Dokumen ini memberikan panduan lengkap mengenai pengurusan majlis dan protokol, termasuk persediaan pramajlis dan pengendalian protokol semasa majlis. Terdapat senarai tanggungjawab, pengenalan kepada senarai jemputan, serta prinsip penyusunan tempat duduk bagi pelbagai jenis majlis. Maklumat ini penting untuk memastikan majlis di UMS berjalan lancar dan mematuhi etika serta adat yang ditetapkan.

1. Pengurusan MajliS DAN PROTOKOL Oleh:Norti Hj Sirin Penolong Pendaftar Kanan Bahagian Perhubungan Korporat

2. UNGKAPAN BESTARI Quality people Create Quality OrganizationQuality means doing it right when no one is looking

3. PERSEDIAAN MENGENDALIKAN MAJLIS:Anda dikehendaki menganjurkan Majlis Di UMS. Sila kemukakan persediaan bagi menganjurkan majlis tersebut termasuk pengendalian protokol majlis. Majlis Jamuan Makan Malam @Majlis Perasmian Bangunan SSMP (contoh)

4. Terbahagi kepada Dua:Persediaan PramajlisKetika majlis

5. Pra MajlisPersediaan Majlis Tubuh Jawatankuasa tetapSenarai tanggungjawabsenarai semakJenis majlis Tempat Kenalpasti tetamu Penyediaan senarai jemputanAturcara

6. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN

7. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN MAJLIS FORMALJENIS-JENIS SENARAI JEMPUTAN YANGPERLU DISEDIAKAN:SENARAI RINGKASSENARAI NAMASENARAI KEUTAMAANSENARAI JAWAPANSENARAI KEHADIRAN

8. CONTOH SENARAI RINGKAS BAGI MAJLIS

9. CONTOH SENARAI RINGKAS BAGI MAJLIS DIUMS

10. SENARAI NAMAButir-butir dalam senarai namaNama penuh dan gelaran dan darjah kebesarannya (jika ada) Nama isteriJawatan atau pangkatAlamat pejabat Nombor telefon pejabatAlamat rumahNombor telefon rumahNama setiausaha sulitnya dan nombor telefonnyaButir-butir lain (jika ada)

11. CONTOH SENARAI NAMA

13. SENARAI KEUTAMAANYB Tan Sri………………………….MenteriYB Dato’……………………………MenteriYB. Datuk…………………………..MenteriYB Tuan Haji………………..Timb. MenteriY. Bhg Datuk Ahmad bin Ali………….KSUY. Bhg Dato’ Mohd Nor bin Hashim.....KSUY. Bhg Dato’ Abdul Rahim bin Kasim..KSUEncik Mohd Alias bin Abu Bakar……TKSUEncik Yusuf bin Zaid…………………….KPPuan Rahimah bt. Aziz ………………...KP

14. Senarai keutamaan UMSPegawai Utama Universiti Naib Canselor TNC P & ITNC (Akademik dan Pengantarabangsaan)TNC HEP & Alumni Pendaftar Bendahari PustakawanDekan/PengarahPengarah UMSKALProf Prof Madya…Pensyarah Kanan Pensyarah

15. CONTOH SENARAI JAWAPAN

16. CONTOH SENARAI KEHADIRAN

17. PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK BAGI MAJLIS

18. 1. KEKANANAN BAGI TIGA ORANG213PENTAS KHAS

19. 2. KEKANANAN BAGI LIMA ORANG42135PENTAS KHAS

20. 3. KEKANANAN BAGI TUJUH ORANG6421357PENTAS KHAS

21. 4. KEKANANAN BAGI SEMBILAN ORANG864213579PENTAS KHAS

22. PENTAS KHAS421355. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOKJEMPUTAN SEORANG410286719351711191315142012181627212923252430222826BLOK BBLOK A

23. 6. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOKJEMPUTAN SEORANGPENTAS KHAS42135251434152396107871069814111512131215111413PEREMPUANBLOK BLELAKIBLOK A

24. 7. KEKANANAN BAGI DUA ORANG12PENTAS KHAS

25. 8. KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG1243PENTAS KHAS

26. 9. KEKANANAN BAGI ENAM ORANG531246PENTAS KHAS

27. 10. KEKANANAN BAGI LAPAN ORANG64213578PENTAS KHAS

28. 11. KEKANANAN BAGI SEPULUHORANG86421357910PENTAS KHAS

29. 12. KEKANANAN BAGI DUA BELAS ORANG864213579101211PENTAS KHAS

30. 13. KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG BERSAMA ISTERI1243PENTAS KHAS

31. 14. KEKANANAN BAGI ENAM ORANG BERSAMA ISTERI531246PENTAS KHAS

32. 15. KEKANANAN BAGI LAPAN ORANG BERSAMA ISTERI64213578PENTAS KHAS

33. 16. KEKANANAN BAGI SEPULUHORANG BERSAMA ISTERI86421357910PENTAS KHAS

34. 17. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOKJEMPUTAN BERSAMA ISTERIPENTAS KHAS312465251434152396107871069814111512131215111413PEREMPUANBLOK BLELAKIBLOK A

35. 18. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOKJEMPUTAN BERSAMA ISTERIPENTAS KHAS31246578921056411387121211422171816231520192413332634293028352732313625BLOK BBLOK A

36. PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK BAGI MAJLIS MAKAN

37. PANJANG-PANJANGMEJA

38. PANJANG BULATMEJA

39. BULAT-BULAT

40. BULAT PANJANG

41. PELBAGAI BENTUK SUSUNAN MEJAMEJAMEJA

42. 6. TETAMU KEHORMAT DI SEBELAH KANAN (BILANGAN GENAP)97531246810MEJA KHAS

43. 7. JEMPUTAN SUAMI ISTERI: ISTERI BERSEBELAHAN SUAMI (BILANGAN PASANGAN GANJIL) 4 2 1 3 5SSSSSIIIIIMEJA KHAS

44. 8. JEMPUTAN SUAMI ISTERI: ISTERI BERSEBELAHAN SUAMI (BILANGAN PASANGAN GENAP) 5 3 1 2 4 6SSSSSIIIIIISMEJA KHAS

45. SUSUNAN MEJA BULATPENTAST I ANGT I ANG2214PENTAS PERSEMBAHAN211312112010919T I ANGT I ANG785617183415T I ANG12T I ANG16MEJA KHAS

46. SUSUNAN MEJA KHAS (DIRAJA) DAN MEJA BULAT

47. MEJA KHAS BULATJEMPUTAN SUAMI ISTERI1. TETAMU UTAMA2. TUAN RUMAH3. ISTERI TETAMU UTAMA4. ISTERI TUAN RUMAH

48. MEJA KHAS BULATTETAMU UTAMA SETARAF DGN TUAN RUMAH1. TETAMU UTAMA3. TUAN RUMAH2. ISTERI TETAMU UTAMA4. ISTERI TUAN RUMAH

49. MEJA KHAS BULATTETAMU UTAMA LEBIH TINGGI DARI TUAN RUMAH2. ISTERI TETAMU UTAMA1. TETAMU UTAMA3. TUAN RUMAH4. ISTERI TUAN RUMAH

50. MEJA KHAS BULATISTERI BERSEBELAHAN DGN SUAMI1. TETAMU UTAMA2. TUAN RUMAH3. ISTERI TETAMU UTAMA4. ISTERI TUAN RUMAH5. SUAMI6. SUAMI7. ISTERI8. ISTERI

51. MEJA TETAMU LAINISTERI DAN SUAMI BERSETENTANG1. SUAMI2. ISTERI3. ISTERI4. SUAMI5. SUAMI6. ISTERI7. SUAMI8. ISTERI10. ISTERI9. SUAMI

52. MEJA TETAMU LAINISTERI DAN SUAMI BERSEBELAHAN10. ISTERI8. SUAMI9. SUAMI7. ISTERI4. SUAMI6. ISTERI3. ISTERI5. SUAMI1. SUAMI2. ISTERI

53. SUSUNAN KEUTAMAAN PERSEKUTUAN

54. SUSUNAN KEUTAMAAN PESEKUTUAN22hb JANUARI 1998Yang Di-Pertuan AgongRaja Permaisuri AgongRaja-raja dan Pemangku-Pemangku RajaYang Di-Pertua Negeri-NegeriBekas-bekas Raja Permaisuri Agong yang menerima saraan DiRaja daripada Kerajaan Persekutuan

55. Samb.Perdana MenteriTimbalan Perdana Menteri Kehormat – 7A Bakal-bakal Raja (Tengku Mahkota/Raja Muda) Ahli-ahli Darjah Utama Seri Mahkota Negara (D.M.N)Ahli-ahli Seri Maharaja Mangku Negara (S.M.N)

56. Samb.Ahli-ahli Seri Setia Mahkota (S.S.M) Kehormat – 10A Dato-Dato Undang yang Empat Negeri Sembilan dan Tengku Besar Tampin, Negeri Sembilan.Ketua Hakim Negara Mahkamah PersekutuanYang di-Pertua Dewan NegaraYang di-Pertua Dewan Rakyat

57. Samb.Bekas-bekas Perdana MenteriBekas-bekas Timbalan Perdana MenteriAhli-ahli Jemaah MenteriSetiausaha Jemaah Menteri/Ketua Setiausaha Negara Kehormat–17A Menteri-Menteri Besar dan Ketua-Ketua Menteri.

58. Samb.Peguam NegaraPanglima Angkatan TenteraKetua Polis NegaraKetua Pengarah Perkhidmatan AwamTimbalan-Timbalan MenteriTimbalan Yang di-Pertua Dewan Negara dan Timbalan Yang di-Pertua Dewan Rakyat

59. Samb.Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Tinggi, Duta-Duta Besar, Menteri-Menteri yang Mutlak, Pemangku-Pemangku Pesuruhjaya Tinggi dan Kuasa-Kuasa UsahaPresiden Mahkamah RayuanHakim Besar Mahkamah Tinggi di MalaysiaHakim Besar Mahkamah Tinggi di Sabah dan Sarawak

60. Samb.Ketua Pembangkang ParlimenHakim-Hakim Mahkamah PersekutuanHakim-Hakim Mahkamah RayuanSetiausaha-setiausaha ParlimenBekas Ketua Setiausaha NegaraPegawai-pegawai Gred Utama Turus I, II dan III.Bekas Peguam Negara, Bekas Panglima Angkatan Tentera dan Bekas Ketua Polis Negara

61. Samb.Pengerusi-Pengerusi Suruhanjaya yang ditubuhkan di bawah Perlembagaan Persekutuan.Hakim-hakim Mahkamah TinggiPengerusi Tribunal Perkhidmatan AwamPesuruhjaya-Pesuruhjaya KehakimanKetua Audit NegaraGabenor Bank NegaraDatuk Bandar Kuala Lumpur

62. Samb.Pengerusi Majlis Rasmi KerajaanMufti Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur.Penyimpan Mohor Besar Raja-RajaDatuk Paduka Maharaja LelaAhli-ahli Panglima Mangku Negara (P.M.N)Ahli-Ahli Panglima Setia Mahkota (P.S.M)

63. Samb.Professor-Professor DirajaAhli-ahli Panglima Jasa Negara (P.J.N)Ahli-ahli Panglima Setia Diraja (P.S.D) Kehormat – 50A Timbalan-timbalan Menteri Besar / Timbalan-Timbalan Ketua Menteri Kehormat – 50B Speaker Dewan- Dewan Undangan Negeri

64. Samb.Ahli-ahli Dewan NegaraAhli-ahli Dewan RakyatPegawai-pegawai Gred Utama ‘A’ dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.Panglima Tentera DaratPanglima Tentera LautPanglima Tentera UdaraTimbalan Ketua Polis Negara

65. Samb.Ketua-ketua Setiausaha KementerianNaib-Naib Canselor Universiti Kehormat – 59A Ahli-ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri dan Menteri- Menteri Negeri di Sabah dan Sarawak.Pegawai-pegawai Gred Utama ‘B’ dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.

66. Samb.Pengerusi-Pengerusi Badan-Badan Berkanun Persekutuan dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengan gred Utama ‘B’ dan ke atas. Kehormat – 61A Penerima Anugerah ‘Fellow’ Negara.62. Wakil-Wakil tempatan Bangsa-Bangsa Bersatu

67. Samb.Pegawai-pegawai Gred Utama ‘C’ , Pegawai-Pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.Ahli-ahli Johan Mangku Negara (J.M.N)Ahli-ahli Johan Setia Mahkota (J.S.M)Ahli-ahli Johan Setia DiRaja

68. Samb.Pegawai-pegawai Gred I, Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.Setiausaha-setiausaha PolitikPegawai-pegawai Gred II, Pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.Konsul-konsul Besar negara-negara yang tiada perwakilan diplomatik di Malaysia.

69. Susunan tetamu UMS Naib Canselor Timbalan Naib Canselor P & I Timbalan Naib Canselor Akademik dan PengantarabangsaanTimbalan Naib Canselor HEP & Alumni Pendaftar Bendahari

70. Samb.Dekan:Prof Prof MadyaPensyarah KananPengarahKetua UnitPengetua

71. KETIKA MAJLISPENDAFTARAN (JAMUAN MAKAN MALAM/SEMINAR)Senarai Tetamu Disediakan Dan Kedudukan Di Dewan (Jamuan Makam Malam)‘Drawing’ di dalam Dewan PENYAMBUT TETAMU DIKENALPASTI Berpengetahuan Mengenai Majlis PERLU BILIK MENUNGGUPENGACARA MAJLIS PERSEMBAHAN: Bentuk Persembahan Bersesuaian Dengan Tetamu Diundang

72. KRITERIA PENGACARA MAJLIS RASMIFASIH DALAM PENGGUNAAN BAHASATIADA KECACATAN ANGGOTACEPAT DALAM PERGERAKANTIDAK GUGUPTIDAK DARAH GEMURUHTIDAK PANIKTAHU MENGGUNAKAN BUDI BICARASABARTIDAK BERPERWATAKAN SERIUSMEMPUNYAI PENGETAHUAN ASAS MENGENAI ADAT ISTIADAT, PROTOKOL DAN ETIKET SOSIAL

73. BIDANG TUGASMENGAWAL MAJLISMEMBUAT PENGUMUMANMEMBERI PANDUAN

74. PEMBAHAGIAN TUGASPENGUMUMANPEMBIMBINGSOLOBERDUET

75. 7. FORMAT TEKS

76. PENYEDIAAN TEKSKANDUNGAN MUKA SURAT

77. BILANGAN PENGUMUMAN

78. MASA +-

79. CUE

80. ANN: CONTOH TEKS Majlis RasmiMS: (1)

81. PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN

82. PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRANATURCARA MAJLIS TERPERINCIPanduan PegawaiPanduan PekerjaMajlis berjalan dengan licinMengikut amalan protokolPengawalan masaPanduan akan datangRekodTUJUAN

83. Samb.BUTIR-BUTIR ATURCARA PENTADBIRANMasaPergerakanPenyelarasPENULISAN ATURCARA PENTADBIRAN

84. PERINGATAN: PERSEDIAAN MAJLIS PERSEDIAAN DIBUAT AWAL JENIS MAJLIS SEMINAR/PERASMIAN JAMUAN MAKAN MALAMSENARAI SEMAK KEPERLUANSUSUN ATUR BILIK/DEWAN CENDERAMATABENTUK DULANG RAPTAI FLOOR MANAGERPROTOKOL/CENDERAMATA/MC CUE PERGERAKAN

85. KERJASAMA BPK & S/P/I/UJemputan S/P/I/U kecuali Jemputan Menteri BPK (maklumat mesti lengkap)Protokol BPK beri nasihat: S/P/I/U bentuk protokol sendiri wakil BPK akan membantuCenderamata Menteri BPK lain2 S/P/I/U Jemputan Media mesti melalui BPK Press Kit diberi kepada BPK untuk edaran kepada Press

86. Samb.Ucapan perlu melalui BPK untuk semakan (seminggu awal)Khidmat Photograph: BPK

87. TERKINI BPKBORANG2 BPK DI WEBSITE MAKLUMAN AKTIVITI MELALUI EMAILMAKLUMAN LANTIKAN MELALUI EMAILAKAN DATANG: MELALUI SMS

88. TAMAT