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Every company recognizes the benefits of BPM, but organizations find it difficult to define a holistic BPM strategy because there is no holistic BPM framework available. Therefore we developed the Enterprise BPM framework. This BPM framework will help you: 1.To perform a BPM roadmap assessment and create a BPM roadmap 2.Discover the business issues 3. Explain the required BPM tools & projects 4.Create a financial BPM benefits case. Within this book we will provide the results of the BPM maturity research in more than 1000 companies and the results of BPM roadmap assessments within industry leaders. We will explain why the Operational Excellence group and the ERP CC should work together and why the role of the CPO (Chief Processing Officer) is so important. One opinion of an independent industry analysts is: “The Enterprise BPM framework is interesting because this is the first framework where the different BPM topics are integrated into one framework to create a BPM roadmap... Meer > which can deliver business value
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In this talk we highlight the tools needed to achieve the performance required to deliver CVA on time. We will focus on Origami – a DAG Execution Engine. Origami is a light-weight task execution framework which is easy to use and maintain. Users combine tasks into a DAG. Origami can execute the DAG on an ad hoc cluster of workstations on the local network, on a dedicated in-house grid, on production cloud, or on a hybrid of all these.
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At Hexad, we provide custom software development services to businesses with tailored solutions that address their unique requirements. Further, it improves operational efficiency and enables competitive advantage. By partnering with a reputable software development company, businesses can leverage their technical expertise and experience to create customized software applications that meet their specific needs.
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The current situation of overwhelming deadlines, poor visibility across diverse areas of operations, and the challenges in tracking, managing, and organizing multiple projects and initiatives have had a significant impact on our client's day-to-day operations. Recognizing the need for a swift and effective solution, we are committed to developing customized software within a short timeframe.
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Similar to Recetas para una implementación de bpm exitosa (20)
Muchas organizaciones experimentan un sabor amargo al intentar implementar soluciones de BPM.
Los problemas suelen comenzar con el incumplimiento de los plazos. Algunas de las causas que llevan a este incumplimiento son la falta de experiencia en soluciones de BPM, de capacitación adecuada, el no entender plenamente los pasos necesarios para la aplicación de BPM. Otro problema frecuente es que se haya escogido una BPM Suite que no sea la adecuada para la empresa, o que no se haya sabido sacar provecho de todas las capacidades de la misma. El resultado es una solución BPM que excede los plazos establecidos, que ha gastado por encima del presupuesto original y que por otro lado no ha entregado a cambio la eficiencia e innovación prometida.
El primer paso que tiene dar la empresa es decidir si el enfoque de BPM es el adecuado para la organización.
Se requiere una evaluación previa rigurosa sobre la idoneidad de la organización para implementar un proyecto de BPM.
Entre otras cosas deberían considerarse si los servicios de la organización son de tal naturaleza que se beneficiarían de la optimización y flexibilidad que otorga un enfoque centrado en los procesos y si la utilización de una Suite de BPM (BPMS) es un cambio adecuado y necesario para su infraestructura.
Es importante establecer claramente lo que el software de BPM puede lograr y los beneficios que aporta a la organización.
Antes de empezar a cocinar, es aconsejable reunir todos los ingredientes y tenerlos a la vista sobre la mesa, no sea que dejemos algo cocinando y se queme mientras estamos buscando algún ingrediente en la heladera.
De igual manera, en un proyecto de BPM hay una serie de elementos que deben estar en su lugar antes de que el proyecto pueda comenzar.
Estos son los ingredientes principales que vamos a necesitar para preparar esta receta, y a lo largo de esta presentación veremos como escogerlos cuidadosamente.
Uno de los primeros ingredientes a considerar es determinar es si existe un presupuesto adecuado para financiar la implementación de BPM.
Llevar adelante un proyecto de BPM requiere de un presupuesto adecuado que haga frente a costos como: contratación de personal, capacitación, licencias de software, hardware, etc.
Las suite de BPM vienen en diferentes formas y están diseñadas para diferentes audiencias. Algunas ponen el foco en la integración, otras ponen el foco en la interacción de las personas con los procesos (human workflow) y otras en la gestión de documentos.
Hay que buscar una herramienta que se adapte a las necesidades de la organización. Debe conformar a la dirección, a los analistas de negocio, desarrolladores y a los usuarios finales. Cada uno de los cuales valoran diferentes funcionalidades. La dirección busca poder dar seguimiento a los procesos y además poder monitorearlos.
Los analistas de negocio buscan una herramienta que permita modelar fácilmente, que soporte estándares (BPMN), que tenga funcionalidad built-in para resolver diferentes escenarios (delegación, suplencias, adhoc, etc).
Los desarrolladores buscan una herramienta fácil de usar y que sea fácil de mantener. También puede haber preferencias relacionadas con el lenguaje de programación asociado.
Los usuarios por otro lado buscan algo que sea simple y fácil de usar.
Otro aspecto importante a tener en cuenta es el costo de licenciamiento del software de BPM. Diferentes empresas cobran de diferente forma, algunas cobran un paquete que incluye licencias, servicios, mantenimiento, etc. Otras cobran por usuario, por usuario concurrente, por proceso o una mezcla de ambas. Por ej. en algunas se puede comprar “2 procesos, 15 usuarios”.
Tener en cuenta que algunas herramientas de BPM son muy costosas (las top ten cuestan cientos de miles de dólares), mientras que por otro lado hay herramientas que son open source.
Buscar una que se adapte al tamaño de la organización. Las que ofrecen licenciamiento por usuario (y sin costos fijos o al menos no prohibitivos) son mas flexibles porque me dan la posibilidad de contratar una solución ajustada a su realidad pero que permite acompañar el crecimiento de la misma.
Otra de las decisiones más importantes a realizar en cualquier proyecto de BPM es la elección del primer proceso de negocio a implementar.
La elección del proceso es como elegir el plato a cocinar. Un plato complejo conlleva un alto riesgo de fracaso, pero será un éxito si es bien logrado.
Un plato sencillo puede no tener el prestigio de la alta cocina, pero si el chef es inexperto entonces es mejor no correr el riesgo.
Elegir un proceso simple. La simplicidad no es algo fácil de determinar ya que intervienen factores como la cantidad de elementos en el diagrama (actividades, gateways, señales, etc) o la cantidad de áreas de la organización que involucra.
En las organizaciones con aversión al riesgo, sería natural ir con precaución y elegir un proceso de bajo perfil que, si tiene éxito, se puede utilizar como prueba de concepto de BPM, incluso si no tiene mucho impacto positivo en la organización inicialmente.
Por otro lado, seleccionar un proceso de bajo valor como su proceso inicial para implementar significa que pocas personas se preocupan si tienen éxito y pone en riesgo el futuro de todo el programa de BPM porque no se ha utilizado el primer proyecto como una oportunidad para demostrar su potencial.
El primer proceso debe ser uno que sea importante para el negocio con el fin de demostrar los beneficios para la rentabilidad de la organización, un proceso de negocio principal que afecta a cómo los trabajadores realizan sus tareas críticas de todos los días.
La elección del proceso debe ser realizada en conjunto por gente del área de negocio y del área de TI para asegurar que se cumplan con los requerimientos del negocio en el marco de tiempo definido y con los recursos disponibles.
Preguntar mucho. Cada uno de los usuarios cuenta con una parte del conocimiento del proceso – como cuellos de botellas, soluciones y valiosas ideas de mejoras.
Involucre a los usuarios temprano y frecuentemente. De esta forma podrá detectar eventuales dificultades antes que inicie el desarrollo.
Seleccionar un proceso que pueda utilizar la base de código existente, esto permitirá reducir tiempos y costos.
Seleccionar un proceso que tenga un número limitado de interfaces con sistemas externos. Utilizar muchas interfaces aumentará la cantidad de tiempo necesario para diseñar, desarrollar y probar la nueva solución BPM. Además se incrementarán los problemas que puedan surgir en cada una de esas etapas.
Si se requiere interactuar con interfaces externas, limitarlas a aquellas que son bien soportadas por la suite de BPM escogida. Por ejemplo, LDAP (Protocolo ligero de acceso a directorios) un interfaz estándar y ampliamente compatible que es utilizado para la autenticación y autorización de usuarios y puede ser fácilmente incorporada en una solución de BPM sin que ello acarree un estiramiento de los plazos del proyecto.
En el caso de GeneXus, el caso mas común es la utilización de GAM o Data Views para acceder a base de datos existentes.
Es recomendable comenzar modelando el proceso de forma que refleje como se esta trabajando actualmente, y no como pensamos que debería funcionar.
Identificar puntos de referencia de cómo la gente trabaja actualmente para obtener los mejores resultados. Una vez que se hayan establecido los puntos de referencia, se puede pasar a modelar el flujo de trabajo. Después de validar el modelo, recién se esta en condiciones de empezar a aplicar mejoras.
Esto metodología permite además minimizar el impacto del cambio inicial.
¿Quién decide "cómo se debe trabajar"? ¿Cómo saber que es correcto?
Estas preguntas deben ser contestadas por un comité que involucre a los usuarios que conocen del negocio.
Tener en cuenta que mientras más personas estén involucradas en la toma de la decisión, más tiempo tomará.
El desarrollo de un proyecto de BPM implica una nueva metodología que no es compatible con las metodologías tradicionales de desarrollo de aplicaciones, entre otras cosas porque requiere que los usuarios de negocio participen activamente durante toda la ejecución del proyecto. Además, no es muy común que el personal de IT tenga las habilidades o la experiencia para diseñar, desarrollar e instalar herramientas de BPM.
Cualquier cambio en el negocio requiere de las personas. Encontrar a las personas y los conocimientos adecuados es la base del éxito de BPM.
Como en cualquier actividad humana la capacitación es esencial. Muchas organizaciones escatiman capacitando solo a un pequeño grupo de personas y esperan que estas capaciten al resto. El problema es que las primeras no tienen la experiencia necesaria como para entrenar en forma eficaz a las demás.
Contratar expertos externos cuando se necesiten mejores resultados más rápido de lo que pueda hacerlo utilizando únicamente personal de su organización.
El principal beneficio del uso de consultores externos es la experiencia que aportan. Esto es especialmente valioso en el caso de un proyecto de BPM ya que no es muy común que en las organizaciones haya gente con experiencia en esta disciplina. La contratación de profesionales externos puede ser costoso al principio pero seguramente se pague con creces en el mediano plazo.
Aún contratando personal externo, siempre es conveniente que haya recursos internos (propios) que participan activamente en el proceso y se adueñen de BPM tanto desde el punto de vista funcional como de TI. Esto va a permitir que el mantenimiento futuro, o incluso la implementación de nuevos procesos, pueda ser realizado por ellos mismos.
Para garantizar una implementación exitosa de BPM se requiere de ciertos roles esenciales. Estos roles pueden no necesariamente ser cumplidos por diferentes personas.
Algunos roles pueden combinarse y ser llevados a cabo por una sola persona y otros quizás puedan no ser llevados por ninguna.
Lo que sucede en la práctica en muchos casos, es que cuando el proyecto de BPM esta en sus primeras etapas, un grupo muy pequeño de personas es responsable por todos esos roles.
A medida que el proyecto madure, algunos roles pueden ser subdivididos y realizados por más de una persona.
BPM Architect
Un profesional BPM senior con varios años de experiencia real en diferentes proyectos. Debe tener conocimientos de :
Operaciones de negocios generales y de finanzas
Definición de procesos de negocio
Modelado de flujos de trabajo
Identificación de problemas de diseño / resolución
Identificación de reglas de negocio
Reingeniería de procesos
Diseño de aplicaciones y generación con BPMS (entender lo que debe hacerse para apoyar la generación de aplicaciones y cómo trabajar con el personal técnico BPMS para ofrecer soluciones BPMS exitosas)
El uso de servicios web, modelos de datos, diseño de interfaces de usuario
Business Process Analyst
Un profesional experimentado con un mínimo de 3 años de experiencia en BPM / BPMS. Esta experiencia debe incluir:
Entrevistas a los gerentes de negocios y miembro del personal (saber cómo sacar la información correcta de las personas entrevistadas) y la realización de talleres con los gerentes de empresas
Técnicas de BPM (modelado, definición de reglas, definición de datos, recopilación de datos, análisis de flujo de trabajo y rediseño, etc)
Construcción y análisis de los modelos operativos actuales
Definición de reglas de negocio y su ingreso en una herramienta
Diseño de modelos de gestión del rendimiento
Rediseño de las operaciones de negocio y soporte de aplicaciones
Definición de los requisitos de las aplicaciones para la empresa y la creación especificaciones técnicas para las aplicaciones
Simulación de resultados en los cambios en los procesos (manual o con ayuda de un BPMS)
Creación de diseños y enfoques creativos para resolver problemas operativos
Haber trabajado en diferentes proyectos de mejora operativa y tener un firme entendimiento de BPM y las necesidades y trucos de los BPMS
Aunque no es un especialista técnico, el Analista de Procesos de Negocios tendrá un firme entendimiento de los conceptos de TI relacionados con la definición de la aplicación, definición de servicios web, el uso y diseño de interfaz de usuario, integración de aplicaciones y el uso de modelos de datos.
Business Analyst
Esta persona es esperado que conozca los conceptos mas importantes de BPM, conceptos básicos de aplicaciones de TI y conceptos de operación de negocios (las distintas funciones de negocio en una empresa
y cómo funcionan en conjunto).
BPMS Expert
Un profesional que es un experto en la parte técnica de la suite de BPM seleccionada. Debe conocer el funcionamiento de cada módulo, como instarlarlo, configurarlo y usarlo.
Tiene que tener conocimientos de la Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) y Enterprise Service Bus (ESB) y de cómo afectan el diseño y la generación de aplicaciones de BPMS y su uso.
BPMS Developer
Esta persona es un técnico que comprende como utilizar la BPMS elegida. Lo que se puede y no se puede hacer con él y ayudar a los analistas de negocios y modeladores para resolver problemas de uso.
Debe saber cómo definir y codificar reglas, cómo utilizar los modelos de negocio para generar las aplicaciones en el BPMS y cómo interactuar con datos y aplicaciones Legacy. También debe saber como interactuar con web services o con módulos externos.
BPM se basa en los sistemas existentes así que no es necesario reinventar la rueda. Se deben aprovechar al máximo para minimizar los tiempos de diseño y desarrollo.
Crear procesos reusables y replicarlos donde sea posible.
Usar funcionalidad built-in de la herramienta de BPM facilita y agiliza el desarrollo de la aplicación a la vez que simplifica el mantenimiento.
Los desarrolladores no tienen que gastar tanto tiempo en la programación de funcionalidad que es necesaria para la aplicación ya que la mayoría de estas funciones ya están
incorporadas en la herramienta. Ejemplos: Delegación, Colaboración, Suplencias, Notificaciones, Formularios Dinámicos, Manejo de documentos, etc.
Cuando vamos a preparar una comida normalmente utilizamos una receta que mide la cantidad necesaria de cada ingrediente.
Los cocineros más experimentados pueden juzgar a ojo la cantidad de ingredientes necesarios para un plato, pero cuando se trata de una receta nueva es importante medir con precisión.
El éxito del proyecto de BPM depende de la capacidad de la empresa para medir con precisión su progreso.
El primer paso en el desarrollo de una estrategia para las métricas de BPM es la comprensión del estado actual de los procesos que se esta considerando mejorar, ya que sin una línea base definida, es difícil para una organización cuantificar las mejoras de procesos. El no tener una idea clara del estado actual también hace que sea más difícil decidir sobre futuras mejoras.
Lo que vemos generalmente es que la organización puede estar de acuerdo cuál es el problema: El proceso es ineficiente.
Pero cómo están midiendo la eficiencia? ¿Cuál es la eficiencia actual, y cual sería una mejora?
Una vez que tenga una línea de base, se puede determinar lo que constituye el éxito.
Establecer definiciones claras y objetivos para mejorar, como por ej.: ciclos mas cortos en tiempo, mayor rendimiento, aumento de la satisfacción del cliente, etc.
Medir el éxito de BPM es a menudo sólo el comienzo. Se necesita un seguimiento constante de los procesos para asegurar que son apropiados para las circunstancias actuales.
Con tantas métricas, cómo hacer para decidir cuáles son críticas? La clave es asegurarse de que las métricas seleccionadas estén asociadas con un KPI
KPI son las métricas de rendimiento que están vinculado de forma explícita a un objetivo estratégico de la organización.
Todos las KPIs son métricas, pero no todas las métricas son KPIs. Generalmente una organización tendrá muchas métricas, pero pocas KPI.
Mientras métricas pueden ser una medida de casi cualquier cosa, KPI son la medidas que más importan.
Algunas preguntas útiles para validar la eficacia de una medida:
• ¿A qué propósito servirá la medida? ¿Quién usa la medida? ¿Esta asociada a los Objetivos Clave del Negocio (KBO)?
• ¿Cómo serán recogidos y utilizados los datos? ¿Cuan costosas son las medidas? ¿Qué otras medidas se deben eliminar o modificar?
Overcoming Resistance to Change
La mayoría de personas tienen una resistencia natural al cambio, sobre todo cuando se trata de su trabajo de todos los días.
Los usuarios necesitan entender la ventaja que tiene para ellos cambiar a una nueva aplicación y eventualmente la forma de hacer las tareas de todos los días.
Early user involvement
Asegurarse de involucrar a los usuarios finales desde el principio. La participación temprana reduce el riesgo global y los costos.
Ease of use / Low learning curve
Involucrar a un diseñador que entienda cómo crear una interfaz de usuario eficiente y fácil de usar, y no sólo que sea bonita.
A menos que el diseñador entiende toda la gama de actividades que un usuario debe realizar para completar su trabajo, no será capaz de diseñar correctamente una interfaz que los conforme.
Es importante involucrar a los usuarios en el diseño de la aplicación.
Training
Los usuarios necesitan ser entrenados apropiadamente. Aunque la aplicación este bien diseñada y sea fácil de usar es un gran error pensar que los usuarios pueden prescindir del entrenamiento.
La mayor parte del entrenamiento no es acerca de como usar la aplicación, sino de de como usar la aplicación en el contexto del trabajo que hay que realizar.
Diferentes usuarios pueden requerir un entrenamiento diferente dependiendo del trabajo a realizar.
El entrenamiento puede requerir de: practicas simulando situaciones reales, sesiones en vivo en el lugar de trabajo y tutoría permanente.
Los procedimientos operacionales necesitan ser reescritos para adaptarse a la nueva aplicación y forma de trabajo. Por ejemplo, algunos pasos en los procedimientos operativos pueden reducirse o desaparecen por completo, ya que pasan a estar automatizados por el sistema de BPM.
Allow users to customize their own workspace
Crear interfaces de usuario que permitan a los usuarios personalizar o configurar su propio espacio de trabajo. A pesar de que los usuarios puedan estar participando en los mismos procesos de negocio y haciendo las mismas tareas, diferentes usuarios pueden querer reorganizar su trabajo de manera diferente dentro de esos límites. Esto puede incluir la reordenación de los componentes visuales en la pantalla, reordenar la lista de tareas, establecer recordatorios y alertas, e incluso cambio de colores y tipos de letra.
Flexible BPMS
Asegurarse de que la suite de BPM elegida tenga mecanismos que faciliten este enfoque de diseño.
Hay algunas plataformas que limitan la experiencia de usuario con formularios predefinidos o entornos de desarrollo muy restringidos, mientras que otras son más flexibles y dan mas libertad al diseñador para lograr una experiencia óptima. Además es importante que el ambiente de desarrollo permita a los diseñadores y desarrolladores crear y modificar fácilmente las aplicaciones.
Gamification
Gamification es la aplicación de la mecánica de los juegos a algo que no es un juego.
La idea es crear mecanismos que permitan recompenzar a los usuarios (otorgando puntos por ejemplo) cuando realicen acciones que conlleven a una mejora en el proceso. De esa forma las personas tienen más probabilidades de mantenerse involucradas y comprometidas con el proyecto.
En resumen, no es suficiente tener una nueva y maravillosa aplicación, los usuarios tienen que querer usarla.
