Documentul descrie conceptele fundamentale ale bazelor de date, inclusiv modelul relațional care organizează datele în tabele și permite stabilirea de legături între acestea. Se explică pașii necesari în crearea unei baze de date folosind Microsoft Access, inclusiv definirea tabelelor, cheilor primare și externe, precum și utilizarea interfeței grafice pentru gestionarea datelor. De asemenea, sunt prezentate funcțiile de completare a tabelelor, crearea formularelor și navigarea prin datele stocate.

1. Modulul V
Baze de date

2. Baze de date
Bazele de date sunt instrumente foarte puternice pentru
evidenţa informatizată a oricărei activităţi (economică, socială
etc..).
Bazele de date stochează date de intrare (preluate din
documentele ce stau la baza activităţii supuse informatizării) şi
permit obţinerea de date derivate / calculate din datele de intrare.
În funcţie de modul de organizare a datelor, bazele de date
sunt de mai multe feluri. Cele mai răspândite sunt bazele de date
relaţionale (care folosesc pentru stocarea datelor modelul
relaţional ).
Modelul relaţional stochează datele sub formă de tabele (un
tabel are un nume şi mai multe atribute - numele coloanelor
tabelului, fiecare atribut descrie un anumit set de date), iar între
tabele se stabilesc legături. Primul pas în realizarea unei baze de
date relaţionale este elaborarea modelului relaţional aferent bazei
de date (identificarea tabelelor, determinarea structurii fiecărui
tabel).
Tabele modelului relaţional pot avea cheie primară (un atribut
sau un grup de atribute care iau valori unice, permiţând

3. Baze de date
Modelul relaţional se reprezintă astfel:
TABEL1 (A11, A12, … , A1n)
TABEL2 (A21, A22, … , A2n) etc..
Cheile primare se subliniază cu linii continue, cheile externe cu
linii discontinue / punctate.
Pentru elaborarea modelului relaţional, există mai multe tehnici
(modelul Entitate Atribut Corespondenţă, normalizarea), în general
însă este necesară parcurgerea următoarelor etape:
- identificarea tuturor câmpurilor din documentele ce stau la baza
activităţii informatizate;
- delimitarea câmpurilor în atomice (necalculabile, ca de
exemplu numerele documentelor) şi calculate (de exemplu valorile
facturilor). Câmpurile atomice vor fi preluate ca atare în tabele. Cele
calculate vor fi descompuse prin formule de calcul în câmpuri atomice,
acestea din urmă vor fi preluate în tabele. Câmpurile calculate se
regăsesc în rapoartele extrase din baza de date.

4. Baze de date
- identificarea (din mulţimea câmpurilor atomice) a aşa numitelor
chei candidat (atribute despre care utilizatorul ştie că iau valori unice,
deci pot fi folosite pe post de chei primare);
- se stabilesc regulile de gestiune (corespondenţa dintre valorile
cheilor candidat şi valorile celorlalte atribute). Mai exact, se identifică
numărul de valori posibile ale unui atribut care corespund unei valori a
cheii candidat. Se obţin corelaţii de tip 1 la 1 (unei valori a cheii
candidat îi corespunde o singură valoare a celuilalt atribut) sau 1 la n
(unei valori a cheii candidat îi corespund mai multe valori ale celuilalt
atribut);
- pentru fiecare cheie candidat se construieşte un tabel, care
conţine cheia candidat şi toate atributele care prezintă corelaţii 1 la 1
faţă de ea. Cheia candidat devine cheie primară, atributele dintr-un
tabel care sunt chei primare în alt tabel devin chei externe;
- acolo unde între două chei candidat se stabilesc corelaţii de tip
1 la n pentru ambele chei, se construieşte un nou tabel care va
conţine aceste două chei, eventual şi alte atribute pentru care se
stabilesc corelaţii 1 la n vis-à-vis de cheile candidat.

5. Primii paşi în ACCESS
Deschiderea programului ACCESS:
Meniul START, comanda PROGRAMS, comanda MICROSOFT
ACCESS. După deschiderea programului, în dreapta ecranului
apare secţiunea de fereastră NEW DATABASE.
Crearea unei baze de date noi :
Din secţiunea NEW DATABASE se alege comanda BLANK
DATABASE. Se alege calea şi numele pentru noul fişier (în căsuţa
FILE NAME, cu extensia .mdb). Se apasă butonul CREATE, efectul
fiind crearea fişierului şi apariţia ferestrei principale a programului:
DATABASE.
Deschiderea unei baze de date deja existente :
Meniul FILE, comanda OPEN. Se caută directorul şi fişierul
care va fi deschis, se apasă butonul OPEN. Este afişată fereastra
DATABASE.

6. Primii paşi în ACCESS
Închiderea bazei de date :
Meniul FILE, comanda CLOSE (sau ALT+ F4)
Închiderea unui obiect din baza de date :
Meniul FILE, comanda CLOSE (sau CTRL+F4).
Închiderea aplicaţiei ACCESS :
Meniul FILE, comanda EXIT (sau ALT + F4).

7. ACCESS - Tabele
După crearea unei baze de date în ACCESS, următorul pas
este crearea structurii acesteia (pe baza modelului relaţional,
crearea tabelelor şi a legăturilor dintre ele).
Gestiunea tabelelor se face din secţiunea TABLES a ferestrei
DATABASE. Sunt disponibile în acest sens mai multe comenzi:
- butonul NEW: crearea unui nou tabel;
- butonul DESIGN: modificarea structurii unui tabel deja
existent în modul de proiectare;
- butonul OPEN: deschiderea unui tabel şi editarea datelor pe
care acesta le conţine;
- comanda CREATE TABLE IN DESIGN VIEW: crearea unui
nou tabel în modul de proiectare.
Crearea unui nou tabel se face fie executând dublu click pe
comanda CREATE TABLE IN DESIGN VIEW, fie click pe butonul
NEW şi alegerea comenzii DESIGN VIEW din fereastra care se
afişează.
Ambele comenzi au ca efect deschiderea ferestrei TABLE
DESIGN (modul de configurare al tabelului, toate obiectele
ACCESS prezintă o fereastră de configurare şi una de lucru).

8. ACCESS - Tabele
Fereastra TABLE DESIGN se prezintă sub forma unui tabel cu
trei coloane:
- FIELD NAME: numele câmpurilor din tabel;
- DATA TYPE: tipul de dată asociat fiecărui câmp, în funcţie
de valorile pe care le vor lua datele înscrise în el. ACCESS permite
folosirea următoarelor tipuri de date:
- AUTONUMBER: valorile sale sunt numere întregi, se
completează automat, incremental sau aleator. De asemenea,
valorile unui astfel de câmp sunt unice;
- CURRENCY: stochează sume monetare (numere cu
un grad înalt de precizie, indicându-se simbolul monedei - LEI, $
etc..);
- DATE/TIME: permite reprezentarea timpului în
ACCESS, stocând valori de tip dată calendaristică / oră;
- NUMBER: permite stocarea de valori numerice
(numere reale);
- TEXT: şiruri de caractere alfanumerice (cifre, litere
semne de punctuaţie etc.), maxim 255 de caractere;

9. ACCESS - Tabele
- YES / NO: valori de tip adevărat / fals, activ / inactiv etc.;
- LOOKUP WIZARD: se foloseşte de obicei pentru cheile
externe, permite introducerea de valori în câmpul respectiv prin
selectarea acestora din lista de valori a unui alt câmp (cheia
primară corespunzătoare).
În partea de jos a ferestrei TABLE DESIGN există o listă de
proprietăţi ale câmpului (în funcţie de tipul de dată al câmpului,
aceste proprietăţi diferă):
- FIELD SIZE (dimensiunea câmpului). Pentru câmpurile
TEXT, permite specificarea unui număr (de la 1 la 255) care va
reprezenta numărul maxim de caractere ce vor forma valorile
câmpului respectiv). Pentru câmpurile NUMBER, proprietatea
prezintă mai multe valori predefinite: INTEGER (numere întregi
între -32.768 şi 32.767), LONG INTEGER (numere întregi de
ordinul a +/- 2 miliarde), SINGLE (numere reale de ordinul 10 38 ),
DOUBLE (numere reale de ordinul 10 308 );
- FORMAT: modul în care vor fi afişate valorile câmpului,
indiferent de felul cum sunt introduse;
- DECIMAL PLACES: numărul de zecimale care vor fi afişate
pentru câmpurile numerice;

10. ACCESS - Tabele
- CAPTION: eticheta (numele complet) al câmpului. Dacă
numele câmpului înscris la FIELD SIZE se foloseşte pentru a
efectua operaţii cu datele, recomandându-se prescurtarea, eticheta
va apare pe interfeţele grafice (formulare, rapoarte etc..) ca
explicaţie pentru date;
- VALIDATION RULE: o regulă pe care toate câmpurile din
tabel vor trebui să o respecte. Regula derivă din semnificaţia
câmpului (de exemplu, un câmp ce stochează vârsta persoanelor
poate fi definit de tip INTEGER, dar prin VALIDATION RULE se
poate împiedica introducerea de valori negative scriind expresia
> 0);
- VALIDATION TEXT: textul unui mesaj de eroare personalizat
în cazul în care se încalcă regula de validare stabilită la
proprietatea anterioară;
- DEFAULT VALUE: valoare implicită (o valoare care se va
completa automat în câmpul respectiv);
- INDEXED: indexare, are 3 valori posibile. NO nu provoacă
indexarea, YES (NO DUPLICATES) indexează valorile câmpului
respectiv (indexare înseamnă crearea unui tabel sistem, cu care
utilizatorul nu interacţionează direct, care va memora valorile
câmpului indexat şi adresele de memorie unde acestea sunt

11. ACCESS - Tabele
Pentru a crea un câmp nou:
- se scrie numele câmpului într-una din căsuţele coloanei FIELD
NAME;
- se alege tipul de dată din căsuţa alăturată (din coloana DATA
TYPE);
- se configurează celelalte proprietăţi ale câmpului, dacă este
cazul.
Primele două operaţiuni sunt obligatorii.
Crearea unei chei primare:
Se selectează câmpul / câmpurile care vor forma cheia primară.
Câmpul selectat este marcat cu un triunghi negru în dreptul numelui
său. Din meniul EDIT se alege comanda PRIMARY KEY (sau se dă
click pe butonul PRIMARY KEY de pe bara de instrumente - butonul
are aspectul unei chei galbene). În dreptul câmpului apare un simbol
în formă de cheie.
Salvarea tabelului:
Meniul FILE, comanda SAVE (sau CTRL+S). Apare o căsuţă de
dialog care solicită numele tabelului. Se tastează numele tabelului şi
se dă click pe butonul OK.

12. ACCESS - Tabele
Închiderea tabelului :
Meniul FILE, comanda CLOSE (sau CTRL + F4).
Dacă tabelul nu are cheie primară, utilizatorul este avertizat asupra
acestei situaţii, solicitându-se efectuarea unei acţiuni, printr-o casetă de
dialog cu 3 butoane. YES: creează automat un câmp cu numele ID, de
tip AUTONUMBER, care este definit cheie primară. NO permite
închiderea tabelului, fără cheie primară. CANCEL anulează comanda de
închidere a tabelului.
Odată ce un tabel a fost creat şi salvat, se poate trece la crearea
unui nou tabel.
După ce au fost create toate tabelele, vor fi definite legăturile între
ele. Mai întâi, aceste legături vor fi identificate în modelul relaţional (vor
fi identificate toate perechile de câmpuri cheie primară - cheie externă,
pe baza fiecărei perechi se va crea o legătură).
În continuare, se va accesa comanda RELATIONSHIPS din meniul
TOOLS. Se vor deschide ferestrele RELATIONSHIPS şi SHOW TABLE.
Din fereastra SHOW TABLE vor fi alese tabelele ce vor participa la
legături (de obicei, toate tabelele din baza de date) şi se va apăsa tasta
ENTER. Simbolurile tabelelor vor fi afişate în fereastra

13. ACCESS - Tabele
În continuare, vor fi create legăturile între tabele, două câte
două, pe baza perechilor de chei identificate anterior, astfel:
- se selectează prin click cheia primară a legăturii;
- se execută drag & drop către cheia externă;
- este afişată fereastra EDIT RELATIONSHIPS, care conţine
următoarele opţiuni:
* numele tabelelor care se leagă şi cheile de legătură;
* ENFORCE REFERENTIAL INTEGRITY: activarea
acestei opţiuni va împiedica înscrierea în cheia externă a unor
valori care nu apar în mulţimea valorilor cheii primare;
* CASCADE UPDATE RELATED FIELDS: dacă se
modifică o valoare a cheii primare, modificarea se va efectua şi
pentru valorile corespunzătoare ale cheii externe;
* CASCADE DELETE RELATED RECORDS: la
ştergerea unui rând din tabelul principal al legăturii (deci ştergerea
unei valori a cheii primare)vor fi şterse rândurile din tabelul asociat
unde cheia externă conţinea valoarea ştearsă. Aceste 3 opţiuni
se recomandă a fi activate.
- se dă click pe butonul CREATE.

14. ACCESS - Tabele
Pasul următor în exploatarea bazei de date este completarea
tabelelor. Pentru a completa un tabel, se dă dublu click pe numele
lui. Valorile se vor completa în câmpurile corespunzătoare, rând cu
rând.
Un rând din baza de date este salvat automat atunci când
cursorul trece pe alt rând.
Pentru modificarea unei valori, se plasează cursorul în celula
câmpului respectiv şi se editează valoarea respectivă.
Ştergerea unui rând (înregistrare): meniul EDIT, comanda
DELETE RECORDS.
Navigarea în tabel se face cu următoarele comenzi:
- tastele direcţionale: deplasează cursorul în sensul indicat de
săgeţi;
- TAB: deplasează cursorul de la stânga la dreapta, pe fiecare
rând;
- SHIFT+TAB: deplasare în sens invers celei de la TAB;
- CTRL+HOME: începutul tabelului;
- CTRL+END: sfârşitul tabelului.
Comutarea între modul de lucru (DATASHEET VIEW) şi cel de

15. ACCESS - Formulare
Formularele sunt obiecte ACCESS care permit introducerea /
vizualizarea / editarea datelor din baza de date folosind o interfaţă
grafică mai prietenoasă.
Crearea unui formular simplu:
- se accesează secţiunea FORMS din fereastra DATABASE;
- se dă click pe butonul NEW şi se alege opţiunea FORM
WIZARD;
- în prima fereastră a FORM WIZARD se alege tabelul care va sta
la baza formularului;
- fereastra următoare afişează 2 liste: AVAILABLE FIELDS
(câmpurile tabelului selectat) şi SELECTED FIELDS (câmpurile ce vor
apare în formular). Câmpurile pot fi deplasate între cele 2 liste
folosind butoanele <, <<, >, >> ;
- fereastra următoare permite configurarea aspectului
formularului. Sunt disponibile 4 tipuri de formulare (aspectul fiecăruia
este prezentat în fereastră, dreptunghiurile gri închis înseamnă nume
de câmpuri, cele gri deschis căsuţe cu valori);
- fereastra următoare defineşte culorile formularului;
- ultima fereastră permite denumirea formularului şi implicit

16. ACCESS - Formulare
După crearea formularului, acesta poate fi deschis în modul
de lucru (FORM VIEW) prin dublu click pe numele său în fereastra
DATABASE, sau i se poate modifica aspectul dând click pe butonul
DESIGN.
Comutarea între cele două ferestre (DESIGN VIEW şi FORM
VIEW) se face prin comenzile din meniul VIEW.
Introducerea de date cu ajutorul formularului :
Se deschide formularul în modul FORM VIEW. Pe ecran apar
casete care indică numele câmpurilor şi casete ce permit
introducerea de date pentru fiecare câmp.
Pentru deplasarea între înregistrări există 5 butoane în partea
de jos a formularului. Aceste butoane permit deplasarea înainte /
înapoi cu câte o înregistrare, deplasarea la prima şi la ultima
înregistrare a tabelului şi adăugarea unei noi înregistrări.
Modificarea aspectului formularului:
Se deschide formularul în modul DESIGN VIEW. Formularul
conţine 2 tipuri de controale: LABEL (conţin numele câmpurilor) şi
TEXT BOX (conţin valorile câmpurilor).

17. ACCESS - Formulare
Cu ajutorul barei de formatare (FORMATTING) se poate
formata textul din controale (culoarea, dimensiunea, aliniamentul
etc..).
Controalele de pe formular prezintă 8 controale pentru
redimensionare, pe laturile şi în colţurile controlului. Mutarea unui
control pe formular se face prin drag&drop.
Importul unei imagini grafice în formular se face cu ajutorul
controlului IMAGE de pe bara de instrumente TOOLBOX. Se dă
click pe control, se deplasează pointer-ul pe suprafaţa formularului
şi se dă click. Apare o fereastră care solicită numele şi calea
fişierului imagine ce va fi inserat în formular.

18. ACCESS - Interogări
Interogările (QUERIES) sunt obiecte ACCESS ce permit
extragerea de date din baza de date.
Gestiunea interogărilor se face din secţiunea QUERIES a
ferestrei DATABASE, prin următoarele comenzi:
- Butonul NEW permite crearea unei noi interogări;
- Butonul OPEN rulează interogarea
- Butonul DESIGN permite deschiderea unei interogări în modul
de configurare (DESIGN VIEW);
- comanda CREATE QUERY IN DESIGN VIEW permite crearea
unei interogări noi.
Înainte de crearea unei interogări vor fi identificate câmpurile ce
vor face parte din rezultatul interogării şi eventualele formule de calcul
ce se vor folosi. După aceea, se identifică tabelele din care fac parte
câmpurile.
La crearea unei noi interogări se afişează fereastra SHOW
TABLE, din care utilizatorul poate alege tabelele pe care le va
introduce în interogare.

19. ACCESS - Interogări
După alegerea tabelelor şi închiderea ferestrei SHOW TABLE se
afişează fereastra QUERY DESIGN (sau QBE). În partea de sus a
ferestrei QBE sunt afişate tabelele selectate de utilizator. În partea de
jos este un tabel denumit grilă de proiectare (DESIGN GRID) . Grila
conţine următoarele secţiuni 8pe linii):
- FIELDS: numele câmpurilor ce vor forma rezultatul interogării. Tot
aici se înscriu şi formulele de calcul. Un câmp se inserează în grila de
proiectare dând dublu click pe numele lui, sau prin drag & drop.
Formulele de calcul se scriu:
nume_câmp_rezultat: formulă de calcul
- TABLE: numele tabelului din care face parte câmpul din celula de
mai sus;
- SORT: permite sortarea înregistrărilor după valorile câmpului
respectiv, în ordine crescătoare (ASCENDING) sau descrescătoare
(DESCENDING);
- SHOW: permite afişarea / ascunderea valorilor câmpului respectiv
din rezultatul interogării;
- CRITERIA: se poate limita mulţimea datelor afişate cu ajutorul
expresiilor criterii de selecţie. Aceste criterii testează valorile câmpurilor
pentru care se aplică , fiind afişate doar înregistrările pentru care
valorile testate respectă criteriile de selecţie aplicate.

20. ACCESS - Interogări
Criteriile de selecţie sunt:
- Operatorii de comparaţie aritmetici: =, <, >, <>, >=, <=. Folosirea
lor implică efectuarea de comparaţii între valorile unui câmp şi o valoare
de referinţă.
Exemplu: =3 afişează doar înregistrările în care valorile câmpului de
criteriu sunt egale cu 3;
- Operatorul BETWEEN V1 AND V2 afişează doar valorile cuprinse în
intervalul [V1, V2] ;
- Operatorul IN (V1, V2, …, Vn): afişează doar valorile care se
regăsesc în mulţimea de valori de referinţă;
- Operatorul LIKE *şir* afişează valorile care conţin şirul de
caractere şir .
Un criteriu de selecţie acţionează la un moment dat asupra unui
singur câmp. Se pot aplica mai multe criterii pentru acelaşi câmp sau
pentru mai multe câmpuri. Mai multe criterii de selecţie scrise pe acelaşi
rând vor fi luate în considerare în acelaşi timp (vor fi afişate doar valorile
care respectă toate criteriile de selecţie), iar dacă sunt scrise pe rânduri
diferite vor fi afişate doar valorile care respectă cel puţin unul dintre
criterii.
Vizualizarea rezultatului interogării: meniul VIEW, comanda

21. ACCESS - Rapoarte
Rapoartele sunt obiecte ACCESS care prezintă într-o formă
grafică datele de ieşire ale bazei de date. Rapoartele se pot face pe
baza tabelelor şi sau interogărilor, prezentând datele din acestea.
Gestiunea rapoartelor se face din secţiunea REPORTS a ferestrei
DATABASE. Comenzile disponibile sunt:
- NEW: crearea unui nou raport;
- DESIGN: modificarea aspectului unui raport deja existent;
- OPEN: afişarea unui raport.
Pentru crearea unui raport simplu se activează comanda
CREATE REPORT BY USING WIZARD.
Prima fereastră a utilitarului solicită precizarea modului de creare
a raportului (de obicei REPORT WIZARD), a tabelelor şi / sau
interogărilor care vor sta la baza raportului.
Cea de-a doua fereastr ă permite alegerea câmpurilor care vor
furniza date pentru raport. Fereastra conţine două liste (AVAILABLE
FIELDS – câmpuri disponibile şi SELECTED FIELDS – câmpuri ce vor
apare pe raport). Câmpurile pot fi deplasate între aceste 2 liste cu
ajutorul controalelor < > << >>.

22. ACCESS - Rapoarte
Urm ă toarea fereastră permite definirea unor câmpuri pe baza
cărora să se grupeze înregistrările şi să se efectueze subtotaluri.
Gruparea presupune despărţirea mulţimii de valori a unui / unor
câmpuri în submulţimi, operaţia se face în scopul calculării unor
subtotaluri. Gruparea se face după valorile comune ale unui câmp
denumit câmp de grupare. Se pot defini mai multe nivele de grupare.
Câmpurile de grupare se definesc cu ajutorul controalelor < şi > .
Fereastra urm ă toare permite sortarea datelor după valorile mai
multor câmpuri (crescător sau descrescător). Butonul SUMMARY
OPTIONS deschide o fereastră în care se pot calcula totaluri, medii
pentru câmpurile numerice.
În ferestrele următoare se definesc aspectul (aranjarea datelor)
şi formatul textului pentru raport. Ultima fereastră a REPORT WIZARD
solicită precizarea numelui raportului.
Raportul prezintă 2 moduri: DESIGN VIEW (configurare) şi
PREVIEW (examinare date). Comutarea între rapoarte: comenzile din
meniul VIEW.

23. ACCESS - Rapoarte
Pentru modificarea unui raport, se deschide raportul în modul
DESIGN VIEW.
Modificarea antetului / subsolului raportului: se afişează
secţiunile REPORT HEADER / FOOTER cu ajutorul comenzii din
meniul VIEW.
Inserarea subtotalurilor / totalurilor: meniul VIEW, comanda
SORTING AND GROUPING. Se selectează câmpurile de grupare, din
lista SORT ORDER se poate defini ordonarea crescătoare /
descrescătoare.
Subtotalurile ce se pot calcula în urma grupării vor fi scrise în
secţiunea GROUP FOOTER definită pentru câmpul de grupare
respectiv, folosind funcţia SUM: =SUM([nume_c âmp ]). . În acest scop,
proprietăţile GROUP HEADER şi GROUP FOOTER se configurează la
valoarea YES.
În secţiunea GROUP HEADER se înscriu informaţiile referitoare
la câmpul de grupare.