1. Het FB van RIVM in
regie
Seminar ketenregie
september 2011
Connie Brouwer
Pauline Jansen
1 29 september 2011

2. Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
2 29 september 2011

3. RIVM
Hoe houden we onszelf en onze leefomgeving gezond?
Het Rijksinstituut voor
Volksgezondheid en
Milieu verricht
onderzoek, adviseert
en ondersteunt de
overheid op dit brede
gebied.
3 29 september 2011

4. Hoe doet het RIVM dat?
● Effectief bestrijden van infectieziekten
● Bieden goede zorg
● Mensen gezond houden
● Veiligheid van consumenten bewaken
● Onderzoek bij milieu ongevallen
● Een gezonde leefomgeving bevorderen
4 29 september 2011

5. Over RIVM
n
we
ou
geb
215.00 59
0 m2
2
00 m
148.0 or
kanto
of Ca
m- . 1.
labor atoriu 600
ruimte mw
5 29 september 2011

6. En qua verbruik?
● Een doorsnee huishouden gebruikt in 10 jaar evenveel aardgas als
het RIVM (ALT) per dag
● Een doorsnee huishouden gebruikt in 21 jaar evenveel elektriciteit
als het RIVM (ALT) per dag
● Een doorsnee huishouden gebruikt in 3 jaar evenveel water als het
RIVM per dag
6 29 september 2011

7. Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
7 29 september 2011

8. Aanleiding reorganisatie
RIVM
● Krimp RIVM vanwege taakstellingen
– Krimp FB vanwege taakstellingen (-80 fte!)
● Mogelijke verhuizing naar de Uithof
Aansluiten op de Rijksoverheid
● SSO
● VWS/Rijksbrede regie op facilitaire dienstverlening
8 29 september 2011

9. Doelen reorganisatie
● Kleine, flexibele, toekomstgerichte facilitaire organisatie
● Opdrachtgevers beter betrekken
● Samen bepalen van de (gestandaardiseerde) dienstverlening
● Werken met efficiënte interne processen
9 29 september 2011

10. Fasering reorganisatie
mei 2009 – juli 2010 aug 2010 - 2011 mei 2011 – oktober 2011
Verandering Herinrichting
Ontwerp
naar regie Afdeling uitvoering
Activiteiten per fase Activiteiten per fase Activiteiten per fase
- Programma-aanpak - Plaatsingsproces - O&F structuur
- Organisatiestructuur - Voorbereiden regie - Plaatsingsproces
- Organisatie&Formatie rapport - Ontwikkelen regie
- Missie/visiebepaling
10 29 september 2011

11. Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
11 29 september 2011

12. Inrichtingsprincipes
Regieorganisatie
● Managen van vraag en aanbod van facilitaire diensten
● Beleid, lange termijn planning en kaderstelling (strategische taken)
● Plannen, coördineren en controleren van de dienstverlening
(tactische taken)
Uitvoering
● Operationele coördinatie (samen met externen)
● Aansturing onderaannemers
12 29 september 2011

13. Veranderingen op hoofdlijnen - structuur
13 29 september 2011

14. Nieuwe organisatiestructuur per 01-03-2011
14 29 september 2011

15. Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
15 29 september 2011

16. Bestanddelen van geplande verandering
Veranderanalyse Veranderaanpak Veranderuitkomst
waar zit veranderkracht hoe van A naar B ‘functionerende afdeling regie’
Aanleiding
Professioneel
Zakelijke
Leveranciers
Rollen/actoren Interne
management
Filosofie verhoudingen
Interventies
Verander- Resultaatgericht
strategie
Fasering sturen
Communicatie
Historie Klantgerichte
Sturing/reflectie Planmatig processen en
werken informatie
Omgeving
16 29 september 2011

17. Veranderkundige analyse
● Met relevante binnen- en buitenstaanders kijken naar
– Hoe werkt het FB nu?
– Wat willen we behouden, wat niet?
– Hoe ervaren klanten het FB?
– Wat zijn veranderervaringen tot nu toe?
– Waar zitten krachten en remmende factoren?
● Komen tot de essentie van wat er anders moet in de
regieorganisatie.
17 29 september 2011

18. Uitkomsten veranderkundige analyse
● Complexe relaties met de klantorganisatie
● FB-diensten verkopen zichzelf (niet)
● Nut en noodzaak verandering niet overal helder
● Vakkennis, maar ook eilandvorming tussen facilitaire disciplines
● Veel managementaandacht op dagelijkse operatie
● Grote veranderinspanning gevraagd bij medewerkers en managers
18 29 september 2011

19. Hoofdlijnen veranderstrategie
● Samen met de klant veranderen
● Benutten van diversiteit en sturen op samenhang
● Veranderingen verankeren in de dagelijkse werkpraktijk
● Verbinden van verandering en going concern
● Werken aan profilering en communicatie
19 29 september 2011

20. Fasering veranderen naar regie
Fase 1: Voorbereiden op regie (augustus 2010 – december 2010)
– Werken aan nieuwe afspraken met de klant
– Managementsturing herijken
– Ontwerp nieuwe organisatie detailleren
Fase 2: Ontwikkelen naar regie (2011)
– FB brede interventies
– Interventies afdeling Regie
20 29 september 2011

21. Fase 1: Ontwikkelen naar regie (1/3)
Werken aan nieuwe afspraken met klant
● Instellen en werkend krijgen FB-raad en gebruikerspanels
● Herijken facilitaire kaders (spelregels besturing)
● Ontwerpen proces voor integrale dienstverleningsplanning
● Bepalen (versoberd) dienstverleningspakket
● Optimaliseren klantcommunicatie
21 29 september 2011

22. Fase 1: Ontwikkelen naar regie (2/3)
Managementsturing herijken: intensiever sturen op keten van vraag
en aanbod
● Minder op operationele zaken
● Meer integraal
Door
● Workshop met leidinggevenden
● Ontwikkelen stuurinformatie via KSF en KPI’s (hoofdlijnen)
● Managementrapportages aanscherpen
22 29 september 2011

23. Fase 1: Ontwikkelen naar regie (3/3)
Organisatieontwerp detailleren
● Detailleren processen
– Klantmanagement
– Leveranciersmanagement en inkoop
– Huisvesting en onderhoud
● Werksessies met gemengde teams
– Onteilanden
– Benutten diverse expertise
– Werken aan veranderbewustzijn
23 29 september 2011

24. Fase 2: Ontwikkelen naar regie (1/2)
Werken aan beeldvorming binnen FB
● Profielbrochure FB
● Centrale kernboodschappen
● Uitdragen kernboodschappen via communicatiemiddelen en
leidinggevenden
Stimuleren samenhang Regie en Uitvoering
● Uitwisseling tussen afdelingen
● Teambuilding FB breed
● Cases
● Leerprogramma leidinggevenden
24 29 september 2011

25. Fase 2: Ontwikkelen naar regie (2/2)
Toerusten leidinggevenden voor begeleiden verandering
● Leer- en ontwikkelkaart
● Kort leerprogramma voor begeleiden verandering
● Toolbox
Afdelings- en teamplannen door teams
● Versterken sturing op plannen en resultaten
● Werken aan ontwikkeling van teams
Teambuilding
25 29 september 2011

26. Agenda
1. De context
2. De reorganisatie
3. Het organisatieontwerp
4. De verandering naar regie
5. Ervaringen tot nu toe
26 29 september 2011

27. Mijn ervaringen tot nu toe…
● Wat viel me op in mijn eerste weken als hoofd Regie?
● Waar focus ik nu op?
– Verdere implementatie Regie/Uitvoeringsmodel
– PDC 2012, maar ook vast die van PDC 2018
27 29 september 2011

28. Wat gaat goed
● Verschillende disciplines aan tafel gedeeld beeld
● Enthousiaste discussies leveren nuttige informatie op
● Interactie op kleine schaal, informeren op grote schaal
● Leidinggevenden als ambassadeurs
● Enthousiasme over leerprogramma
● Opdrachtgever goed geïnformeerd en betrokken
● Stimuleren ondernemerschap en expertrol afdeling uitvoering
28 29 september 2011

29. Wat gaat nog minder goed
● Werken vanuit opdrachtgevers-/opdrachtnemersrol
● FMIS optimaal gebruiken
– geen meldsysteem voor openstaande werkzaamheden
● Spanning tussen going concern en daadwerkelijke veranderingen
● Invulling beoogde formatieplaatsen
29 29 september 2011

30. Vragen
30 29 september 2011