CERL. Internationaal platform voor samenwerking tussen erfgoedbibliotheken (O...
Lezing Ad Fontes 2008
1. AD FONTES Klooster- en abdijarchieven in Vlaanderen en Brussel Vorderingsrapport FoKAV-registratieproject archiefbestanden van religieuze instituten in Vlaanderen en Brussel Jürgen Vanhoutte Forum Kerkelijke Archieven Vlaanderen (FoKAV) Heverlee, 15 november 2008
2. Hoe het allemaal begon Meten is weten. Het in kaart brengen van religieuze archieven in Vlaanderen
27. Ad fontes. Klooster- en abdij-archieven in Vlaanderen en Brussel DiBIKAV-enquête voor religieuze instituten Gegevens over archiefbestanden Gegevens over archiefvormers Behoefteanalyse archiefzorg Toekomstgerichte aanbevelingen
Ad fontes. Klooster- en abdijarchieven in Vlaanderen en Brussel Vorderingsrapport FoKAV-registratieproject archiefbestanden van religieuze instituten in Vlaanderen en Brussel = resultaat en eerste tussentijdse verslag van 4 jaar registratie-activiteit, waarbij medewerkers van het FoKAV Vlaanderen en Brussel zijn rondgetrokken op zoek naar archiefbestanden van ordes en congregaties die nog in situ – d.i. in de verschillende kloosters, abdijen en hun bijhuizen die Vlaanderen rijk is – worden bewaard. Lezing in twee delen: 1 e deel: publicatie breder kaderen binnen registratieproject voor kerkelijke archieven (zgn. DIBIKAV-project) dat FoKAV de voorbije 4 jaar eerst op touw heeft gezegd en vervolgens gerealiseerd 2 e deel: voornaamste resultaten die dit project inmiddels heeft opgeleverd beperken tot resultaten van de bevraging van religieuze instituten (ordes en congregaties) die werden gebundeld in de voorliggende publicatie
Maar laten we beginnen bij het begin: 29 april 2005: studiedag Meten is weten. Het in kaart brengen van religieuze archieven in Vlaanderen , norbertijnenabdij van Averbode U was er misschien bij? Na enkele proefprojecten , die tussen september 2004 en maart 2005 werden uitgevoerd, vormde deze studiedag het officiële startschot van het FoKAV-registratieproject voor archieven van religieuze instituten (ordes en congregaties) U herinnert zich misschien nog hoe Kristien Suenens in haar lezing “ Un rassemblement des mémoires ” (verwijzende naar een uitspraak van de 17 e -eeuwse bollandist Jean Mabillon i.v.m. de Acta Sanctorum ) toen een vurig pleidooi hield om deel te nemen aan de zogenaamde DiBIKAV-enquêtering = een nieuw initiatief gericht op het verzamelen van basisinformatie over kerkelijke archiefbestanden die nog overal in Vlaanderen en Brussel werden bewaard. Op diezelfde studiedag werd meteen ook getracht u vertrouwd te maken met een aantal andere initiatieven die toen vrij recent waren opgestart en waarmee FoKAV in het kader van het voorgestelde registratieproject in de loop der jaren ook nauw heeft samengewerkt : Voornaamste: internetdatabanken ODIS en Archiefbank Vlaanderen (waarover later meer) Collega-instellingen: Resonant. Centrum voor Vlaams Muzikaal Erfgoed en Centrum Vlaamse architectuurarchieven (CVAa)
Het belangrijkste woord is ondertussen al gevallen: DiBIKAV = D igitale B estandsinventaris K erkelijke A rchieven V laanderen Zo hebben we uiteindelijk het hele registratieproject genoemd (niet meteen meest originele vondst, maar het kind moest nu eenmaal een naam) Het is misschien belangrijk om allereerst toch nog even de voornaamste doelstellingen (de eigenlijke opzet ) van dit DiBIKAV-project uit de doeken te doen. Het in 2005 gelanceerde DiBIKAV-project was erop gericht om: Alle archiefbestanden van private kerkelijke instellingen (zowel religieuze instituten, alsook archieven van parochies, dekenaten, bisdommen enz.) bewaard in Vlaanderen en Brussel allereerst op te sporen Waarbij prioritair aandacht werd besteed aan die archiefbestanden die nog in situ – d.i. in de abdijen, klooster, bijhuizen, pastorieën, parochiesecretariaten, dekenijen enz. – werden bewaard. Waarom eerst die archieven die in situ worden bewaard? Vrij simpel: omdat dit de archiefbestanden zijn die omwille van het feit dat ze vaak volstrekt onbekend zijn, ook het meest bedreigd zijn. Archiefbestanden van kerkelijke instellingen die op verschillende manieren reeds in de officiële bewaarinstellingen zijn terechtgekomen (Rijksarchief, KADOC, OCMW- en stadsarchieven, bisdomsarchieven enz.), worden immers verondersteld te zijn gekend (en ontsloten) en zijn niet meteen in hun voortbestaan bedreigd. voor FoKAV maakte het opsporen van archiefbestanden in situ het tevens mogelijk om ter plaatse probleemsituaties te detecteren . Eenmaal gelokaliseerd, werden vervolgens een aantal gestructureerde basisgegevens verzameld over de archiefbestanden zelf én ook over de instellingen die tijdens hun bestaan en werking deze archiefbestanden hebben gevormd (archiefvormers). Gestructureerde basisgegevens: over al deze archiefbestanden (en hun archiefvormers) werd telkens dezelfde informatie verzameld om (internationale) uitwisseling van gegevens te vergemakkelijken gebaseerd op de internationale standaarden voor de beschrijving van archiefbestanden en archiefvormers: ISAD(G) en ISAAR-CPF (hierover later meer) Laatste doelstelling: de registratie van de verzamelde gegevens in twee bestaande digitale onderzoeksdatabanken ODIS en Archiefbank Vlaanderen ontsluiting – met expliciete toelating van de betrokken privaatrechtelijke instellingen/eigenaars - voor breder onderzoek (later meer info). Nadruk op reeds bestaande!!!!
Hier hebt u een overzicht van de informatiesessies over archiefbeheer voor parochies die FoKAV van 2005 tot 2007 in samenwerking met het Rijksarchief en de diocesane archiefdiensten heeft georganiseerd. 36 in totaal met ca. 1040 aanwezigen Afhankelijk van de interne organisatie van de verschillende bisdommen werden deze sessies op het niveau van de dekenaten, parochiefederaties of pastorale zones georganiseerd. Bij de uitnodiging voor deze informatiesessies die naar alle parochies werden gestuurd, werd ook telkens de DiBIKAV-enquête gevoegd, waardoor we een redelijk goede dekking van het werkveld hebben bekomen. Momenteel hebben we van een kleine 30% van alle parochies in Vlaanderen en Brussel gegevens over het parochiearchief kunnen verzamelen. Deze gegevens worden momenteel nog steeds verwerkt.
Hoe hebben we dat dan concreet aangepakt? = werkwijze Vertrokken vanuit de reeds bestaande overzichten en gegevensverzamelingen over kerkelijke instellingen en hun archiefbestanden. Zoals bv. Monasticon Belge , verschillende monastica verschenen in reeks Bibliografische inleiding tot de Belgische kloostergeschiedenis voor 1796 (Rijksarchief) die reeds heel wat gegevens bevatten over nog bewaarde kerkelijke archiefbestanden (voornamelijk religieuze instellingen), de gegevens verzameld door KADOC over religieuze instituten en hun documentaire collecties, de gegevens verzameld door het Rijksarchief (vaak i.sm. de diocesane archiefdiensten) i.v.m. parochiearchieven enz., alsook simpelweg de jaarboeken van de verschillende bisdommen, de adresgegevens van de koepelorganisaties van de religieuzen (URB, VHOB, URV) dit alles maakte het ons mogelijk allereerst het onderzoeksveld af te bakenen Vervolgens in 2005 gestart met een systematische bevraging van alle nog bestaande religieuze instituten en parochies in Vlaanderen en Brussel aan de hand van een speciaal daartoe ontwikkeld enquêteformulier . Uiteindelijk werden twee enquêteformulieren ontwikkeld, die ook op verschillende manieren werden verspreid: Eén voor de religieuze instituten: voorgesteld (zoals reeds vermeld) op de studiedag Meten is weten (Averbode, 29 april 2005), vervolgens in mei 2005 per post verspreid naar alle 320 autonome religieuze instituten (hoofdhuizen) in Vlaanderen en Brussel, gevolgd door een tweede mailing (rappel) van het enquêteformulier in juni 2006 naar alle religieuze instituten die tot dan toe nog niet op de enquête hadden gereageerd. De enqûete voor religieuze instituten peilde uiteindelijk naar meer dan alleen het nog bewaarde archiefmateriaal. In een ander luik van het enquêteformulier werd tevens naar gegevens gevraagd over onder andere de historiek van het religieus instituut in kwestie en het ledenbestand archiefvormer Een tweede enquêteformulier voor parochies: werd van 2005 tot 2007 gradueel verspreid naar aanleiding van informatiesessies over archiefbeheer die het FoKAV in samenwerking met de Vlaamse bisdommen (meer bepaald de diocesane archiefdiensten) en het Rijksarchief in de verschillende bisdommen en het vicariaat Brussel organiseerde. Gezien het grote aantal parochies (1906) werd in de enquête voor parochies voorlopig enkel gepeild naar gegevens over de op de parochie nog bewaarde archiefdocumenten .
Hier ziet u dan beide DiBIKAV-enquêtes (parochies en religieuze instituten) weergegeven, alsook de vaste gegevens waarnaar in verband met het nog bewaarde archiefmateriaal telkens werd gepeild gebaseerd (zoals reeds vermeld) op de internationale standaarden voor de beschrijving van archieven ( ISADG of International Standard for Archival Description ), voorgeschreven door de Internationale Raad voor Archieven ( ICA of International Council of Archives ). Voor elk archiefbestand werd gevraagd naar: Een titel : bv. archief van de parochie Onze-Lieve-Vrouw Geboorte te Desteldonk of archief van de gasthuiszusters-augustinessen van Lier Een datering (oudste en jongste stuk), alsook een aanduiding van het volume (hoeveelheid archief in strekkende meter of verpakkingseenheden) De plaats waar het archiefmateriaal wordt bewaard (adres van het gebouw en plaats/lokaal binnenin dit gebouw) Naam van de instelling die het archief heeft gevormd ( archiefvormer ): bv. parochie Onze-Lieve-Vrouw Geboorte Desteldonk of gasthuiszusters-augustinessen van Lier Inhoud en structuur van het archiefbestand: over welke aspecten/onderdelen van de werking van de instelling is er informatie in het archief terug te vinden en hoe is het archief gestructureerd vaak het moeilijkst in te vullen, antwoorden van zeer wisselende kwaliteit, veel extra contactnames en ondersteuning bij geboden Ordening van het archiefbestand: zit er al een bepaalde ordening in het archief, zoja welke? Reeds bestaande ontsluitingsinstrumenten : bv. inventarissen (al of niet gepubliceerd), steekkaartenbakken, plaatsingslijsten, enz: Voorwaarden voor raadpleging : Is het archief voor derden raadpleegbaar ja/nee? En welke zijn de voorwaarden (bv. enkel op afspraak) belangrijk voor onderzoekers Uitgegeven bronnen en overige literatuur waar extra informatie over het archief terug te vinden is Het op een dergelijke gestructureerde manier bevragen van het werkveld, maakte het tevens makkelijker om de verzamelde gegevens achteraf te verwerken in de onderzoeksdatabanken ODIS en Archiefbank Vlaanderen die eveneens volgens deze internationale standaarden zijn gestructureerd.
De ingevulde enquêteformulieren die uiteindelijk werden teruggezonden waren vaak van wisselende kwaliteit . Dit is ook vrij logisch aangezien het voor leken in de archivistiek niet altijd even eenvoudig is om de gevraagde gegevens correct in te vullen. Vooral de gegevens omtrent de inhoud van het archief bleken hierbij vaak een probleem omdat voor heel wat archiefbestanden ook maar enige vorm van (basis)ontsluiting (inventaris of plaatsingslijst) ontbrak. Hierop anticiperend werd reeds bij de verspreiding van de DiBIKAV-enquêtes de mogelijkheid van hulpverlening ter plaatse bij het invullen van de enquêteformulieren voorzien. Hier werd gretig gebruik van gemaakt. Maar ook na het ontvangen van de ingevulde enquêtes bleken bij de verwerking achteraf nog bijkomende contactnames nodig, om extra informatie te verzamelen. Instellingen die na verschillende rappels nog niet op de DiBIKAV-enquête hadden gereageerd werden telefonisch opnieuw gecontacteerd en plaatsbezoeken werden afgelegd ( actieve en proactieve prospectie ) Eenmaal via verschillende wegen en omwegen uiteindelijk de nodige gegevens waren verzameld, werden deze tenslotte – zoals vermeld – geregistreerd en verwerkt in de onderzoeksdatabanken ODIS en Archiefbank Vlaanderen cfr. URL’s
Hier zit u het beginscherm van de onderzoeksdatabank ODIS (www.odis.be): Onderzoeksdatabank Intermediaire Structuren Een gezamenlijk initiatief van de vier maatschappelijk-filosofische archief- en documentatiecentra in Vlaanderen: KADOC AMSAB Liberaal Archief ADVN Deze via internet raadpleegbare databank heeft als doel voor een breder publiek onderzoeksgegevens te onsluiten m.b.t. het maatschappelijk middenveld en de organisaties die op dat terrein werkzaam zijn (zgn. intermediaire structuren) waartoe bv. ook ordes, congregaties, parochies, bisdommen enz. behoren. U klikt hier bovenaan op “Nederlands”
Dan komt u allereerst op een scherm, waar wat uitleg over de databank en het project ODIS worden geboden. U klikt hier verder op “Raadpleeg de databank”
En dan komt u op een zoekscherm , waar u bepaalde zoektermen kan invoeren en waar u ook kan aanvinken of u dan wel naar gegevens over een bepaalde organisatie , een persoon , een publicatie of een archiefbestand(deel) op zoek bent. Vervolgens klikt u door op “ zoek ” en kan u uw zoekresultaten raadplegen. Vullen we bij wijze van voorbeeld de zoekterm “ gasthuiszusters ” in en klikken we op “zoek” (in de veronderstelling dat wij als onderzoeker op zoek zijn naar allerhande informatie over gasthuiszusters)
Dan bekomen we uiteindelijk 7 zoekresultaten , waarvan: 3 organisatiesteekkaarten met (historische en andere) gegevens over de gasthuiszusters van Dendermonde, Lier en Vilvoord 4 archiefsteekkaarten met informatie over de bewaarplaats, inhoud, omvang, datering enz. van de archiefbestanden van de gasthuiszusters van Antwerpen, Brussel, Lier en Geel Straks zien we hoe zo’n organisatie- en archiefsteekkaart eruit zien.
Een vergelijkbare zoekopdracht kan ook worden ingevoerd in Archiefbank Vlaanderen (www.archiefbank.be), waarvan u hier het beginscherm ziet. Archiefbank Vlaanderen is een initiatief van de Vlaamse Overheid, eveneens gedragen door de 4 maatschappelijk-filosofische archief- en documentatiecentra (KADOC, AMSAB, Liberaal Archief en ADVN), dat stilaan uitgroeit tot een online databank (een gouden gids zo u wil) van alle private archieven in Vlaanderen . In deze databank vindt u dus enkel gegevens terug over archiefbestanden. Voeren we hier dezelfde zoekopdracht naar de “gasthuiszusters” uit
Dan bekomen we een lijst van 8 zoekresultaten : Waaronder ook de steekkaarten i.v.m. de archieven van de gasthuiszusters van Antwerpen, Brussel, Lier en Geel (Oud Archief – Hedendaags Archief) Maar bv. informatie over een collectie interviews met de zusters augustinessen van Boom of het archief van de Antwerpse Dochters van het Heilig en Onbevlekt Hart van Maria , waarin de term “gasthuiszusters” ook wordt vermeld
Het hele DiBIKAV-registratieproject en de verwerking van de gegevens werd uiteindelijk uitgevoerd door de 4 personeelsleden van FoKAV: Kristien Suenens: registratie van 320 autonome religieuze instituten Ikzelf en (vanaf september 2006) Caroline Vleugels voor de ca. 1906 parochies Veerle Van Damme: administratieve ondersteuning
²Als we ons nu even focussen op dat onderdeel van het DiBIKAV-project dat voor de religieuze instituten (ordes en congregaties) op touw werd gezet en door Kristien Suenens werd gerealiseerd Dan zien we dat Kristien op basis van de beschikbare gegevens allereerst haar onderzoeksgroep heeft afgebakend. Uiteindelijk kwam een corpus van in totaal 320 autonome congregaties of abdijen in Vlaanderen en Brussel in aanmerking voor registratie. Vervolgens werd gestart met een systematische bevraging . Zoals vermeld kregen alle hoofdhuizen in mei 2005 een enquête toegestuurd waarin werd gepeild naar informatie over de historiek van de instituten en naar basisgegevens over hun archieven. De enquêtering werd in 2006 herhaald en in 2007 aangevuld met een uitvoerige telefonische rondvraag . In de tussentijd werden ook aanvullende prospectiebezoeken afgelegd. Resultaat: uiteindelijk slaagden de medewerkers van FoKAV erin om in 2007 , aan het eind van de eerste beleidsperiode van FoKAV, gegevens te verzamelen over 184 religieuze instituten en hun archieven , goed voor een kleine 60% van het aangehaalde corpus. Daarbij ging het overigens niet uitsluitend over informatie betreffende bestaande religieuze instituten en hun archiefbestanden. Terloops werden immers ook gegevens geregistreerd over fusiecongregaties of kloosters en abdijen die in de loop der eeuwen verdwenen zijn , maar waarvan de archieven in bestaande kloosters bewaard worden. Laatste stap vormde de registratie van de verzamelde gegevens in de webdatabanken ODIS en Archiefbank Vlaanderen . Op die manier konden de resultaten – mits uitdrukkelijke toestemming van de religieuze instituten in kwestie – ter beschikking worden gesteld aan een ruim publiek van onderzoekers en geïnteresseerden. Momenteel zijn in totaal reeds een 500-tal door medewerkers van het FoKAV ingevoerde records na te lezen in deze databanken. Het DiBIKAV-registratieproject liet FoKAV ook toe om bepaalde probleemsituaties i.v.m. archiefbeheer ter plaatse te detecteren en waar mogelijk te remediëren . Meer dan eens groeide de ondersteuning bij het invullen van het DiBIKAV-enquêteformulier aldus uit tot een begeleidingsdossier waarbij concrete hulp werd geboden bij het ordenen en inventariseren van bepaalde archiefbestanden . Voorlopig laatste resultaat: tussentijdse rapportering (vorderingsrapport): Ad fontes. Klooster- en abdijarchieven in Vlaanderen en Brussel dat Kristien in de loop van 2008 opstelde
Hier hebt u een indicatief overzicht van de geografische spreiding van de verschillende religieuze instituten, waarvan Kristien de archieven retraceerde. Getracht werd Vlaanderen en Brussel zo volledig mogelijk te dekken. De eigenlijke lijst van geregistreerde archieven vindt u in annex terug op p. 92-95 van de publicatie Ad fontes .
In uw informatiemap vindt u tevens twee uitgeprinte ODIS-steekkaarten terug: Enerzijds een steekkaart betreffende het archief van de gasthuiszuster-augustinessen van Lier
Met gegevens over: Titel Datering : 1246-2004 Omvang : 21,67 strekkende meter Archiefvormer : Congregatie van de Gasthuiszuster-Augustinessen van Lier als u hierop klikt komt u op een steekkaart met historische en andere gegevens over de congregatie op zich
Bereik en inhoud van het archief inhoudsbeschrijving = voor onderzoekers het interessantst Verwante organisaties: blijkbaar is in het archief van de gasthuiszusters van Lier ook informatie terug te vinden over de gasthuiszusters van Vilvoorde en Dendermonde Verwante personen : Balthasar Uyttenbroeck, van 1830 tot 1861 geestelijk directeur van de gasthuiszusters te Lier doorklikken: biografie Selectie: het archief is niet geschoond en bevat nog dubbels, publicaties en kopieën
Ordening Toegangen: ter plaatse en gedigitaliseerde inventaris beschikbaar Auteursvermelding: Kristien Suenens (Geografische) trefwoorden
Anderzijds een organisatiesteekkaart over de congregatie van de gasthuiszusters-augustinessen van Lier, met gegevens over Naam van de congregatie De verschillende locaties waar de congregatie tijdens haar bestaan haar zetel had
Een vrij uitgebreide historische schets (invoer beperkt tot 5.000 tekens)
Gegevens over de structuur van de congregatie Verwante organisaties : Sint-Aloysiusinstituut voor Verpleegkunde te Lier, waarvan de congregatie in 1942 stichter was Fusiecongregaties gasthuiszusters-augustinessen Dendermonde en Vilvoorde verklaring dat hier ook archiefmateriaal over wordt aangetroffen Verwante personen : bv. Balthazar Uyttenbroeck Bronnenoverzicht : publicatie Eén van hart en één van ziel Verwijzing naar het congregatiearchief
(Geografische) trefwoorden Auteursvermelding : Kristien Suenens Van alle projectresultaten kan deze invoer van gegevens in ODIS en Archiefbank Vlaanderen als de meest blijvende en waardevolle worden beschouwd. Het beantwoordt immers aan meerdere historiografische en heuristische noden. Van het merendeel van de 320 religieuze instituten bestond bij aanvang van het project immers geen informatie over de staat en toegankelijkheid van hun archiefbestanden. Van sommige ordes en congregaties (vooral uit de 19 de en 20 ste eeuw) ontbraken zelfs de meest summiere basisgegevens over hun ontstaan en hun historische ontwikkeling. Voor ca. 60% van de religieuze instituten is inmiddels aan dit euvel verholpen.
Een ander belangrijk projectresultaat wordt gevormd door de ordening en inventarisatie - onder begeleiding van Kristien - van een elftal congregatiearchieven , waarvan u hier de lijst ziet. zie ook Ad fontes p. 53
Ondanks de beperkte middelen die vele kloosterarchivarissen ter beschikking hebben, is meer dan de helft van de geregistreerde bestanden degelijk geordend en ontsloten. 54% van de onderzochte bestanden zijn volledig geordend . Slechts 30% van het corpus blijft (voorlopig) zonder ordening . De toegepaste ordeningsprincipes zijn van klooster tot klooster verschillend en werden in het verleden niet altijd even consequent doorgevoerd. Een en ander heeft te maken met de geleidelijke, stapsgewijze totstandkoming van de archieven. Telkens opnieuw werden de bestanden immers aangevuld met nieuwe ‘vondsten’ uit zolders, kelders of bijhuizen. Een structurele langetermijnplanning inzake ordening en ontsluiting werd en wordt daardoor uiteraard bemoeilijkt. Ondanks de verscheidenheid zijn toch een aantal algemene vaststellingen te doen omtrent de meest voorkomende ordeningsprincipes in kloosterarchieven. De meeste kloosterarchivarissen hebben gekozen voor een thematisch-chronologische indeling van hun bestanden. In een aantal oudere bestanden komt nog een indeling voor op basis van de vorm of de aard van de archiefstukken of van het verpakkingsmateriaal. Met betrekking tot het thematisch-chronologische klassement valt één grote inspiratiebron te detecteren. Vele kloosterarchivarissen baseerden zich immers op de ordeningsschema’s van de Zusters van Liefde van Gent en van de abdij van Tongerlo , die werden opgenomen in de KADOC-handleiding voor het beheer en de ontsluiting van de archieven . De handleiding verscheen in 1990 in het kader van de door het KADOC aangeboden lessenreeksen.
Uit de analyse van de geregistreerde archieven blijkt niet enkel dat een meerderheid van de religieuze instituten een geordend archief heeft. 60% beschikt ook over een of ander ontsluitingsinstrument . 40% van de kloosterarchieven is ontsloten via een inventaris , verschillend in kwaliteit maar doorgaans bruikbaar als eerste zoekinstrument. Andere vormen van ontsluiting zijn archiefschema’s, plaatsingslijsten of steekkaartensystemen . Cfr. grafiek Een vijfde van de religieuze instituten beschikt over een gepubliceerd ontsluitingsinstrument van het archief, veelal in monastica of in jubileumboeken. Toch is de publiekswerking in de meeste kloosterarchieven erg beperkt. Soms gaat het om een bewuste keuze om het eigen erfgoed af te schermen van de buitenwereld. Veelal echter is er veel goede wil ten aanzien van onderzoekers, maar weerhoudt het gebrek aan middelen, infrastructuur en personeel er vele kloosterarchivarissen ervan om hun archieven op permanente basis open te stellen.
De inhoudelijke rijkdom van vele kloosterarchieven niet in enkele woorden te beschrijven. Vertrekkende vanuit de vier meest voorkomende types van archiefbescheiden in kloosters, wordt toch een kort overzicht gegeven van de inhoud en het bereik van de archieven van Vlaamse en Brusselse kloosters.
Een eerste brontype dat in zowat alle kloosterarchieven kan worden aangetroffen: Kronieken of analen = een al dan niet systematische opsomming van belangrijke gebeurtenissen uit de geschiedenis van de religieuze instituten. Vaak beperkt tot de beschrijving van uitzonderlijke gebeurtenissen, als verhalende bron toch nuttig voor onderzoek. Focussen vaak op de stichtingsgeschiedenis, de aanvang van nieuwe apostolaatswerken of de opening van bijhuizen, drie thema’s die in kloosterarchieven vaak goed gedocumenteerd zijn. Vaak beperken ze zich echter tot een vorm van instellingsgeschiedenis en informeren veel minder over de dagelijkse gang van zaken, persoonlijke ervaringen van kloosterlingen of moeilijkheden. Ledenregisters komen eveneens vaak voor. In vele kloosters werd op een systematische manier gegevens bijgehouden over de leden: geboortedatum, plaats van afkomst, intrededatum, kleding- en professiedatum, overlijdensdatum, enz. Informatie is in veel gevallen homogeen bijgehouden vanaf de stichting. Vormt de kern van wat er in kloosters wordt bewaard in verband met de kloostergemeenschap en het gemeenschapsleven. Stukken die omtrent dit thema worden bewaard gaan echter vaak over het collectief van de kloostergemeenschap. Bescheiden in verband met individuele leden – individuele dossiers, brieven, dagboeken – zijn veel minder vaak terug te vinden. Een derde, bijna in alle kloosterarchieven aanwezig archiefstuk, is de leefregel = belangrijkste normatieve bron van het kloosterleven. In de meeste religieuze instituten met zorg bewaard, vaak in meerdere exemplaren en versies. Aansluitend hierbij worden in de meeste bestanden ook stukken bewaard die het bestuur van de kloosters betreffen. Het gaat met name over bescheiden in verband met het beleid van de oversten, het financieel en patrimoniumbeheer en de contacten met kerkelijke en burgerlijke overheden. Andere stukken betreffen het religieuze leven en de religieuze vorming van de leden . Opnieuw vooral normatieve documenten en veel minder persoonlijke getuigenissen. Een laatste soort van archiefstukken die vooral in de laatste decennia sterk is toegenomen: de audiovisuele bronnen , in het bijzonder het fotografisch materiaal = unieke historische bron, maar stellen vele kloosterarchivarissen voor problemen. De bewaring, ordening en ontsluiting is niet vanzelfsprekend, zowel gezien de aard van het materiaal als de grote hoeveelheden bewaarde foto’s.
Wat kan op basis van al deze cijfers nu worden geconcludeerd in verband met de kwaliteit van de archiefzorg in de Vlaamse en Brusselse religieuze instituten? In tegenstelling tot wat we verwacht hadden helemaal niet zo slecht . Mogelijks andere conclusie met betrekking tot de archiefzorg in parochies. In ordes en congregaties zelden of nooit geheel verwaarloosde archiefbestanden aangetroffen. Meestal altijd wel minstens één kloosterling(e) te vinden die zorg voor het kloosterarchief op zich neemt. Zelden officiële functie, zelden een volledig vrijgesteld persoon die zich uitsluitend aan archiefbeheer kan wijden. Enkel in grote religieuze instituten goed ingerichte archiefruimtes te vinden en archivaris in functie. Kloosterlingen die zich binnen hun instituten om de zorg voor het archief bekommeren, zijn lange tijd ook aangewezen geweest op de eigen creativiteit en bijscholingsmogelijkheden van buitenaf. De vormingsinitiatieven die vanaf de jaren 1980 door KADOC werden georganiseerd, zijn in dat verband als baanbrekend te beschouwen. Voor het eerst werden kloosterarchivarissen immers vertrouwd gemaakt met de basisprincipes van de hedendaagse archiefzorg, evenals met de typische problemen en karakteristieken van archiefbestanden van religieuze instituten. Mede dankzij de vorming aangeboden door KADOC blijkt uit de resultaten van het DiBIKAV-project dat een meerderheid van de kloosterarchieven – zij het soms summier – geordend en ontsloten is. Van een eenduidige of gecoördineerde aanpak van archiefzorg in het Vlaamse of Brusselse kloosterwezen is echter nog steeds geen sprake. Vaak behoort de archiefzorg binnen de kloostermuren immers slechts tot de interessesfeer van één of een handvol kloosterlingen . Zij kunnen wel rekenen op waardering en erkentelijkheid van hun medekloosterlingen en het bestuur van de congregaties, maar vaak is de materiële en financiële steun voor hun projecten zeer beperkt. Zelden is archiefzorg dan ook een expliciete beleidskeuze van het kloosterbestuur . Een en ander heeft uiteraard ook te maken met de huidige situatie van reorganisatie en afbouw waarin vele religieuze instituten zich bevinden. Maar ook het ontbreken van een traditie van doorgedreven archief- en (meer algemeen) erfgoedzorg in vele kloosters, de apostolische congregaties met een relatief korte geschiedenis in het bijzonder, speelt een rol. Voor vele van de in de negentiende en twintigste eeuw gestichte congregaties , actief in onderwijs, gezondheidzorg of missionering, was archiefzorg om begrijpelijke redenen absoluut geen prioriteit. Pas in de tweede helft van de twintigste eeuw, gestimuleerd door de oproepen van het Tweede Vaticaans Concilie (1962-1965) groeide de aandacht voor het eigen verleden.
Bijkomend moet worden opgemerkt dat vele kloosterarchivarissen echter nog steeds worstelen met bepaalde archieftechnische aspecten . Vooral in verband met selectie van documentatie en archiefvreemd materiaal , met betrekking tot het consequente onderscheid tussen afzonderlijke archiefbestanden en inzake de omgang met en het beheer van audiovisueel materiaal blijven vele vragen onopgelost. Andere problemen die door de FoKAV-enquêtering konden worden getraceerd, waren de afwezigheid van voldoende middelen om binnen de kloosters degelijke archiefruimtes uit te bouwen of een dienstverlening te organiseren voor onderzoekers en andere geïnteresseerden. In tegenstelling tot de grote zorg die vele kloosterarchivarissen besteden aan de ontsluiting van hun bestanden, zijn de mogelijkheden qua raadpleging immers veeleer beperkt . Het gaat hier natuurlijk niet om publieke archiefinstanties en is er nergens sprake van vaste openingsuren. Veel religieuze instituten geven enkel toegang tot hun bestanden na afspraak, vaak alleen na schriftelijke aanvraag en na uitleg van de onderzoeker over opzet en doel van zijn verzoek. De beperkte toegankelijkheid van de kloosterarchieven is zowel te wijten aan de beperkte man- of vrouwkracht en infrastructuur als aan het privékarakter van de bewaarde bestanden. Vele religieuze instituten kunnen dan ook geen kloosterlingen meer inzetten om de publiekswerking inzake archiefzorg te garanderen. Bovendien zijn veel kloosterbesturen door de vertrouwelijke aard van heel wat bescheiden niet zomaar geneigd om hun archieven onvoorwaardelijk open te stellen voor publiek.
