Zarządzanie czasem z Outlookiem, zobacz więcej na www.cognity.pl

1. Zarządzanie czasem
z wykorzystaniem programu
Microsoft Outlook
Justyna Pyrcz

2. „Pożeracze” czasu
• Określenie rodzaju „pożeracza”
• Znalezienie przyczyn
• Rozwiązanie
Kurs Outlook

3. Motywatory
• Motywatory negatywne – uciekanie przed czymś.
• Motywatory pozytywne – dążenie do czegoś.
Kurs Excel

4. Zasada stawiania celów - SMART
Specific – konkretny
Measurable – wymierny, możliwy do zmierzenia
Ambitious – ambitny, stanowiący wyzwanie
Real – rzeczywisty, możliwy do zrealizowania
Time defined – określony w czasie
Kurs VBA

5. Zasada SMART-ER
• Specific – konkretny
• Measurable – wymierny, możliwy do zmierzenia
• Ambitious – ambitny, stanowiący wyzwanie
• Real – rzeczywisty, możliwy do zrealizowania
• Time defined – określony w czasie
• Ecologic - ekologiczny (lub Exciting – ekscytujący)
• Recorded – zapisany, udokumentowany
Kurs Outlook

6. Matryca Eisenhowera
Pilne Niepilne
Ważne I II
Nieważne III IV
Kurs Excel

7. Matryca Eisenhowera
Pilne Niepilne
Ważne
Kryzysy
Sprawy nagłe
Zadania terminowe
Zapobieganie
Budowanie relacji
Planowanie
Rekreacja
Nieważne
Niektóre spotkania,
telefony, poczta,
Niektóre sprawy nagłe,
Aktywność tzw. popularna
Część tzw. spraw
codziennych, poczty,
telefonów,
„Pożeracze” czasu,
Niektóre przyjemności
Kurs VBA

8. Zasada Pareto
„20% Twoich działań wpływa na 80%
osiąganych rezultatów.”
Kurs Outlook

9. Przykładowy terminarz
Role i
cele
Poniedział
ek
Wtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Niedziela
Ważne: Ważne: Ważne: Ważne: Ważne: Ważne: Ważne:
godz zad godz zad godz zad godz zad godz zad godz zad godz zad
Kurs Excel

10. „Wykonanie pracy zajmuje tyle czasu,
ile masz go do dyspozycji.”
Kurs VBA

11. Zasada 60/20/20
60% - ZAPLANOWANE
20% - NIEOCZEKIWANE
20% - SPONTANICZNE
Kurs Outlook

12. Zasada ALPHEN
• Wymień wszystkie zadania, jakie masz do wykonania.
• Do opracowanej listy zadań dołącz wszystkie zadania jeszcze nie
załatwione zaległe.
• Pogrupuj zadania podobne do siebie.
• Sprawdź terminy wykonania każdego zadania.
• Określ rezerwy czasowe.
• Określ hierarchię zadań.
• Zastanów się, w których zadaniach możesz uzyskać pomoc
współpracowników, lub innych departamentów.
• Pamiętaj o uwzględnieniu w planowaniu czasu na planowanie.
• Kontroluj realizację swojego planu.
Kurs Excel

13. Przygotowanie do planowania
• Co należy dokładnie zrobić? (cel planowania)
• Jak należy to z robić? (sposób wykonania zadania /
zadań)
• Kiedy należy to zrobić? (czas wykonania)
• Gdzie należy tego dokonać? (miejsce działania)
• Jakie zasoby są konieczne do wykonania zadania?
• Kto ma tego dokonać?
Kurs VBA

14. Etapy działania
• Określ pożądany cel – np. wykonanie zleconego zadania,
• Określ sytuację obecną – jakie posiadasz informacje, dane
itp.
• Zastanów się jakie istnieją możliwości dotarcia do celu,
• Wybierz najlepszy pomysł dotarcia do celu,
• Zaplanuj działania, jakie należy podjąć, aby zrealizować
wybrany pomysł,
• Zaplanuj osiągnięcie celu,
• Zrób pierwszy krok,
• Zakończ i zbadaj efekt.
Kurs Outlook

15. Wydajność organizmu w ciągu dnia
Kurs Excel

16. Wydajność pracy
Kurs VBA

17. Planowanie
• dzienne
• tygodniowe
• miesięczne
• kwartalne
• roczne
Kurs Outlook

18. Delegowanie zadań
• zlecanie „posyłkowe”
• powierzanie odpowiedzialności
Kurs Excel

19. Powierzanie odpowiedzialności
• pożądane rezultaty
• wytyczne
• zasoby
• rozliczanie
• konsekwencje
Kurs VBA

20. Organizowanie zebrań
• Czy spotkanie można czymś zastąpić?
• Czy można wykorzystać inne sposoby, żeby skontaktować się z
osobami, które uczestniczyłyby w zebraniu?
• Jeśli zebranie musi się odbyć to, co można zrobić, żeby uczestniczyła
w nim jak najmniejsza liczba ludzi, czyja obecność jest na nim
naprawdę potrzebna?
• Co jest celem spotkania: dyskusja czy podjęcie decyzji?
• Co powinniśmy osiągnąć na koniec zebrania?
• Czy spotkanie ma określone ramy czasowe?
Kurs Outlook

21. Planowanie zebrania
• Co chcesz dzięki zebraniu uzyskać (po co je organizujesz)?
• Jakie sprawy chcesz na nim poruszyć?
• Kto powinien być na zebraniu obecny?
• Czy uczestnicy zebrania powinni coś przygotować lub z czymś
się zapoznać (jeśli tak – trzeba będzie ich odpowiednio
wcześniej powiadomić)?
• Jak długo zebranie powinno potrwać?
• Kiedy najlepiej je przeprowadzić?
Kurs Excel

22. Dobre praktyki
• Ograniczenie liczby miejsc z wiadomościami do przeczytania.
• Pomijanie wiadomości zbytecznych.
• Podejmowanie decyzji podczas czytania wiadomości o sposobie jej
przetwarzania.
• Ograniczenie liczby miejsc przechowywania jednej wiadomości.
• Używanie optymalnej ilości kalendarzy.
• Stosowanie kategorii.
• Regularne przeglądanie kalendarza i listy zadań.
• Rozważne wysyłanie wiadomości (treść, adresaci).
• Stosowanie schematów wiadomości.
Kurs VBA

23. Kurs Zarządzanie Czasem
Chcących wiedzieć więcej o zarządzaniu sobą w czasie zapraszamy na
kurs Zarządzanie Czasem z Wykorzystaniem MS Outlook.
Kurs Outlook

24. Kurs Excel
Polecamy również pozostałe kursy i szkolenia w Cognity:
• Kurs Excel
• Kurs VBA
• Kurs Access
• Kurs PowerPoint
• Kurs Excel Branżowy
• Kurs Word
• Kurs Outlook
Kurs Excel

25. Kurs Excel
Informacje o tym jak zarządzać sobą w czasie znajdziesz też na blogu Strefa Wiedzy Cognity,
szczególnie polecamy Ci artykuły:
• Zarządzam czasem czy czas mną? Wypełnij test i sprawdź czy umiesz zarządzać swoim czasem
• Zarządzanie czasem – Outsourcing
• Zarządzanie czasem - Stan flow
• Zarządzanie czasem - Zasada pierwszej godziny
• Zarządzanie czasem - Zasada pierwszej fizycznej czynności
• Dlaczego warto zarządzać czasem?
• Jak zarządzać sobą w czasie? Poznaj 5 efektywnych technik
• Szkolenie Zarządzanie Czasem - Technika Pomodoro
Kurs VBA