Hoe begeleid je een proces en wat zijn de valkuilen? 10 tips

1. Proces-
management
10 tips
Onafhankelijk. Degelijk. Duidelijk.

2. Inhoud
1. Is het een proces?
2. Sense of urgency
3. De beste regisseur?
4. Stakeholders
5. Verken de geschiedenis
6. Investeer in relatie
7. Open ≠ openbaar
8. BATNA
9. De joker
10. Let the club do the work
Uw tips?
Onafhankelijk. Degelijk. Duidelijk.

3. 1. Is het een proces?
Niet alle problemen kunnen opgelost worden
met procesmanagement. Soms zijn een
commandohiërarchie of projectmanagement
veel effectiever. Met name is dit het geval als
het probleem duidelijk is en er een
gestructureerde oplossing voorhanden is (bijv.
het vanaf een bouwtekening bouwen van een
huis).
Als een probleem geen eenduidige of
gezaghebbende oplossing heeft en de
besluitvorming tot stand moet komen in een
netwerk van spelers met elk een eigen belang,
dan biedt procesmanagement uitkomst (bijv.
leden van een woongroep die samen moeten
besluiten over een nieuw onderkomen).
Het is belangrijk om vooraf bewust na te
denken over wat voor soort probleem er
opgelost moet worden en welke aanpak daar
het beste bij past. Het kan ook zijn dat er een
combinatie van project- en proces-
management nodig is. Zint eer gij begint.
Onafhankelijk. Degelijk. Duidelijk.

4. 2. Sense of urgency
Zorg dat duidelijk is dat er een sense of
urgency is voor de belangrijkste belang-
hebbenden. Als die er namelijk niet is, heeft het
geen zin om een proces te starten, want niet
iedereen zal dan meedoen.
De sense of urgency kent een inhoudelijke en
een procesmatige component. Inhoudelijk
moeten partijen ervan overtuigd zijn dat er
sprake is van een problematiek die om een
oplossing vraagt. Procesmatig moeten partijen
ervan overtuigd zijn dat oplossingen van deze
problematiek samenwerking vergt in een
proces.
Als één van beide componenten niet
aanwezig is, is het te vroeg om het proces te
starten.
Onafhankelijk. Degelijk. Duidelijk.

5. 3. De beste regisseur
Het lijkt voor de hand te liggen dat de
beleidsmedewerker die “ervan” is, de
procesregisseur wordt. In de praktijk, is dit vaak
regisseur niet de beste keuze. Juist degene die het diepst
in de materie zit, heeft vaak de diepst
gewortelde opvattingen en stokpaardjes en is
met al zijn sterktes en zwaktes veelal bekend
bij de andere partners. Dat maakt het lastig om
vanuit die positie los van de inhoud een
proces te gaan begeleiden. Beter is het om
iemand te hebben die iets verder van de
materie af staat en zelf geen inhoudelijk
belang heeft bij de uitkomst. De deskundige
beleidsmedewerker heeft dan bovendien zelf
de handen vrij om optimaal vanuit de inhoud
een bijdrage te leveren.
Onafhankelijk. Degelijk. Duidelijk.

6. 2. Stakeholders
Wie zijn er betrokken bij het proces en welke
rol hebben zij? Het is belangrijk om hiervan in
het beginstadium een goede analyse te
maken. Hierbij kan gebruik gemaakt worden
van de 3 C’s. Partijen waarvan absoluut
Commitment moet worden verkregen; partijen
waarmee Consensus moet worden bereikt en
partijen waarvan het fijn is als zij hun Credits
geven aan de uitvoering.
Onafhankelijk. Degelijk. Duidelijk.

7. 5. Verken de geschiedenis
Elk proces heeft een context en komt voort uit
bepaalde ontwikkelingen. De spelers hebben
elk hun eigen achtergrond en historie met
elkaar. Besteed aandacht aan de
achtergronden en geschiedenis die ten
grondslag liggen aan het proces. Om geen
onnodige fouten te maken helpt het om te
weten wat er eerder is voorgevallen, wie ooit
een conflict heeft gehad met wie, wat de
slepende nooit opgeloste issues zijn, etc.
Onafhankelijk. Degelijk. Duidelijk.

8. 6. Investeer in relatie
Eén van de belangrijkste voorwaarden om via
een proces tot besluitvorming te komen is
vertrouwen. Partners moeten vertrouwen
hebben in elkaar, anders werkt het niet.
Gaandeweg het traject kan dit aan de
vergadertafel langzaam ontstaan. Bedenk
echter dat het belangrijk is om ook buiten de
vergadertafel om te werken aan de relatie.
Wanneer mensen elkaar ook eens in een
andere context ontmoeten en elkaar beter
leren kennen, kan dit het proces aan de
vergadertafel helpen ontdooien en versnellen.
Onafhankelijk. Degelijk. Duidelijk.

9. 7. Open ≠ openbaar
Om voortgang te kunnen maken in een
proces, is het nodig dat de belangen van de
verschillende partijen naar voren komen. Dat
vereist een zekere mate van openheid van de
betrokkenen. Het is zaak dat de
procesregisseur deze openheid weet te
bewerkstelligen en daar aan werkt. Dit kan
worden gedaan door een goede sfeer en
vertrouwen te creëren tussen de spelers.
Openheid is niet hetzelfde als openbaarheid.
Toen de toenmalige Belgische informateur
Leterme, na elk overleg aan de pers vertelde
wat er aan de onderhandeltafel tussen de
partijen was gewisseld, was het snel gedaan
met het onderlinge vertrouwen. Openheid is
niet hetzelfde als onderhandelen via de pers.
Onafhankelijk. Degelijk. Duidelijk.

10. 8. BATNA
BATNA staat voor Best Alternative To a
Negotiated Agreement. In een proces is het
belangrijk om te bedenken wat je beste
alternatief is, in het geval dat het proces stopt
en er geen samenwerking tot stand komt. De
sterkte van je eigen BATNA, maar ook het
BATNA van de anderen bepaalt hoe groot de
urgentie voor een ieder is om het proces te
laten slagen.
Als faillissement het enige alternatief is voor
een winkelier voor het samenwerken met de
winkeliersvereniging om gezamenlijk de straat
op te knappen, dan is dat heel anders, dan
wanneer er ook allerlei andere succesvolle
alternatieven voor de samenwerking te
bedenken zijn.
Onafhankelijk. Degelijk. Duidelijk.

11. 9. De joker
In een proces is het belangrijk dat af en toe
teruggevallen kan worden op de autoriteit, het
netwerk of de doorzettingsmacht van de
opdrachtgever (vaak de minister, directeur of
wethouder). We noemen dat het inzetten van
de joker. Dit kan nodig zijn om te toetsen of
een oplossingsrichting die ontstaat ook echt
daadwerkelijk op steun van bovenaf kan
rekenen. Een andere mogelijkheid kan zijn als
er interne verdeeldheid heerst en alle neuzen
dezelfde kant op moeten worden gericht.
Soms ook kan het zijn dat één van de partners
in het proces dermate dwars ligt, dat er
bovenlangs een plooi moet worden
gladgestreken. Uiteraard dient een
procesregisseur in eerste instantie zelf de
problemen op te lossen en kan door een
goede procesinrichting veel worden
afgevangen. Het laat onverlet dat het
belangrijk is dat indien het echt nodig is, los
van alle formele overlegstructuren, de joker
kan worden ingezet.
Onafhankelijk. Degelijk. Duidelijk.

12. 10. Let the club do the work
De belangrijkste tip die ik ooit kreeg van een
Engelse golfleraar was: “let the club do the
work”. Jij moet zorgen dat de stok (golf club)
een zo vloeiend mogelijke beweging kan
maken. Als dat lukt, dan gaat de bal vanzelf
hard en ver. Maar als je zelf juist kracht gaat
gebruiken om een flinke mep te geven, dan
verkramp je en komt de bal amper vooruit.
Zo is het precies met procesmanagement.
Geef het proces de ruimte en laat het proces
het werk doen. Zodra je er zelf aan gaat lopen
duwen en trekken of kracht gaat gebruiken,
dan loopt het mis. Je kan een proces niet
forceren, je kan alleen trachten de
omstandigheden te creëren, zodat het zo
vloeiend mogelijk kan verlopen.
Onafhankelijk. Degelijk. Duidelijk.

13. Uw tips?
Hebt u de 11e tip?
Ik ben erg benieuwd en hoor hem graag!.
Mocht u verder ondersteuning nodig hebben
bij uw proces, neem dan gerust contact met
mij op.
Drs. Michel de Visser
06-81 44 95 40
info@mdva.nl
Onafhankelijk. Degelijk. Duidelijk.