Dokumen tersebut membahas tentang tanggung jawab dan tugas-tugas resepsionis perusahaan, termasuk menyambut tamu, mengelola buku tamu dan formulir tamu, mengatur ruang tunggu, serta mengelola file-file tamu. Dokumen tersebut juga menjelaskan berbagai jenis tamu dan etika yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi melalui telepon baik untuk kepentingan internal maupun eksternal perusahaan.

1. RESEPSIONIS
PERUSAHAAN

6. RESEPSIONIS??

7. • Resepsionis adalah penerima tamu pada suatu
perusahaan
• Tugas:
Menyiapkan buku tamu dan formulir tamu
Membuat daftar janji temu
Mengatur ruang tunggu dan ruang resepsionis
Mengelola file tamu

8. Jenis-jenis Tamu
Tamu dengan perjanjian
Tamu tanpa perjanjian
Tamu relasi pimpinan
Tamu instansi pemerintah
Tamu pegawai sendiri
Tamu yang ingin membeli barang
Tamu yang meminta sumbangan
Tamu yang menawarkan barang
Tamu luar negeri
Tamu keluarga pimpinan

9. BUKU TAMU
DAN
FORMULIR TAMU

10. • Buku tamu adalah buku yang dipergunakan untuk
mencatat semua tamu-tamu yang datang berkunjung ke
organisasi yang bersangkutan

11. Contoh format buku tamu:
No. Hari/Tanggal Nama Alamat Keperluan Jam Tanda
Tangan
Ket.

12. • Formulir tamu adalah formulir yang akan diisi oleh setiap
tamu yang berkunjung ke suatu organisasi

14. Ruang Tunggu Resepsionis

15. T E L E P O N

16. Bahasa Yunani
tele = jauh
phone = bunyi
Pesawat atau alat penerima getaran bunyi dari jarak jauh

17. • Alat komunikasi untuk menyampaikan dan menerima
informasi dengan cepat dan bersifat komunikasi tidak
langsung, sebab antara komunikator dan komunikan tidak
bertatap muka, tetapi lewat perantaraan pesawat telepon.

18. MACAM-MACAM TELEPON

19. Ditinjau dari peletakannya
Telepon meja
(tablephone)
Telepon dinding
(wallphone)
Telepon mobil,
kapal, atau pesawat

20. Ditinjau dari segi kapasitas atau kemampuan
peralatan yang digunakan
• Satu jalur telepon (singleline telephone)
• Telepon dengan banyak tombol (multibutton telephone)
• Hunting system
• Telepon dengan pengeras suara (loudspeaking telephone)

21. Ditinjau dari segi jarak jangkauannya
• Hubungan lokal (setempat)
• Hubungan interlokal
• Hubungan internasional

22. Etika Bertelepon
• Jangan mulai dengan kata HALO

23. Etika Bertelepon
• Jangan gunakan telepon untuk
kepentingan pribadi

24. Etika Bertelepon
• Dengarkan lawan bicara

25. Etika Bertelepon
• Jangan mengucapkan kata-kata yang
menyinggung perasaan
• Berusahalah menanggapi maksud pembicara
dengan cepat
• Berbicaralah dengan tempo sedang
• Bila menelepon, sebutkan nama dan jabatan
orang yang dituju di samping pokok
pembicaraan
• Bila menelepon seseorang, tanyakan apakah
waktunya tepat untuk berbicara

26. Persiapan dan Perencanaan Bertelepon
Pensil
Blocknote
Formulir telepon
Sikap duduk
Tulis pesan secara terperinci
Berbicara wajar

27. Persiapan dan Perencanaan Bertelepon
Pembicaraan yang standar
Waktu bicara secukupnya
Laporkan pembicaraan pada pimpinan
Informasi janji temu yang jelas
Peletakan pesawat telepon
Ingatkan pimpinan untuk memenuhi pesan-pesan telepon

28. Handling Telepon Internal
• Segera angkat saat telepon berdering (jangan
sampai deringnya lebih dari 3x)
• Siapkan buku catatan dan alat tulis

29. • Berikan salam kepada penelepon
• Jika penelepon ingin berbicara dengan pimpinan
dan pimpinan ada, maka penelepon diminta
menunggu sebentar untuk transfer hubungan
• Catat pada lembar formulir penerimaan telepon
jika penelepon ingin meninggalkan pesan
• Ucapkan terima kasih sebelum menutup telepon

30. Handling Telepon Eksternal
• Persiapkan: nomor telepon, informasi, catatan
• Cara menelepon keluar (dengan/tanpa
operator)