Службові листи

1. Чудова думка втрачає свою
цінність, коли вона погано
висловлена.
Вольтер

2. СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

3. СЛУЖБОВІ ЛИСТИ -
загальна назва великої групи
управлінських документів, що
служать засобом спілкування з
установами та конкретними
особами.

4. ЛИСТИ, ЩО
ПОТРЕБУЮТЬ
ВІДПОВІДІ:
-листи-прохання;
-листи-звернення;
-листи-пропозиції;
-листи-запити;
-листи-вимоги.
ЛИСТИ, ЩО НЕ
ПОТРЕБУЮТЬ
ВІДПОВІДІ:
-листи-попередження;
-листи-підтвердження;
-листи-повідомлення;
-рекомендаційні листи;
-листи-відмови;
-супровідні листи;
-гарантійні листи.
КЛАСИФІКАЦІЯ ЛИСТІВ

7. Реквізит «Адресат»
розміщується на відстані 92 мм
від межі лівого берега
документа.
Складові:
•назва організації;
•структурний підрозділ;
•посадова особа (посада,
звання, прізвище й ініціали);
•поштова адреса.
• організації;
• їхні підрозділи;
• посадові особи;
• громадяни.
АДРЕСАТАМИ ЛИСТА МОЖУТЬ БУТИ:

8. У разі, коли документ адресується
кільком однорідним організаціям,
адресатів зазначають узагальнено,
наприклад:
Начальникам Головних управлінь
Національної поліції в областях,
ректорам вищих навчальних закладів
та керівникам науково-дослідних
установ
Назву організації, її
структурного підрозділу
пишуть у називному
відмінку, наприклад:
Міністерство юстиції України
Центр правової реформи і
законопроектних робіт
Якщо документ
надсилається керівникові
структурного підрозділу
Міністерства, то
зазначається посада
адресата, звання, його
прізвище й ініціали в
давальному відмінку,
наприклад:
Начальнику Департаменту
кадрового забезпечення
полковникові поліції
Іванову І.В.

9. У разі надсилання документів фізичній особі
прізвище, ім’я та по батькові (або ініціали)
адресата зазначають у називному відмінку і
друкують напівжирним шрифтом 14 кегля.
Поштову адресу друкують звичайним шрифтом 14
кегля, наприклад:
Шевченко Сергій Вікторович
вул. Грушевського, б. 20, кв. 15,
м. Київ, 01024

10. ЗВЕРТАННЯ
Звертання друкують вище реквізиту тексту на відстані двох
міжрядкових інтервалів по центру аркуша паперу напівжирним
курсивом, наприклад:
Шановний Іване Петровичу!
В кінці тексту ставиться крапка. Нижче останнього рядка
тексту на відстані двох міжрядкових інтервалів з абзацу рівним
напівжирним шрифтом друкують сполучення «З повагою» (без
коми), нижче якого з маленької літери від лівого берега
розміщують реквізит «Підпис» (усе друкують напівжирним
рівним шрифтом 14 кегля), наприклад:
З повагою
начальник М.О. Семенишин

11. У листах, що
спрямовуються в системі
МВС, в реквізиті «Підпис»
обов’язково зазначається
також звання керівної
особи
У листах, адресованих
фізичній особі, в реквізиті
«Підпис» зазначається
тільки посада керівної
особи

12. ТЕКСТ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА
складається з таких елементів:
1) вступ (причини і безпосередній привід для складання службового
листа), містить посилання на інші, раніше отримані документи, що є
підставою для створення нового документа;
2) доведення (докази) – висловлюються сутність питання, наводяться
факти, посилання на цифрові дані, що обґрунтовують позицію автора
листа у порушуваному питанні. Доведення зазвичай закінчується
висновком. У цій частині листа важливо переконати адресата у потребі
розглянути пропозиції, задовольнити клопотання, прохання чи вимоги.
3) закінчення – головна логічна складова ділового листа. У цій частині
формулюється провідна думка документа: прохання, пропозиція, згода,
відмова тощо. Завершальна частина у службовому листі обов’язкова!

13. ДОДАТКИ
Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текстом із
нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:
1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що
пояснюють його зміст, то відмітку ставлять так:
Додаток: на 2 арк. у 1 прим.
2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід
перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і
кількість примірників:
Додатки: 1. Проект реконструкції адміністративної будівлі: на
2 арк. в 1 прим.;
2. Акт прийняття будівельних матеріалів: на 3 арк. в
1 прим.

14. ТИПОВІ МОВНІ
ЗВОРОТИ:
ЛИСТИ-ПОВІДОМЛЕННЯ:
- Повідомляємо Вас, що…
- У відповідь на Ваш запит
повідомляємо…
- Цим повідомляємо…
ЛИСТИ-ЗАПРОШЕННЯ:
- Просимо взяти участь…
- Ми раді запросити Вас…
- Будемо дуже раді, якщо Ви
погодитеся…
ЛИСТИ-ОПОВІЩЕННЯ:
- Доводимо до Вашого відома, що…
- Сповіщаємо Вас про те, що…
- Хочемо сповістити, що…

15. ЛИСТИ-НАГАДУВАННЯ:
- Просимо Вас звернути
особливу увагу на те, що…
- Змушені нагадати Вам, що…
- Нагадуємо Вам, що…
- Упродовж останніх …
тижнів Вам було надіслано…
офіційні нагадування про … На
жаль, ми не отримали від Вас
жодної відповіді…
- Користуючись нагодою,
дозвольте нагадати, що…
ЛИСТИ-ПІДТВЕРДЖЕННЯ:
- Офіційно підтверджуємо свою
згоду на…
- На підтвердження нашої
попередньої домовленості
повідомляємо…
- Із вдячністю підтверджуємо…

16. ЛИСТИ-ПРОХАННЯ:
починаються зі слів:
- У зв’язку з …
- На підставі…
- Беручи до уваги…
До висловлення прохання
зазвичай застосовують слова
«прошу, просимо»:
- Просимо сприяти…
- Просимо вжити заходів…
- Просимо взяти участь…
- Прошу довести до відома…

17. ЛИСТИ-ВІДПОВІДІ -
- це такі службові листи, у яких дають відповідь на
ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено
кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на
кожне з них незалежно від того, яка відповідь – позитивна
чи негативна. Так само залежно від цього листи-відповіді
поділяють на:
-листи-відмови;
-листи-невдоволення;
-листи-відповіді на безпідставне звинувачення;
-листи-вибачення;
-листи-подяки.

18. ГОЛОВНІ АСПЕКТИ ЗМІСТУ ЛИСТА-ВІДПОВІДІ:
- наявність у листі-відповіді посилання на первинний лист і
його тему;
- використання однакових мовних засобів виразу (перш за
все термінології) в обох листах;
- порівнянність об’ємів інформації та аспектів змісту в обох
листах;
- дотримання певної послідовності у викладі аспектів
змісту.
Тексти листів, що складають як відповідь, повинні
віддзеркалювати завдання, зафіксовані в резолюціях
керівників.

19. ЦЕ СЛІД ПАМ’ЯТАТИ КОЖНОМУ!

20. ДЯКУЄМО ЗА УВАГУ!