21.03.12. Harku teabepäeva esitlus

1. KOVMEN JUURUTAMISE
AVAPÄEV
HARKU VALLAVALITSUSES 1
26.06.2012 Leopold.veges@raplamv.ee

2. KOVMEN JUURUTUSPÄEVA KAVA
• 11:00 – 11:30 Projekt KOVMEN, digitaalne menetlus
• 11:30 – 12:00 KOVMEN süsteemi funktsionaalsus
• 12:00 – 12:15 Kohvipaus
• 12:15 – 13:30 Süsteemi demonstratsioon
• 13:30 – 13:45 Kohvipaus
• 13:45 – 14:00 Süsteemi juurutamine, piloteerimine ja
koolitus
26.06.2012 KOVMEN ülevaade 2

3. DIGITAALNE
MENETLUSSÜSTEEM KOVMEN
ÜLDTUTVUSTUS 3
26.06.2012 KOVMEN ülevaade Leopold.veges@raplamv.ee

4. PROJEKTI KAUGEMAD JA
LÄHIMAD EESMÄRGID
• Lõpetada suve hakul edukalt SF projekt – käivitada
KOVMEN I
• Tuginedes huviliste ja kasutajate ettepanekutele
lisada sügisel menetluste baaspaketti veel 10
teenust
• Koostada sügiseks süsteemi jätkuarenduse projekt
mis võimaldaks tagada arenduse finantseerimise
26.06.2012 KOVMEN ülevaade 4

5. KOVMEN ON ÜKS TEENUSE
OSUTAMISE VÕIMALUS
• Teenused, mille menetlemisel ei ole hetkel võimalik
teostada taotluse eeltäitmist ei digitaliseerita
• Teenuseid, mille puhul taotleja ei vasta osutamise
tingimustele palub süsteem menetleda läbi
pabertaotluse
• Teenuseid saab taotleda ainult ise, esindamine ei
ole süsteemis võimalik
• Süsteem osaleb menetluse aja ja andmekontrollis
26.06.2012 KOVMEN ülevaade 5

6. MENETLUSSÜSTEEMI KAUGEMAD JA
LÄHIMAD EESMÄRGID
• Kaasata menetlustegevusse kõiki osapooli ( esmalt
teenuse taotleja )
• Täita automaatselt teenuse taotlus taotlejaga
seotud andmetega ( esialgu riigi registrid )
• Standardida menetlused ( tellija vaatest ühte nägu,
menetluse sammud häälestatavad, taotluse
plankide info töödeldav)
• Levitada parimaid praktikaid ( võimalus igaühel
vaadelda ja allalaadida menetlusega seonduv )
• Võimaldada menetlust analüüsida ( menetluste
hindamise kriteeriumid, statistilised aruandlused)
26.06.2012 KOVMEN ülevaade 6

7. DIGITAALSETE MENETLUSTE
LOOMISE REEGLID
26.06.2012 KOVMEN ülevaade 7

8. DIGITAALSE MENETLUSE
FUNKTSIONAALSUS
26.06.2012 KOVMEN ülevaade 8

9. MENETLUSSÜSTEEMI
VÕIMALUSED
• Teenuse tingimused on hallatavad – muutes tingimusi
võib teiste poolt loodud menetlusi üle võtta.
• Menetlused ei sõltu organisatsiooni struktuurist – rollidega
silutakse struktuurilised iseärasused
• Menetlust võib pooleli jätta ja jätkata samast kohast
• Menetlussüsteemi võib siseneda otse või läbi KOV TP
• Süsteem suhtleb dokumendiregistritega läbi DVK
• Taotluste vormid on genereeritavad ja taaskasutatavad
• Aruandlus ja statistilised näitajad on häälestatavad
• Süsteem võimaldab töödelda taotluse vormi sisestatud
andmeid ( numbrilisi, tekstilisi )
26.06.2012 KOVMEN ülevaade 9

10. MENETLUSSÜSTEEMI
PILOTEERIMINE
• Asutus määrab infosüsteemi administraatori, kes
koolitatakse teenuse osutaja poolt välja
• Ametnikele tutvustakse süsteemi olemasolevaid
menetlusi
• Menetlused häälestatakse vastavalt organisatsiooni
nõuetele
• Menetluste omanikud testivad teenuseid
• Asutus võtab vastu otsuse teenuse kasutuselevõtu
kohta
26.06.2012 KOVMEN ülevaade 10

11. MENETLUSTE DIGITALISEERIMINE
• Valitakse menetlus, mida soovitakse digitaliseerida
• Analüütik kaardistab menetlusprotsessi
• Analüütik koos ametnikuga optimeerib kaardistatud
protsessi (vastavalt digitaalse menetluse nõuetele )
• Teenuse osutaja modelleerib ja digitaliseerib
menetluse ning lisab ta vastava valdkonna teenuste
nimekirja
26.06.2012 KOVMEN ülevaade 11

12. MENETLUSTE BAASPAKETT
KOOSTATI HARKU AMETNIKEGA
26.06.2012 KOVMEN ülevaade 12

13. SÜSTEEMI JUURUTAMINE HARKU
VALLAVALITSUSES
• Tutvumine süsteemi töö põhimõtetega- algus täna
• Modelleeritavate protsesside loogika
kooskõlastamine
• Menetluse kohandamine :
• Taotlejale suunatud menetlusteadete koostamine
• Taotlusplankide kinnitamine
• Menetluse ekraanivormide infoväljade määratlemine
• Menetluse juhtparameetrite määratlemine
• Menetluse testimine
26.06.2012 KOVMEN ülevaade 13

14. ARENDUSTEGEVUS ANDIS HULGA
KOGEMUSI
• Süsteemi häälestus vajab vilunud ametniku nippe,
mida intervjuude käigus kätte ei saa ja mille kohta ei
ole metoodikat ( mis andmeid kohe näha, mis
andmeid ikka vaja, kust võib tagasi minna, jne. )
• Süsteem vajab oma X-Tee päringuid, sest
olemasolevate puhul tuleb ühe registri poole
pöörduda mitu korda ( aja kadu )
• Uute menetlusprotsesside loomiseks piisab umbes 30
digitaliseeritud menetlusest ( koostamise klotsid
olemas )
• On erinevaid omavalitsusi, kuid ei ole erinev
menetluse täitmine
26.06.2012 KOVMEN ülevaade 14

15. TÄNA ,KAS KÜSIMUSI?
26.06.2012 KOVMEN ülevaade 15