FastWork Office+ Dispatch

1. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
1
Giải pháp quản lý văn bản
đi - đến trực tuyến trên
Fastwork

2. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
2
Lợi ích khi Quản lý thông báo nội bộ trực tuyến
- Quản lý, lưu trữ tập trung, phân loại theo nhóm
- Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đi/đến
- Tra cứu, tìm kiếm dễ dàng mọi lúc mọi nơi
- Đảm bảo an toàn, bảo mật văn bản

3. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
3
PHẦN 1: CẤU HÌNH

4. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
4
1. Thiết lập cấu hình số văn bản
Từ Menu Office → chọn Quản trị phân hệ Office

5. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
5
1. Thiết lập cấu hình số văn bản
Ở phần Cấu hình → chọn Văn bản → Chọn Cấu hình văn bản → văn bản đi

6. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
6
1. Thiết lập cấu hình số văn bản
Tại đây bạn có thể cấu hình số văn bản đối với các văn bản đi. Tích vào ô “Có sử
dụng” để thực hiện cấu hình
- Số hiện tại: Nhập số văn bản đi đang quản lý tới thời điểm hiện tại
- Độ dài: độ dài dãy số trong số văn bản
- Tiền tố/Hậu tố: Các ký tự mặc định sẽ có trong số văn bản
Sau khi nhập xong thông tin chọn Lưu để lưu lại
- Người ký : sẽ là người ký văn bản

7. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
7
2. Thiết lập cấu hình người nhận văn bản đến
Để cấu hình thông tin người nhận văn bản đến, chuyển sang tab “Người nhận”
Lựa chọn người nhận sau đó Lưu lại. Người nhận là người sẽ tiếp nhận khi văn bản
được gửi tới

8. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
8
3. Quản lý danh sách các loại văn bản
Từ menu OFFICE → chọn Quản trị phân hệ OFFICE → chọn Danh mục → chọn Loại
văn bản

9. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
9
4. Quản lý danh sách các loại văn bản
Chọn Thêm mới và nhập thông tin:
- Mã loại:
- Loại văn bản:
- Mô tả:
- Người ký: lựa chọn người ký cụ thể
cho từng loại văn bản đi
Chọn Lưu để thêm mới một loại văn bản

10. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
10
PHẦN 2: LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐẾN

11. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
11
1. Thêm mới các văn bản đến
Từ menu Office → chọn Văn bản đi - đến

12. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
12
1. Thêm mới các văn bản đến
Ở giao diện Danh sách văn bản đến → chọn Thêm mới

13. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
13
1. Thêm mới các văn bản đến
Nhập các thông tin của văn bản gửi đến:
- Số văn bản: số trên văn bản gửi đến
- Số trang: tổng số trang của văn bản gửi đến
- Nơi gửi:
- Người ký:
- Ngày ký:
- Ngày đến:
- Loại văn bản: Lựa chọn loại văn bản để thuận tiện trong việc quản lý
- Trích yếu: Tóm tắt nội dung chính của văn bản
- Người nhận: Người chịu trách nhiệm nhận văn bản
- Tệp đính kèm: Đính kèm bản scan của văn bản để lưu trữ lại

14. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
14
2. Xử lý văn bản đến
- Sau khi nhân viên văn thư tiếp nhận văn bản đến và đưa lên hệ thống
Fastwork để lưu trữ sẽ thực hiện gán người chịu trách nhiệm xử lý văn bản
- Để gán người xử lý, từ giao diện Danh sách văn bản đến chọn văn bản cần
gán

15. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
15
2. Xử lý văn bản đến
- Ở mục Người xử lý → chọn Bạn muốn thay đổi người xử lý? để gán người
xử lý cho văn bản → chọn người xử lý

16. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
16
2. Xử lý văn bản đến
- Ngay khi gán xong người xử lý văn bản sẽ nhận được 1 thông báo đến trên
phần mềm Fastwork → click vào thông báo để link tới văn bản cần xử lý

17. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
17
2. Xử lý văn bản đến
- Sau khi xử lý xong → vào chi tiết văn bản chọn Đã xử lý để cập nhật trạng
thái cho văn bản đến này

18. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
18
2. Xử lý văn bản đến
Trong trường hợp bạn không đủ thẩm quyền để xử lý văn bản → thực hiện
“Chuyển tiếp” tới người có thẩm quyền để tiếp tục xử lý

19. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
19
2. Xử lý văn bản đến
Nhập thông tin chuyển tiếp:
- Người xử lý: Người đủ thẩm
quyền để xử lý
- Người theo dõi
- Nội dung chuyển tiếp
Chọn Chuyển tiếp để chuyển tiếp tới
người xử lý mới nếu muốn giao cho
người khác xử lý văn bản này

20. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
20
PHẦN 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

21. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
21
1. Thêm mới các văn bản đi
Từ menu Office → chọn Văn bản đi - đến

22. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
22
1. Thêm mới các văn bản đi
Chọn chuyển sang mục Văn bản đi

23. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
23
1. Thêm mới các văn bản đi
Tại giao diện Danh sách văn bản đi → chọn Thêm mới

24. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
24
1. Thêm mới các văn bản đi
Nhập các thông tin của văn bản đi:
- Số văn bản: Với văn bản đi có thể bỏ trống phần số văn bản, người xử lý văn
bản sẽ thực hiện lấy số theo cấu hình đã có theo đúng quy định
- Số trang: tổng số trang của văn bản gửi đến
- Nơi nhận:
- Số lượng văn bản:
- Người ký:
- Ngày ký:
- Ngày hiệu lực:
- Loại văn bản: Lựa chọn loại văn bản để thuận tiện trong việc quản lý
- Người xử lý: Người chịu trách nhiệm xử lý văn bản
- Tình trạng xử lý: Dự thảo/Đã ký/Trình duyệt/Phát hành
- Trích yếu: Tóm tắt nội dung chính của văn bản
- Tệp đính kèm: Đính kèm bản scan/file mềm của văn bản để lưu trữ lại

25. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
25
2. Phê duyệt văn bản đi
- Sau khi nhân viên thêm mới một văn bản đi lên hệ thống, người ký văn bản
sẽ nhận được thông báo đến
- Để thực hiện phê duyệt văn bản trước khi thực hiện gửi đi, thực hiện như
sau: Từ menu OFFICE → chọn Văn bản đi - đến → Chọn sang danh sách
văn bản đi → Lựa chọn văn bản đi chờ phê duyệt

26. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
26
2. Phê duyệt văn bản đi
Trong thông tin chi tiết của văn bản → chọn “Phê duyệt” để thực hiện phê
duyệt văn bản

27. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
27
3. Lấy số cho văn bản đi
Sau khi văn bản đi được phê duyệt xong, người quản lý thực hiện lấy số cho
văn bản
Từ chi tiết văn bản vừa phê duyệt, thực hiện chọn “Lấy số”

28. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
28
3. Lấy số cho văn bản đi
- Văn bản đã được lấy số thành công
- Sau khi văn bản đã được phê duyệt và lấy số thành công, nhân viên phụ
trách hoàn thiện thông tin, trình ký bản giấy và thực hiện gửi tới người nhận
theo quy định

29. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
29
CÁC KÊNH HỖ TRỢ CỦA FASTWORK

30. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
30
Các kênh hỗ trợ
• Hotline hỗ trợ: 094 867 5453
• Hotline hỗ trợ FWMN: 0931 78 75 75
• Group Zalo hỗ trợ: Có các nhân viên Triển khai Hỗ trợ FastWork
• SĐT nhân viên phụ trách chính
• Thời gian hỗ trợ: Từ thứ 2 – thứ 6: 8h – 17h
Thứ 7: 8h – 12h

31. Phần mềm quản trị doanh nghiệp
31
Trân trọng cảm ơn!
Hotline tư vấn
Email hỗ trợ
Website
Facebook
: 0983 089 715
: hotro@fastwork.vn
: www.fastwork.vn
: www.facebook.com/FastworkVietnam
Công ty TNHH Công Nghệ FastWork Việt Nam