Temel bir DMS kurulumu için gerekli bilgileri içeren kılavuz doküman

1. Dr. KeremKöseoğlu
Tesuji Consulting
4/3/2008
Temel DMS Kurulumu

2. Table of Contents
Kapsam.....................................................................................................................................3
Kavram / Terimler .................................................................................................................3
Standart DMS Süreci Nasıl İşler ...........................................................................................4
Ek Alanlar.................................................................................................................................5
Döküman Listeleri..................................................................................................................5
Uyarlama ..................................................................................................................................6
Control Data  Define Document Types ........................................................................................ 6
Define Document Types ............................................................................................................. 6
Define Language-Dependent Descriptions................................................................................... 8
Define Document Status ............................................................................................................ 8
Display Language-Dependent Document Statuses ....................................................................... 9
Define Object Links.................................................................................................................... 9
General Data  Define Data Carrier..............................................................................................10
Define Data Carrier Type “Server, Front End” .............................................................................10
Define Servers and Files or Folders.............................................................................................10
Define Mount Points / Logical Drive...........................................................................................10
Identify Frontend Computers.....................................................................................................10
General Data  Define Workstation Application ...........................................................................11
Define Workstation Application In Network................................................................................11
Diğer Noktalar.......................................................................................................................11
Önemli Tablolar....................................................................................................................11
DRAW .........................................................................................................................................11
DRAT...........................................................................................................................................12
DRAD ..........................................................................................................................................12
AUSP...........................................................................................................................................12
CABN...........................................................................................................................................12
Yetkilendirme........................................................................................................................13
Yardımcı Fonksiyonlar........................................................................................................14
Hatalar ve Çözümler.............................................................................................................14
Function Module /BEV3/CHDVS_BW_USER_EXIT does notexist .....................................................14

3. Kapsam
Bu doküman,basitbirdökümanyönetimi sistemininnasıl kurulacağınıadımadım açıklar.
Kavram / Terimler
DMS’deki yanlışanlaşılmalarınbüyükbirkısmı,modül çerçevesindeki teknikterimlerinyanlışve(ya)
birbiri yerine kullanılmasındankaynaklanmaktadır.Buyüzden,bubölümdeterimlernetbirşekilde
açıklanacaktır.
Dosya: Bir bilgisayarüzerindebulunanfiziksel dosyaya
verilenaddır.Örneğin;“My
DocumentsRMKDMSPS062claimstatus.xls”
adındaki fizikselnesne,dosyadiye nitelendirilir.
Döküman: Ortak uygulamasunucusuüzerinde
bulunanbirdosyanınDMS ortamında etiketlenmiş
haline verilenaddır.Örneğin;
“175.12.60.51SAPPaylasimteknik001.pdf”dosyası
içinSAP’de yaratılankarşılık,birdökümandır.Yani;
paylaşılacakolanherbir dosyakarşılığında,SAP
ortamında birdökümanyaratılır.
Belge:DMS ile doğrudanbirilgisi olmamasınarağmen,
terimolarakaçıklanması gerekenbirdiğerkavramda
belgedir.Dosyaanlamındafiziksel birkarşılığıolmayıp,
SAPveritabanındasaklanansanal evraklarabelgeadı
verilmektedir.FImodülününfaturası,SDmodülünün
teklif &siparişi ve MMmodülününmalzeme belgesi,
tipikbelge örnekleridir.

4. Standart DMS Süreci Nasıl İşler
ADIM 1: Dosyanınyaratılması. Bu adımda,fizikseldosyayaratılırve öncedenbelirlenmişortak
alandaki doğrudizine Windowsortamındakopyalanır.
ADIM 2: Dökümanınyaratılması.Bu adımda, SAPortamında yeni birdökümanyaratılır1
ve ilgili dosya
bu dökümanaatanır.
ADIM 3: Dökümanınatanması.Bu adımda, ilgili nesne(teklif,sipariş,malzeme,proje,vs) açılırve ilgili
menükullanılarakdökümanlanesneninilişkisi sağlanır.
Özetle,DMSçerçevesindekibağlantısırasışu şekildedir:
DOSYA  DÖKÜMAN  BELGE / NESNE
1 Bu işlem, CV01N işlem kodundan yapılır

5. Ek Alanlar
DMS çerçevesinde,dökümantipleri bazındasaklanmakistenenekbilgileriçinekalanlaryaratılabilir.
Bu işiçin;
1. Her birek alaniçinbir karakteristikyaratılır (CT04)
2. Karakteristiklerbirsınıf içerisinde toplanır(CL02)
3. Söz konususınıf,ilgili dökümantipinebağlanır
Bu adımlar izlendiğinde,sözkonusudökümantipine sahipbirdökümaniçerisindebelirlenenek
bilgilersaklanabilir.BuekbilgilerSAPüzerinde saklanacakolup,fiziksel dosyaile ilgileri yoktur.
Döküman Listeleri
Bir belge /nesneye bakıldığında,atanmışolanbütündökümanlartoplucagörülebilir.Aynıliste
üzerinde,dökümanlarınbütünversiyonlarınıveyasadece yürürlükteki versiyonlarıgörüntülemekde
mümkündür.

6. Uyarlama
Dökümanyönetimine aituyarlamalar,SPROekranınınCross-ApplicationComponents  Document
Managementmenüsüaltındayeralmaktadır.
Control Data  Define Document Types
Bu ekraniçerisinde,DMS’e konuolandökümantipleri tanımlanmaktadır.
DefineDocumentTypes
Aşağıda,sistemde uyarlanabilecekörnekdökümantipleri içermektedir:
 Sözleşme taslağı
 Teknikdöküman
 Müşteri şartnamesi

7. Burada yaratılanbir dökümantipine çifttıklanarak,detaylarıdeğiştirilebilir.
Bu ekranüzerindeki önemli alanlar,şuanlamagelmektedir:
 Attributes
o Status Switch: Buranın tıklanması;dökümanüzerindekibiralandeğiştiğinde
dökümandurumunundadeğişmesineyol açar.
o VersionAssignment:Bukutucuktıklanırsa, dökümanversiyonnumaralarıotomatik
olarakatanacaktır. Tıklanması tavsiye edilir.
o NumberAssignment:Bu alan,dökümanlarahangi mantıklanumaraataması
yapılacağını belirler.Internal AssignmentSAP’ninotomatiknumaravermesini,

8. External Assignmentise kullanıcınınellenumaravermesini öngörür.Basitbir
kurulumda“OnlyInternal Assignment”(1) seçeneğiningirilmesiuygundur.
o Internal NumberRange: SAP’ninhangi numaraaralığındansayı ataması yapacağını
belirler.
o DefaultWS Application:Sözkonusudökümantipininhangi uygulamaile
açılabileceğini belirler(Word,Excel,Acrobat,vs)
 FieldSelection
o Class Data: (-) SuppressField
o Hierarchy: (-)SuppressField
o Document Status: (.) Optional Entry
o Document Description:(+) RequiredEntry
o PersonResponsible:(.) Optional Entry
o AuthorizationGroup: (-) SuppressField
o Lab/Office:(-) SuppressField
o Change Number: (-) SuppressField
o CAD Indicator: (-) SuppressField
o SuperiorDocument: (-) SuppressField
o WS Application1: (*) Display Field
o WS Application2: (-) SuppressField
o CM Relevance:(-) SuppressField
DefineLanguage-DependentDescriptions
Bu ekrana,belge türünündeğişikdillerbazındaaçıklamalarıgirilir.
DefineDocumentStatus
Bu ekrana,dökümanstatüleri girilir. Birdökümanın“Hazır”,“İşleniyor”,“Taslak”gibi statüleri olabilir.
Hazır statülerdenW7(Released) ve IA (InWork) kullanılabilir.
Bu statülerinbirine“ReleasedIndicator”tıkınıatmayı unutmayın.Bu tık, dökümanınsonhaline
geldiğinive serbestbırakıldığınıifade eder.Eğertekbirstatünüzvarsa, bustatüde “Released
Indicator”tıkı olsun.
Eğer birdosyayükleniryüklenmezhemenSAPveritabanındasaklansınistiyorsanız,dökümantürüne
aşağıdaki ayarlara sahiptekbirstatü atayabilirsiniz.

9. DisplayLanguage-DependentDocumentStatuses
Dökümanstatülerine aitmetinlerindeğişikdiller bazındagirildiği ekrandır.
DefineObjectLinks
Söz konusudökümantipininhangi standartnesnelerin(SATbelgesi,PYPöğesi,vs) arkasına
bağlanabileceği buradatanımlanır. Herhangi birnesne tipiseçildiğinde,ilgili ekrankoduotomatik
gelecektir;budeğeri değiştirmeyin. Buekrandaki diğerkutucuklarboşkalabilir.
Buradaki ekrannumaraları,CV130 adlı işlevgrubundangelmektedir.Merakederseniz,SE80’den
bakabilirsiniz. Buradadikkatedilmesi gerekennoktaşudur:Örneğin;IMAV’aistinaden1238 numaralı

10. ekranı buldunuzdiyelim.Budurumda,uyarlamayagirmenizgerekenekrannumarası238 olacaktır
(1238 – 1000 = 238).
General Data  Define Data Carrier
Bu ekranda,dosyalarınsaklanacağısunucu(lar) tanımlanmaktadır. Basitbirkonfigürasyonda,bu
ekranınsadece 3 alanıylailgileniyorolacağız.
DefineDataCarrierType“Server,FrontEnd”
Bu bölümde,Dummyherhangi birkayıtyaratılmasıyeterlidir.Pathkısmınaherhangi birşey
yazılmasınagerekyoktur.
DefineServersandFilesorFolders
Bu bölümde,Dummyherhangi birkayıtyaratılmasıyeterlidir.
DefineMountPoints/ Logical Drive
Bu bölümde,dahaönce yaratılangirişe karşılıkdosyalarınfiziksel olarakduracağısunucununadresi
girilmelidir.
IdentifyFrontendComputers
Bu bölümde, yukarıdaki “DefaultEntry”düğmesine tıklayarakDEFAULTdiye birkayıtyaratılması
yeterlidir.

11. General Data  Define Workstation Application
Bu adımda, çeşitli dosyaformatlarınınhangi uygulamalarile açılacağınıuyarlayabilirsiniz.
DefineWorkstationApplicationInNetwork
Bu adımda, sağdaseçilendosyatürününhangi programile View /Change edilebileceğini
tanımlıyoruz.Aşağıda,TXT türü içinyapılmışörnekbiruyarlamagörebilirsiniz.
Diğer Noktalar
SAP,dosyalarıharici biruygulamasunucusundasaklamakyerinedoğrudandoğruyaveritabanındada
saklayabilmektedir.Ancakbuyöntem,veritabanınıngereksizyere büyümesine yol açarve
ölçeklendirme/performansanlamındaolumsuzetkilere sahiptir. Busebeple,veritabanındadosya
saklamayöntemi tercih edilmemelidir.
Önemli Tablolar
DRAW
Dokümanana veri tablosudur. Önemlialanları:
 DOKAR:Dökümantürü
 DOKNR:Dökümannumarası
 DOKVR:Dökümanversiyonu
 DOKST: Dökümandurumu
 DTTRG: Veri değişimortamı
 DAPPL:İş istasyonuuygulaması
 ADATUM: Çıktı tarihi

12. DRAT
Dökümanmetinlerinisaklayantablodur. Önemli alanları:
 DKTXT_UC: Uzun metine aitilksatır
Bağlantı şekli:
 Drat~dokar = draw~dokar
 Drat~doknr = draw~doknr
 Drat~dokvr = draw~dokvr
 Drat~doktl = draw~doktl
 Drat~spras = sy-langu
DRAD
Döküman– nesne bağlantılarınısaklar.Önemlialanlar:
 DOKOB:Dökümanınbağlandığı nesnenintipi(Örnek:PRPS)
 OBJKY:Dökümanınbağlandığı nesneninnumarası(Örnek:Proje kodu)
Bağlantı şekli:
 Drad~dokar = draw~dokar
 Drad~doknr= draw~doknr
 Drad~dokvr= draw~dokvr
 Drad~doktl = draw~doktl
 Drad~dokob= [ilgilinesnetipi]
 Drad~objky= [ilgili nesne kodu]
AUSP
Karakteristikdeğerlerinisaklar. Önemli alanlar:
 OBJEK:Nesne anahtarı
 ATINN:Karakteristikkodu
Bağlantı şekli:
 Ausp~objek=[draw~doknr+ draw~dokvr+ draw~doktl]
 Ausp~atinn= [karakteristikkodu]
CABN
Karakteristikmetinlerini saklar.Önemlialanlar:
 ATNAM:Karakteristikmetni
Bağlantı şekli:
 Cabn~atinn= ausp~atinn

13. Yetkilendirme
DMS standartlarıgereği,dosyalarınbelirlenenbirdosyasunucusuüzerinde saklanmasıgerekecektir.
Bu sunucudaki dizinlerin(Windows/Active Directory) yetkilendirmesininyapılmasızaten
gerekmektedir. Buçerçevede,hangi Active Directorykullanıcısınınhangi dizinüzerindeokuma/
yazma yetkisi olduğubellidirve gerekli izinlerbuçerçevede düzenlenmiştir.
Basitbir DMS konfigürasyonunda; Windowsseviyesinde mevcutolanbuyetkilendirmeninötesinde,
SAPtarafında DMS içinherhangi birekyetkilendirmeişleminegerekyoktur.ZiraDMS,dosyalarıSAP
aracılığıyla okuyupyazmaişlevinesahipdeğildir.DMS’inişlevi;belli birdizinde yığılıhalde duran
dosyalarıetiketlemek,(sipariş,proje öğesigibi) belli nesnelerile bağlantılarısağlamakve erişim,
versiyonlamagibi işlevleri düzenlemektir.
DMS aracılığıyla “OpenDocument”komutuverildiğindeSAParacılığıylaherhangi birişlem
yürütülmez.Bununyerine,Windowsseviyesinde “ShellExecute”tarzıbir işlemyürütülürve söz
konusudosyaWindowsseviyesinde çağırılır.Bu yüzden;dökümanerişimyetkileri,Windows
ortamındaki dosyayetkilendirmesine bağlıdır.
Bir dizinüzerinde hiçbiryetkisi olmayanbirkullanıcı,SAPortamındadasöz konusudizinde yeni bir
dosya(dolayısıyladöküman) yaratamaz/dizindeki dosyaları(dolayısıyladökümanları) okuyamaz.
Sadece okumayetkisi olanbirkullanıcı,SAParacılığıyladizindeki dosyalarıokuyabiliramayeni dosya
yaratamaz.Hem okumahemde yazma yetkisi olanbiri ise,SAParacılığıyladadosyalarıhem
okuyabilirhemde yazabilir.

14. Sonuçolarak; ortakdosya dizinleri üzerindeWindowsseviyesinde yetkilendirmeişlemleri(zaten)
yapılmıştır.Bunun ötesinde biryetkilendirme işlemine gerekyoktur.
Yardımcı Fonksiyonlar
DMS sistemindeki dosyalarınkullanıcınınbilgisayarına,sunucuyaveyabirInternal Table’aindirilmesi
söz konusuolduğunda, CV120_DOC_CHECKOUT_TO_*fonksiyonlarıkullanılabilir.
 CV120_DOC_CHECKOUT_TO_CLIENT : Dosyayı kullanıcınınbilgisayarınaindirir
 CV120_DOC_CHECKOUT_TO_SERVER : Dosyayıuygulamasunucusundaki birdizine indirir
 CV120_DOC_CHECKOUT_TO_TABLE : Dosyayı Internal Table’aindirir(Binary)
Hatalar ve Çözümler
Function Module /BEV3/CHDVS_BW_USER_EXIT does not exist
CV01N işlemkodundayeni bir dökümaneklemekistediğinizdeaşağıdaki mesajıalabilirsiniz:
Dokümaneklerken‘İlkhaliniaç’butonuyerine ‘İlkhalini yarat’butonunukullanırsanızbusorun
ortadan kalkacaktır.