Proposal development workflow

1. Proposal development
workflow

2. Mục đích workflow
• Được thiết kế để tốc độ làm và chất lượng output của proposal được
tối ưu.
• Workflow cũng đảm bảo việc thực thi không căng thẳng và có nhiều
trãi nghiệm tích cực cho team member hơn
• Việc thực hành workflow thành thạo cũng tạo lợi thế cạnh tranh cho
công ty

3. Flow chính khi làm proposal
1. Debrief and Decode
Meeting
2. Collecting and Sharing
Working
3. Approach and Flow
Meeting
4. Proposal Working 5. Review 6. Finalize and Submit 7. Complete

4. 1. Debrief and Decode
Format: Meeting
Duration: 1 hour
Participants:
- Account Manager
- BS/BI
- Consultor
Mục tiêu:
- Chia sẽ các thông tin về khách hàng và dự án từ accout cho project team
- Trao đổi để đưa ra các định hướng về thông tin cần thu thập
- Trao đổi về các hướng triển khai dự án để team không đi xa quá
Roles Working flow Output
Account manager:
- Chia sẽ các thông tin về khách hàng, bối cảnh và
issues họ đang gặp phải, yêu cầu cụ thể khách hàng
dành cho công ty, các lưu ý để có thể win deal
– Là voice của khách hàng trong trao đổi nội bộ
BS/BI
- Lắng nghe và hiểu rõ các thông tin về khách hàng
và dự án.
- Chủ động đặt các câu hỏi để làm rõ vấn đề
- Tập trung tư duy về các hướng giải pháp khả dĩ
để có thể phải quyết vấn đề
Consultor
- Cung cấp các kinh nghiệm về các dự án tương tự
- Cung cấp các model suy nghĩ và model giải quyết
vấn đề
- Đưa ra các thông tin cần phải thu thập thêm hoặc
cần làm rõ để có thể giải quyết vấn đề tốt
Account Manager gởi trước các thông tin dự án và khách hàng
để mọi người đọc trước. Attach trực tiếp lên Clickup
Team member đọc kỹ nội dung và đưa ra các câu hỏi, suy nghĩ
các định hướng trước khi meeting
SHARING: Account manager sharing lại thông tin về khách
hàng và brief lại cho team các yêu cầu của dự án (15 Phút)
Pre
During
(SURE)
Post
UNDERSTANDING: Mọi người đặt câu hỏi và cùng trả lời các
câu hỏi để làm rõ thông tin (15 Phút)
RECONFIRM: Thống nhất lại mục tiêu dự án và các hướng tiếp
cận (15 Phút)
EXPLORATIVE: Thống nhất lại các thông tin cần làm rõ hoặc
cần thu thập thêm để có thể giải quyết vấn đề (15 Phút)
Gởi meetin minute cho team. Tập trung vô next step và action.
- Các thống nhất về mục tiêu và cách tiếp cận
- Deadline cho meeting lần sau
- Các thông tin cần thu thập và người phải thu thập
Cả team hiểu và thống nhất về:
- Các thông tin về khách hàng và dự án
- Mục tiêu dự án và cách tiếp cận
- KEY WINNING POINTs của dự án
- Các thông tin, kiến thức cần phải có để thực hiện dự án.
- Các thông tin đang có: link file hoặc nơi lấp file, hoặc người có
thể cung cấp thông tin
- Các thông tin còn thiếu: Người phụ trách thu thập các thông tin
còn thiếu, cách thu thập,…
- Các next step và date cho lần gặp tiếp
Definetion of Done: Gởi meeting minute sau cuộc họp
Tools/ Skill
Tools
- Project Briefing Form
- Các dự án cũ liên quan
Skill
- Kỹ năng truyền đạt
- Kỹ năng lắng nghe
- Kỹ năng dẫn dắt
2. Collecting and Sharing 3. Approach and Flow 4. Proposal 5. Review 6. Finalize and Submit 7. Complete

5. 1. Debrief and Decode
Format: Working Section
Duration: 8 hour
Participants:
(1) BS/BI
(2) Consultor
Mục tiêu:
- Thu thập các thông tin đang có nhưng chưa tổng hợp, thu thập các thông tin chưa có.
- Đọc các thông tin và phân loại theo nhóm
- Sử dụng các thông tin để hoàn thiện cách tiếp cận và flow trình bày của proposal
Roles Working flow Output
Account manager:
- Thu thập các thông tin từ phía khách hàng
- Bổ xung các thông tin và kinh nghiệm từ các dự
án tương tự trong quá khứ
BS/BI
- Thu thập các thông tin từ nội bộ hoặc các partner
- Desk Research thêm cho dự án
- Là người tổng hợp toàn bộ thông tin từ team
member
Consultor
- Đưa ra các định hướng tìm kiếm trong quá trình
làm.
- Hướng dẫn team member cách thu thập và tổng
hợp thông tin
- Chủ động tiềm kiếm những mảng thông tin được
giao
Các output chính:
- Có các nhóm thông tin đã được phân loại
- Có các insight và model chính có lợi cho việc giải quyết vấn đề
của dự án dựa vào các thông tin thu thập được
- Có có định hướng lớn về giải pháp có được từ sự tổng hợp và
đúc kết nhiều mảng thông tin với nhau
- Cả team cùng hiểu vấn đề và các chủ đề liên quan đến vấn đề
một cách sâu sắc hơn
Definition of Done: BS/BI tổng hợp và gởi các thông tin đã được
phân loại, các câu trả lời cho các câu hỏi cần làm rõ và các hướng
giải quyết dự án cho team member (update trên Clickup)
Tools/ Skill
Tools
- Các trang website có date chính thức
- Kho dữ liệu của công ty. Mua sách từ amazon
- 5is Model , 5Cs model
Skill
- Kỹ năng tìm kiếm thông tin
- Kỹ năng đọc nhanh và phân loại thông tin
- Kỹ năng tổng hợp thông tin
- Kỹ năng kết nối thông tin và tìm ra điểm quan trọng
- Kỹ năng sáng tạo ra giải pháp dựa vào các thông tin đã có
2. Collecting and Sharing 3. Approach and Flow 4. Proposal 5. Review 6. Finalize and Submit 7. Complete
Có bảng danh sách các câu hỏi cần làm rõ và lý do tại sao phải
trả lời các câu hỏi đó. Assign người phụ trách cho từng câu hỏi.
Pre
Có danh sách các nguồn có thể có các thông tin cần tìm kiếm
và các gợi ý tìm kiếm, các key word tìm kiếm.
During
(5S
model)
Searching: Tìm kiếm và thu thập thông tin
Synthesis: Tổng hợp và nhóm các thông tin theo chủ đề (hoặc
theo các list câu hỏi)
Savvy: Đọc và hiểu thông tin. Tìm kiếm những kiến thức,
model hay insight phù hợp và có lợi cho proposal
Strategy: Đưa ra các ý tưởng, giả định, model mới, các
approach liên quan đến dự án
Scanning: Xem nhanh và phân loại thông tin
Gởi các thông tin thô, thông tin đã tổng hợp theo nhóm câu
hỏi và các định hướng về giải pháp cho team member
Post

6. 1. Debrief and Decode
Format: Meeting
Duration: 1 hour
Participants:
- Account Manager
- BS/BI
- Consultor
Mục tiêu:
- BS/BI trình bày và get input của all team member về các thông tin chính có được thông qua quá trình tổng
hợp. Đồng thời đưa ra các approach, flow của bài presentation dựa vào nền tảng hiểu sâu các thông tin sau
khi thu thập được để team build thêm và finalize trước khi làm proposal chi tiết
Roles Working flow Output
Account manager:
- Nghe cách tiếp cận và input theo view của khách
hàng để đảm bảo giải quyết được vấn đề và phù
hợp với tình hình khác hàng nhất
- Cung cấp các điểm chính yếu cần highlight và các
risk có thể có để tăng cơ hội thành công cho bài
proposal
BS/BI
- Trình bày cách tiếp cận và flow proposal
- Tổng hợp các ý kiến của team và thống nhất các ý
kiến để reflect vô bài
Consultor
- Là người chịu trách nhiệm cuối cùng về chất
lượng của giải pháp.
Cả team thống nhất được các nội dung:
- Mục tiêu
- Cách tiếp cận
- Flow trình bày
- Các điểm nhấn của bài
Tools/ Skill
Tools
- Proposal Presentation Template
Skill
- Design thinking process
- Customer empathy
- Problem solving skill
2. Collecting and Sharing 3. Approach and Flow 4. Proposal 5. Review 6. Finalize and Submit 7. Complete
Gởi các thông tin thu thập được theo cấu trúc câu hỏi để team
đọc trước. Đưa ra các key insight và model tốt liên quan đến
giải quyết vấn đề của dự án
Pre
Đưa ra các option về approach cũng như flow proposal.
Sharing với team trước meeting
During
Trình bày lại các thông tin chính và key insight đã thu thập
được. Cả team đặt cấu hỏi để làm rõ các thông tin đó
Trình và về flow của bài present. Cả team input về flow và cung
cấp các thông tin về slide có sẵn để tăng tốc độ làm proposal.
Thống nhất về các mảng việc cần thực hiện cho từng người và
deadline để review draft proposal
Preview lại objective. Đưa ra các approach để giải quyết vấn
đề. Cả team cùng nghe và build thêm dựa trên kinh nghiệm và
góc nhìn của mình
Gởi meeting minute sau meeting
Post
Bổ xung các điểm nhấn quan trọng để phù hợp với đặc tính
khách hàng. Xác định các risk có thể có và cách manage.

7. 1. Debrief and Decode
Meeting
Format: Working
Duration: 8 hour
Participants:
- BS/BI
- Consultor
Mục tiêu:
- Xây dựng proposal dựa vào các input sau approach and Flow meeting
Roles Working flow Output
Account manager:
BS/BI
- Chịu trách nhiệm chính để làm proposal
Consultor
- Cung cấp hướng dẫn trong quá trình làm proposal
Definition of Done: Có bản Draft Proposal để Review
Tools/ Skill
Tools
Skill
2. Collecting and Sharing
Working
3. Approach and Flow
Meeting
4. Proposal Working 5. Review 6. Finalize and Submit 7. Complete
Pre
During
Post
Có approach, flow đã được thống nhất
Phát triển nội dung chi tiết của từng slide
Gởi lại draft proposal cho consultor để review
Kiểm tra về sự phù hợp với định hướng proposal, tính liên
quan đến ngành hàng , styles khách hàng, và ngân sách ước
lượng của họ.
Trao đổi thêm với Consultor nếu có điều gì chưa rõ cần input
thêm
Xây dựng thêm các demo liên quan đến khách hàng và ngành
hàng để proposal ấn tượng hơn
Có đủ các tài liệu tham khảo và demo liên quan đến dự án

8. Format: Meeting
Duration: 1 hour
Participants:
- BS/BI
- Consultor
Mục tiêu:
- Đảm bảo draft proposal được input để ra final proposal
Roles Working flow Output
Account manager:
- Đóng góp các góc nhìn từ phương diện khách hàng
để đảm bảo proposal đáp ứng tốt nhất issues khách
hàng đang gặp phải và đủ tạo điểm nhất, sự khác
biệt so với đối thủ.
BS/BI
Consultor
Proposal được đồng ý về nội dung chỉ cần chỉnh lại về cách trình
bày để đẹp hơn
Tools/ Skill
Tools
Skill
1. Debrief and Decode
Meeting
2. Collecting and Sharing
Working
3. Approach and Flow
Meeting
4. Proposal Working 5. Review 6. Finalize and Submit 7. Complete

9. Format: Meeting
Duration: 1 hour
Participants:
- BS/BI
- Consultor
Mục tiêu:
- Đảm bảo draft proposal được input để ra final proposal
Roles Working flow Output
Account manager:
BS/BI
Consultor
Proposal được đồng ý về nội dung chỉ cần chỉnh lại về cách trình
bày để đẹp hơn
Tools/ Skill
Tools
Skill
1. Debrief and Decode
Meeting
2. Collecting and Sharing
Working
3. Approach and Flow
Meeting
4. Proposal Working 5. Review 6. Finalize and Submit 7. Complete