrnic a nařízení podniku rozumí informační systém Steerty Premium – Více informací na www.steerty.com