event protocol

1. Pengurusan MajliS DAN PROTOKOL Oleh: Norti Hj Sirin Penolong Pendaftar Kanan Bahagian Perhubungan Korporat

2. UNGKAPAN BESTARI Quality people Create Quality Organization Quality means doing it right when no one is looking

3. PERSEDIAAN MENGENDALIKAN MAJLIS: Anda dikehendaki menganjurkan Majlis Di UMS. Sila kemukakan persediaan bagi menganjurkan majlis tersebut termasuk pengendalian protokol majlis. Majlis Jamuan Makan Malam @ Majlis Perasmian Bangunan SSMP (contoh)

4. Terbahagi kepada Dua: Persediaan Pramajlis Ketika majlis

5. Pra Majlis Persediaan Majlis Tubuh Jawatankuasa tetap Senarai tanggungjawab senarai semak Jenis majlis Tempat Kenalpasti tetamu Penyediaan senarai jemputan Aturcara

6. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN

7. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN MAJLIS FORMAL JENIS-JENIS SENARAI JEMPUTAN YANG PERLU DISEDIAKAN: SENARAI RINGKAS SENARAI NAMA SENARAI KEUTAMAAN SENARAI JAWAPAN SENARAI KEHADIRAN

8. CONTOH SENARAI RINGKAS BAGI MAJLIS

9. CONTOH SENARAI RINGKAS BAGI MAJLIS DIUMS

10. SENARAI NAMA Butir-butir dalam senarai nama Nama penuh dan gelaran dan darjah kebesarannya (jika ada) Nama isteri Jawatan atau pangkat Alamat pejabat Nombor telefon pejabat Alamat rumah Nombor telefon rumah Nama setiausaha sulitnya dan nombor telefonnya Butir-butir lain (jika ada)

11. CONTOH SENARAI NAMA

13. SENARAI KEUTAMAAN YB Tan Sri………………………….Menteri YB Dato’……………………………Menteri YB. Datuk…………………………..Menteri YB Tuan Haji………………..Timb. Menteri Y. Bhg Datuk Ahmad bin Ali………….KSU Y. Bhg Dato’ Mohd Nor bin Hashim.....KSU Y. Bhg Dato’ Abdul Rahim bin Kasim..KSU Encik Mohd Alias bin Abu Bakar……TKSU Encik Yusuf bin Zaid…………………….KP Puan Rahimah bt. Aziz ………………...KP

14. Senarai keutamaan UMS Pegawai Utama Universiti Naib Canselor TNC P & I TNC (Akademik dan Pengantarabangsaan) TNC HEP & Alumni Pendaftar Bendahari Pustakawan Dekan/Pengarah Pengarah UMSKAL Prof Prof Madya… Pensyarah Kanan Pensyarah

15. CONTOH SENARAI JAWAPAN

16. CONTOH SENARAI KEHADIRAN

17. PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK BAGI MAJLIS

18. 1. KEKANANAN BAGI TIGA ORANG 2 1 3 PENTAS KHAS

19. 2. KEKANANAN BAGI LIMA ORANG 4 2 1 3 5 PENTAS KHAS

20. 3. KEKANANAN BAGI TUJUH ORANG 6 4 2 1 3 5 7 PENTAS KHAS

21. 4. KEKANANAN BAGI SEMBILAN ORANG 8 6 4 2 1 3 5 7 9 PENTAS KHAS

22. PENTAS KHAS 4 2 1 3 5 5. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK JEMPUTAN SEORANG 4 10 2 8 6 7 1 9 3 5 17 11 19 13 15 14 20 12 18 16 27 21 29 23 25 24 30 22 28 26 BLOK B BLOK A

23. 6. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK JEMPUTAN SEORANG PENTAS KHAS 4 2 1 3 5 2 5 1 4 3 4 1 5 2 3 9 6 10 7 8 7 10 6 9 8 14 11 15 12 13 12 15 11 14 13 PEREMPUANBLOK B LELAKI BLOK A

24. 7. KEKANANAN BAGI DUA ORANG 1 2 PENTAS KHAS

25. 8. KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG 1 2 4 3 PENTAS KHAS

26. 9. KEKANANAN BAGI ENAM ORANG 5 3 1 2 4 6 PENTAS KHAS

27. 10. KEKANANAN BAGI LAPAN ORANG 6 4 2 1 3 5 7 8 PENTAS KHAS

28. 11. KEKANANAN BAGI SEPULUHORANG 8 6 4 2 1 3 5 7 9 10 PENTAS KHAS

29. 12. KEKANANAN BAGI DUA BELAS ORANG 8 6 4 2 1 3 5 7 9 10 12 11 PENTAS KHAS

30. 13. KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG BERSAMA ISTERI 1 2 4 3 PENTAS KHAS

31. 14. KEKANANAN BAGI ENAM ORANG BERSAMA ISTERI 5 3 1 2 4 6 PENTAS KHAS

32. 15. KEKANANAN BAGI LAPAN ORANG BERSAMA ISTERI 6 4 2 1 3 5 7 8 PENTAS KHAS

33. 16. KEKANANAN BAGI SEPULUHORANG BERSAMA ISTERI 8 6 4 2 1 3 5 7 9 10 PENTAS KHAS

34. 17. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK JEMPUTAN BERSAMA ISTERI PENTAS KHAS 3 1 2 4 6 5 2 5 1 4 3 4 1 5 2 3 9 6 10 7 8 7 10 6 9 8 14 11 15 12 13 12 15 11 14 13 PEREMPUANBLOK B LELAKI BLOK A

35. 18. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK JEMPUTAN BERSAMA ISTERI PENTAS KHAS 3 1 2 4 6 5 7 8 9 2 10 5 6 4 11 3 8 7 12 1 21 14 22 17 18 16 23 15 20 19 24 13 33 26 34 29 30 28 35 27 32 31 36 25 BLOK B BLOK A

36. PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK BAGI MAJLIS MAKAN

37. PANJANG-PANJANG MEJA

38. PANJANG BULAT MEJA

39. BULAT-BULAT

40. BULAT PANJANG

41. PELBAGAI BENTUK SUSUNAN MEJA MEJA MEJA

42. 6. TETAMU KEHORMAT DI SEBELAH KANAN (BILANGAN GENAP) 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 MEJA KHAS

43. 7. JEMPUTAN SUAMI ISTERI: ISTERI BERSEBELAHAN SUAMI (BILANGAN PASANGAN GANJIL) 4 2 1 3 5 S S S S S I I I I I MEJA KHAS

44. 8. JEMPUTAN SUAMI ISTERI: ISTERI BERSEBELAHAN SUAMI (BILANGAN PASANGAN GENAP) 5 3 1 2 4 6 S S S S S I I I I I I S MEJA KHAS

45. SUSUNAN MEJA BULAT PENTAS T I ANG T I ANG 22 14 PENTAS PERSEMBAHAN 21 13 12 11 20 10 9 19 T I ANG T I ANG 7 8 5 6 17 18 3 4 15 T I ANG 1 2 T I ANG 16 MEJA KHAS

46. SUSUNAN MEJA KHAS (DIRAJA) DAN MEJA BULAT

47. MEJA KHAS BULATJEMPUTAN SUAMI ISTERI 1. TETAMU UTAMA 2. TUAN RUMAH 3. ISTERI TETAMU UTAMA 4. ISTERI TUAN RUMAH

48. MEJA KHAS BULATTETAMU UTAMA SETARAF DGN TUAN RUMAH 1. TETAMU UTAMA 3. TUAN RUMAH 2. ISTERI TETAMU UTAMA 4. ISTERI TUAN RUMAH

49. MEJA KHAS BULATTETAMU UTAMA LEBIH TINGGI DARI TUAN RUMAH 2. ISTERI TETAMU UTAMA 1. TETAMU UTAMA 3. TUAN RUMAH 4. ISTERI TUAN RUMAH

50. MEJA KHAS BULATISTERI BERSEBELAHAN DGN SUAMI 1. TETAMU UTAMA 2. TUAN RUMAH 3. ISTERI TETAMU UTAMA 4. ISTERI TUAN RUMAH 5. SUAMI 6. SUAMI 7. ISTERI 8. ISTERI

51. MEJA TETAMU LAINISTERI DAN SUAMI BERSETENTANG 1. SUAMI 2. ISTERI 3. ISTERI 4. SUAMI 5. SUAMI 6. ISTERI 7. SUAMI 8. ISTERI 10. ISTERI 9. SUAMI

52. MEJA TETAMU LAINISTERI DAN SUAMI BERSEBELAHAN 10. ISTERI 8. SUAMI 9. SUAMI 7. ISTERI 4. SUAMI 6. ISTERI 3. ISTERI 5. SUAMI 1. SUAMI 2. ISTERI

53. SUSUNAN KEUTAMAAN PERSEKUTUAN

54. SUSUNAN KEUTAMAAN PESEKUTUAN22hb JANUARI 1998 Yang Di-Pertuan Agong Raja Permaisuri Agong Raja-raja dan Pemangku-Pemangku Raja Yang Di-Pertua Negeri-Negeri Bekas-bekas Raja Permaisuri Agong yang menerima saraan DiRaja daripada Kerajaan Persekutuan

55. Samb. Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Kehormat – 7A Bakal-bakal Raja (Tengku Mahkota/Raja Muda) Ahli-ahli Darjah Utama Seri Mahkota Negara (D.M.N) Ahli-ahli Seri Maharaja Mangku Negara (S.M.N)

56. Samb. Ahli-ahli Seri Setia Mahkota (S.S.M) Kehormat – 10A Dato-Dato Undang yang Empat Negeri Sembilan dan Tengku Besar Tampin, Negeri Sembilan. Ketua Hakim Negara Mahkamah Persekutuan Yang di-Pertua Dewan Negara Yang di-Pertua Dewan Rakyat

57. Samb. Bekas-bekas Perdana Menteri Bekas-bekas Timbalan Perdana Menteri Ahli-ahli Jemaah Menteri Setiausaha Jemaah Menteri/Ketua Setiausaha Negara Kehormat–17A Menteri-Menteri Besar dan Ketua-Ketua Menteri.

58. Samb. Peguam Negara Panglima Angkatan Tentera Ketua Polis Negara Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Timbalan-Timbalan Menteri Timbalan Yang di-Pertua Dewan Negara dan Timbalan Yang di-Pertua Dewan Rakyat

59. Samb. Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Tinggi, Duta-Duta Besar, Menteri-Menteri yang Mutlak, Pemangku-Pemangku Pesuruhjaya Tinggi dan Kuasa-Kuasa Usaha Presiden Mahkamah Rayuan Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Malaysia Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Sabah dan Sarawak

60. Samb. Ketua Pembangkang Parlimen Hakim-Hakim Mahkamah Persekutuan Hakim-Hakim Mahkamah Rayuan Setiausaha-setiausaha Parlimen Bekas Ketua Setiausaha Negara Pegawai-pegawai Gred Utama Turus I, II dan III. Bekas Peguam Negara, Bekas Panglima Angkatan Tentera dan Bekas Ketua Polis Negara

61. Samb. Pengerusi-Pengerusi Suruhanjaya yang ditubuhkan di bawah Perlembagaan Persekutuan. Hakim-hakim Mahkamah Tinggi Pengerusi Tribunal Perkhidmatan Awam Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Kehakiman Ketua Audit Negara Gabenor Bank Negara Datuk Bandar Kuala Lumpur

62. Samb. Pengerusi Majlis Rasmi Kerajaan Mufti Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur. Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja Datuk Paduka Maharaja Lela Ahli-ahli Panglima Mangku Negara (P.M.N) Ahli-Ahli Panglima Setia Mahkota (P.S.M)

63. Samb. Professor-Professor Diraja Ahli-ahli Panglima Jasa Negara (P.J.N) Ahli-ahli Panglima Setia Diraja (P.S.D) Kehormat – 50A Timbalan-timbalan Menteri Besar / Timbalan-Timbalan Ketua Menteri Kehormat – 50B Speaker Dewan- Dewan Undangan Negeri

64. Samb. Ahli-ahli Dewan Negara Ahli-ahli Dewan Rakyat Pegawai-pegawai Gred Utama ‘A’ dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya. Panglima Tentera Darat Panglima Tentera Laut Panglima Tentera Udara Timbalan Ketua Polis Negara

65. Samb. Ketua-ketua Setiausaha Kementerian Naib-Naib Canselor Universiti Kehormat – 59A Ahli-ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri dan Menteri- Menteri Negeri di Sabah dan Sarawak. Pegawai-pegawai Gred Utama ‘B’ dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.

66. Samb. Pengerusi-Pengerusi Badan-Badan Berkanun Persekutuan dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengan gred Utama ‘B’ dan ke atas. Kehormat – 61A Penerima Anugerah ‘Fellow’ Negara. 62. Wakil-Wakil tempatan Bangsa-Bangsa Bersatu

67. Samb. Pegawai-pegawai Gred Utama ‘C’ , Pegawai-Pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya. Ahli-ahli Johan Mangku Negara (J.M.N) Ahli-ahli Johan Setia Mahkota (J.S.M) Ahli-ahli Johan Setia DiRaja

68. Samb. Pegawai-pegawai Gred I, Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya. Setiausaha-setiausaha Politik Pegawai-pegawai Gred II, Pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya. Konsul-konsul Besar negara-negara yang tiada perwakilan diplomatik di Malaysia.

69. Susunan tetamu UMS Naib Canselor Timbalan Naib Canselor P & I Timbalan Naib Canselor Akademik dan Pengantarabangsaan Timbalan Naib Canselor HEP & Alumni Pendaftar Bendahari

70. Samb. Dekan: Prof Prof Madya Pensyarah Kanan Pengarah Ketua Unit Pengetua

71. KETIKA MAJLIS PENDAFTARAN (JAMUAN MAKAN MALAM/SEMINAR) Senarai Tetamu Disediakan Dan Kedudukan Di Dewan (Jamuan Makam Malam) ‘Drawing’ di dalam Dewan PENYAMBUT TETAMU DIKENALPASTI Berpengetahuan Mengenai Majlis PERLU BILIK MENUNGGU PENGACARA MAJLIS PERSEMBAHAN: Bentuk Persembahan Bersesuaian Dengan Tetamu Diundang

72. KRITERIA PENGACARA MAJLIS RASMI FASIH DALAM PENGGUNAAN BAHASA TIADA KECACATAN ANGGOTA CEPAT DALAM PERGERAKAN TIDAK GUGUP TIDAK DARAH GEMURUH TIDAK PANIK TAHU MENGGUNAKAN BUDI BICARA SABAR TIDAK BERPERWATAKAN SERIUS MEMPUNYAI PENGETAHUAN ASAS MENGENAI ADAT ISTIADAT, PROTOKOL DAN ETIKET SOSIAL

73. BIDANG TUGAS MENGAWAL MAJLIS MEMBUAT PENGUMUMAN MEMBERI PANDUAN

74. PEMBAHAGIAN TUGAS PENGUMUMAN PEMBIMBING SOLO BERDUET

75. 7. FORMAT TEKS

77. BILANGAN PENGUMUMAN

78. MASA +-

79. CUE

81. PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN

82. PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN ATURCARA MAJLIS TERPERINCI Panduan Pegawai Panduan Pekerja Majlis berjalan dengan licin Mengikut amalan protokol Pengawalan masa Panduan akan datang Rekod TUJUAN

83. Samb. BUTIR-BUTIR ATURCARA PENTADBIRAN Masa Pergerakan Penyelaras PENULISAN ATURCARA PENTADBIRAN

84. PERINGATAN: PERSEDIAAN MAJLIS PERSEDIAAN DIBUAT AWAL JENIS MAJLIS SEMINAR/PERASMIAN JAMUAN MAKAN MALAM SENARAI SEMAK KEPERLUAN SUSUN ATUR BILIK/DEWAN CENDERAMATA BENTUK DULANG RAPTAI FLOOR MANAGER PROTOKOL/CENDERAMATA/MC CUE PERGERAKAN

85. KERJASAMA BPK & S/P/I/U Jemputan S/P/I/U kecuali Jemputan Menteri BPK (maklumat mesti lengkap) Protokol BPK beri nasihat: S/P/I/U bentuk protokol sendiri wakil BPK akan membantu Cenderamata Menteri BPK lain2 S/P/I/U Jemputan Media mesti melalui BPK Press Kit diberi kepada BPK untuk edaran kepada Press

86. Samb. Ucapan perlu melalui BPK untuk semakan (seminggu awal) Khidmat Photograph: BPK

87. TERKINI BPK BORANG2 BPK DI WEBSITE MAKLUMAN AKTIVITI MELALUI EMAIL MAKLUMAN LANTIKAN MELALUI EMAIL AKAN DATANG: MELALUI SMS

88. TAMAT