task

1. Team 6
"Lạc"
Show

2. TABLE OF
CONTENTS
01
#MINDFULNESSATWORK
1 Giới thiệu về sự kiện
2 Timeline sự kiện
3 Thiết kế ấn phẩm
4 Kế hoạch truyền thông
5 Mô tả công việc
6 Quản trị rủi ro
7 Tiêu chí đánh giá
8 Dự trù ngân sách

3. ABOUT EVENT
CONCEPT
Show nhạc “Lạc”: vừa là một buổi giao lưu âm nhạc, vừa như một
buổi trò chuyện tâm sự giữa những người trẻ với nhau.
Dòng chảy gồm 3 phase: Chạy đà - Lạc - Dừng chân, đêm nhạc
như một dòng chảy thời gian lại như một khoảnh khắc, tái hiện lại
khoảng thời gian những người trẻ mới thoát ra khỏi vòng tay gia
đình, chập chững bước vào cuộc sống của người lớn.
Show “Lạc” mong muốn mang đến sự đồng cảm, động viên, như
một lời nhắn rằng “Ai cũng phải trải qua những lần “lạc” như vậy.
Thay vì cố gắng thoát khỏi nó thì hãy cứ tận hưởng, coi đó như
một “điểm dừng chân” và rồi mọi thứ đều sẽ ổn thôi”.
LẠC
SHOW
02

4. ABOUT EVENT
THEME
- Thiết kế tổng thể/phong cách: Phong cách tối giản, hiện đại.
- Không gian: thoải mái, một nơi để người tham gia có thể thư giãn
và hòa mình vào âm nhạc.
- Màu sắc chủ đạo: xanh dương, trắng
LẠC
SHOW
02
IDEA
Thiết kế không gian: Không gian ấm cúng sử dụng kiểu trang trí với
đèn led, chữ uốn bằng đèn led, tạo nên một không gian vừa đơn
giản, nhẹ nhàng mà vẫn đủ lung linh và chill.

5. ABOUT EVENT
MỤC ĐÍCH
Mang đến một không gian âm nhạc trẻ trung, giàu cảm xúc, nơi
mọi người tham gia có thể thư giãn, bỏ lại mọi điều trăn trở và hòa
mình hoàn toàn vào âm nhạc.
LẠC
SHOW
02
ĐỐI TƯỢNG MỤC TIÊU
Những người trẻ ở độ tuổi từ 18 đến 24 tuổi, đang ở lứa tuổi mới
vào đại học, vừa tốt nghiệp, mới đi làm. Người ở độ tuổi này
thường hay rơi vào cảm giác cô đơn, lạc lõng và hy vọng có một
nơi dừng chân để nghỉ ngơi và sưởi ấm tâm hồn.

6. Quy mô dự kiến
50 - 80 người
LẠC SHOW
Thời gian
23/4/2022 (18h30 - 21h)
Địa điểm tổ chức
G4U Cafe Acoustic

7. ABC Cafe
LẠC SHOW
Trịnh Ca Cafe

8. LẠC SHOW
MỤC TIÊU
MỤC TIÊU TÀI CHÍNH
- Thu hút ít nhất 60 người tham gia
- Lãi 20% trên tổng chi phí
MỤC TIÊU PHI TÀI CHÍNH
- Đối với BTC: Tạo cơ hội để sinh viên được ứng dụng
kiến thức và kĩ năng tổ chức sự kiện vào thực tế.
- Đối với khách mời và nhà tài trợ: Đảm bảo thực hiện
đầy đủ quyền lợi đã cam kết trong hồ sơ tài trợ.
- Đối với người tham gia: Đảm bảo 90% người tham
gia có phản hồi tích cực với sự kiện.
MỤC TIÊU TRUYỀN THÔNG
Xây dựng tuyến nội dung theo hành trình khách hàng
để đạt hiệu quả tối đa:
- Launching: Tạo nhận biết và hướng sự quan tâm của
công chúng đến sự kiện.
- Booming: Thúc đẩy hành vi mua vé
- Cooling: Duy trì yêu thích với sự kiện.

9. KHÁCH MỜI
Ngô Lan Hương 2 bạn sinh viên

10. TIMELINE
Check in, hướng dẫn các bạn đến chỗ
ngồi ổn định.
MC sẽ bắt đầu đêm nhạc và giới thiệu
các khách mời tham gia.
L
Ạ
C
S
H
O
W
MỞ ĐẦU
Nội dung chi tiết:
Thời gian:18h30-19h

11. NỘI
DUNG
CHÍNH
PHASE 1 - CHẠY ĐÀ
Cover "Có hẹn với thanh
xuân" - 1 bạn sinh viên
Cover "20 năm ở thế giới" - 1
bạn sinh viên
Mời khách mời và nhân vật
chính lên sân khấu
- Thời gian: 19h-19h30
- Nội dung chi tiết:
PHASE 2 - LẠC
Ca khúc "Tuổi 23" -Ngô
Lan Hương
Cover "Lớn rồi còn khóc
nhè" - Ngô Lan Hương
Tiếp tục câu chuyện
nhân vật và những chia
sẻ của khách mời
- Thời gian: 19h30-20h
- Nội dung chi tiết:
PHASE 3 - DỪNG
CHÂN
Cover "Comethru - Jeremy
Zucker" - 2 bạn sinh viên
Lời động viên và khách
mời chia sẻ câu chuyện
của bản thân
Cover "Đi để trở về"
-Thời gian: 20h-20h30
- Nội dung chi tiết

12. KẾT THÚC
Thời gian: 20h30-20h50
Nội dung chi tiết:
MC lên cảm ơn và kết thúc
đêm nhạc
Mọi người cùng nhau lên sân
khấu chụp hình, giao lưu khách
mời, BTC…

13. DESIGN

14. DESIGN

15. DESIGN

16. Kế hoạch
truyền thông
MỤC TIÊU
Kêu gọi đối tượng mục tiêu tham gia show nhạc “Lạc”
KEY MESSAGE
Lạc - để dẫn lối.
IKÊNH TRUYỀN THÔNG
Facebook và Instagram
GIAI ĐOẠN
3 giai đoạn
THỜI GIAN
18 ngày (từ 08/04 - 25/04)

17. STT
Giai đoạn 1
Trước sự kiện (08/04 - 22/4)
Giai đoạn 2
Trong sự kiện
(23/4)
Giai đoạn 3
Sau sự kiện (24-
25/4)
Mục tiêu
- Warm-up, tăng mức độ nhận diện về sự kiện.
- Tạo sự chú ý và thu hút đối tượng mục tiêu về show nhạc.
Nhắc nhở người tham dự về
thời gian, địa điểm tổ chức sự
kiện.
- Duy trì độ nhận diện của sự
kiện.
- Gia tăng sự uy tín của ban tổ
chức.
Nội dung
- Tạo page Facebook, acc Instagram và Event trên Facebook.
- Chuỗi bài đăng giới thiệu: về sự kiện, khách mời, nhà tài trợ,
hình thức tổ chức, cách thức đăng ký,...
- Chuỗi bài đăng chia sẻ thông tin liên quan tới chủ đề event.
- Bài đăng để giải đáp thắc mắc của người quan tâm.
- Các bài đăng hỗ trợ truyền thông và seeding trong các
group.
- Marketing cá nhân: Các thành viên trong ban tổ chức đồng
bộ avatar, ảnh bìa.
- Chuỗi bài viết Countdown.
- Các bài đăng nhắc nhở
người tham dự và thời gian,
địa điểm.
- Update chương trình diễn
ra trong sự kiện.
- Recap sự kiện.
- Lời cảm ơn tới người tham dự,
nhà tài trợ,...
Kênh Online: Facebook, Instagram, seeding group Facebook, Instagram Online: Facebook, Instagram

18. STT MỤC ĐÍCH TỶ LỆ NỘI DUNG
1
Bước đầu tạo độ nhận diện cho show nhạc “Lạc”
Thu hút công chúng tìm hiểu về event.
20%
Giới thiệu sự kiện
Mục đích, ý nghĩa mà sự kiện hướng tới
Đối tượng mục tiêu.
Hình thức tham gia
Quyền lợi tham gia
Giải đáp thắc mắc.
2
Cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện
Lan tỏa sự kiện
Kêu gọi đăng ký tham gia show nhạc
Chia sẻ, giải đáp thắc mắc, tương tác với những
mong muốn của độc giả về show nhạc
35%
Chủ đề sự kiện
Giới thiệu nhà tài trợ
Giới thiệu ca sĩ, khách mời
Nội dung diễn ra trong show nhạc
Đăng ký tham dự sự kiện (mua vé)
Q&A giải đáp thắc mắc và lắng nghe chia
sẻ từ khán giả
Các bài đăng truyền thông, xúc tiến,...
NỘI DUNG CHI TIẾT

19. STT MỤC ĐÍCH TỶ LỆ NỘI DUNG
3
Cung cấp thông tin, kiến thức về chủ đề event:
âm nhạc, những người trẻ “lạc”,...
Thông tin giải trí, tương tác.
35%
Kiến thức về âm nhạc.
Những nghệ sĩ trẻ thành công với
dòng nhạc trẻ (trong đó có khách mời)
Thông tin về những người trẻ gặp
nhiều áp lực trong cuộc sống: peer
pressure, mù mịt về tương lai,...
4 Remind các thông tin về sự kiện, recap 10%
Countdown
Thông tin về thời gian địa điểm
Lưu ý khi tham gia
Recap sự kiện
Lời cảm ơn tới người tham dự, ca sĩ,
nhà tài trợ và khách mời
NỘI DUNG CHI TIẾT

20. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
TEAM TASKS MEMBER
Trưởng BTC
+ Theo dõi, đảm bảo tiến độ sự kiện
+ Chịu trách nhiệm mọi hoạt động liên quan đến sự kiện
+ Phân chia công việc
Nguyễn Thị Lan Phương
Chuyên môn - Nội
dung
+ Lên ý tưởng sự kiện
+ Phụ trách nội dung sự kiện
+ Phụ trách lên danh sách diễn giả, nghệ sĩ
Vũ Thảo Phương
Phạm Thị Thu Trang
Nguyễn Thị Lan Phương
Tài chính
+ Lên dự trù
+ Tính toán thu chi
+ Báo cáo thu chi
Trần Thị Lan Hương
Nguyễn Thúy Hiền
Đối ngoại
+ Lập kế hoạch xin tài trợ
+ Lên danh sách nhà tài trợ
+ Lên hồ sơ và mời tài trợ
+ Mời diễn giả, nghệ sĩ (kết hợp với team nội dung)
Mai Thị Huyền Trang

21. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
TEAM TASKS MEMBER
Truyền thông
+ Lên Celendar truyền thông
+ Quản lý nội dung và hình ảnh page
+ Lên ý tưởng các ấn phẩm truyền thông online và
offline
Phan Thị Diễm
Nguyễn Diệu Linh
Hậu cần
+ Phụ trách cơ sở vật chất và logistic
+ Khảo giá, chọn đối tác phù hợp
+ Deal giá tốt (kết hợp với team đối ngoại)
Nguyễn Thúy Hiền
Sale + Bán vé sự kiện Phạm Thị Khánh Ngọc
Team Kỹ Thuật
+ Thiết kế ấn phẩm truyền thông
+ Stageman tại sự kiện
Nguyễn Thị Thanh Thái

22. PHƯƠNG ÁN DỰ PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO
Sự cố có thể xảy ra Phương án phòng ngừa Phương án xử lý
Địa điểm tổ chức sự
kiện phải thay đổi
- Đưa ra điều khoản chắc chắn trong hợp đồng với chủ địa điểm tổ
chức sự kiện
- Lên phương án địa điểm dự phòng trong trường hợp không thể tổ
chức sự kiện ở địa điểm cũ
- Nhanh chóng setup lại không gian tại địa
điểm mới
- Thông báo và gửi lời xin lỗi với khán giả về sự
thay đổi địa điểm
Chi phí phát sinh cao
hơn dự tính
- Tính toán kỹ lưỡng chi phí tổ chức sự kiện, chi phí phát sinh, cân đối
các khoản hợp lý
- Nhóm ứng tiền bù vào những khoản phát
sinh
- Liên hệ nhà tài trợ để có phương án chi trả
cho các khoản phát sinh
Vé không được bán hết
- Tập trung vào truyền thông một cách hiệu quả
- Đẩy mạnh tương tác trong các hội nhóm, diễn đàn
- Thực hiện chương trình xúc tiến bán khi cần thiết
- Tận dụng các mối quan hệ
- Thu hẹp quy mô chương trình
Truyền thông không
hiệu quả, không tiếp
cận được đúng đối
tượng
- Tất cả nhân sự tham gia vào quá trình seeding
- Liên hệ các đơn vị khác hỗ trợ truyền thông
- Liên hệ các mối quan hệ nhờ seeding

23. PHƯƠNG ÁN DỰ PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO
Sự cố có thể xảy ra Phương án phòng ngừa Phương án xử lý
Khách mời đến muộn
- Liên hệ liên tục đảm bảo khách mời đến đúng giờ
- Chuẩn bị những nội dung khác để đề phòng chèn vào thời gian trống
- MC chủ động và linh hoạt dẫn chương trình,
xin lỗi khán giả
- Sử dụng nội dung chuẩn bị sẵn chèn vào chỗ
trống
Chi phí phát sinh cao
hơn dự tính
- Tính toán kỹ lưỡng chi phí tổ chức sự kiện, chi phí phát sinh, cân đối
các khoản hợp lý
- Nhóm ứng tiền bù vào những khoản phát
sinh
- Liên hệ nhà tài trợ để có phương án chi trả
cho các khoản phát sinh
Khán giả đến quá đông
nhưng không đủ chỗ
ngồi
- Nhân sự phân bổ phù hợp để hướng dẫn khán giả, sắp xếp chỗ ngồi
phù hợp để tránh tình trạng quá tải, lộn xộn
- Chuẩn bị ghế dự phòng
- Tìm thêm ghế trống cho khán giả
Khán giả quá ít
- Team Sales theo sát KPI, có những chương trình xúc tiến khi cần
- Liên hệ các mối quan hệ để lấp vào chỗ
trống, không để hội trường quá vắng
Mất điện giữa giờ
- Chuẩn bị phương án phòng tránh vấn đề mất điện
- Phân chia nhân sự rõ ràng để xử lý vấn đề nhanh chóng
- Nhân sự phải nắm rõ vị trí, nhiệm vụ, đảm bảo sát sao để có thể xử
lý vấn đề kịp thời
- Nhân sự chủ động liên lạc với chủ địa điểm tổ
chức sự kiện
- Liên hệ với bên xử lý sự cố
- Liên hệ thuê máy phát điện

24. PHƯƠNG ÁN DỰ PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO
Sự cố có thể xảy ra Phương án phòng ngừa Phương án xử lý
Các vấn đề về mic, đèn,
âm thanh,...
- Chuẩn bị sẵn phương án đề phòng
- Liên hệ với bộ phận kỹ thuật sẵn sàng ở cánh gà xử lý kịp thời
- Nhanh chóng mượn mic ở phòng kỹ thuật tại
địa điểm thuê
- Thực hiện những phương án đã lên
- MC xử lý kịp thời, xin lỗi khán giả, thay hoạt
động khác nếu cần
Thiếu nhân sự do việc
đột xuất cá nhân
- Tính toán kỹ lưỡng chi phí tổ chức sự kiện, chi phí phát sinh, cân đối
các khoản hợp lý
- Sử dụng nhân sự dự phòng
- Liên hệ những mối quan hệ để nhận hỗ trợ
Trộm cắp, cướp giật tài
sản
Nhắc nhở người tham gia cần tự bảo quản tư trang cá nhân và BTC sẽ
không chịu trách nhiệm
Xác định các camera có sẵn để có phương án
hỗ trợ nạn nhân
Vấn đề dịch bệnh
- Trang bị đầy đủ các thiết bị phòng chống dịch (nước rửa tay, đo
nhiệt độ,...)
- Thực hiện đầy đủ 5K
- Cập nhật đầy đủ thông tin của những người tham gia sự kiện
Hỏa hoạn, cháy nổ Đảm bảo các công tác phòng chống hỏa hoạn
- Khắc phục tại chỗ, ổn định mọi người, tránh
gây hoảng loạn

25. TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ
Các tiêu chí đánh giá tổng thể sau khi tổ chức
- Sự ăn khớp giữa thời gian, lịch trình của của bản kế hoạch tổ chức và thực tế khi
sự kiện diễn ra.
- Mức độ truyền tải của thông điệp, ý tưởng qua Event
- ROI
- Sự hài lòng của nhà tài trợ
- Khảo sát sau sự kiện
Phản Hồi Trực Tiếp Tại Event
- Không gian tổng thể của Event
- Lắp đặt và trang trí sân khấu (mức độ thẩm mỹ, decor thế nào, backdrop thế nào)
- Sắp xếp khu vực lễ tân, quầy bán vé (Set up quầy bán vé thuận tiện chưa? Quầy lễ
tân có dễ tìm kiếm không?)
- Tiện ích khác: Chỗ đậu xe, toilet (Chỗ đậu xe đã tiện lợi chưa, Toilet có thuận tiện
cho khách dùng hay không)

26. - Số lượng đăng ký và vé bán được
- Số lượng khách tham gia tương tác
- Thành phần khách tham gia
- Mức độ nhận biết sản phẩm/thương hiệu
- Mức độ theo dõi, hứng thú, tham gia tương
tác…với sự kiện trong suốt chương trình
- Mức độ ăn ý trong phối hợp thực hiện,
việc điều phối nhân sự
- Các phát sinh ngoài kế hoạch, nguyên
nhân
- Sự linh hoạt giải quyết các tình huống
- Các đề cập trên truyền thông trên
mạng xã hội
- Mức độ quan tâm, tương tác của công
chúng
- Tỷ lệ người biết đến sự kiện qua các
kênh truyền thông
- Độ phủ của các bài đăng seeding
trong các group hỗ trợ truyền thông
- Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng,
sân khấu (Âm thanh ánh sáng hoạt động
thông suốt không...)
- Hệ thống thiết bị trình chiếu (thiết bị
trình chiếu set up đã tốt chưa, có bị ngắt
giữa chừng không…)
- Nguồn điện (có ổn định không?)
Phản
Hồi
Trực
Tiếp
Tại
Event
Điều
Phối Sự
Kiện,
Giải
Quyết
Rủi Ro
Hoạt
Động
Truyền
Thông,
Quảng
Cáo
Bộ
Phận
Kỹ
Thuật

27. Danh mục STT Khoản chi dự kiến Đơn vị
Số
lượng
Đơn giá
Tổng chi phí dự
kiến
Ghi chú
Khách mời 1 Ngô Lan Hương Người 1 7.000.000 đ 7.000.000 đ
2 Sinh viên Người 2 300.000 đ 600.000 đ
Ấn phẩm & in ấn 3 Poster dán tường chiếc 1 180.000 đ 180.000 đ
4
Banner
(60 cm x 160 cm)
Chiếc 2 45.000 đ 90.000 đ
5 Vé Tờ 80 2.850 đ 228.000 đ
Trang trí 9 Trang trí sân khấu 200.000 đ
Thuê địa điểm 10
G4U Cafe Acoustic
(Cầu Giấy, Hà Nội)
2.000.000 đ
Chi phí phát sinh 500.000 đ
TỔNG 10.798.000 đ
17
CHI PHÍ DỰ TRÙ