業務ハック勉強会@名古屋の発表資料です。

1. 株式会社コラボスタイル
見積管理・案件管理業務の改善事例

2. 会社＆登壇者紹介
株式会社コラボスタイル
徹底的に「ワークフロー」にこだわる、
「ワークフロー専業」メーカー
コラボフロー：誰でも使える、かんたんワークフロー
登壇者：嶋谷清次
担当業務：管理・総務 / 販促・営業支援

3. 見積管理・案件管理の業務改善

4. 改善前の業務
見積は営業担当がExcelで一生懸命作っていました。

5. 改善前の業務
案件情報はkintoneアプリで共有していたものの、
提出見積情報は営業が手作業で追記していました。
見積提出後にすぐに追記できれば良いのですが、
急ぎの対応等が入ってその対応をしているうちに、
追記を忘れてしまうことも・・・

6. 改善前の業務
見積をExcelで手作業で作っているので・・・
どうしてもミスが発生してしまう！
• 数式がズレてしまっていた
• 価格表からのコピペで金額を間違えた
• 古い価格表を見て見積作ってしまった
• 担当者ごとに見積書の形式がバラバラ
• 仕切率を間違えて出してしまった
• 採番を間違えて同じ番号の見積書が…

7. 改善前の業務
担当による見積情報の登録がもれてしまうと・・・
情報の共有ができない！
• 他の担当案件は問い合わせに対応できない
• 同構成の見積、作らなくてもあったんだ
• 注文書がイレギュラーな内容、
見積時にどんな話になっているのか
分からず困る後工程

8. 改善前の業務
営業担当に確認をとって進めたくても、
忙しくてなかなか捕まらない営業担当・・・

9. 改善後の業務
●案件管理・商品マスタ管理
⇒アプリ作成が簡単で、情報共有が得意なkintoneで
●見積発行
⇒必要な情報を必要なタイミングで集め、
必要な人に届けるのが得意なコラボフローで
得意 × 得意で連携
×

10. 改善後の業務
見積データ
入力
案件管理
アプリ
商品マスタ
アプリ
商品名・単価・仕
切等 ユーザー情報・
販売店情報等
自動
採番
特例情報
共有
特例
の有無
見積
完成
見積情報 見積書
出力

11. 改善後の業務：見積データ入力
ユーザー情報・
販売店情報等 案件管理
アプリ
商品マスタ
アプリ
商品名・単価・仕
切等
自動採番
自動計算

12. 改善後の業務：見積書出力
PDF出力 Excel出力

13. 改善後の業務：案件管理
作成した見積書の
内容を自動表示

14. 改善後の業務
手作業によるミスがなくなりました！
• 計算は自動計算でミスなし
• 商品マスタから金額を自動でセット
• 価格表はいつでも最新版を自動参照
• 見積書の形式は全社統一
• 選んだ販売店の仕切率を自動セット
• 採番は自動で付与

15. 改善後の業務
情報共有の精度があがりました！
• 見積作成したら自動で案件情報に紐付け
• 他の担当案件でも問い合わせ対応が可能
• 他の担当が作った見積を再利用
• イレギュラーな対応や特例対応は見積提出の時点で
自動で共有、履歴も残る

16. 業務改善を行ってみて
• 手作業が減り時短に。
• 目視での入力値のチェックや検算をする必要がなくなり、
そこにかけていた時間を他の業務にあてられるようになっ
た。
• ヒューマンエラーを気にする必要がなくなったので精神的
に余裕ができ、結果的に業務効率が上がった。
• 身近な人たちが喜んでくれるのが
嬉しい。

17. 今後の展望
kintoneの案件管理をもっと使いやすくしたい
⇒案件の進捗に応じて入力すべき項目を制御したい。
• kintoneでもできるが、コーディングを伴うカスタマイズが必
要
• gusuku CUSTOMINEならノーコーディングで実現できそう

18. 学び ~ 業務ハックで解決すべき領域
どんな話になっているのか分からず困る後工程
△ 仕事効率
◎ 業務効率