13-14 Nisan 2017 Dinamikler 2017 Sunumları

2. ORGANİZASYONEL KÜLTÜRÜN
PROJE YÖNETİM OFİSİ KURMA
ÜZERİNDEKİ ETKİLERİ
Hayal Şenyurt
MBA, PMP, Bil.Müh.
14.04.2017

3. GEREKÇE

4. 4
• Bir proje yönetim ofisi (PYO) kurmak veya iyi işlemeyen PYO’yu değiştirmek/ geliştirmek
çok zor bir iş!
• Neden zor? En çok ne zorluyor?
• Proje yöneticilerinin veya PYO personelinin bilgi düzeyi?
• Organizasyonun türü, büyüklüğü ve yer aldığı sektör?
yoksa…
• Organizasyonun kültürü?
GEREKÇE

5. 5
• PYO kurmayı en çok zorlayan ve en zor değiştirilen / geliştirilen faktör, organizasyonun
sahip olduğu kültür!
• PYO kurarken sorun yaşatabilecek kültür özelliklerini gösterebilecek bir araç olsa?
• Araç geliştirmek için neye ihtiyaç var?
• PYO sınıflandırması
• Her PYO tipi için sorumluluğundaki PY işlevleri
• PY işlevlerini olumsuz etkileyen organizasyonel kültür özelliklerinin belirlenmesi
GEREKÇE

6. LİTERATÜR
ÖZETİ

7. 7
PROJE YÖNETİM OFİSİ NEDİR?
Proje ile ilgili yönetişim süreçlerini standartlaştıran ve kaynakların,
metodolojilerin, araç ve tekniklerin paylaşımını sağlayan bir organizasyonel
yapıdır. (PMBOK Guide, 5. Baskı)
PYO TİPLERİ
Proje yönetimi (PY) sorumluluklarına göre en az sorumlu olandan en çok sorumlu
olana doğru (Englund, Graham ve Dinsmore, 2003)
• Proje Destek Ofisi
• Proje Yönetimi Mükemmellik Merkezi
• Program Yönetim Ofisi
LİTERATÜR ÖZETİ

8. 8
PYO TİPLERİ
• Proje Destek Ofisi proje yöneticilerine planlama, sözleşme hazırlama ve yönetimi, idari
ve finansal hizmetler, değişim yönetimi, araçlar, metrikler, doküman yönetimi,
varlıkların takibi ve durum denetimi vb. destek sağlar.
• Proje Yönetimi Mükemmellik Merkezi proje yöneticilerine proje yönetimi eğitimleri,
süreç standardizasyonu, iç danışmanlık, proje yönetiminde yetkinlik geliştirme, başarılı
uygulama / alınan derslerin kaydı, proje önceliklendirme gibi hizmetleri sağlar.
• Program Yönetim Ofisi projelerden doğrudan sorumludur; proje yöneticilerinin işe
alımı, gelişimi, projelere atanması, projelerin iş stratejileri ile “hizalanma”sı, kurumsal
raporlama, kurumsal proje yönetimi metodolojisi ve süreçlerini geliştirme, program
veya projeler için “hesap verme” ve proje yöneticilerinin koordinasyonu gibi işlevlerden
sorumludur.
LİTERATÜR ÖZETİ

9. 9
LİTERATÜR ÖZETİ
PY İŞLEVLERİ
PY sorumlulukları, temel PY işlevlerine göre gruplanabilir. (Hallows, 2002)
• Proje yönetimi süreçleri için destek sağlayarak proje yöneticilerinin işlerini daha iyi
yapmalarına yardım eden destek işlevleri. Durum raporlama, proje başlatma ve
sonlandırma prosedürleri ve projeler arasındaki öncelik belirleme süreci vb.
• Proje yöneticilerinin değerlendirilmesi, projelere proje yöneticilerinin atanması, proje
yönetimi çıktılarının üretildiğinin ve yeterli kalitede olduğunun güvence altına alınması
ve proje yönetimi standartlarının belirlenip uygulanmasının sağlanması gibi kontrol
işlevleri.
• Proje yöneticilerinin işe alımı, eğitimi ve gelişimi ile ilgili gelişim işlevleri. Amaç,
organizasyondaki her projede çalışabilecek ve başarı ile yönetebilecek yeterlikte ve
deneyimde proje yöneticileri havuzunu oluşturmaktır.

10. 10
LİTERATÜR ÖZETİ
ORGANİZASYONEL KÜLTÜR
“organizasyonun iş yapış şekli”
Bir organizasyonun kültürü, ortak değerler, amaçlar, varsayımlar, algı, kurallar,
normlar ve davranış “örüntü”lerinden oluşur. Organizasyonun bir varlık olarak
davranışına ve organizasyondaki bireylerin davranışlarına bir bakış açısı getirir,
organizasyonda nelerin neden olduğunu anlamak için bir perspektiftir. (Gibson,
Ivancevich, Donnelly, 1994)

11. 11
LİTERATÜR ÖZETİ
ORGANİZASYONEL KÜLTÜRÜN SINIFLANDIRILMASI
• Hofstede iş kültürünü beş boyutta ele alır: güce olan uzaklık, belirsizlikten kaçınma,
bireysellik/kollektivizm, erillik/dişilik ve kısa/uzun dönem uyumluluk. (Hofstede, 1980)
• Deal ve Kennedy ise geri bildirim hızına ve organizasyonun aktivitelerinin risk seviyesine
göre bir sınıflandırma önerir. (Deal ve Kennedy, 1982)
• Schneider organizayonel kültürü süreç oryantasyonu (iş yapış şeklinin kişilere/
organizasyona özgü oluşu) ile ilgili özellikler açısından inceler. (Schneider, 1994)
• Cooke ve Szumal geliştirdikleri “Organizaysonel Kültür Envanteri” aracında on iki
davranış normunu üç genel tip altında toplar: yapıcı, pasif/ savunmacı ve saldırgan/
savunmacı kültürler. (Cooke ve Szumal, 2000)

12. 12
LİTERATÜR ÖZETİ
ORGANİZASYONEL KÜLTÜR ÖZELLİKLERİ
Sözlü / Dokümante
Yatay / Dikey (Hiyerarşik)
Hızlı / Yavaş geri bildirim veren
Risk alan / Riskten kaçınan
Eril / Dişil
Statik / Dinamik
Formal / İnformal
Birbirine bağlı / Uyumsuz
Değişime dirençli / Açık fikirli
…
Operasyonel / Stratejik
Kişiye dayalı / Kollektivist
Kısa / Uzun vade odaklı
Müşteri / Başarı / Güç / Kalite / Maliyet odaklı
Şeffaf Delege eden İnovatif
Eğiten Demokratik Arkadaşça
Paylaşımcı Yardım eden
Rekabetçi Katılımcı
Süreçlere dayalı
…

13. ANALİZ

14. 14
PYO tipleri, PY işlevleri ve organizasyonel kültür özellikleri birbiri ile nasıl
ilişkilendirilebilir?
• Hangi PY işlevlerinin hangi PYO tipinde yer aldığını
ve
• Organizasyonel kültürün hangi özelliklerinin PY işlevleri üzerinde etkisinin
bulunduğunu
analiz etmek için şöyle bir metot kullandım:
ANALİZ

15. 15
1) PYO tipleri , PY işlevleri ve organizasyonel kültür özelliklerini ilişkilendirmek için
bir matris oluşturdum.
ANALİZ

16. 16
2) Hallows’un PY işlevlerini matrise bir karşılaştırma sütunu olarak yerleştirdim.
ANALİZ
PY İŞLEVLERİ
Proje yöneticilerine projenin yönetimi için (planlama,
takvimleme, izleme vb.) destek sağlamak
Kurum / Portföy / Program kapsamında standart
raporlar üretmek
Kurum stratejileri ile hizalanmaya da dikkat ederek,
projelerin değerlendirilmesi, önceliklendirilmesi ve
seçilmesi için süreç geliştirmek

17. 17
3) Englund, Graham ve Dinsmore’un PYO tiplerini üç sütuna koydum.
4) Bazı bileşik PY işlevlerini daha fazla çözümleyerek PYO sorumluluğuna göre
birden fazla işlev oluşacak şekilde böldüm.
ANALİZ
PY İŞLEVLERİ
PYO TİPLERİ
ProjeDestekOfisi
ProjeYönetimi
Mükemmellik
Merkezi
ProgramYönetim
Ofisi
Proje yöneticilerine projenin yönetimi için (planlama,
takvimleme, izleme vb.) destek sağlamak
Kurum / Portföy / Program kapsamında standart raporlar
üretmek
Kurum stratejileri ile hizalanmaya da dikkat ederek, projelerin
değerlendirilmesi, önceliklendirilmesi ve seçilmesi için süreç
geliştirmek

18. 18
5) PY işlevleri ile PYO tipini, PY işlevlerinin ilgili PYO tipinin sorumluluğuna girip
girmemesi açısından inceledim.
Eğer PY işlevi ilgili PYO tipinin sorumluluğundaysa, o hücreye √ işareti koydum.
ANALİZ
PY İŞLEVLERİ
PYO TİPLERİ
ProjeDestekOfisi
ProjeYönetimi
Mükemmellik
Merkezi
ProgramYönetim
Ofisi
Proje yöneticilerine projenin yönetimi için (planlama,
takvimleme, izleme vb.) destek sağlamak
  
Kurum / Portföy / Program kapsamında standart raporlar
üretmek
 
Kurum stratejileri ile hizalanmaya da dikkat ederek, projelerin
değerlendirilmesi, önceliklendirilmesi ve seçilmesi için süreç
geliştirmek


19. 19
6) En çok bilinen ve kabul gören organizasyonel kültür özelliklerini listeledim.
7) PY işlevlerine olumlu ve destekleyici etkisi olan özellikleri hariç tuttum! 
ANALİZ
PY İŞLEVLERİ
ORGANİZASYONEL KÜLTÜR ÖZELLİKLERİ PYO TİPLERİ
ŞeffafOlmayan
Sözlü
SüreçOdaklıOlmayan
KişiyeBağlı
Uyumsuz
Operasyonel
StratejikOlmayan
…
…
…
…
…
…
ProjeDestekOfisi
ProjeYönetimi
Mükemmellik
Merkezi
ProgramYönetim
Ofisi
Proje yöneticilerine projenin yönetimi için (planlama,
takvimleme, izleme vb.) destek sağlamak
  
Kurum / Portföy / Program kapsamında standart raporlar
üretmek
 
Kurum stratejileri ile hizalanmaya da dikkat ederek, projelerin
değerlendirilmesi, önceliklendirilmesi ve seçilmesi için süreç
geliştirmek


20. 20
8) Her PY işlevini, her bir organizasyonel kültür özelliği ile, PY işlevine doğrudan
olumsuz bir etkisi olup olmaması açısından değerlendirdim.
Eğer PY işlevi ile organizasyonel kültür özelliği arasında doğrudan bir ilişki
belirlenebiliyorsa, ilgili hücreye bir x işareti koydum.
ANALİZ
PY İŞLEVLERİ
ORGANİZASYONEL KÜLTÜR ÖZELLİKLERİ PYO TİPLERİ
ŞeffafOlmayan
Sözlü
SüreçOdaklıOlmayan
KişiyeBağlı
Uyumsuz
Operasyonel
StratejikOlmayan
…
…
…
…
…
…
ProjeDestekOfisi
ProjeYönetimi
Mükemmellik
Merkezi
ProgramYönetim
Ofisi
Proje yöneticilerine projenin yönetimi için (planlama,
takvimleme, izleme vb.) destek sağlamak
  
Kurum / Portföy / Program kapsamında standart raporlar
üretmek
 
Kurum stratejileri ile hizalanmaya da dikkat ederek, projelerin
değerlendirilmesi, önceliklendirilmesi ve seçilmesi için süreç
geliştirmek
X 

21. 21
Matristeki x işaretlerini hangi yöntemle koydum?
Örnek 1. Proje yönetim ofisi raporlamayı destekler ve yönetim için bir bilgi
merkezi oluşturur. Bu yapılanma, bilgi paylaşımı yolu ile organizasyona belirgin
bir şeffaflık sağlayacağı için, “sözlü” organizasyonlarda kabul edilmesi güç
olabilir. Bu yüzden, “veri merkezi oluşturmak” – “şeffaf olmayan / sözlü”
hücresine bir çarpı koydum.
ANALİZ

22. 22
Matristeki x işaretlerini hangi yöntemle koydum?
Örnek 2. Eğer organizasyon eğitime önem veriyorsa, gelişim kültürün bir parçası
ise, proje yönetim ofisinin eğitim işlevi takdir edilecektir. Öyleyse, “proje
yönetimi eğitimi sağlamak” – “eğitmeyen” hücresine bir çarpı koydum.
ANALİZ

23. 23
Matristeki x işaretlerini hangi yöntemle koydum?
Örnek 3. Proje yönetim ofisi, projelerin başarılı deneyimleri ve alınan derslerini
organizasyondaki diğer insanlarla paylaşmak için bir altyapı sağlar. Eğer
paylaşma ve yardım etme organizasyonunu önemli değerleri içinde yer
almıyorsa, ofisin bu işlevi kullanılamayacaktır. Yani, “projelerin başarılı
uygulamalarını ve alınan derslerini toplamak için merkezi bir kaynak
oluşturmak” – “Paylaşmayan / Yardım etmeyen” hücresine bir çarpı koydum.
ANALİZ

24. 24
Matristeki x işaretlerini hangi yöntemle koydum?
Örnek 4. Proje yönetim ofisi, proje yönetimi için süreçleri, prosedürleri ve
standartları tanımlar ve uygulanmasını sağlar. Süreç kültürlerinde, bunları
proje yönetiminde de uygulamak kolaydır. Bu durumda, “proje yönetim
süreçleri için standartlar oluşturmak” – “süreç odaklı olmayan” hücresine bir
çarpı koydum.
ANALİZ

25. 25
Matristeki x işaretlerini hangi yöntemle koydum?
Örnek 5. Proje yönetim ofisi, projeleri değerlendirme, önceliklendirme ve seçimi
ile ve iş stratejileriyle hizalaması ile stratejik yönetimi destekler. Bu işlevlerin
tümü proje yönetim ofisinin sahip olduğu ilgili bilgi ve metotlara dayanarak
gerçekleştirilir. Öte yandan, güç kültürlerinde kararlar organizasyondaki güç
sahibi kişiler tarafından alınır. Ayrıca, proje yönetim ofisinin bu stratejik bakış
açısını günü kurtaran organizasyonlarda işletmek zordur. Öyleyse, “kurum
stratejileri ile hizalanmaya da dikkat ederek, projelerin değerlendirilmesi,
önceliklendirilmesi ve seçilmesi için süreç geliştirmek” ile “güç” ve “stratejik
olmayan” hücrelerine çarpı koydum.
ANALİZ

26. 26
Bu prosedür, çok büyük ve seyrek bir matris oluşturdu.
9) Önce PY işlevlerini aynı şekilde etkileyen kültür özelliklerini tek sütunda
birleştirdim.
10) Sonra, ihmal edilebilir etkisi olan kültür özelliklerini elemek için, sadece en çok
x ile işaretlenmiş olan sütunları (en etkili özellikler) seçtim.
ANALİZ

27. 27
Çalışmanın sonunda, PYO tipleri, sorumluluğundaki PY işlevleri ve PY işlevlerini
olumsuz etkileyen en önemli organizasyonel kültür özelliklerinden oluşan bir
matris elde etmiş oldum.
ANALİZ
PY İŞLEVLERİ
ORGANİZASYONEL KÜLTÜR ÖZELLİKLERİ PYO TİPLERİ
ŞeffafOlmayan/Sözlü
SüreçOdaklıOlmayan
KişiyeBağlı/Uyumsuz
StratejikOlmayan
Güç/Hiyeraarşik/
DelegeEtmeyen
Eğitmeyen
Paylaşmayan/Yardım
Etmeyen
ProjeDestekOfisi
ProjeYönetimi
MükemmellikMerkezi
ProgramYönetimOfisi
DESTEK FONKSİYONLARI
Proje yöneticilerine projenin yönetimi için (planlama,
takvimleme, izleme vb.) destek sağlamak
X X X X   
Kurum / Portföy / Program kapsamında standart raporlar
üretmek
X X X  
Kurum stratejileri ile hizalanmaya da dikkat ederek,
projelerin değerlendirilmesi, önceliklendirilmesi ve
seçilmesi için süreç geliştirmek
X X X 

28. SONUÇ

29. 29
PYO Kurarken İpuçları
• Bir proje yönetim kültürü oluşturun.
• Organizasyonların proje yönetimini adapte ederken başarılı olmaları için,
organizasyonun iş hedeflerine ulaşması için seçilen proje yönetimi yöntemleri ile
uyumlu bir paylaşılan değerler kümesini oluşturmak gerekir.
• Organizasyonel değerler; organizasyonun üyeleri, yapısı, sistemleri ile proje
yönetim metotlarının uyarlanmasında kullanılan süreçler arasında bir bağ
oluşturur.
• Proje yönetimi işlevselliğini etkileyen organizasyonel değerleri araştırmak ve
anlamak (bu kapsamda, uzman bir İK çok yardımcı olur) ve PYO’yu buna göre
şekillendirmek uygun olacaktır.
SONUÇ

30. 30
PYO Kurarken İpuçları devam
• PYO kullanmanın yararlarını öncelikle yöneticilere anlatın, savunun ve
kanıtlayın!
• Bazı çalışma kültürleri, bazı iş disiplinlerinin diğerlerinden daha değerli olduğuna
inanır ve yönetim bilgi ve deneyimine ihtiyaçları olmadığını, hatta yönetimi zaten
çok iyi bildiklerini düşünür. Yöneticilere proje yönetim ofisinin yararlı olduğu
noktaları göstererek onları kazanmak çok faydalı olacaktır:
SONUÇ
– işlerin standartlaştırılması,
– bölüm yerine şirket kararı,
– daha iyi kaynak kullanımı,
– kaliteli bilgiye daha hızlı erişim,
– daha etkin ve verimli operasyon,
– yöneticilerin zamanını çalan toplantı
sayılarında azalma,
– işlerin daha gerçekçi şekilde
önceliklendirilmesi ve
– geleceğin yöneticilerinin yetiştirilmesi

31. 31
PYO Kurarken İpuçları devam
• PYO kullanmanın yararlarını öncelikle yöneticilere anlatın, savunun ve
kanıtlayın! devam
• Proje ofislerinin faydalarını listelemek ve anlatmak organizasyonda hemen kabul
görmelerini sağlamaz; proje yönetiminin insanların yaşamlarını kolaylaştırması için
PY işlevlerini planlamalı ve hayata geçirmelisiniz.
SONUÇ

32. 32
PYO Kurarken İpuçları devam
• Eğer organizasyonun PY bilgisi / deneyimi azsa, proje destek ofisi ile başlayın!
• Organizasyonlarda yeni oluşumlara direnç gösterilmesi doğaldır, bu yüzden PYO da
böyle bir dirençle mutlaka karşılaşacaktır.
• PYO’yu kurarken öncelikle düşük riskli faaliyetlere destek almak daha kolaydır.
Düşük riskli faaliyetler, proje yönetim çabalarını destekleyen operasyonel ve kısa
vadeli faaliyetler iken, stratejik planlama sorumlulukları ve hassas bilgilerin
kontrolü ile ilgili faaliyetler yüksek riskli faaliyetlerdir.
• Bu bakış açısıyla, PY bilgi ve deneyimi olmayan veya az olan organizasyonlarda,
PYO’ların en temel formu olan proje destek ofisini kurmak iyi bir başlangıç noktası
olacaktır.
SONUÇ

33. 33
Matrisin Kullanımı ve Çalışmanın Devamı
• Oluşturduğum matris, PYO liderinin PYO tipi seçerken, organizasyonun ihtiyaç
duyduğu PY işlevleri ile organizasyonel kültürde dikkat etmesi gereken
özellikleri gösteren bir hızlı başvurudur.
• Yaptığım bu çalışmayı daha güvenilir kılmak için, organizasyonlarda PY
işlevlerini sekteye uğratan önemli kültürel özellikleri ortaya çıkaran anketlerin
düzenlenmesi planlanabilir.
SONUÇ

34. KAYNAKÇA

35. 35
• Cooke, R.A. & Szumal, J.L. (2000) Using the Organizational Culture Inventory to Understand the
Operating Cultures of Organizations, Handbook of Organizational Culture and Climate, Sage
Publications (Thousand Oaks, USA)
• Deal, T.E. and Kennedy, A.A. (1982) Corporate Cultures: The Rites and Rituals of Corporate Life,
Penguin Books (Harmondsworth, UK)
• Englund, R.E., Graham and R.J., Dinsmore, P.C. (2003) Creating the Project Office, John Wiley &
Sons Inc. (San Fransisco, USA)
• Gibson, J.L., Ivancevich, J.M. and Donnelly, J.H.Jr (1994) Organizations – Behavior, Structure,
Processes, Gibson, Ivancevich, Donnelly, Richard D. Irwin, Inc. (Boston, USA)
• Hallows, J.E. (2002) the Project Management Office Toolkit, American Management Association
(New York, USA)
• Hofstede, G. (1980) Culture’s Consequences: International Differences in Work-Related Values,
Sage Publications (Beverly Hills, USA)
KAYNAKÇA

36. 36
• Johnson, G. (1988) Rethinking Incrementalism, Strategic Management Journal Vol.9 (USA)
• Jones, G.R. (2004) Organizational Theory, Design, and Change, Gareth R. Jones, Pearson Education
Inc. (Upper Saddle River, USA)
• Kendra, K. and Taplin, L.J. (2004) Project Success: A Cultural Framework, Project Management
Journal, April 2004 (USA)
• Kerzner, H. (2003) Strategic Planning for a Project Office, Project Management Journal, June 2003
(USA)
• Kerzner, H. (2006) Project Management, a Systems Approach to Planning, Scheduling and
Controlling, John Wiley & Sons Inc. (Hoboken, USA)
• Project Management Institute (PMI) (2008) Guide to Project Management Body of Knowledge (4th
Edition), PMI Publications (Pennsylvania, USA)
• Schneider, W.E. (1994) the Reengineering Alternative: A Plan for Making Your Current Culture
Work, Professional Publishing, Inc. (Burr Ridge, USA)
KAYNAKÇA devam

37. Teşekkürler!
Sorularınız…
Yorumlarınız…
Hayal ŞENYURT
hayalsenyurt@yahoo.com