Sistem informasi perhotelan digunakan untuk mengintegrasikan seluruh departemen hotel seperti front office, F&B, akuntansi, dan lainnya. Aplikasi khusus dirancang untuk mendukung proses bisnis hotel melalui berbagai fitur seperti reservasi kamar, penjualan F&B, inventaris, dan laporan keuangan. Implementasi sistem informasi bertujuan meningkatkan efisiensi dan akurasi informasi di seluruh hotel.

1. SISTEM INFORMASI & PENGENDALIAN INTERN
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI USAHA PERHOTELAN
Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Disusun oleh :
Sigit Widiatmoko
55517110026
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2017

2. 1. PENDAHULUAN
Dengan berkembangnya teknologi informasi di era globalisasi yang semakin cepat, sangat membantu
dan mendukung sebuah kegiatan dalam suatu organisasi. Suatu kebijakkan dirasakan efektif apabila
informasi yang mendukung disajikan dengan cepat,cermat, akurat dan dapat dipertanggung jawabkan.
Oleh sebab itu organisasi membutuhkan suatu alat yang dapat membantu dan memudahkan dalam
menentukan suatu kebijakkan untuk pengembangan organisasi itu sendiri di masa mendatang.
Dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, telah melahirkan perangkat komputer sebagai
salah satu alat yang digunakan untuk mengatasi suatu permasalahan dalam suatu organisasi, adanya
keberadaan komputer sebagai pengolah data yang dapat memberikan suatu informasi dengan
kemampuan kerja yang terorganisasi dan cepat dapat mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh
suatu organisasi.
2. PEMBAHASAN
Hotel adalah suatu bentuk bangunan, lambang, perusahaan atau badan usaha akomodasi yang
menyediakan pelayanan jasa penginapan, penyedia makanan dan minuman serta fasilitas jasa
lainnya dimana semua pelayanan itu diperuntukkan bagi masyarakat umum, baik mereka
yang bermalam di hotel tersebut ataupun mereka yang hanya menggunakan fasilitas tertentu
yang dimiliki hotel itu.
Secara umum hotel memiliki 9 Departemen, antara lain sebagai berikut :
1. Front Office Department
Front Office Department adalah departemen hotel yang tugasnya berhubugan lagsung dengan
tamu, menerima pemesanan kamar tamu, menerima pendaftaran tamu, maupun memberikan
informasi yang diinginkan tamu. Departemen ini merupakan kesan prtama bagi tamu ketika
tamu hendak check in.
Adapun seksi-seksi di Front Office Departement adalah sebagai berikut :
a. Reservation
b. Reception
c. Telephone Operator
d. Front Office Cashier
e. Uniform Service/Concierge
f. Information section
g. Guest Relation Officer

3. 2. Food and Beverage Department
Food and Beverage department adalah departemen hotel yang menangani hal-hal yang
berkaitan dengan mengolah menyediakan makanan dan minuman serta bertugas memberikan
pelayanan kepada tamu pada saat makan di restaurant. Food & Beverage Department dibagi
beberapa bagian diantara lain :
a. Food & Beverage Production
Food & Beverage Production adalah suatu bagian yang bertugas mengolah bahan makanan
menjadi bahan matang untuk disediakan kepada para tamunya.
b. Food & Beverage Service
Food & Beverage Service adalah suatu bentuk pelayanan berupa pengantaran order tamu.
Food & Beverage Service dibagi menjadi dua bagian lagi yaitu
1) Food Service
2) Beverage Service
3. Housekeeping Department
Housekeeping department adalah departemen hotel yang bertanggung jawab atas seluruh
kebersihan hotel baik dalam ruangan maupun public area serta membersihkan berbagai
fasilitas hotel. Housekeeping terbagi atas beberapa seksi antara lain :
a. Floor Section
b. Public Area Section
c. Linen/uniform Section
d. Laundry section
1) Valet
2) Washer
3) Presser
4) Marker
5) Checker
e. Gardener section
f. Florist section
g. Recreation / swimmimg pool section
4. Accounting departement
Accounting departement adalah suatu departemen hotel yang bertanggung jawab atas masalah
administrasi hotel baik pengeluaran maupun pendapatan keuangan di hotel.
5. Personalia/HRD Department

4. Personalia Departemen adalah suatu departemen hotel yang bertugas menerima dan
menempatkan karyawan/trainee. serta menangani masalah yang dihadapi karyawan.
6. Engineering Department
Engineering Department adalah suatu departemen hotel yang bertanggung jawab untuk
menangani perawatan maupun perbaikan atas semua alat-alat serta mesin yang ada di hotel
apabila mengalami kerusakan.
7. Marketing department
Marketting departement adalah suatu bagian yang bertugas memasarkan hotel kepada
masyarakat maupun pelanggan agar setiap tahunnya mengalami peningkatan atas tamu-tamu
yang menginap dan menggunakan fasilitas-fasilitas hotel.
8. Purchasing department
Purchasing departemen adalah suatu bagian yang bertanggung jawab atas keseluruhan
pembelian pengadaan serta semua kebutuhan hotel.
9. Security Department
Security Department adalah suatu bagian yang bertugas menjaga keamanan hotel maupun
tamu selama menginap (24 jam)
Pengertian Sistem Informasi (SI) Menurut Para Ahli
 John F. Nash: Pengertian sistem informasi menurut John F. Nash adalah kombinasi
dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang
bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atau transaksi tertentu
dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan
dasar pengambilan keputusan yang tepat.
 Robert A. Leitch: Menurut Robert A. Leitch, pengertian sistem informasi adalah
suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari
suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.
 Henry Lucas: Pengertian sistem informasi menurut Henry Lucas adalah suatu
kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, apabila dieksekusi akan
menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian
di dalam.

5.  Alter: Pengertian sistem informasi menurut Alter bahwa sistem informasi adalah
sebagai tipe khusus dari sistem kerja dimana manusia dan/mesin melakukan
pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk tertentu
dan/jasa bagi pelanggan.
Fungsi Sistem Informasi
 Untuk meningkatkan aksesiblitas data yang ada secara efektif dan efisien kepada
pengguna, tanpa dengan prantara sistem informasi.
 Memperbaiki produktivitas aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem
 Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem
informasi secara kritis.
 Mengidentifikasi kebutuhan mengenai keterampilan pendukung sistem informasi
 Mengantisipasi dan memahami akan konsekuensi ekonomi
 Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi
 Mengembangkan proses perencanaan yang efektif
Implementasi Sistem Informasi
Dalam menjalankan operasi perusahaan kami menggunakan sistem informasi yang
terintegrasi antar departemen yang saling bersinergi untuk tercapainya tujuan
organisasi, oleh karena itu perusahaan kami menggunakan sebuah aplikasi ( Hotel
software ) yang khusus dirancang sesuai dengan kebutuhan dan akun-akun yang ada
dalam perusahaan. Adapun aplikasi tersebut terdiri dari berbagai menu yang ada
dalam masing-masing departemen dan saling berkaitan antar departemen satu dengan
departemen lainnya. Adapun fitur dalam aplikasi adalah sbb:
1. Menu Front office
Dalam menu ini terdiri dari berbagai unsur / akun transaksi maupun kegiatan
yang berhubungan dengan pemesanan kamar oleh departemen front office. Adapun
unsur dari fitur front office adalah sbb :

6.  Reservation
Reservation berisi mengenai detail pesanan tamu yang terdiri dari
Nama Tamu , Tangggal Check in / check out, jenis kamar, tarif kamar, kode reservasi,
metode pembayaran
 Night Audit
Night audit berkaitan dengan pendapatan kamar dalam satu hari
 D -Card
D-card berkaitaan dengan jumlah kamar yang terjual dalam periode tertentu
2. Menu Point of Sales ( POS )
Dalam menu ini terdiri dari berbagai unsur / akun transaksi maupun
kegiatan yang berhubungan dengan pemesanan makanan dan minuman pada
departemen Food & Beverage ( F & B ) baik F & B produk Maupun F & B
service. Adapun unsur dari fitur POS adalah Sbb :
kode makanan / minuman, nama dan harga makanan / minuman, rekapitulasi
revenue dalam periode tertentu
3. Menu Inventory
Dalam menu ini terdiri dari berbagai unsur / akun transaksi maupun kegiatan
yang berhubungan dengan pembelian dan persediaan barang dari masing departemen
baik barang yang unuk dijual, perlengkapan kamar maupun barang inventaris
perusahaan. Adapun unsur dari fitur inventory adalah Sbb :
4. Menu Accounting
Dalam menu ini terdiri dari berbagai unsur yang berkaitan dengan seluruh
transaksi dan sistem akuntansi perusahaan. Adapun unsur dari fitur Accounting adalah
Sbb :

7.  Jurnal
Menu jurnal digunakan untuk input seluruh data transaksi setiap hari.
 General ledger
General ledger akan otomatis terisi apabila jurnal telah di input data
 Menu Income Statement
Income Statemen berisi ringkasan Rugi / laba yang diperoleh dari pendapatan
dikurangi seluruh beban dan akan secara otomatis tersusun apabila data jurnal
sudah terinput
 Menu Equity
Menu Equity berkaitan dengan saldo modal pemilik
 Balance sheet
Menu balance sheet berkaitan dengan posisi keuangan perusahaan dalam
periiode tertentu
 Cash flow
Menu cash flow berkaitan dengan arus kas perusahaan dalam periode tertentu
 Revenue
Menu revenue berisi total pendapatan yang diterima dalam periode waktu
tertentu dan terhubung lansung dengan menu Front office, POS dan Inventory
 Expense
Menu expense berkaitan dengan seluruh beban seluruh departemen yang
sudah diakui perusahan
 Purchasing
Menu Purchasing berkaitan dengan pembelian barang baik persediaan
maupun inventaris perusahaan
 Salaries
Menu Salaries berkaitan dengan perhitungan upah, lembur sesrta tun jangan
karyawan yang harus dibayar dalam periode tertentu.
 Tax
Menu Tax berkaitan dengan perhitungan pajak yang ditanggung oleh hotel dalam
periode tertentu
 City ledger / Account Receivable

8. Menu city ledger berkaitan dengan jumlan piutang penjualan maupun piutang
karyawan
 Inventory
Menu inventory berkaitan dengan persediaan barang baik makanan maupun
amenites / perlengkapan kamar
 Fixed Asset
Menu Fixed Asset berkaitan dengan nilai aset perusahaan dalam bentuk aset
berwujud seperti tanah,bangunan, peralatan, kendaraan serta penyusutannya
 Account Payable
Mennu Account Payble berkaitan dengan hutang usaha dalm jangka pendek
maupun jangka panjang
 Menu Prive
Menu prive berkaitan dengan penarikan oleh pemilik / owner untuk keperluan
pribadi
Kelebihan dan kekurangan dari aplikasi ( Hotel Software )
Setiap sistem pasti memiliki kelebihan dan kekurangan, adapun kelebihan dari
aplikasi hotel tersebut kita dapat memperoleh data secara tepat, akurat dan tepat
waktu, dengan sistem yang ada kita dapat menghemat waktu dan biaya dalam
memperoleh informasi yang kita butuhkan setiap saat.
Sedangkan kelemahan sistem ini banyak nama akun yang tidak sesuai dengan nama
akun dalam akuntansi dan ada sebagian kecil menu / fitur yang tidak sesuai dengan
kondisi di lapangan.
rekomendasi untuk perbaikan di kemudian hari yakni nama akun harus disamakan
antrara sistem hotel dengan sistem akuntansi serta dapat disederhanakan akun-akun
yang tidak diperlukan sehingga akan mempermudah dalam menggunakannya.

9. 3. PENUTUP
Dengan semakin kompleknya transaksi yang ada dalam suatu organisasi maka
sangat diperlukan sebuah solusi agar informasi dapat diperoleh dengan cepat akurat
dan dapat diandalkan, salah satunya dengan pemanfaatan teknologi informasi. Dengan
memanfaatkan teknologi informasi yakni dengan penggunaan hardware dan software
yang tepat tentunya dapat mempermudah kita dalam mengelola informasi organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
http://herlinasari3ap114.blogspot.co.id/2013/01/hotel-suatu-organisasi-yang-
menyediakan.html