Door de huidige economische crisis kijken veel organisaties naar kostenbesparingen. De huisvesting kan hierin een aanzienlijke bijdrage leveren. Hierover AT Osborne in FMM van april 2010. Wij noemden een aantal unieke kansen die deze markt biedt voor organisaties die vastgoed huren of in eigendom hebben. Het waren vooral de kansen die ‘buiten’, in de markt, lagen. Deze week volgt het tweede deel: Versnelde professionalisering van huisvestingsmanagement door economische crisis. In dit artikel richten we onze blik juist naar binnen. Welke gevolgen heeft de economische crisis op de wijze waarop eindgebruikers hun huisvestingsmanagement organiseren? En nog belangrijker: welke kansen bieden deze ontwikkelingen voor het huisvestingsmanagement?

1. HU I S V E S T I N G S M A NAGEMENT EINDGEBRUIKERS
Kansen voor huisvestingsmanagement
Economische crisis
versnelt professionalisering
In het aprilnummer van Facility Management Magazine werd de impact van de economische
crisis op de commerciële vastgoedmarkt besproken. Als adviseurs bij AT Osborne noemden
we een aantal unieke kansen die deze markt biedt voor organisaties die vastgoed huren of in
eigendom hebben, de eindgebruikers. Daarbij lieten we zien welke kansen er ‘buiten’, in de
markt, lagen. In dit tweede artikel wordt de blik juist naar binnen gericht. Welke gevolgen
heeft de economische crisis op de wijze waarop eindgebruikers hun huisvestingsmanagement
organiseren? En nog belangrijker: Welke kansen bieden deze ontwikkelingen voor het
huisvestingsmanagement?
TEKST: PIETER FREDERIX EN STEF WEEKERS
De term huisvestingsmanagement primaire proces.’ Anders dan de hierin een aanzienlijke bijdrage leve-
levert nog vaak spraakverwarring commerciële belegger of vastgoed- ren. Initiatieven tot kostenbesparin-
op. Andere veelgebruikte termen ontwikkelaar streeft de eindgebruiker gen op huisvesting leiden echter bij
zijn bijvoorbeeld vastgoedmanage- niet (alleen) naar financiële meer- veel organisaties tot de conclusie
ment, vastgoedbeheer of ‘Corporate waarde. De balans tussen gebruiks- dat gegevens over de vastgoedporte-
Real Estate Management’. In dit arti- waarde en financiële toegevoegde feuille incompleet of heel verspreid
kel gebruiken we de term huisves- waarde maakt het huisvestings- in de organisatie beschikbaar zijn.
tingsmanagement en hanteren we management voor de eindgebruiker Het centraliseren van de informatie
de definitie van onze collega’s Van een complexe en strategische kost tijd, maar loont wel degelijk:
Griensven en Schoonhoven uit het opgave. overzicht geeft inzicht. Het centraal
boek Huisvesting & Vastgoed: ‘De beschikbaar hebben van alle gege-
afstemming tussen bedrijfsproces Centraliseren vens van de huisvestingsportefeuille
(vraag) en gebouwen (aanbod) met Door de huidige economische crisis geeft inzicht in kostenstructuren,
als doel het creëren van een zo groot kijken veel organisaties naar kosten- gebruik en leegstand van de huis-
mogelijke gebruikswaarde voor het besparingen. De huisvesting kan vesting. Daarnaast geeft het ook
40 FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE | 183 | SEPTEMBER 2010

2. EINDGEBRUIKERS HUISVESTINGSMANAG E M E N T
inzicht in de juridische en commer- waarde die flexibiliteit in de porte- worden gemaakt. Hier staan geen
ciële status van huurovereenkom- feuille biedt worden erkend en formele verplichtingen tegenover,
sten en eigendomssituaties. bewust ingezet. het is slechts een introductie van
Een tweede ontwikkeling is het reor- het huur/verhuurmodel. Dezelfde
ganiseren van de zeggenschap ron- Nog meer toegevoegde waarde aanpak kunt u volgen voor het intro-
dom huisvestingsmanagement. Dit Nu de eerste tekenen van herstel duceren van interne huurovereen-
uit zich in een verandering van zichtbaar lijken te worden, gaan we komsten. Ook hiervoor zijn stan-
afspraken en procedures over huis- ook voorzichtig weer naar de toe- daarden uit de markt beschikbaar.
vestings- en vastgoedbeslissingen. komst kijken. Wij concluderen dat Doordat u de dialoog met uw gebrui-
Het centraliseren van de zeggen- het huisvestingsmanagement na kers aangaat over het afstemmen
schap over de huisvesting leidt tot deze centraliseringsslag kan bijdra- van vraag en aanbod en de voorde-
een grotere zichtbaarheid en inkoop- gen aan een verdere professionalise- len voor de organisatie inzichtelijk
kracht van huisvestingsmanagement ring. De organisatie heeft een strate- maakt, creëert u draagvlak.
en meer flexibiliteit in de afstem- gisch middel in handen voor nog
ming van ruimtebehoefte. Het echte meer toegevoegde waarde. Hoe kun- 2. Waardeoptimalisatie
voordeel zit in de acceptatie van de nen we doorpakken op de ontwikke- Binnen de eigen vastgoedafdeling
diverse gebruikersgroepen binnen lingen die door de crisis zijn ingezet? geeft centralisatie de mogelijkheid
een organisatie. Het centraliseren om periodiek huurcontracten te
van huisvestingsmanagement helpt 1. Intern huur/verhuurmodel beoordelen. Maar u kunt nu ook
de consequenties van de kosten- Veel huisvestingsafdelingen zien in beter de relatie leggen met de orga-
besparingen te verzachten, omdat een intern huur/verhuurmodel een nisatiedoelstellingen. Maak vervol-
deze voor alle gebruikers gelijk zijn. moeilijk en langdurig traject. gens onderscheid in strategisch
Gebruikers vrezen veelal een Paard vastgoed en objecten die behoren
Bewustzijn van Troje. Een goed uitgevoerd huur/ tot de flexibele schil, om als laatste
Centralisatie en de voordelen die verhuurmodel draagt echter bij aan waardeoptimalisatie te zoeken voor-
eruit voortkomen zijn niet nieuw en professionele dienstverlening van de dat dispositie daadwerkelijk aan de
ook zeker niet uniek voor het huis- vastgoedafdeling. Ook zorgt het voor orde is.
vestingsmanagement. In zekere zin kostenbewustzijn bij de gebruikers.
is het een klassieke reactie op een Veel organisaties hebben door de 3. Schaalvoordelen
economische crisis. Het is een bewe- economische crisis de belangrijke Centraal gestuurde huisvesting kunt
ging die wij bij veel organisaties zien en moeilijke eerste stappen gezet: u in uw voordeel gebruiken bij het
en die nu extra aandacht krijgt. het centraal bundelen van kennis en inkopen van huisvestingsdiensten
Wij zien dat deze economische crisis gegevens over de huisvesting. Bepaal of -producten. Ook intern weegt een
een versnelling teweeg heeft gebracht welke organisatie(onderdelen) je centrale huisvesting zwaarder. Voor
in het bewustzijn van de mogelijk- gebruikers (of huurders) zijn en bere- de gebruikers is er één centraal aan-
heden van huisvestingsmanagement, ken een huurprijs of kostennorm spreekpunt waar alle kennis is
en daarmee in de professionalise- voor het vastgoed. Begin met de cou- gebundeld en waar mogelijk infor-
ring van de sector. Veel organisaties rante huisvesting, omdat daarover matie is te halen. Voor de Raden van
gaan bewuster en strategischer om veel marktinformatie beschikbaar is. Bestuur is de centrale huisvestings-
met hun huisvesting en vastgoed. Ga van grof naar fijn. organisatie een belangrijke strategi-
Het huisvestingsmanagement richt Een volgende stap is het delen van sche partner en een management-
zich niet meer alleen op de (gebruiks)- deze informatie met de gebruikers tool met grote invloed op de resul-
waarde van de huisvesting voor de in de organisatie. Begin met het ver- taten van de organisatie, van produc-
organisatie en de kosten. Ook de sturen van ‘virtuele’ facturen waar- tiviteit van medewerkers tot
waarde op de vastgoedmarkt en de uit duidelijk wordt waar de kosten kostenbeheersing.
Strategische partner
Dit artikel wijst op de ontwikkelin-
gen in het huisvestingsmanagement
die zijn ingegeven door de economi-
sche crisis. Nu het gestopt is met
regenen en de wolken openbreken
voor een voorzichtig economisch
herstel, krijgt het huisvestingsmana-
gement de gelegenheid om zich ver-
der te ontwikkelen als professionele
en strategische partner en interne
dienstverlener.
Pieter Frederix en Stef Weekers
zijn beiden werkzaam als adviseur bij AT Osborne.
FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE | 183 | SEPTEMBER 2010 41