Modul-1 Mengelola Data dan Informasi

1. Mengelola data/informasi di
Tempat kerja
Mengumpulkan data/informasi
Modul Adm Perkantoran
Slide 1

2. Topik Bahasan
•
•
•
•
Membedakan jenis data
Merancang teknik pengumpulan data
Mengumpulkan data internal organisasi
Mengumpulkan data dari luar organisasi
Modul Adm Perkantoran
Slide 2

3. MATERI PEMBELAJARAN
•
•
•
•
•
Pengertian informasi/data
Jenis-jenis data
Macam-macam teknik pengumpulan data
Macam-macam instrumen pengumpulan data
Identifikasi informasi yang diperlukan untuk pengambilan
keputusan oleh pimpinan dari semua unit organisasi
• Identifikasi informasi dari luar yang diperlukan untuk
pengambilan keputusan oleh pimpinan
• Mengumpulkan, menyeleksi, menyimpan data sementara
dengan berbagai media:
– Menghimpun data (browsing, download)
– Melakukan scanning text dan gambar
Modul Adm Perkantoran
Slide 3

4. Pengertian data/informasi
• Data adalah sesuatu yang belum mempunyai
arti bagi penerimanya dan masih memerlukan
adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut
suatu
keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matema
tika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya
yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk
melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun
suatu konsep.
Modul Adm Perkantoran
Slide 4

5. • Informasi merupakan hasil pengolahan dari
sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu
perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai
tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah
pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal
ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan
informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat
bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut
sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan
data.
Modul Adm Perkantoran
Slide 5

6. Contoh
• Data bisa merupakan jam kerja bagi karyawan
perusahaan. Data ini kemudian perlu diproses
dan diubah menjadi informasi.
Modul Adm Perkantoran
Slide 6

7. • Jika jam kerja setiap karyawan kemudian
dikalikan dengan nilai per-jam, maka akan
dihasilkan suatu nilai tertentu.
• Jika gambaran penghasilan setiap
karyawan kemudian dijumlahkan, akan
menghasilkan rekapitulasi gaji yang harus
dibayar oleh perusahaan.
• Penggajian merupakan informasi bagi
pemilik perusahaan. Informasi
merupakan hasil proses dari data yang
ada, atau bisa diartikan sebagai data yang
mempunyai arti. Informasi akan
membuka segala sesuatu yang belum
diketahui
Modul Adm Perkantoran
Slide 7

8. Jenis-jenis data
• Data Nominal yaitu data yang menunjukkan ciri atau label
sebagai pembeda. misalnya Jenis Kelamin (1=Pria
2=Wanita). Tidak ada operasi matematik terhadap data ini.
• Data Ordinal yaitu data yang menunjukkan urutan dalam
atribut tertentu, misalnya ranking kelas. Tidak ada indikasi
berapa banyak & berapa jarak beda atribut tsb pada subjek.
• Data Interval yaitu data yang mempunyai jarak sama tapi
tidak mempunyai nilai nol mutlak. Data ini diperoleh dari
hasil pengukuran, misalnya skor IQ, kecerdasan
emosional, dsb.
• Data Rasio yaitu data yang mempunyai jarak sama dan
memiliki nilai nol mutlak.
Modul Adm Perkantoran
Slide 8

9. Macam-macam teknik pengumpulan
data
• Berdasarkan Setting (Setting Alamiah, Labortorium
dengan melalui eksperimen, di rumah dengan
mewawancarai responden, seminar, dan lain-lain)
• Berdasarkan sumber data: (Sumber Primer : Sumber
yang langsung memberikan data dan Sumber
Sekunder: Sumber yang tidak langsung memberikan
data).
• Berdasarkan Teknik Pengumpulan Data dibagi lagi
menjadi:
Test, Observasi, Wawancara, Survei, Dokumentasi dan
Triangulasi/Gabungan
Modul Adm Perkantoran
Slide 9

10. Macam-macam instrumen
pengumpulan data
• Instrumen penelitian adalah suatu alat yang
digunakan mengukur fenomena-fenomena
alam maupun sosial yang akan diteliti. Secara
spesifik fenomena dapat disebut sebagai
variabel.
Modul Adm Perkantoran
Slide 10

11. •
•
•
•
Kuesioner
Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang ditujukan kepada responden.
Jawaban responden atas semua pertanyaan dalam kuesioner kemudian
dicatat/direkam
Observasi
Pengamatan melibatkan semua indera
(penglihatan, pendengaran, penciuman, pembau, perasa). Pencatatan hasil dapat
dilakukan dengan bantuan alat rekam elektronik
Wawancara
Pengambilan data melalui wawancara /secara lisan langsung dengan
sumberdatanya, baik melalui tatap muka atau lewat telephone, teleconference.
Jawaban responden direkam dan dirangkum sendiri oleh peneliti.
Dokumen
Pengambilan data melalui dokumen tertulis mamupun elektronik dari
lembaga/institusi. Dokumen diperlukan untuk mendukung kelengkapan data yang
lain.
Modul Adm Perkantoran
Slide 11

12. Mengumpulkan data internal
organisasi
Modul Adm Perkantoran
Slide 12

13. Mengumpulkan data internal organisasi
• Pengambilan keputusan dengan
memperhatikan organisasi, perorangan, dan
kelompok perorangan yang terlibat dalam
proses pengambilan keputusan dinyatakan
dalam teori sistem.
Modul Adm Perkantoran
Slide 13

14. • Contoh: suatu perusahaan sebagai suatu organisasi yang akan
mencapai tujuan, misalnya jumlah penjualan maksimal (maximum
Jadi, sub-sub elemen yang terkait dengan
revenue). Setiap pimpinan sub-unit harus mengambil keputusan
guna menunjang pencapaian seenaknya membuat
yang
produksi tidak bolehtersebut. Informasi utamayang akan
diperlukan adalah besarnya jumlah permintaan produk
diproduksi berdasarkan ramalan jumlah unit yangramalan
keputusan tentang penjualan. Berdasarkan
penjualan di waktu akan datang, direktur produksi memutuskan
diproduksi, jumlah bahan mentah yang harus
untuk memproduksi (melalui perencanaan) sejumlah yang diminta
agar tidak terjadi produksi berlebihan (over production) atau
dibeli, dan sebagainya. Semua keputusan yang
produksi rendah (under production). Setelah diketahui jumlah unit
yang akan diproduksi, dapat diputuskan dengan tepat berapa
dibuat oleh masing-masing kepala sub unit
jumlah bahan mentah yang harus dibeli, berapa buah mesin yang
diperlukan, berapa jumlah tenaga
harus terkait satu samadan kerjaagardiperlukan,berapa
lain, yang tujuanyang perlu
dapat
jumlah dana yang dibutuhkan
berapa jumlah dana
dipinjam dari bank.
tercapai.
Modul Adm Perkantoran
Slide 14

15. Mengumpulkan data External
organisasi
Modul Adm Perkantoran
Slide 15