Khoá luận Quản lí nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước

Luận Văn Group hỗ trợ viết luận văn thạc sĩ,chuyên đề,khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực
tập, Assignment, Essay
Zalo/Sdt 0967 538 624/ 0886 091 915 Website:lamluanvan.net
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU...................................................................................................... 1
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ NGUỒN
LỰC TÀI CHÍNH CHO PHÁT TRIỂN LĨNH VỰC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
6
1.1. Những vấn đề chung về quản lý nguồn lực tài chính.......................... 6
1.2. Quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước.17
Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ NGUỒN LỰC TÀI CHÍNH CHO
PHÁT TRIỂN LĨNH VỰC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC................................. 28
2.1. Thực trạng về nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà
nước giai đoạn 2013 -2017....................................................................... 28
2.2. Thực trạng quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ
nhà nước tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước....................................... 33
2.3. Đánh giá về thực trạng quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh
vực lưu trữ nhà nước................................................................................ 45
Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI QUẢN LÝ NGUỒN LỰC TÀI
CHÍNH CHO PHÁT TRIỂN LĨNH VỰC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC......... 51
3.1. Phương hướng đổi mới quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh
3.2. Các giải pháp đổi mới quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh
KẾT LUẬN.................................................................................................. 76

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong quá trình phát triển của xã hội loài người, tài liệu lưu trữ không
những có ý nghĩa lớn lao trong các hoạt động thực tiễn của các thế hệ hiện tại
mà còn có ý nghĩa quan trọng đối với các thế hệ tương lai. Ở Việt Nam, tài
liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin có giá trị trong quá khứ của lịch sử dân
tộc Việt Nam, tài liệu lưu trữ đã và đang có những đóng góp thiết thực trong
công cuộc bảo vệ Tổ quốc và ngày nay, trong công cuộc xây dựng và phát
triển đất nước, Luật Lưu trữ ra đời càng khẳng định: Tài liệu lưu trữ quốc gia
là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ
đất nước. Vai trò quan trọng đó của tài liệu lưu trữ được thể hiện trong mọi
hoạt động của đời sống xã hội. Việc gìn giữ tài liệu lưu trữ là gìn giữ di sản
đặc biệt của dân tộc cho muôn đời sau. Ngày nay, nước ta đang trong quá
trình đổi mới, phát triển lĩnh vực lưu trữ cần phải có các bước đi phù hợp với
điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của cả nước. Với mục tiêu phục vụ công
chúng trong hiện tại và của nhiều thế hệ mai sau, lĩnh vực lưu trữ cần phải
được đầu tư phát triển. Trong đó, đầu tư nguồn lực tài chính cho phát triển
trong lĩnh vực lưu trữ là rất cần thiết.
Trong nhiều năm qua, Chính phủ Việt Nam đã và đang dành một phần
nguồn lực tài chính từ ngân sách cho phát triển lĩnh vực lưu trữ. Nhờ đó, công
tác bảo quản tài liệu lưu trữ ngày càng được cải thiện về môi trường bảo quản,
khắc phục hạn chế các nguy cơ huỷ hoại và ngày càng phát huy giá trị trong
đời sống xã hội. Nguồn lực tài chính là một trong những yếu tố đóng vai trò
quan trọng đối với sự phát triển của mỗi quốc gia. Căn cứ vào nguồn lực tài
chính có được sẽ quyết định đầu tư bao nhiêu cho hoạt động lưu trữ, từ đó
phân bổ sao cho hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất. Kết quả đó đã góp phần quan
trọng vào công tác quản lý nhà nước trên các lĩnh vực: kinh tế, hành chính nhà
nước, quốc phòng, an ninh, văn hoá, xã hội,…Tuy nhiên, việc nhận
1

thức về tầm quan trọng của công tác quản lý lưu trữ nhà nước đến nay vẫn
còn nhiều bất cập, đặc biệt công tác quản lý nguồn lực tài chính trong lĩnh
vực lưu trữ nhà nước còn nhiều hạn chế như: chưa phát triển đồng bộ trong
toàn bộ hệ thống lưu trữ nhà nước, nhiều nơi tình trạng tài liệu đang bảo
quản trong môi trường chưa bảo đảm do thiếu điều kiện cơ sở vật chất; tài
liệu lưu trữ chưa phát huy đầy đủ giá trị trong thực tiễn …
Vì vậy, để góp phần tăng cường quản lý chặt chẽ và có hiệu quả
nguồn lực tài chính trong lĩnh vực lưu trữ - một trong các lĩnh vực được
đầu tư từ nguồn ngân sách và một số các nguồn nguồn lực tài chính hợp
pháp khác, tôi chọn đề tài: "Quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển
lĩnh vực lưu trữ nhà nước" làm luận văn tốt nghiệp.
Quản lý nguồn lực tài chính đã được một số công trình nghiên cứu
khoa học nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau. Nhưng lần đầu tiên đề tài
về quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển trong lĩnh vực lưu trữ nhà
nước được nghiên cứu, phân tích và luận giải một cách có hệ thống và có
sử dụng kết quả của một số công trình khoa học trước đây.
2. Tình hình nghiên cứu
Nguồn lực tài chính là một trong những nguồn lực quan trọng, thúc
đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội, vì vậy nó luôn thu hút sự quan tâm, chú ý
của nhiều tác giả, của các cấp, các ngành. Đã có rất nghiều công trình
nghiên cứu đề cập đến vấn đề này ở các góc độ và hình thức khác nhau.
Những vấn đề lý luận cơ bản giới thiệu một cách có hệ thống về lý luận
và thực tiễn, các nội dung cơ bản của nguồn lực tài chính nói chung được
trình bày ở cuốn Giáo trình Quản lý Công tác giả PGS.TS Phan Huy
Đường, Giáo trình lý thuyết phát triển bền vững tác giả PGS. TS Bùi Văn
Dung, Nguyễn Hoài Nam, Hoàng Thị Thúy Vân, Giáo trình Phân tích
chính sách kinh tế tác giả PGS.TS Phạm Văn Dũng.
2

Ngoài ra còn rất nhiều đề tài nghiên cứu đối với các đối tượng khác
nhau của nhiều tác giả khác nhau về nguồn lực tài chính cho các lĩnh vực
như giáo dục, y tế, lao động, xây dựng….
Nhìn chung các công trình nói trên đã nêu lên được tầm quan trọng, thực
trạng và đề xuất giải pháp, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả quản lý
nguồn lực tài chính phù hợp với các đối tượng mà các tác giả đã đề cập. Tuy
nhiên, cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về đề tài "Quản lý
nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước" vì vậy đề tài tôi
chọn hoàn toàn không trùng lắp với bất cứ công trình nào đã có trước đó.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực trạng cơ chế quản lý nguồn lực tài
chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước, trên cơ sở đó luận văn đã đề
xuất các giải pháp đổi mới quản lý nguồn lực tài chính, về kế hoạc hóa lĩnh
vực lưu trữ, huy động nguồn lực tài chính, giao quyền tự chủ, tự chịu trách
nhiệm đối với đơn vị sự nghiệp công lập, kết quả sử dụng nguồn lực tài
chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ góp phần bảo vệ và phát huy giá trị
của tài liệu lưu trữ.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu: quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển
lĩnh vực lưu trữ nhà nước.
4.2. Phạm vi nghiên cứu: hoạt động quản lý nguồn lực tài chính cho
công tác lưu trữ của các tổ chức lưu trữ nhà nước thuộc các cơ quan trung
ương, địa phương trong bộ máy hành chính nhà nước Việt Nam. Đặc biệt,
số liệu thu thập trong quá trình nghiên cứu được sử dụng nhiều từ nguồn
thông tin tại cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ ở cấp trung ương
là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước – Bộ Nội vụ giai đoạn 2013-2017.
3

5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Luận văn được nghiên cứu trên cở sở vận dụng các lý thuyết về quản
lý nhà nước về kinh tế, kinh tế học của các chuyên gia trong và ngoài nước
và các quy định của pháp luật Việt Nam.
Phương pháp nghiên cứu: dùng lý luận để đánh giá thực tiễn, ứng
dụng lý luận và nhận thức thực tiễn vào khoa học quản lý nhà nước;
phương pháp phân tích, tổng hợp, dự báo, thống kê số liệu được sử dụng
trong quá trình nghiên cứu.
Dữ liệu sử dụng vào luận văn bao gồm những thông tin về quản lý
nhà nước về lĩnh vực lưu trữ, về tài liệu lưu trữ và nguồn lực tài chính cho
phát triển lĩnh vực lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giai đoạn
2013 - 2017.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Ý nghĩa khoa học:
6.1. Luận văn đã hệ thống hoá lý luận cơ bản về nguồn lực tài chính
phát triển từ nguồn lực tài chính, hoạt động lưu trữ và quản lý nguồn lực tài
chính từ nguồn lực tài chính để phát triển trong lĩnh vực lưu trữ nhà nước.
6.2. Luận văn đã nghiên cứu kinh nghiệm của một số triều đại trước
và một số nước trên thế giới về quản lý nguồn lực tài chính từ nguồn lực tài
chính để phát triển cho lĩnh vực lưu trữ nhà nước.
6.3. Về mặt thực tiễn, luận văn đánh giá một cách khách quan thực
trạng về quản lý nguồn lực tài chính phát triển trong lĩnh vực lưu trữ nhà
nước.
6.4. Luận văn cũng đã đề xuất một số giải pháp quản lý nguồn lực tài
chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước, nhằm mục tiêu bảo quản an
toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với đời sống xã hội.
4

7. Kết cấu của luận văn
Tên luận văn: "Quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh
vực lưu trữ nhà nước"
Ngoài các mở đầu, kết luận, phụ lục, Luận văn gồm 3 chương:
Chương 1 - Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý nguồn lực tài chính
và nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước
Chương 2 - Thực trạng về quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển
lĩnh vực lưu trữ nhà nước
Chương 3 - Các giải pháp đổi mới về quản lý nguồn lực tài
chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước
5

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ NGUỒN LỰC
TÀI CHÍNH CHO PHÁT TRIỂN LĨNH VỰC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
1.1. Những vấn đề chung về quản lý nguồn lực tài chính
1.1.1. Khái niệm về nguồn lực tài chính
Trên thế giới, để thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển, các nước sử
dụng song song hai nguồn lực là nhân lực và vật lực. Trong đó vật lực bao
gồm nhiều nguồn lực cụ thể hơn như nguồn lực về đất đai, nguồn lực về tài
chính, nguồn lực công nghệ... Tùy theo từng phạm vi, các nguồn lực được
xác định theo những tiêu chí khác nhau.
Trong xã hội hiện đại, công nghệ phát triển mạnh mẽ, tài chính trở
thành một trong những nguồn lực quan trọng, để thúc đẩy sự phát triển xã
hội. Nguồn lực tài chính luôn được xem là nguồn lực chủ đạo trong mọi
phạm vi của đời sống kinh tế, xã hội.
Tài chính là phạm trù kinh tế, phản ánh các quan hệ phân phối của
cải xã hội dưới hình thức giá trị, phát sinh trong quá trình hình thành, tạo
lập, phân phối các quỹ tiền tệ của các chủ thể trong nền kinh tế nhằm đạt
mục tiêu của các chủ thể ở mỗi điều kiện nhất định. Tài chính thể hiện sự
vận động của vốn tiền tệ, diễn ra ở mọi chủ thể trong xã hội. Nó phản ánh
tổng hợp các mối quan hệ kinh tế nảy sinh trong phân phối các nguồn tài
chính thông qua việc tạo lập hoặc sử dụng các quỹ tiền tệ nhằm đáp ứng
các nhu cầu khác nhau của các chủ thể trong xã hội.
Nguồn lực tài chính là tổng thể các vấn đề của tài chính phục vụ cho
nhu cầu phát triển. Do đó nói tới nguồn lực tài chính là nói tới các nguồn
tài chính khác nhau và sự phân bổ các mối quan hệ kinh tế nảy sinh nói
trên nhằm đáp ứng nhu cầu của các chủ thể trong xã hội.
6

Nguồn lực tài chính được hiểu theo nhiều cách. Chúng ta có thể hiểu
nguồn lực tài chính là lượng vốn thực tế dưới dạng tiền tệ và quy đổi ra tiền tệ
đã và đang được huy động để phục vụ cho sự phát triển kinh tế - xã hội của
một quốc gia. Đồng thời cũng có thể hiểu theo nghĩa rộng, nguồn lực tài chính
là các nguồn tài chính khác nhau, sự phân bổ các mối quan hệ kinh tế nảy sinh
từ các nguồn tài chính ấy hoặc theo nghĩa hẹp, nói tới nguồn lực tài chính là
nói tới các nguồn vốn. Những nguồn vốn ấy đến từ ngân sách nhà nước, tư
nhân, đầu tư nước ngoài, quỹ đầu tư, các quỹ tín thác...
Trong sự phát triển của mỗi quốc gia, nguồn lực tài chính hay nguồn
lực vốn tài chính đóng vai trò trung tâm, cơ bản. Sở dĩ như vậy vì những lý
do: Thứ nhất, khi có vốn, các quốc gia sẽ có điều kiện đầu tư mạnh mẽ cho
việc đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực, đặc biệt là nguồn nhân lực có
trình độ cao, đáp ứng được những đòi hỏi khắt khe của nền kinh tế tri thức
hiện nay. Thứ hai, các quốc gia có thể hoặc đầu tư cho việc nghiên cứu, tạo
ra các kĩ thuật mới, công nghệ mới, trang bị máy móc hiện đại thông qua
nhập khẩu hoặc tự chế tạo để từ đó tạo ra nhiều sản phẩm mới có chất
lượng tốt, có năng lực cạnh tranh cao trên thị trường quốc tế, đem lại thặng
dư kinh tế quốc gia. Thứ ba, các quốc gia có điều kiện để xây dựng và hiện
đại hóa nhanh hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
Thứ tư, có thể chuyển dịch cơ cấu các ngành trong nền kinh tế của mình
theo hướng hiệu quả, phù hợp với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế.
Trong điều kiện hiện nay, thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, nguồn lực
tài chính thường đến từ hai nguồn: Nguồn vốn trong nước và nguồn vốn
nước ngoài.
- Nguồn vốn trong nước: bao gồm phần tích lũy của ngân sách
nhà nước, của các doanh nghiệp và của mọi tầng lớp dân cư.
- Nguồn vốn nước ngoài: gồm phần tài trợ bằng tiền hoặc bằng vật chất
như máy móc, công nghệ… của các quốc gia bên ngoài, của các tổ chức quốc
7

tế, ngân hàng quốc tế, quỹ tín thác quốc tế, cá nhân người nước ngoài
hoặc kiều bào xa tổ quốc.
Trong cơ cấu nguồn lực, nguồn lực tài chính chiếm vị trí trọng yếu,
thúc đẩy phát triển cũng như là động lực phát triển của các quốc gia. Do đó
việc huy động nguồn vốn và việc sử dụng hợp lý nguồn vốn luôn là ưu tiên
hàng đầu của các nền kinh tế hiện nay.
1.1.2. Vai trò và yêu cầu của quản lý nguồn lực tài chính
trong các lĩnh vực do nhà nước quản lý
Một là, quản lý nguồn lực tài chính vừa có tác dụng điều tiết vĩ mô
về đầu tư phát triển, vừa có tác dụng trong quản lý thực hiện chức năng
chăm lo lợi ích cho toàn thể cộng đồng với tầm nhìn không chỉ thế hệ hôm
nay mà cò n cả mai sau, có tác dụng giữ vững sự ổn định của nền kinh tế,
bảo đảm phát triển bền vững.
Hai là, quản lý nguồn lực tài chính có vai trò khuyến khích các thành
phần kinh tế đầu tư sản xuất, tạo môi trường kinh doanh cạnh tranh lành
mạnh, áp dụng công nghệ tiên tiến, phù hợp với chiến lược phát triển kinh
tế - xã hội của đất nước trong từng thời kỳ để chuyển dịch cơ cấu kinh tế
theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng
kinh tế, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân.
Ba là, quản lý nguồn lực tài chính nhà nước có vai trò tác động mạnh
đến hiệu quả quản lý nền hành chính nhà nước. Như vậy, quản lý nguồn lực
tài chính có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động quản lý của bộ
máy nhà nước nói chung và bộ máy hành chính nhà nước nói riêng. Ngày
nay, các quốc gia trên thế giới coi cải cách tài chính, trong đó có cải cách
quản lý tài chính là một trong những nội dung của cải cách hành chính nhà
nước. Và do đó, quản lý nguồn lực tài chính nhằm mục đích đạt hiệu quả
của hoạt động quản lý nhà nước.
Quản lý nguồn lực tài chính cần tuân thủ các yêu cầu:
8

- Quản lý theo quy hoạch, kế hoạch:
Để thực hiện vai trò của mình, Nhà nước sử dụng công cụ kế hoạch -
một trong hệ thống các công cụ quản lý để quản lý nền kinh tế - xã hội nhằm
đạt mục tiêu đảm bảo phát triển ổn định và bền vững. Đặc trưng của công cụ
này là quản lý kinh tế của quốc gia theo mục tiêu, theo ngành, theo vùng và
địa phương diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định. Chất lượng thực
hiện chức năng này quyết định lớn đến chất lượng phát triển toàn xã hội.
Trong từng quốc gia, mỗi giai đoạn, thời kỳ phát triển đều có các chiến lược
phát triển kinh - tế xã hội phù hợp với trình độ phát triển của thời kỳ. Quy
hoạch phát triển kinh tế - xã hội là bước đi cụ thể của chiến lược và là văn bản
thể hiện một cách hệ thống các luận chứng phát triển kinh tế - xã hội, lựa chọn
phương án phát triển và tổ chức không gian các đối tượng kinh tế, xã hội và
môi trường cho thời kỳ dài hạn (ít nhất là 5 năm) trên lãnh thổ xác định hoặc
cho một ngành, lĩnh vực. Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội là văn bản thể
hiện một cách hệ thống những hoạt động nhằm phát triển kinh tế - xã hội theo
những mục tiêu, chỉ tiêu trong một thời gian nhất định. Quy hoạch phát triển
để nhằm tạo ra khuôn khổ cho các bộ, ngành và các địa phương đầu tư phát
triển phù hợp với chiến lược và quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội
của quốc gia trong từng thời kỳ.
- Quản lý theo pháp luật:
Nguồn lực tài chính cho phát triển các lĩnh vực thuộc quản lý của nhà
nước là nguồn lực tài chính được sử dụng từ đóng góp của dân (bằng nhiều
hình thức khác nhau, đặc biệt là từ thuế). Vì thế, tuân thủ pháp luật là yêu cầu
cơ bản đối với hoạt động quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển các lĩnh
vực. Nhà nước sử dụng công cụ pháp luật để quản lý xã hội và trong đó các
hoạt động quản lý nguồn lực tài chính được Nhà nước quy định bằng hệ thống
luật và các văn bản quy phạm pháp luật, xác định phạm vi, quyền hạn và trách
nhiệm của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động quản lý nguồn lực
9

tài chính trong toàn bộ các nội dung từ chuẩn bị (huy động) nguồn lực, thực
hiện (sử dụng) nguồn lực đến giai đoạn kết thúc các hoạt động, đánh giá
hiệu quả nguồn lực tài chính và những tác động đến quá trình hoạt
động/phát triển trong mỗi lĩnh vực.
- Công khai và minh bạch
Trong nền hành chính hiện đại, công khai trong quá trình làm quyết
định và chính sách công nói chung sẽ tạo điều kiện giảm bớt sự không chắc
chắn và hỗ trợ tích cực cho công cuộc chống tham nhũng trong các cơ quan
công quyền. Trong quá trình quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển các
lĩnh vực, cần phải đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch và phải được
thực hiện xuyên suốt trong toàn bộ các khâu, các nội dung của quản lý
nguồn lực tài chính. Theo quy trình thực hiện các dự án, kế hoạch hoặc
chương trình; nguyên tắc công khai, minh bạch còn được thể hiện từ giai
đoạn chuẩn bị (chủ trương) đến kết thúc các hoạt động.
Đối với các chương trình, dự án lớn, sự công khai sẽ đạt tới sự thống
nhất cao trong các bộ phận, các dự án thành phần, cũng như các nội dung
công việc chi tiết. Đồng thời, đi đến sự thống nhất với các chương trình mang
tính chiến lược. Nguyên tắc công khai, minh bạch trong quản lý nguồn lực tài
chính tạo điều kiện tốt nhất cho việc lựa chọn phù hợp các nhà thầu, các thành
viên tham gia thực hiện các nội dung có liên quan đến các hoạt động trong
lĩnh vực; bảo đảm tạo cơ hội cho các bên liên quan, trong quá trình thực hiện
tham gia tích cực vào tiến trình phát triển chung. Bởi vì, công khai minh bạch
tạo cơ hội cho các đối tượng tiếp cận dễ dàng vào việc tham gia các hoạt động
và có trách nhiệm cao trong việc thực thi trách nhiệm của mình cũng như
trách nhiệm đối với hiệu quả của quản lý. Công khai, minh bạch còn tạo điều
kiện cho công chúng, nhất là các đối tượng trực tiếp liên quan đến việc sử
dụng các thành quả, sản phẩm đã hình thành do sử dụng nguồn tài chính có
10

điều kiện tham gia quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản phục vụ quá
trình quản lý nhằm đạt hiệu quả cao trong thực tiễn.
- Nguyên tắc phân cấp trong quản lý nguồn lực tài chính đối với
phát triển các lĩnh vực nhà nước quản lý
Mọi hoạt động quản lý của Nhà nước đều thông qua hệ thống tổ chức
bộ máy với các chức năng, quyền hạn được quy định bởi pháp luật. Để bảo
đảm quản lý nguồn lực tài chính có hiệu quả, cần phải tôn trọng các nguyên
tắc về phân cấp quản lý trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước.
Việc quản lý nguồn lực tài chính bao gồm nhiều nội dung, tuân thủ theo
quy trình, đồng thời thực hiện qua nhiều cấp khác nhau từ trung ương đến địa
phương, từ cấp quản lý phân bổ đến cấp thụ hưởng. Mỗi cấp chính quyền
trung ương, địa phương đều phải được quy định rõ ràng thẩm quyền về huy
động, phân bổ và sử dụng nguồn lực tài chính. Tương ứng với thẩm quyền là
các quy định về trách nhiệm thực thi công vụ nói chung và quản lý nguồn lực
tài chính nói riêng. Phân cấp quản lý nguồn lực tài chính phải được thực hiện
trên những nguyên tắc cơ bản: Phù hợp với phân cấp quản lý kinh tế - xã hội
và năng lực quản lý của các cấp quản lý từ trung ương đến địa phương; Giữ
vai trò chủ đạo của quản lý nhà nước để bảo đảm thực hiện các nhiệm vụ quan
trọng của quốc gia, có tác dụng điều phối hoạt động vĩ mô của đất nước; Bảo
đảm chủ động thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của địa phương, ngành, lĩnh vực
và các đơn vị thực hiện chức năng cụ thể của từng đơn vị.
1.1.3. Nội dung quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển
các lĩnh vực nhà nước quản lý
- Công tác kế hoạch nguồn lực tài chính đối với phát triển các
lĩnh vực do nhà nước quản lý
Như đã nêu ở trên, chức năng kế hoạch hoá của quản lý nhà nước có
tầm cỡ toàn xã hội, có vị trí của một chức năng quan trọng nhất của quản lý
nhà nước. Vì thế, lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội nói chung và kế
11

hoạch nguồn lực tài chính cho phát triển cũng phải tuân theo những nguyên
tắc chung của quản lý nhà nước như: phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế
- xã hội, phù hợp quy hoạch ngành, vùng; đảm bảo tính khoa học và tính
hiệu lực của hoạt động quản lý nhà nước; kết hợp đồng bộ các yếu tố kinh
tế, chính trị, xã hội, phát triển khoa học công nghệ, an ninh, quốc phòng và
bảo đảm sự kết hợp hài hoà giữa phát triển bền vững kinh tế với công bằng
xã hội và bảo vệ môi trường; bảo đảm lợi ích hiện tại và lợi ích lâu dài, lợi
ích tổng thể và lợi ích cục bộ; đảm bảo những cân đối lớn của nền kinh tế
quốc dân kết hợp giữa kế hoạch và điều tiết của thị trường trong từng thời
kỳ; phù hợp với yêu cầu hợp tác quốc tế, kết hợp tốt giữa nội lực và ngoại
lực, giảm bớt sự phụ thuộc vào nước ngoài.
Việc xây dựng kế hoạch nguồn lực tài chính phải có quy trình chặt
chẽ và các căn cứ khoa đầy đủ để các cấp tiến hành đồng bộ việc cụ thể hoá
chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của cả nước cũng như bảo đảm đúng
quy hoạch.
Quy trình lập kế hoạch nguồn lực tài chính cho phát triển các lĩnh
vực nhà nước quản lý được bắt đầu từ việc giao số kiểm tra về nguồn lực
tài chính thời kỳ trung hạn cho các bộ, ngành và địa phương. Trên cơ sở đó,
các bộ ngành, địa phương giao số kiểm tra cho các đơn vị thuộc phạm vi
quản lý phù hợp với tiến độ thực hiện đã được duyệt.
- Xây dựng và phân bổ nguồn lực tài chính từ ngân sách nhà nước và huy
động các nguồn lực hợp pháp cho nhu cầu phát triển các lĩnh vực
Quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển các lĩnh vực là một nội dung
của quản lý nhà nước ở tầm vĩ mô, nên việc xây dựng và phân bổ nguồn lực
tài chính cho nhu cầu phát triển từng lĩnh vực cũng tuân thủ các nguyên tắc
chung của quản lý nhà nước. Ở tầm vĩ mô, nguồn lực tài chính cần phải được
xây dựng trên cơ sở chiến lược phát triển kinh tế - xã hội và các mục tiêu tăng
12

trưởng. Phân bổ nguồn lực tài chính là việc đảm bảo nhu cầu cho các hoạt
động trong thời kỳ trung hạn (5 năm) hoặc ngắn hạn (một năm).
Trong từng lĩnh vực, nguồn lực tài chính nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt
động thường xuyên và nhu cầu đầu tư phát triển. Trong đó, chi cho đầu tư
phát triển mang tính chiến lược lâu dài, nguồn lực tài chính lớn, cho nên
quy trình xây dựng và phân bổ nguồn lực tài chính có những đặc điểm
riêng phù hợp với từng loại hoạt động sự nghiệp cũng như dự án đầu tư.
Việc phân loại các hoạt động sự nghiệp hoặc các dự án đầu tư theo tiêu chí
"nhóm, ngành" là cần thiết để phân chia theo tổng số nguồn lực tài chính
cho các hoạt động theo các ngành, lĩnh vực. Và việc phân loại các hoạt
động theo nhóm ngành còn phải gắn với các quy định về các nội dung công
việc liên quan đến quá trì nh quản lý nguồn lực tài chính như: thẩm quyền
quyết định việc phân bổ, huy động nguồn lực tài chính, phê duyệt (thiết kế,
dự toán), tổ chức thực hiện, quyết toán và đánh giá hiệu quả...
- Quy trình phân bổ và huy động nguồn lực tài chính cho nhu
cầu phát triển các lĩnh vực:
Trên cơ sở các căn cứ về kế hoạch về nguồn lực tài chính hàng năm và
của thời kỳ trung hạn (3 năm, 5 năm) các đơn vị cấp cơ sở trong bộ máy nhà
nước xây dựng nhu cầu sử dụng nguồn tài chính của đơn vị mình để trình các
cấp quản lý tài chính. Trong đó bao gồm, nguồn tài chính cho nhu cầu về chi
thường xuyên, cho nhu cầu chi đầu tư phát triển được tổng hợp vào nhu cầu sử
dụng nguồn lực tài chính hàng năm của các đơn vị trong cùng một “bản kế
hoạch tài chính”. Kế hoạch tài chính tổng thể được trình từ cấp cơ sở nhằm
đảm bảo phù hợp với các nguồn lực khác cũng như điều kiện của mỗi cấp,
đảm bảo tính khả thi trong quá trình triển khai sử dụng nguồn lực, từ đó nâng
cao hiệu quả quản lý lĩnh vực cũng như toàn bộ nền kinh tế - xã hội.
13

Ngoài ra, quá trình phân bổ và huy động nguồn lực tài chính từ các
cấp quản lý địa phương hoặc lĩnh vực còn để bảo đảm cân đối nguồn lực
trong phạm vi quản lý đã được phân cấp về hành chính.
Điểm quan trọng nữa, việc phân bổ và huy động nguồn tài chính cho
phát triển phải bảo đảm thứ tự ưu tiên của các nội dung công việc cũng như
các chương trình hoặc dự án theo tính chất quan trọng, cấp bách và tiến độ
của các dự án đã được lập và phê duyệt.
- Phối hợp kế hoạch và dự toán nguồn lực tài chính trong quá trình xây
dựng và phân bổ, huy động nguồn lực tài chính cho phát triển các lĩnh vực
Lập kế hoạch gắn với nguồn lực tài chính là sự gắn kết giữa các mục
tiêu kế hoạch và nguồn lực tài chính để đảm bảo khả năng thực hiện kế hoạch
đó. Bởi vì, trên cơ sở chúng ta thừa nhận rằng các nguồn lực nói chung và
nguồn lực tài chính nói riêng là có hạn và không thể tăng trong thời kỳ trung
hạn. Do đó, cần tập trung vào việc đạt được các kết quả cao hơn từ những
nguồn lực hiện có. Hay nói cách khác, trên cơ sở nguồn lực có hạn, cần phải
đạt được yêu cầu của quản lý chi tiêu công là: kỷ luật tài khoá tổng thể, hiệu
quả phân bổ, huy động nguồn tài chính, hiệu quả hoạt động. Mục tiêu tổng thể
của việc lập kế hoạch gắn với nguồn lực tài chính là nhằm khắc phục các yếu
kém của hệ thống soạn lập dự toán chi tiêu thường xuyên tách rời chi cho đầu
tư phát triển, đầu tư dàn trải, cơ sở phân bổ hoặc huy động tài chính không rõ
ràng. Phối hợp kế hoạch với nguồn lực tài chính có những tác dụng:
+ Tạo cơ sở chiến lược cho việc soạn lập dự toán nguồn lực tài
chính nhằm hướng các khoản chi tiêu đạt tới các mục tiêu đề ra;
+ Xây dựng một dự toán nguồn lực tài chính thống nhất, bao gồm cả
chi đầu tư và chi thường xuyên, từ nguồn lực của nhà nước và các nhà tài
trợ và đóng góp hợp pháp của nhân dân;
Để có một hệ thống nguồn lực tài chính thống nhất được triển khai bền
vững, cần củng cố cơ chế phối hợp giữa kế hoạch và dự toán nguồn tài chính,
14

giữa chi đầu tư phát triển và chi thường xuyên, giữa các chức năng tài
chính và chức năng kế hoạch tại mỗi cấp chính quyền và trong toàn bộ quy
trình lập kế hoạch và lập dự toán. Quá trình lập kế hoạch (dự toán) nguồn
lực tài chính được bắt đầu từ kế hoạch phát triển kinh tế vĩ mô trung hạn.
Hạn mức tài chính chặt chẽ, thống nhất với kế hoạch kinh tế - xã hội vĩ mô
có ý nghĩa quan trọng ngay từ giai đoạn đầu của quá trình lập lập kế hoạch,
tạo điều kiện cho các bộ, ngành dự toán chi tiêu của mình phù hợp và thống
nhất với chính sách, chương trình của từng ngành. Trong từng thời kỳ trung
hạn, kế hoạch hàng năm phải gắn với nguồn lực tài chính, đặc biệt là các
khoản chi cho phát triển có tính dài hạn.
Quá trình lập kế hoạch và dự toán nguồn lực tài chính cần phải được
phối hợp chặt chẽ giữa chi thường xuyên hàng năm với chi đầu tư phát
triển; xác định giới hạn nguồn tài chính trong thời kỳ trung hạn đối với các
hoạt động được đề ra trong kỳ kế hoạch đó. Trong khuôn khổ nguồn tài
chính trung hạn, các địa phương cũng như các bộ, ngành chủ động trong
việc cân đối nguồn lực với việc quyết định các dự án cần đầu tư đồng thời
có thứ tự ưu tiên của các dự án và các nghiệm vụ cần thực hiện trong thời
kỳ. Từ đó, việc thực thi các nhiệm vụ hàng năm sẽ được các đơn vị đưa vào
kế hoạch đảm có quyết định chắc chắn với nguồn tài chính khả thi.
- Phân cấp trong quản lý nguồn lực tài chính:
Để bảo đảm các nguyên tắc về phân cấp quản lý nguồn lực tài chính
cho phát triển các lĩnh vực như đã nêu trên, quá trình phân cấp phải có các
quy định bằng văn bản pháp luật nhằm tạo hành lang pháp lý đầy đủ cho
các chính quyền địa phương chủ động, sáng tạo trong việc huy động các
nguồn lực để phát triển trong phạm vi quản lý.
Thẩm quyền phân bổ và huy động nguồn lực tài chính được trao tương
xứng với cấp quyết định đầu tư và quyết định nhiệm vụ chủ yếu. Đồng thời
với các quy định chặt chẽ về điều kiện phân bổ và huy động nguồn lực tài
15

chính cũng như thời hạn thực hiện của các dự án, chương trình và nội dung
nhiệm vụ chỉu yếu là căn cứ pháp lý quan trọng để các cấp chủ động với
nguồn lực thuộc thẩm quyền của mình để ra các quyết định thục hiện nhiệm
vụ phù hợp. Tương ứng với quá trình phân cấp quản lý về phân bổ, huy động
nguồn lực tài chính, việc quyết định các chủ trương đầu tư, kế hoạch thực
hiện các nhiệm vụ cũng phải được quy định nhằm gắn trách nhiệm và quyền
hạn của người quyết định, nhằm bảo đảm bố trí nguồn lực tài chính để thực
hiện các dự án, nhiệm vụ theo thời hạn được quy định. Phân bổ nguồn lực tài
chính trong thời gian 5 năm đối với nguồn lực tài chính cho phát triển là cơ sở
quan trọng để các bộ, ngành và địa phương xác định nguồn lực tối đa và từ đó
việc quyết định đầu tư các dự án đầu tư được các nhà quản lý cân nhắc cẩn
thận và xếp thứ tự ưu tiên theo tính cấp bách, cần thiết. Trong khuôn khổ dự
toán chi tiêu thời kỳ trung hạn được phân bổ từ ngân sách nhà nước, việc phê
duyệt của các cấp quyết định đầu tư luôn luôn gắn với trách nhiệm xem xét và
tính toán kỹ lưỡng các yếu tố về nguồn lực tài chính, bảo đảm và tiến độ thực
hiện của dự án. Đồng thời, các cấp có kế hoạch huy động các nguồn lực tài
chính hợp pháp để bổ sung vào kế hoạch tài chính tổng thể đảm bảo tính khả
thi cho việc thực hiện các nhiệm vụ.
Trong quá trình thực hiện phân cấp, các cấp chính quyền địa phương
được giao tự chủ, tự chịu trách nhiệm về các nguồn lực, do đó quyền tự
quyết của các nhà quản lý ở địa phương cao hơn. Vì thế, song song với việc
xây dựng các cơ chế về phân cấp, việc xác lập các điều kiện về năng lực
của các cấp cơ sở và trực tiếp là các đơn vị cơ sở để thực hiện các điều kiện
về phân cấp là việc hết sức quan trọng để bảo đảm hiệu quả nguồn lực tài
chính. Điều kiện năng lực của từng cấp quản lý phải được quy định tương
xứng với các quy định về phân cấp quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng.
- Cấp phát, thanh toán và quyết toán nguồn lực tài chính cho
phát triển các lĩnh vực nhà nước quản lý
16

Tạo lập một hệ thống nguồn lực tài chính hoàn chỉnh, khoa học nhưng
đồng thời quản lý quá trình sử dụng nguồn lực đó cũng rất quan trọng. Mục
tiêu của quản lý hành chính về nguồn lực đòi hỏi phải sử dụng các nguồn lực
có hiệu quả và hiệu suất cao trên thực tế. Hiệu quả của hoạt động quản lý
không thể nâng cao nếu không được thực hiện trong môi trường kỷ luật tài
chính cao và lành mạnh. Vì thế, kỷ luật tài chính đòi hỏi phải có sự kiểm soát
ở tất cả các cấp. Công tác cấp phát, thanh toán nguồn lực tài chính - một
trong các hoạt động của quản lý nhà nước cần phải được thống nhất và quy
định bằng pháp luật. Hệ thống văn bản pháp luật là điều kiện để các cấp
kiểm soát quá trình sử dụng nguồn lực tài chính từ ngân sách nhà nước.
Quy trình, thủ tục cấp phát, thanh toán nguồn lực tài chính cho phát
triển các lĩnh vực nhà nước phải bảo đảm thống nhất với các quy định
chung về quản lý tài chính. Đồng thời, các thủ tục cần thiết trong quá trình
thực hiện thanh toán phải phù hợp với quá trình cải cách thủ tục hành
chính. Các thủ tục về cấp phát thanh toán phải đầy đủ nhưng gọn, nhẹ,
tương thích với các quy định về phân cấp quản lý nguồn lực tài chính.
1.2. Quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà
nước
1.2.1. Khái quát về hoạt động lưu trữ nhà nước
- Khái niệm về tài liệu lưu trữ và hoạt động lưu trữ nhà nước
Khi loài người phát minh ra chữ viết, biết làm văn tự và sử dụng văn tự
làm phương tiện thông tin; ghi lại những kinh nghiệm quý báu trong lao động,
sản xuất, chiến đấu bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, làm phương tiện quản lý... thì
lúc đó tài liệu lưu trữ xuất hiện. Cùng với sự phát triển của xã hội loài người,
mỗi hình thái kinh tế - xã hội mà loài người trải qua đều có các loại hình tài
liệu lưu trữ và những biện pháp tổ chức quản lý, sử dụng tài lưu trữ phù hợp
với tính chất, đặc điểm của trình độ phát triển của xã hội đương thời.
17

Tuỳ theo mục đích nghiên cứu, có nhiều khái niệm khác nhau về tài
liệu lưu trữ. Ở Việt Nam, với góc nhìn của các nhà quản lý, khái niệm đã
được Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia (trước đây) và Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 định nghĩa: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính”.
Hoạt động lưu trữ là toàn bộ các quy trình, biện pháp, tác nghiệp liên
quan đến tổ chức quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hoạt động lưu trữ có tính hệ thống, các hoạt động lưu trữ bao gồm nhiều
giai đoạn, nhiều khâu: phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản
tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu. Mỗi nội dung đó bao gồm nhiều bước
công việc được hình thành theo một quy trình khoa học và chặt chẽ.
- Đặc điểm của tài liệu lưu trữ
+ Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp
+ Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ trên tất cả các
lĩnh vực hoạt động đời sống xã hội.
+ Tài liệu lưu trữ phản ánh mọi mặt hoạt động của cá nhân, cơ quan,
tổ chức
- Đặc điểm của hoạt động lưu trữ nhà nước
+ Đặc điểm về hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là loại tài sản vô giá của dân tộc nhưng bản thân tài
liệu lưu trữ cũng được tồn tại bởi các vật mang tin dưới dạng vật thể như gỗ,
giấy, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình … Những vật mang tin đó có thể bị hư
hỏng dưới nhiều dạng khác nhau: tự thân những vật mang tin bị mục nát, mực
viết bị phai mờ, có thể bị huỷ hoại do côn trùng, nấm, mốc…Và những kiểu
hư hỏng đó do nhiều nguyên nhân khác nhau như: do quá trình chế biến các
sản phẩm để sử dụng ghi tin (giấy, mực, phim điện ảnh, ảnh) có những
18

hoá chất có thể gây huỷ hoại tài liệu theo thời gian; điều kiện thiên
nhiên (độ ẩm, nắng nóng…); vi sinh vật và sinh vật v.v..
Các hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm bảo vệ an toàn và kéo dài
tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Các hoạt động thuộc nhóm này không những chỉ
bảo vệ tài liệu không bị mất mát mà còn hàng loạt biện pháp phòng ngừa sự
hư hại, xuống cấp của tài liệu do sự tự huỷ hoại. Ngoài ra, tác nhân gây hư
hỏng tài liệu nhiều nhất là do môi trường tự nhiên như khí hậu, địa lý. Đặc
biệt, ở Việt Nam trong điều kiện khí hậu nhiệt đới gió mùa luôn tác động gây
hư hỏng tài liệu. Nếu không có các phương pháp bảo quản và các phương tiện
vật chất kỹ thuật thích ứng thì các giá trị của tài liệu có thể bị huỷ hoại cùng
với sự huỷ hoại của các vật thể chứa đựng các giá trị cao đó. Các tài sản khác
nếu bị hư hỏng chỉ thiệt hại về mặt vật chất của thế hệ hiện tại, và trong tương
lai gần có thể tái chế, nâng cấp, cải tạo, hoặc hơn thế còn có thể sản xuất thay
thế. Còn tài liệu lưu trữ nếu bị mất mát, hư hỏng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến
nhiều giá trị khác cả về vật chất lẫn tinh thần của các thế hệ mai sau. Tài liệu
lưu trữ là bản chính, bản gốc nên nếu mất đi sẽ không thể làm lại được, nếu bị
hư hỏng thì việc phục chế các tài liệu đó sẽ tốn kém rất nhiều và tác dụng
cũng không cao. Vì sự huỷ hoại tài liệu là thường xuyên hàng ngày, hàng giờ
nên đặt ra yêu cầu cho công tác bảo quản là thường xuyên để ngăn ngừa
những tác động huỷ hoại tài liệu.
Ngoài ra, do điều kiện phát triển kinh tế của từng giai đoạn, do chiến
tranh kéo dài, tình trạng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan lưu trữ bị hư hỏng
nhiều. Do đó, cần thiết phải có các họat động tu bổ phục chế các tài liệu bị
hư hỏng nặng nhằm khôi phục lại những thông tin trên các tài liệu đó. Vì
vậy, các hoạt động về bảo quản tài liệu có những nét đặc thù và có ý nghĩa
vô cùng quan trọng.
+ Đặc điểm về hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhà nước
19

Tài liệu lưu trữ dù quan trọng đến đâu và được bảo quản tốt đến đâu
cũng chưa thể phát huy giá trị của nó nếu không được tổ chức sử dụng
khoa học và đem lại giá trị đích thực cho công chúng. Mục tiêu cuối cùng
của hoạt động lưu trữ là tổ chức sử sụng và khai thác tài liệu lưu trữ.
Nét đặc thù riêng có của hoạt động sử dụng tài liệu lưu trữ là việc sử
dụng loại dịch vụ này khác hẳn với bất kỳ việc sử dụng sản phẩm vật chất
khác. Khi sử dụng tài liệu lưu trữ không những không làm giảm về số
lượng hoặc giá trị mà còn càng làm tăng thêm giá trị của nó.
Sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm nhiều hình thức khác nhau, tuỳ
thuộc vào đặc điểm của tài liệu và mục đích sử dụng. Các hình thức,
phương thức sử dụng tài liệu phát triển thích ứng với trình độ phát triển
kinh tế - xã hội của từng giai đoạn.
+ Đặc trưng về mặt giá trị của hoạt động lưu trữ nhà nước
Để thấy rõ đặc trưng của hoạt động lưu trữ, cần phải xác định kết quả
đầu ra của các hoạt động lưu trữ là gì? hay nói cách khác hàng hoá mà các
hoạt động lưu trữ cung cấp cho nhu cầu xã hội là loại hàng hoá nào? Trong
nền kinh tế - xã hội, các loại hàng hoá sản xuất ra và cung cấp cho nhu cầu xã
hội được các nhà quản lý chia thành 2 loại: hàng hoá công và hàng hoá tư.
Hàng hoá công là loại hàng hoá có tính tiêu dùng chung, không có cạnh tranh
trong tiêu dùng. Khác với hàng hoá tư được trao đổi trên thị trường trên cơ sở
ngang giá, mang tính kinh doanh và chủ yếu do khu vực tư nhân thực hiện. Từ
những đặc tính đó của hàng hoá công, chúng ta thấy rõ ràng rằng trong lĩnh
vực lưu trữ, hàng hoá đầu ra của các hoạt động lưu trữ là một loại hàng hoá
công. Và hơn thế nữa, sản phẩm đầu ra của hoạt động lưu trữ là hàng hoá
công đặc biệt, kết quả của các hoạt động lưu trữ mang lại giá trị cho xã hội
ngoài lĩnh vực kinh tế, tài liệu lưu trữ còn mang lại nhiều giá trị khác khó có
thể lượng hoá được như: văn hoá, xã hội, lịch sử, bí mật quốc gia, an ninh...
- Vai trò của công tác lưu trữ nhà nước
20

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Như vậy, lưu trữ không phải là cất giữ mà
mục đích cuối cùng của lưu trữ là tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau của đời sống xã
hội: lịch sử, văn hoá, xã hội, kinh tế, chính trị, khoa học kỹ thuật... Công tác tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thực tiễn phục vụ cho hoạt động hàng ngày
của nhân dân trên nhiều lĩnh vực. Trong toàn bộ các quy trình nghiệp vụ quản
lý tài liệu lưu trữ, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là giai đoạn cuối cùng,
thể hiện kết quả của toàn bộ công tác lưu trữ.
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ là gìn giữ những giá trị lịch sử của
dân tộc, củng cố quốc phòng, gìn giữ an ninh và bảo vệ chủ quyền dân
tộc... Công tác lưu trữ không những đóng góp tích cực vào việc gìn giữ
những giá trị lịch sử, giá trị về văn hóa tinh thần của dân tộc mà còn phục
vụ cho các hoạt động quản lý cũng như các giá trị kinh tế.
Lĩnh vực lưu trữ- một trong các lĩnh vực cần thiết phải do Nhà nước quản
lý và cần được đảm bảo hoạt động bằng các nguồn lực quan trọng, trong đó
nguồn lực tài chính đóng vai trò hết sức quan trong trong quá trình phát triển.
1.2.2. Quản lý nguồn lực tài chính đối với phát triển lĩnh vực
lưu trữ nhà nước
- Huy động nguồn lực tài chính đối với phát triển trong lĩnh vực
lưu trữ nhà nước
Nguồn vốn quyết định tới cấp độ và quy mô của mục tiêu đặt ra, do đó
nguồn lực tài chính là yếu tố luôn có mặt trong chiến lược phát triển. Như đã
nói ở trên, huy động nguồn lực tài chính là hoạt động động viên nguồn vốn từ
trong nước hoặc ngoài nước, từ cá nhân hoặc tập thể, từ doanh nghiệp hoặc
các quỹ đầu tư tín thác, các quỹ phát triển cho mục tiêu phát triển. Vì thế nếu
21

việc huy động nguồn lực tài chính không được làm tốt, nguồn vốn huy
động sẽ không thể đạt mức yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đề ra
Nguồn lực tài chính không chỉ đến từ một nguồn mà nó phải được
cung cấp từ nhiều nguồn nhằm duy trì cho mục tiêu trong suốt quá trình
thực hiện. Trong phát triển quốc gia, hoạt động huy động vốn tài chính đảm
bảo cho quá trình phát triển và tăng trưởng liên tục, bền vững.
Tài liệu lưu trữ mang tính chính trị, an ninh của mỗi quốc gia. Hơn
thế nữa, các dịch vụ do ngành lưu trữ cung cấp cho xã hội không chỉ cho
thế hệ hiện tại mà còn cho cả các thế hệ mai sau. Đó là giá trị lịch sử, văn
hoá của mỗi dân tộc, quốc gia trong quá trình phát triển. Đầu tư phát triển
lĩnh vực lưu trữ không những là đầu tư cho thế hệ này mà còn là đầu tư cho
muôn đời sau. Hiệu quả của các hoạt động lưu trữ mà chúng ta nhìn thấy
hôm nay chỉ là một phần vô cùng nhỏ so với tiến trình phát triển của xã hội.
Tất cả các lý do trên cho chúng ta thấy rằng, huy động, sử dụng và
quản lý nguồn lực tài chính phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước là rất quan
trọng đối với quản lý nhà nước trong quá trình phát triển chung cũng như
quản lý tài chính trong bộ máy hành chính nhà nước.
Với ý nghĩa đó, việc quản lý nguồn lực tài chính đối với phát triển lĩnh
vực lưu trữ một mặt là sự cần thiết khách quan của yêu cầu quản lý nhà nước.
Đó là quản lý quá trình huy động nguồn lực tài chính vào phát triển lĩnh vực
lưu trữ, mà "nhà đầu tư" là nhân dân. Mặt khác, nguồn lực tài chính phát triển
lĩnh vực lưu trữ còn mang tính đặc thù của hoạt động lưu trữ, hoạt động phục
vụ công chúng trong hiện tại và cho nhu cầu phát triển bền vững của quốc gia.
- Phân bổ, huy động và sử dụng nguồn lực tài chính đơi với
phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước
Trong quá trình phát triển sản xuất cũng như phát triển chung của xã
hội loài người, nhu cầu vô hạn của con người luôn gặp phải giới hạn về nguồn
lực. Việc phân bổ các nguồn lực cho quá trình sản xuất và tái sản xuất cũng
22

như các nguồn lực cho nhu cầu xã hội cần thiết phải tính toán phù hợp.
Đối với lĩnh vực lưu trữ, việc phân bổ và huy động nguồn lực tài chính cần phải
căn cứ vào nhu cầu cần thiết phải đầu tư cho các hoạt động lưu trữ nhằm đạt dược mục
tiêu phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội.
Lý luận về Phông (Khối) lưu trữ của nhiều nước trên thế giới cũng như
ở Việt Nam, tài liệu lưu trữ nhà nước được hình thành trong từng giai đọn có
tính thống nhất. Nếu không được đầu tư đồng bộ để xây dựng cơ sở vật chất
thì thành phần tài liệu của Phông (khối) tài liệu lưu trữ sẽ thiếu hụt và kém
chất lượng, ảnh hưởng đến lợi ích chung cũng như lâu dài của công chúng. Vì
thế, các cơ quan lưu trữ của các địa phương và các bộ, ngành phải được
hướng dẫn thống nhất về các quy trình, quy chuẩn bảo đảm nhu cầu cho hoạt
động lưu trữ. Trên cơ sở các quy định thống nhất đó, các nhà lãnh đạo của các
cấp chính quyền địa phương cũng như các cơ quan, tổ chức phải có trách
nhiệm trong việc bảo đảm nguồn lực đáp ứng nhu cầu xây dựng cơ sở vật chất
và hoạt động sự nghiệp trong lĩnh vực lưu trữ, đồng thời bắt đầu từ những đề
xuất về nhu cầu tài chính ngay từ năm đầu của các thời kỳ trung hạn.
Trên cơ sở các nguyên tắc về quản lý nguồn lực tài chính như đã phân
tích ở trên, quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ cần bảo
đảm các nguyên tắc chung của quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển các
lĩnh vực nhà nước quản lý. Đồng thời, quá trình quản lý cần phải tính đến các
yếu tố đặc thù của hoạt động lưu trữ để xây dựng các chiến lược, quy hoạch,
kế hoạch đầu tư phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của đất nước
nói chung và yêu cầu, trình độ phát triển của lĩnh vực nói riêng.
1.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến nguồn lực tài chính cho
lĩnh vực lưu trữ
1.2.3.1. Nhân tố chủ quan
Cách thức huy động nguồn lực tài chính ảnh hưởng tới quy mô của
nguồn vốn huy động. Ví dụ: một cơ quan chủ trì việc bảo tồn di sản muốn huy
23

động vốn nhưng lại phát hành 28 cổ phiếu để thu hút vốn, điều đó là trái pháp
luật quy định về chức năng của cơ quan đồng thời không mang lại hiệu quả.
Mặt khác, huy động vốn dài hạn hoặc ngắn hạn không ưu đãi với lãi suất cao
sẽ dẫn tới mất khả năng chi trả nguồn vốn vay huy động cho đầu tư. Bên cạnh
đó, cách thức huy động vốn còn ảnh hưởng đến việc tiếp tục huy động các
nguồn vốn trong dài hạn. Về lâu dài, nếu chỉ trông chờ vào nguồn vốn ngân
sách, không tăng cường nguồn vốn tự có cũng như không quan tâm tới các
hình thức liên doanh, liên kết cho đầu tư ứng dụng công nghệ sẽ dẫn tới sự
thiếu đa dạng các nguồn lực tài chính được huy động.
Khi nguồn vốn huy động đã có, việc sử dụng hiệu quả nguồn vốn cũng
là yếu tố tiên quyết để mục đích đầu tư đạt kết quả mong muốn cũng như tiếp
tục kêu gọi vốn đầu tư trong tương lai. Chính sách sử dụng vốn phụ thuộc vào
trình độ quản lý vốn huy động cũng như chiến lược phát triển của đơn vị huy
động vốn. Đầu tư dàn trải hoặc không xác định mục tiêu ưu tiên theo từng giai
đoạn dẫn đến nguồn vốn đầu tư không đạt được mục đích đề ra. Điều này dẫn
đến lãng phí về nguồn vốn huy động cũng như công sức dành cho hoạt động
huy động vốn. Ngoài ra, chính sách sử dụng vốn hiệu quả sẽ tạo sự tin cậy từ
phía nhà đầu tư đồng thời giúp đơn vị kêu gọi vốn đầu tư thuận lợi hơn trong
việc giải trình nguồn vốn cũng như giải ngân nguồn vốn, góp phần minh bạch
hóa sử dụng nguồn vốn huy động.
Năng lực, trình độ cán bộ trong việc xử lý các nghiệp vụ trong công tác
lưu trữ sẽ giúp giảm thiểu các chi phí trung gian, giảm chi phí rủi ro trong quá
trình thực hiện tạo hiệu quả tối đa cho nguồn vốn được sử dụng và sự tin cậy
cho nhà đầu tư. Ngoài ra, sự trung thực, nhiệt thành của cán bộ thực hiện dự
án giúp giảm thiểu mức độ thất thoát của nguồn vốn. Từ đó, phía đầu tư sẽ tin
tưởng và tiếp tục giao vốn hoặc tiến hành hợp tác trong những dự án tiếp theo.
1.2.3.2. Nhân tố khách quan
Yếu tố pháp lý: Bất kỳ một lĩnh vực nào trong nền kinh tế quốc dân
cũng đều chịu sự quản lý chặt chẽ của cơ quan hành pháp. Các hoạt động
24

trong từng lĩnh vực sẽ được thực hiện trong phạm vi pháp luật định ra. Các
định chế pháp lý ấy nhằm giúp cho hoạt động giữa các lĩnh vực được rõ
ràng và minh bạch. Mỗi lĩnh vực đều chịu sự chi phối của Luật và các quy
định pháp lý dưới luật của Chính phủ. Các nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chi
phối của Luật Lưu trữ. Do đó, yếu tố pháp lý là yếu tố khách quan đầu tiên
và quan trọng nhất ảnh hưởng tới huy động nguồn lực tài chính cho phát
triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước.
Yếu tố kinh tế có ảnh hưởng quyết định tới việc huy động vốn cho
lĩnh vực lưu trữ, trong khi hoạt động Lưu trữ của Việt Nam vẫn được cấp
ngân sách để hoạt động. Bên cạnh đó, kinh tế phát triển hay trì trệ cũng ảnh
hưởng tới mọi nguồn vốn huy động. Kinh tế tăng trưởng, nguồn GDP, vốn
30 tích lũy, ngân sách cũng tăng theo. Vì vậy nguồn vốn phân bổ cho các
ngành nghề sẽ nhiều lên. Ngược lại, nếu kinh tế trì trệ, nguồn thu ngân sách
bị ảnh hưởng dẫn đến việc phân bổ nguồn vốn cho các hoạt động bị thu
hẹp. Ngoài ra việc huy động nguồn vốn còn phụ thuộc mức độ lãi suất và
chính sách ưu đãi của các ngân hàng, quỹ đầu tư.
Yếu tố văn hóa cũng có những ảnh hưởng nhất định tới việc huy
động vốn trong lĩnh vực lưu trữ đặc biệt là trong lĩnh vực bảo tồn di sản.
1.2.4. Kinh nghiệm quản lý nguồn lực tài chính cho lĩnh vực lưu
trữ nhà nước trong các thời kỳ trước của Việt Nam
Ngành lưu trữ Việt Nam có lịch sử ra đời ngay từ rất sớm, cùng với tiến
trình lịch sử Việt Nam, suốt trong 10 thế kỷ từ thế kỷ thứ X đến cuối thế kỷ
XI, các Vương triều phong kiến Việt Nam kế tiếp nhau trị vì đất nước. Qua
những ghi chép ở các thư tịch đương thời cho thấy, thời kỳ phong kiến văn
bản được sử dụng như một phương tiện thông tin, một công cụ giúp việc đắc
lực cho các Nhà nước phong kiến. Mọi hoạt động hành chính chủ yếu của nhà
nước đều gắn liền với văn bản, giấy tờ và công tác công văn, giấy tờ trở thành
một bộ phận không thể thiếu của hoạt động quản lý nhà nước. Nhiều triều đại
đã ý thức được tầm quan trọng của văn bản, giấy tờ đối với hoạt động quản lý,
25

sử dụng chúng như một công cụ quan trọng để nâng cao hiệu quả của hoạt
động quản lý nhà nước vào kỷ cương, nền nếp. Nhiều chủ trương, biện
pháp, quy định, thể lệ liên quan đến văn bản quản lý nhà nước đã được các
Hoàng đế ban hành nhằm thể chế hoá về hình thức, nội dung và đặc biệt
việc quản lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ những loại văn bản đó.
Ở các triều đại trước, từng bước công tác lưu trữ được quan tâm tuỳ
thuộc vào quan điểm của các vị vua đối với công tác quản lý, công tác quản lý
ở triều đại nào được coi trọng thì thời kỳ đó công tác lưu trữ cũng được đề
cao tương ứng. Đặc biệt, dưới triều Nguyễn giá trị thực tế và lịch sử của tài
liệu được các Hoàng đế nhận thức và coi trọng. Nhiều chủ trương về công
tác bảo quản và lưu trữ văn bản hình thành trong hoạt động của bộ máy nhà
nước được đề ra. Cơ quan chuyên trách về lưu trữ các văn bản hình thành
trong hoạt động của nhà vua và Nội các. “…kể từ năm 1829, lần đầu tiên
trong lịch sử chế độ phong kiến Việt Nam đã có một cơ quan chuyên trách
lưu trữ tài liệu hình thành trong hoạt động của nhà vua và Nội các Tào Biểu
Bạ (Sở bản chương)" [36/ 178,179].
Đồng thời với việc quan tâm đến các cơ chế, phương thức về bảo
quản và gìn giữ tài liệu lưu trữ, các Vương triều đã quan tâm đến việc xây
dựng cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ. Năm 1825, Tàng thư lâu - Kho
lưu trữ đầu tiên ở Việt Nam được đầu tư từ bởi quốc khố và xây dựng tại
Cố đô Huế trên khu đất tránh xa nước, lửa nhằm lưu trữ tài liệu và lưu
truyền được lâu dài về sau. Công trình được xây dựng rất kiên cố và sử
dụng các vật liệu tốt nhất thời bấy giờ
Sau chế độ phong kiến, nhà nước Việt Nam Cộng hòa non trẻ vừa mới
ra đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1C/VP về công tác công văn
giấy tờ” ngày 03 tháng 01 năm 1946 và ngày này đã được Thủ tướng Chính
phủ quyết định là “Ngày Lưu trữ Việt Nam”. Từ đó đến nay đã có hàng trăm
văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ do các cơ quan có thẩm quyền ở
các cấp ban hành. Hệ thống mạng lưới các kho, trung tâm lưu trữ
26

được tổ chức khoa học từ Trung ương đến địa phương bảo đảm tài liệu lưu trữ
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức...
được quản lý tập trung thành hệ thống thống nhất. Ngành lưu trữ Việt Nam
đã có những bước phát triển nhanh chóng về mọi mặt. Một trong những
nhân tố góp phần quan trọng mang tính chất quyết định đến sự phát triển
của ngành đó là nguồn lực tài chính trong lĩnh vực lưu trữ được Nhà nước
quan tâm và quản lý tập trung.
1.2.5. Bài học kinh nghiệm về quản lý nguồn lực tài chính cho
nhu cầu phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước đối với Việt Nam
Qua tìm hiểu về lịch sử các triều đại trước về đầu tư cơ sở xây dựng vật
chất cho lĩnh vực lưu trữ, chúng ta có thể vận dụng một số kinh nghiệm như sau:
- Quan điểm coi tài liệu lưu trữ nhà nước là tài sản vô giá vĩnh viễn
của một dân tộc. Việc quan tâm đầu tư cho hoạt động lưu trữ của thế hệ này
có tác dụng gìn giữ tài sản cho nhiều thế hệ sau. Nếu thế hệ này không đầu
tư thì mất mát không thể khắc phục được trong thế hệ sau.
- Lưu trữ nhà nước là lĩnh vực hoạt động dịch vụ công đặc biệt mang
ý nghĩa lịch sử, kinh tế, chính trị, an ninh, quốc phòng, ngoại giao, văn hoá
của mỗi dân tộc.
- Quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ
nhà nước đều tuân thủ các nguyên tắc chung về quản lý nhà nước.
- Phải tính toán đầy đủ các nhu cầu về nhà cửa đáp ứng nhu cầu bảo
quản tài liệu cũng như nhu cầu về thiết bị chuyên ngành và cơ sở vật chất,
các hoạt động sự nghiệp phục vụ rộng rãi công chúng.
- Sử dụng hệ thống pháp luật để quản lý nguồn lực tài chính, đồng
thời từng bước xã hội hóa một số hoạt động trong quản lý lĩnh vực nhằm
phát huy tính cạnh tranh, nâng cao chất lượng phục vụ công chúng, đồng
thời đạt hiệu quả đối với hoạt động quản lý nhà nước.
27

Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ NGUỒN LỰC TÀI CHÍNH
CHO PHÁT TRIỂN LĨNH VỰC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
2.1. Thực trạng về nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực
lưu trữ nhà nước giai đoạn 2013-2017
2.2.1. Khái quát về hoạt động của các tổ chức Lưu trữ nhà nước
ở Việt Nam giai đoạn 2013 -2017
Cũng như tất cả các cơ quan, tổ chức trong bộ máy hành chính nhà
nước Việt Nam, Cơ quan quản lý lĩnh vực lưu trữ ở trung ương được thành
lập và hoạt động theo quy định của pháp luật. Văn bản quy phạm pháp luật
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cơ quan
quản lý lĩnh vực lưu trữ ở trung ương hiện nay là Quyết định số 1121/QĐ-
BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước, Quyết định đã quy định: Cơ quan quản lý lĩnh vực
lưu trữ ở trung ương là cơ quan của Bộ chủ quản, thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý Phông lưu trữ Nhà nước
Việt Nam theo quy định của pháp luật.
Theo quy định trên, Cơ quan quản lý lĩnh vực lưu trữ ở trung ương có
hai chức năng cơ bản mà theo đó, quy định toàn bộ các hoạt động cụ thể của
Cục. Chức năng cơ bản thứ nhất có tầm vĩ mô, đó là quản lý nhà nước về lĩnh
vực văn thư và lưu trữ. Trong đề tài này, do giới hạn phạm vi nghiên cứu nên
chỉ đi sâu các hoạt động quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ. Từ chức năng
này, Cơ quan quản lý lĩnh vực lưu trữ ở trung ương có nhiệm vụ giúp Bộ
trưởng Bộ chủ quản quản lý công tác lưu trữ trên phạm vi cả nước.
Chức năng cơ bản thứ hai là: quản lý tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu
trữ Nhà nước Việt Nam. Để làm rõ thêm chức năng này, điều cần thiết là phải
28

nêu rõ định nghĩa về Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Theo quy định của
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam
là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị
về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá,
khoa học, giáo dục, khoa học công nghệ…
Trong khối lượng lớn của tài liệu lưu trữ Quốc gia, tài liệu thuộc Phông
lưu trữ Nhà nước Việt Nam là chiếm một vị trí quan trọng đặc biệt. Đây là tài
liệu phổ biến nhất được hình thành ở những cơ quan, đơn vị có chức năng
quản lý các lĩnh vực hoạt động xã hội theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Đồng thời với các quy định về chức năng, nhiệm vụ, Quyết định nói
trên đã quy định cơ cấu tổ chức bộ máy của Cơ quan quản lý lĩnh vực lưu trữ
ở trung ương bao gồm các đơn vị trực thuộc và các đơn vị chức năng hoạt
động theo chức năng nhiệm vụ cụ thể của mình. Theo đó, Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước đã ban hành các quy định về chức năng, nhiệm vụ cụ thể
của bộ máy các đơn vị bên trong, đồng thời có những mối quan hệ hợp tác
với nhau trong quá trình hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu chung là quản
lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ. Trong đó, các Trung tâm lưu trữ có chức
năng sưu tầm, thu thập, bổ sung, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ Quốc gia của các thời kỳ lịch sử và trên các vùng, miền của đất nước.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ cơ bản và là mục đích cuối
cùng của công tác lưu trữ. Giai đoạn 2013 – 2017, công tác tổ chức khai thác
sử dụng tài liệu đã được các cơ quan lưu trữ trong toàn bộ hệ thống coi trọng
và được cải tiến nhiều. Đặc biệt, tại các Lưu trữ Quốc gia, công tác tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ đã phục vụ tốt, đáp ứng nhu cầu khai thác của độc giả
trong và ngoài nước. Hàng năm, mỗi cơ quan Lưu trữ Quốc gia trung bình
phục vụ khoảng 1500 lượt độc giả. Các hình thức khai thác sử dụng cũng
được mở rộng, bên cạnh việc phục vụ nghiên cứu tại phòng đọc, các hình
29

thức khác như thông báo, giới thiệu, công bố tài liệu trên các phương tiện
thông tin đại chúng; triển lãm tài liệu... được chú trọng. Đặc biệt, các thủ
tục khai thác sử dụng tài liệu đã được cải tiến, ứng dụng công nghệ thông
tin vào hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đang được thực hiện tại
các Trung tâm Lưu trữ. Một số tài liệu quan trọng đã được xây dựng cơ sở
dữ liệu thông tin để phục vụ nghiên cứu trên máy tính. Nhiều tài liệu đã
được xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin cấp 2 để tra tìm trên máy tính.
Mặc dù đã có nhiều chuyển biến tích cực trong việc phục vụ khai thác
sử dụng tài liệu nhưng hiệu quả của công tác này vẫn còn thấp. Nguyên nhân
do chất lượng tài liệu bên trong chưa cao, việc xây dựng cơ sở dữ liệu của các
phông tài liệu lưu trữ tiến hành chậm. Một số quy định về khai thác tài liệu
chưa ban hành đồng bộ và kịp thời. Do đó, công tác phục vụ khai thác sử
dụng tài liệu cho độc giả vẫn tiến hành theo các phương pháp và công cụ
truyền thống, dẫn đến mất nhiều chi phí thời gian của các viên chức lưu trữ và
nhất là của độc giả. Các hoạt động công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ cho công
chúng còn chưa phong phú về hình thức và chưa rộng rãi về phạm vi. Các
Lưu trữ còn thiếu chủ động trong việc đa dạng hoá các hình thức giới thiệu tài
liệu lưu trữ cho công chúng và xã hội nên đối tượng của nhân dân tiếp cận
việc khai thác tài liệu lưu trữ còn hạn chế.
Nguyên nhân của tồn tại trên về hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu
do nhiều nguyên nhân, nhưng trong đó một nguyên nhân ảnh hưởng không
nhỏ đến chất lượng khai thác tài liệu là đầu tư nguồn lực tài chính chưa
tương xứng với đòi hỏi của xã hội về nhu cầu sử dụng tài liệu. Do đầu tư
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ chậm, số nguồn lực tài
chính nhỏ, lẻ nên việc ứng dụng để tra tìm tài liệu của độc giả về cơ bản
vẫn còn dùng phương pháp thủ công truyền thống.
30

2.1.2. Thực trạng về các nguồn lực tài chính cho công tác quản
lý tài liệu lưu trữ
Nguồn lực tài chính để phát triển bất kỳ lĩnh vực nào cũng phải xuất
phát từ nhu cầu của thực tiễn hoạt động. Gắn liền với thực tiễn hoạt động
trong lĩnh vực lưu trữ nhà nước là tình hình quản lý tài liệu lưu trữ. Để đánh
giá thực trạng quản lý nguồn lực tài chính để xây dựng cơ sở vật chất trong
lĩnh vực lưu trữ, trước hết cần phải đánh giá thực trạng quản lý tài liệu của hệ
thống các cơ quan, tổ chức có chức năng quản lý tài liệu lưu trữ nhà nước
Sự ra đời của Luật lưu trữ năm 2011, đã nâng cao vai trò, trách
nhiệm của các cơ quan nhà nước, tổ chức (đặc biệt người đứng đầu các cơ
quan, tổ chức) trong hệ thống chính trị Việt Nam. Công tác quản lý tài liệu
lưu trữ trong giai đoạn năm năm từ 2011 đế nay đã có nhiều chuyển biến.
Thực trạng về kết quả công tác quản lý tài liệu ở các cấp từ Trung
ương đến địa phương được thể hiện như sau:
Các tổ chức Lưu trữ nhà nước ở Trung ương có chức năng quản lý tài
liệu lưu trữ quốc gia thực hiện thường xuyên công tác sưu tầm, thu thập và
bảo quản tài liệu lưu trữ. Số lượng tài liệu thu thập vào các kho lưu trữ
được tăng lên nhiều.
Về số lượng tài liệu, tài liệu thu thập vào các Lưu trữ Quốc gia đã
được tăng lên hàng năm; Ngoài tài liệu hành chính là loại tài liệu chủ yếu
thu thập từ nhiều năm qua, bước đầu đã thu được các loại hình tài liệu như
tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe - nhìn …v.v.;
Tuy nhiên, qua phân tích, tổng hợp số liệu tại các Lưu trữ Quốc gia
thấy rằng, tổng số cơ quan đã nộp lưu tài liệu theo qui định chỉ chiếm
38/198 (chỉ chiếm 19,1%) ; trong 10 năm qua, tài liệu thu thập trung bình
hàng năm chỉ tăng khoảng 600 mét giá/năm.
Về chất lượng tài liệu, đến năm 2010, thực trạng nộp lưu tài liệu đã
được cải thiện, khắc phục tình trạng bó gói của giai đoạn trước năm 2001.
31

Hàng năm, các cơ quan Lưu trữ quốc gia đã thực hiện việc khảo sát, hướng
dẫn chỉnh lý để chuẩn bị cho công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quốc gia
của kế hoạch thu thập được thực hiện vào năm sau, nên trong những năm
gần đây, tài liệu thu thập vào Lưu trữ quốc gia đã được chỉnh lý kho a học.
Xét theo các loại hình tài liệu, tình hình thu thập tài liệu được đánh
giá như sau:
- Đối với tài liệu hành chính: Theo số liệu báo cáo, hàng năm trung
bình mỗi Lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ quốc gia có thể thu thập
được khoảng 100 mét giá tài liệu. Như vậy trong một năm, số lượng tài liệu
lên đến 11.000 mét giá.
- Đối với tài liệu KHKT: tuy thành phần tài liệu rất phong phú, đa dạng
nhưng tới nay, các cơ quan Lưu trữ Quốc gia, chủ yếu chỉ mới thu thập được
gần 3000 mét giá tài liệu; trong đó phần lớn là tài liệu xây dựng cơ bản (2700
mét giá, chiếm 90%). Đây là những tài liệu khảo sát, thiết kế, thi công các
công trình trọng điểm. Tuy nhiên, khối lượng tài liệu đã thu được chỉ mới
chiếm khoảng gần 11% số tài liệu cần thu. Trong những năm gần đây, cả nước
mỗi năm khởi công tăng thêm nhiều công trình nhóm A trở lên, nên
khối lượng tài liệu sẽ còn tăng lên hơn gấp nhiều lần.
- Đối với tài liệu nghe - nhìn: đến nay, tại các cơ quan Lưu trữ quốc gia
lượng tài liệu thu được còn rất hạn chế: Ghi âm: 4316 cuộn, 5601 đĩa CD;
Phim âm bản: 96194; Ảnh: 146295; Phim: 377 cuốn, 311 cuộn Video…
Qua số liệu khảo sát cho thấy, tài liệu nghe - nhìn thu thập về Lưu
trữ các bộ, ngành và vào Lưu trữ quốc gia chiếm tỷ lệ rất ít trong tổng số
tài liệu thu thập (2-3%) so với thực tế tài liệu được sản sinh.
- Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ là thành phần tài liệu quan trọng,
có giá trị nhiều mặt, bổ sung cho Lưu trữ quốc gia Việt Nam. Nhận thức được
tầm quan trọng này, những năm qua các Lưu trữ quốc gia đã có nhiều cố gắng
32

để vận động, thuyết phục nhiều cá nhân gia đình biếu tặng tài liệu. Đến
nay, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã thu thập được 261,25 mét giá tài
liệu của nhiều cá nhân, gia đình, dòng họ để thu thập vào Lưu trữ quốc gia.
Tình hình hiện nay về quản lý tài liệu của các Tổ chức Lưu trữ
ở Trung ương được thể hiện tại (bảng 01).
2.2. Thực trạng quản lý nguồn lực tài chính cho phát triển
lĩnh vực lưu trữ nhà nước tại Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước
2.2.1. Tình hình chung về nguồn lực tài chính tài chính cho phát
triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước
Về quản lý nguồn lực tài chính cho nhu cầu phát triển lĩnh vực lưu trữ,
tuy chưa phải là lĩnh vực đầu tư trọng điểm, nhưng trong nhiều năm qua do
nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động lưu trữ trong quá trình phát
triển bền vững đất nước, nên Chính phủ Việt Nam cũng đã quan tâm đầu tư
nguồn lực tài chính từ ngân sách nhà nước vào lĩnh vực lưu trữ nhằm mục
đích gìn giữ tài sản vô giá và phục vụ công chúng. Các cơ quan, tổ chức từ
trung ương đến địa phương cũng đã quan tâm đến việc lập kế hoạch và dự án
đầu tư để xây dựng cơ sở vật chất phát triển công tác lưu trữ.
Việc xây dựng kế hoạch và dự toán ngân sách ở một số cơ quan trung
ương đã quan tâm đến nhu cầu nguồn lực tài chính cho đầu tư xây dựng
kho tàng, bảo quản, tổ chức sử dụng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Nhiều
địa phương cũng đã lập và triển khai đầu tư xây dựng các kho lưu trữ
chuyên dụng phục vụ nhu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử trong phạm
vi quản lý của địa phương.
Về nguồn lực tài chính phát triển phục vụ quản lý công tác lưu trữ và
tài liệu lưu trữ của các Lưu trữ Quốc gia (cấp trung tương) do Cơ quan quản
lý lĩnh vực lưu trữ ở trung ương trực tiếp quản lý có nhiều bước tiến vượt trội.
Từ những năm 2005 - 2015, các tổ chức Lưu trữ nhà nước trực thuộc Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước đã được đầu tư nguồn lực tài chính chủ yếu từ
33

Luận Văn Group hỗ trợ viết luận văn thạc sĩ,chuyên đề,khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập,
Assignment, Essay
ngân sách nhà nước để xây dựng cơ sở vật chất, phục vụ nhu cầu công tác
quản lý nhà nước về lưu trữ như: đã được quan tâm để xây dựng các kho
lưu trữ hiện đại, phù hợp với điều kiện đổi mới, hoạt động nghiệp vụ được
tăng cường từ các hoạt động xây dựng ban vản, quy trình, quy phạm cho
các hoạt động và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ cụ thể; một số đề án sự
nghiệp lưu trữ cũng được các cấp có thẩm quyền phê duyệt và triển khai
thực hiện tại các đơn vị trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Tình hình nguồn lực tài chính từ ngân sách nhà nước giao cho phát
triển lĩnh vực Lưu trữ nhà nước trong những năm qua được thể hiện qua
(bảng 02) và được thể hiện khái quát qua biểu đồ sau:
Biểu đồ 01: Nguồn lực tài chính từ ngân sách nhà nước giao (2013 - 2017)
60000
50000
40000
30000 Nguồn KP chi thường xuyen
Chi không thường xuyên
20000
10000
0
2013 2014 2015 2016 2017
(Dữ liệu được lấy từ Quyết định giao Ngân sách nhà nước cho
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước từ năm 2013-2017)
Qua số liệu mô tả ở trên cho thấy, nguồn tài chính từ ngân sách nhà
nước cho nhu cầu chi thường xuyên ổn định và tăng dần hàng năm. Về chi
không thường xuyên phục vụ các nhiệm vụ của sự nghiệp lưu trữ không ổn
34

định, do dựa vào một số đề án hoặc nhiệm vụ đặc thù được giao theo kế hoạch
của đề án, đặc biệt đối với các hoạt động về tổ chức sử dụng, phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ. Ví dụ, trong những năm đầu của các nhiệm vụ “Phát huy giá
trị” nguồn tài chính được giao lớn hơn. Do đó, trong những năm cuối của
nhiệm vụ, nguồn kinh phí giảm, điều này đã thể hiện tổng nguồn lực tài chính
cho các nhiệm vụ đặc thù giảm so với giai đoạn đầu của thời kỳ.
Vì vậy, trong điều kiện hiện nay, việc phân bổ ngân sách nhà nước cho
các lĩnh vực đang cần phải tăng cường tính chủ động của các cấp, các ngành,
giảm gánh nặng cho ngân sách nhà nước đang được đặt ra cho ngành Lưu trữ
những cơ hội và thách thức mới. Ngoài việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả
ngân sách nhà nước giao theo cách truyền thống, các cơ quan trong hệ thông
Lưu trữ còn phải tính đến những bước đi mới thích hợp điều kiện đổi mới cơ
chế quản lý. Điều này nói lên rằng, việc quản lý nguồn lực tài chính phát triển
đối với lĩnh vực lưu trữ rất cần thiết, cần được quan tâm để không ngừng đổi
mới, phù hợp với tình hình phát triển chung.
2.2.2. Công tác kế hoạch hoá lĩnh vực lưu trữ trong tiến trình
cải cách hành chính
- Về chiến lược và quy hoạch phát triển lĩnh vực lưu trữ
Về chủ trương của Chính phủ Việt Nam trong thời kỳ đổi mới: nhà
nước quản lý thị trường bằng pháp luật, kế hoạch, cơ chế, chính sách, các
công cụ đòn bẩy kinh tế và bằng các nguồn lực nội tại của cả nước. Với
những mục tiêu xoá bỏ cơ chế tập trung, quan liêu, bao cấp, hình thành
đồng bộ cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã
hội chủ nghĩa. Trên cơ sở đổi mới tư duy, phương thức lập, giao và thực
hiện kế hoạch đã và đang được thay đổi cơ bản.
Về chiến lược phát triển lĩnh vực lưu trữ, trong nhiều giai đoạn phát
triển do điều kiện phát triển kinh tế - xã hội, tầm quan trọng của công tác lưu
trữ chưa được đề cập đến. Từ năm 2009 đến nay, mục tiêu "Bảo vệ và phát
35

huy giá trị của tài liệu lưu trữ" đã được các cấp quản lý trong hệ thống tổ
chức nhà nước quan tâm và thể hiện trong nhiều chính sách, văn bản của
các cơ quan có thẩm quyền.
Tuy nhiên, hiện nay về công tác kế hoạch hoá ở Việt Nam vẫn còn
một số hạn chế và bất cập:
+ Chưa có sự gắn kết chặt chẽ và đồng bộ giữa chiến lược - quy hoạch -
kế hoạch - chương trình, dự án. Mặc dù hiện nay chúng ta đã nghiên cứu
xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội đến năm 2020. Nhưng theo
đó, các chiến lược phát triển, các quy hoạch phát triển của các ngành, các
lĩnh vực, quy hoạch vùng lãnh thổ vẫn chưa được xây dựng đồng bộ.
+ Quy hoạch mang tính "bị động" nhiều hơn "chủ động", quy hoạch
nhỏ, lẻ, vụn khá phổ biến ở các ngành. Quy hoạch xây dựng xuất phát từ
những bức xúc, bất cập và nhu cầu thực tế trước mắt của các ngành, địa
phương mà nảy sinh quy hoạch.
Đối với lĩnh vực lưu trữ, trong nhiều năm chiến lược phát triển lĩnh
vực chưa được đề cập rộng trong toàn ngành. Quy hoạch lĩnh vực đã được
xây dựng và phê duyệt, tuy nhiên, các chỉ tiêu đề ra chưa được đánh giá kết
quả thực hiện trong giai đoạn cũng như hàng năm, nhiều chỉ tiêu đề ra đã bị
“treo”. Vì thế, hệ thống các cơ quan, tổ chức lưu trữ trong cả nước xây
dựng kế hoạch dài hạn chưa sát thực tế. Một số tỉnh, cơ quan lưu trữ đề
xuất nhu cầu đầu tư và lập dự án đầu tư nhưng khi bố trí nguồn lực tài
chính lại không thực hiện được do Hội đồng nhân dân không thông qua.
Thực trạng này đã dẫn đến quá trình đầu tư cơ sở vật chất cho hoạt động
lưu trữ của các cơ quan trung ương và địa phương mang tính bị động. Các
dự án đầu tư xây dựng kho tàng gặp nhiều vướng mắc về địa điểm, nguồn
lực tài chính. Việc đầu tư trang thiết bị cũng như các hoạt động nghiệp vụ
lưu trữ như: cho công tác thu thập, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài
liệu bị hạn chế bởi giới hạn chật hẹp của kinh phí thường xuyên hàng năm.
36

Hiện nay, Luật Đầu tư công ra đời có hiệu lực từ 01 tháng 01 năm
2015 có nhiều bước tiến rõ rệt về mặt tạo khuôn khổ pháp lý trong các hoạt
động đầu tư sử dụng nguồn lực tài chính, luật này điều chỉnh vào thực tế sẽ
khắc phục được nhiều hạn chế và bất cập nêu trên.
- Kế hoạch nguồn lực tài chính phát triển của các tổ chức Lưu
trữ nhà nước
Về kế hoạch nguồn lực tài chính cho phát triển của các tổ chức Lưu
trữ nhà nước, trong nhiều giai đoạn phát triển chỉ tập trung vào kế hoạch
ngắn hạn (kế hoạch hàng năm). Nhiều năm trước đây, do chưa có kế hoạch
trung hạn về nguồn lực tài chính phát triển các lĩnh vực nói chung nên kế
hoạch 5 năm về nguồn lực tài chính phát triển của các đơn vị chưa có tác
dụng định hướng cho việc lập kế hoạch hàng năm.
Về kế hoạch hàng năm, nguồn lực tài chính cho phát triển của các tổ
chức Lưu trữ nhà nước được lập theo quy trình lập kế hoạch chung của Nhà
nước và bao gồm: kế hoạch nguồn lực tài chính cho đầu tư (chuẩn bị đầu
tư, thực hiện đầu tư); dự toán tài chính cho các hoạt động thường xuyên của
các đơn vị.
Kế hoạch nguồn lực tài chính chuẩn bị đầu tư được đưa vào kế hoạch
năm khi có các điều kiện: dự án cần chuẩn bị đầu tư được Bộ Chủ quản đồng
ý chủ trương đầu tư. Trong giai đoạn 2015 đến nay, Bộ Nội vụ đã rà soát,
cân nhắc để ra các văn bản về chủ trương đầu tư trong khả năng có thể đáp
ứng nguồn vốn.
Kế hoạch nguồn lực tài chính thực hiện đầu tư được lập trên cơ sở các
dự án đã qua giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Điều kiện để ghi vào kế hoạch nguồn
lực tài chính là các dự án đã được phê duyệt của người quyết định đầu tư (Bộ
trưởng). Các dự án khởi công mới trong năm kế hoạch phải có thiết kế - tổng
dự toán được duyệt. Mặc dù quy định như vậy nhưng trong thực tế, việc lập
kế hoạch của các đơn vị vào thời điểm từ cuối tháng 6, đầu tháng 7 hàng năm
37

Khoá luận Quản lí nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước

Khoá luận Quản lí nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Khoá luận Quản lí nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước

Similar to Khoá luận Quản lí nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước (20)

More from lamluanvan.net Viết thuê luận văn

More from lamluanvan.net Viết thuê luận văn (20)

Khoá luận Quản lí nguồn lực tài chính cho phát triển lĩnh vực lưu trữ nhà nước