Dokumen tersebut merangkum tentang divisi promosi dan peran serta tugas-tugas promoter manager dan jabatan terkait lainnya dalam menjalankan fungsi promosi untuk suatu acara. Divisi promosi bertugas merancang materi publikasi, mengatur pemasangan iklan, melakukan hubungan masyarakat, serta memantau pelaksanaan promosi guna memaksimalkan publikasi acara. Promotion manager memimpin divisi dan bekerja sama dengan graphic designer, sponsorship, dan content designer d

1. EVENT
ORGANIZER

2. DIVISI PROMOSI
∎Abdul Halim
∎Agung Kurniawan
∎Annisaa Ayuriska
∎Firria Kurnia SP
∎Hardiana
∎Hidayatullah
∎Ismu Akhyar
∎Nora Adelinda
∎Nurlisa Alfiunita

3. EVENT
ORGANIZER
ORGANISASI atau TIM yang bertanggung jawab atas
produksi acara mulai dari konsep hingga
pelaksanaan.
EO bekerja di wilayah public dan privat dalam aktivitas yang membutuhkan komunikasi yang baik, kemampuan
organisasional yang mumpuni, dan perhatian atas detil. EO bekerja untuk memastikan kelancaran dan efesiensi
dalam penyelenggaraan sebuah event.

4. DIVISI PROMOSI
Sebuah tim yang di bentuk oleh event organizer yang
berfungsi untuk memberitahukan dan menawarkan sebuah
jasa kepada khalayak ramai, agar dikenal dan di terima
dimasyarakat.
Promosi merupakan bagian yang sangat penting karena dengan penggunaan media ini dapat
mengaitkan hubungan antara penjual dan pembeli dengan harapan para konsumen yakin penjual
memiliki sesuatu yang di tawarkan berupa jasa yang mereka butuhkan.

5. MANFAAT DAN TUJUAN
DIVISI PROMOSI
∎ Menangani seluruh kegiatan mulai dari perencanaan, desain,
produksi materi promosi, penempatan, penayangan serta
pemasangan media luar ruang
∎ Mengkoordinir jumpa pers yang menjadi bagian dari promosi
acara, sedangkan orang yang mengatur semua ini adalah
Promotion Manager.

6. Unsur-unsur Penunjang
Event yang
Direncanakan/Didesign
∎Logo Event (Logo Event merupakan logo yang dibuat hanya untuk event berlangsung dan Logo adalah
Master of Frontline Design, jika Event sudah selesai, maka Logo menjadi tidak berfungsi.)
∎Flyer dan Media cetak (Materi flyer atau media cetak lainnya dibuat berkarakter lebih dinamis dibanding
materi produk biasa, buatlah konsep image yang bersifat festive (berkibar-kibar) atau mobileism (bergerak)
sehingga tampilannya menjadi “hidup”)
∎Print Ad /Publishing (Media Printing sebagai publisitas sangat penting dalam sumber informasi Event,
Print Ad merupakan jalan pembuka bagi tujuan utama mendatangkan konsumen seperti iklan koran, majalah,
elektronik dan lainnya.)
∎Outdoor Ads (Sebagai penunjang penyebaran iklan print Ads, media Outdoor sangat membantu ketika kita
pintar mencari titik lokasi penempatan materi ini. seharusnya tidak perlu biaya yang besar mempersiapkan ini
jika saja kita memahami target audiens khusus Event.)
∎Merchandise & Stationery (Merchandise adalah unsur penggembira (Gimmick) yang sangat membantu
mengangkat image sebuah Event. Audiens akan senang dengan kelengkapan yang didapatkannya ketika
mendatangi sebuah acara, dan akan membawanya pulang untuk disimpan.)

8. PROMOTION
Orang yang bertanggung jawab
dalam menjalankan fungsi
kontrol dan monitor dalam divisi
promosi. MANAGER
Pelaksanaan tugasnya promosion manajer juga dibantu oleh placemen coordinator /Officer
yang akan menjalankan fungsi kontrol dan monitor pemasangan iklan di media luar ruang,
dalam proses pembuata iklan biasanya dibantu oleh peracag grafis (Graphic Desiger).

9. ∎Mempersiapkan desain materi
publikasi baik, cetak, elektronik
maupun luar ruang
∎Mengkoordinasikan pemasangan /
penayangan iklan di media
∎Mengkoordinir kegiatan jumpa pers
∎Menentukan media cetak & elektronik
yang akan dipakai
∎Menentukan ukuran dan waktu
pemuatan iklan baik cetak maupun
elektronik
TUGAS
PROMOTION MANAGER
∎Menentukan jenis, jumlah serta
tempat pemasangan media luar ruang
∎Memonitor iklan yang telah dipasng
atau ditayangkan
∎Mengawasi pemasangan media
promosi luar ruang
∎Berkoordinasi dengan Produser bila
terjadi permasalahan promosi

10. Online / Offline
Marketing Manager
 Berkoordinasi dengan desainer,
mempersiapkan desain materi publikasi baik
cetak, elektronik maupun luar ruang.
 Mengkoordinasikan pemasangan /
penayangan iklan di media dengan pihak
vendor yang berkaitan.
 Menentukan jenis media cetak & digital yang
akan dipakai
 Menentukan ukuran dan waktu pemuatan
iklan baik cetak maupun digital.
 Menentukan jumlah serta tempat
pemasangan media luar ruang
 Memonitor iklan yang telah dipasang atau
ditayangkan.
 Mengawasi pemasangan media promosi luar
ruang.
 Membuat promosi untuk radio (radio spot,
adlips, interview), tv dan media lain yang
seusai target audience acara
 Memonitor jumlah peserta/pengunjung
event selama event berlangsung
 Mengupdate media online/offline selama
event berlangsung
 Memastikan komentar-komentar para
pengunjung acara di dengar dan mendapat
feedback yang baik selama dan sesudah
event berlangsung
 Membuat laporan keuangan dan evaluasi
yang berkaitan dengan tanggungjawab
Promotion Manager.

11. Content Designer
 Bekerjasama dengan marketing untuk memastikan
konten yang tersedia sesuai konsep dan terintegrasi
 Membuat template / lay out content secara online dan
offline
 Membuat template space promosi/sponsorship
 Bekerjasama dengan marketing untuk materi
kampanye pre/post event

12. Sponsorship
 Humas dengan pihak sponsorship
 Mencatat dan menerbitkan proposal sponsorship
sesuai ketentuan yang berlaku,
 Bekerjasama dengan divisi keuangan untuk mencatat
proposal-proposal sponsorship yang sudah di setujui
pihak perusahaan
 Memonitor penempatan sponsor-sponsor acara di
materi online dan offline
 Berkoordinasi dengan Produser bila terjadi
permasalahan promosi

14. Event Battle
Stand Up Comedy
UIN vs UR
1
Pengajuan proposal atau
izin ke pihak yang
mengurusi peminjaman
PKM UIN Suska Riau.
2
Membuat desain materi
publikasi, harga tiket,
waktu dan tempat acara,
serta nama para komika
3
Membuat desain untuk
spanduk, banner, dan
flyer yang akan disebar
cetak dan online
4
Pengundang beberapa media
kampus seperti SUSKA TV dan juga
SUSKA FM dan media cetak
sepertiPekanbaru Pos, Fokus Riau,
Riau Tribune, dan Riau Pos untuk
ikut serta dalam meliput acara
tersebut serta meyebar informasi
mengenai event yang akan
dilaksanakan.
Selain itu juga pihak yang bertugas di divisi promosi dan divisi keuangan
sama-sama mengawasi distribusi proposal sponsor dan proposal vendor.

15. THANKS!
Any questions?