Purchase in Tamil

1. The Essentials - Purchase
HASH MANAGEMENT SERVICES LLP
CHENNAI
PH: 91766 13965

2. Overview
 ‘The Essentials’ series from Business Sense is an initiative to empower the students(freshers) and
professionals in performing more efficiently and effectively in the organization
 This document is a part of the “Certified Manufacturing Professional” course offered by Business Sense
 This course is aimed at bridging the gap between the institutions and the industry by providing the
fundamentals of manufacturing management which are not offered by any of our
institutions/curriculum
 This course would immensely benefit students and professionals who are joining manufacturing
organizations
 For more details, please visit www.businessense.in
 At Business Sense, we help clients through consulting engagements focusing on improving their
Operations through Lean Manufacturing Implementation covering 5S, SMED, Kaizen and other tools.
 We also serve clients on Preparation of Detailed Project Reports, Market Assessments, and Supply
Chain Re-engineering.
 You can subscribe to our bi-weekly newsletter here.
 Follow us:
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

3. Contents
 Section 1 : Introduction மற்றும் basic process
 Section 2: Material’sஐ வகைபடுத்தும் முகைைள்*
 Section 3: Order செய்யும் முகைைள்*
 Section 4: Supplier / Vendor மமலாண்கம
 Section 5: MIS report மற்றும் ஆராயும் முகைைள்
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

4. Introduction to Purchase Function
 சைாள்முதல் என்பது ஒரு நிறுவனமமா,குழுமவா சபாருட்ைகை / மெகவைகை
தங்ைளுகைய சதாழிற்ொகலயின் மதகவைளுக்ைாை வாங்குவதாகும்
 இது மிைவும் முக்ைியமான மவகலயாை ைருதப்படுைிைது ஏசனன்ைால்
மூலப்சபாருட்ைள் மற்றும் இகை நிகலசபாருட்ைகை ெரியானவிகலயில் ெரியான
மநரத்தில் வாங்ைினால் தான் உற்பத்தியின் செலகவக் குகைக்ை முடியும்
 இன்கைய தினங்ைைில் இது மமலும் முக்ைியத்துவம் சபறுைிைது ஏசனன்ைால்
சதாழிற்ொகலைள் சவைிநாடுைைில் இருந்து சைாள்முதல் செய்ைின்ைன.
Purchase Supplier /
Company
Function Vendor
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

5. Organization Structure
 இது ஒரு வழக்ைமான Purchase’ன்
organization chart
 Purchase Manager, company’ன் CEO’க்கு CEO
report செய்ய மவண்டும்
 Purchase Assistant’ைள் Purchase Purchase
Manager
Manager’ரிைம் report செய்வார்ைள்
 ஒவ்சவாரு Purchase Assistantைளும் ஒரு Purchase Purchase Purchase
Executive / Executive / Executive /
Assistant Assistant Assistant
ெில Material group’ஐ கையாளுவார்ைள்.
 We have explained a typical functional hierarchy. It may
vary according to each organization
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

6. Responsibilities of an Engineer in the Purchase
Function
 மதகவயான சபாருட்ைகை/மெகவைகை ெரியான தரத்தில், விகலயில்,
மநர்கமயான முகையில் வாங்குவது
 விற்பகனயாைர் ெமுைத்கத உருவாக்குதல் மமம்படுத்துதல்.
 அகனத்து சபாருட்ைைின் வகைப்பாடு (A,B,C)- (எவ்வாறு செய்ய மவண்டும் என்பது பின்னால்
சொல்லப்பட்டுள்ைது)
 அகனத்து A&B வகை சபாருட்ைைின்lead time ைண்ைாணித்தல்
 மதகவயான சபாருட்ைள் 'ஸ்ைாக்' இல்லாமல் மபாைாமல் தடுப்பது
 A வகை சபாருட்ைள்/ெீரான பயன்பாடு உள்ை சபாருட்ைகை Schedule செய்து வாங்ை மவண்டும்
 Re-Order Level மூலம் A&B வகை சபாருட்ைகை வாங்ை மவண்டும்
 Two bin System / min max –’C’வகை சபாருட்ைகை இந்த முகையில் வாங்ை மவண்டும்
 எல்லா சைாள்முதல்ைளும் PO மூலமாைமவ வாங்ை மவண்டும் phone மூலமாை order செய்யகூைாது
 All Purchases through formal PO only – no telephone based/other means of ordering
 மமல்நிகல ஊழியர்ைளுக்கு மதகவயான ஆவணங்ைள்/ Reports(MIS) ஊருவாக்குதல்
மற்றும் ெமர்ப்பித்தல்
 முகையாை எல்லா recordைகையும் update செய்ய மவண்டும்
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

7. Process Flow - 1
 Stores Executive, Purchase Indent(PI) ஐ prepareசெய்து Purchase
Executiveக்கு அனுப்ப மவண்டும்
 எவ்வைவு மதகவ என்பது Production planning, மற்றும் கையில்
இருக்கும் Stockஐ சபாருத்தது ஆகும்.
 ஒவ்சவாரு Purchase Indentக்கும் தனி எண் வழங்ைப்பை மவண்டும்.
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

8. Process Flow - 2
 Purchase Executive எல்லா PIைகையும்,
Purchase Order (PO)ைைாை மாற்ைி Purchase
Manager ரிைம் Approval’ைாை அனுப்ப
மவண்டும்.
 ஒவ்சவாரு PO’வும் தனி எண் வழங்ைப்பை
மவண்டும்.
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

9. Process Flow - 3
 Purchase Manager, ஒரு நாைில் PO’ைகை
Approve/disapprove செய்ய மவண்டும்
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

10. Process Flow - 4
 Approve செய்யப்பட்ை PO’க்ைள் Supplier’ரிைம் உைனடியாை அனுப்பப்பை
மவண்டும்.
 Disprove’செய்யப்பட்ை PO’க்ைைில் மதகவயான மாற்ைங்ைள் செய்து Approval
சபற்று உைமன Supplier’ரிைம் அனுப்ப மவண்டும்.
 PO’க்ைகை அனுப்பிய உைன் Supplier’ரிைம் Follow-up செய்ய மவண்டும்.
Lead Time தாண்டிவிட்ைால் உைனடியாை Purchase Managerரிைம்
சதரிவிக்ை மவண்டும்.
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

11. Process Flow - 5
 Supplier Itemைகை Invoice மற்றும் Delivery
challan(DC)ளுைன் அனுப்புவார்.
 Itemைள் வந்தவுைன் Stores Assistant Goods
Receipt Note (GRN) Create செய்ய
மவண்டும்.(அதற்கு முன் தரம்&அைகவ
ெரிபார்க்ை மவண்டும்
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

12. Snapshot of Purchase Function
Purchase Process
Purchase
Manager
Purchase Approved
Order Purchase
For Approval Order
Purchase Purchase
Stores Indent Order
Assistant
Purchase Sent to Suppliers
Suppliers
Executive
Goods Receipt Note
- Stores Assistant
Invoice,
Delivery Challan
Warehouse
Shipments
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

13. Contents
 Section 1 : Introduction மற்றும் basic process
 Section 2: Material’sஐ வகைபடுத்தும் முகைைள்*
 Section 3: Order செய்யும் முகைைள்*
 Section 4: Supplier / Vendor மமலாண்கம
 Section 5: MIS report மற்றும் ஆராயும் முகைைள்
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

14. ABC Classification
 A,B & C சபாருட்ைகை வகைப்படுத்துதல்
 முக்ைியமான சபாருட்ைகை அைிந்து அதன் stock’ஐ ைண்ைாணிக்ை முடியும்
 மூலப்சபாருட்ைைின் பராமரிப்பு செலகவ (stock holding)குகைக்ை முடியும்
 குழப்பங்ைகைத் தவிர்த்து எைிதாை பணியாற்ை முடியும்
Items Value
20% 80%
80% 20%
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

15. ABC Classification
 ஒவ்சவாரு Company’லும் Raw Materials’ 60 ~65% பங்கு உற்பத்தி
செலவில் இருக்கும் ( Cost of Goods Sold - COGS).
COGS:
All Raw Materials – 60~65%
Labor Cost – 7~8%
Power & utiities – 8~10%
.
.
.
_______________________
Total – 100%
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

16. ABC Classification
 சபாருட்ைைின் செலகவ ஆராயும் மபாது, முதல் 20% சபாருட்ைள் 80%
செலகவக் குைிக்கும்.பிைகு இருக்கும் 30ல் 40% சபாருட்ைள் - 15%
செலகவயும், ைகைெியாை இருக்கும் 50% சபாருட்ைள் – 5% செலகவயும்
குைிக்கும். இகவமய A, B மற்றும் C Class Materials ஆகும்.
Few Items = More consumption in value
A Category
B Category
More Items = Low consumption in value C Category
Methodology of analyzing ABC items, and Lead time are explained in the “Certified Manufacturing
Professional” course. To access login to www.businessense.in
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

17. Contents
 Section 1 : Introduction மற்றும் basic process
 Section 2: Material’sஐ வகைபடுத்தும் முகைைள்*
 Section 3: Order செய்யும் முகைைள்*
 Section 4: Supplier / Vendor மமலாண்கம
 Section 5: MIS report மற்றும் ஆராயும் முகைைள்
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

18. Ordering Techniques
Category Characteristics Ordering Techniques Reason
Scheduled Shipments / உபமயாைத்தில்
Standard Order Quantity (SOQ) மாற்ைம் இல்கல
மிைவும் அதிைமான
A செலவு,ைவனமாை
செயல்பை மவண்டும்
உபமயாைத்தில்
Re-Order level அடிக்ைடி மாற்ைம்.
மிதமான
Order based on the
B செலவு,மிதமான ைவனம்
மதகவ
Re-Order level
Re-Order level
குகைந்த செலவு.
அதிைமாை
அதிைமாை
C வாங்ைினாலும் MinMax / Two Bin System வாங்ைினாலும்
பாதிப்பில்கல
பாதிப்பில்கல.
Methodology of calculating ROL, Scheduled Shipments, MinMax quantities are explained in the
“Certified Manufacturing Professional” course. To access login to www.businessense.in
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

19. Contents
 Section 1 : Introduction மற்றும் basic process
 Section 2: Material’sஐ வகைபடுத்தும் முகைைள்*
 Section 3: Order செய்யும் முகைைள்*
 Section 4: Supplier / Vendor மமலாண்கம
 Section 5: MIS report மற்றும் ஆராயும் முகைைள்
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

20. Vendor Management
 Supplier Master Listஐ உருவாக்ை மவண்டும்.
 இதில் புதிய Supplierஐ மெர்க்ைமவா, பகழய Supplierஐ நீக்ைமவா Purchase Managerக்கு அதிைாரம் உள்ைது.
Vendor Evaluation Reportஐ மமற்சைாண்ை பின்னமர இகத செய்ய மவண்டும்.
 ஒரு Supplierஐ பின் வரும் Parameterைகைக் சைாண்டு மதிப்பிை மவண்டும்
S.No Parameters Weightage in %
1 Quality 30
2 Adherence to Delivery 20
3 Price 15
4 Average Lead time 15
5 Credit Period 10
6 Support during emergencies 10
Please note that the weightages are based on general management principles. They can be
modified according to the industry / companies
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

21. Vendor Master Sheet
 Supplier Master Listஐ பின் வரும் detail’ைகை சைாண்டு Create செய்ய
மவண்டும்
S.No Details to be recorded
1 Item Code
2 Item Description
3 Vendor Code
4 Vendor Name
5 Address
6 Contact Person
7 Phone No
8 Email Id
9 Vendor rating (based on the weightages)
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

22. End of Free Content
 Please visit our website www.businessense.in to access the full course – “Certified Manufacturing
Professional”
 Our website also contains list of ready-to-use templates and report formats containing Charts and
pivot tables.
 Templates and report formats are available for Purchase, Stores, Production, Quality, Maintenance and
HR functions
 These templates come in excel /word and can be downloaded and used right away
 At Business Sense, we help clients through consulting engagements focusing on improving
their Operations through Lean Manufacturing Implementation covering 5S, SMED, Kaizen and
other tools.
 We also serve clients on Preparation of Detailed Project Reports, Market Assessments, and
Supply Chain Re-engineering.
 You can subscribe to our bi-weekly newsletter here.
 Follow us:
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in