Chương này tập trung vào vai trò và quy trình của thông tin trong quản trị hoạt động tổ chức, bao gồm các khái niệm cơ bản, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin. Nội dung thông tin được phân loại và xác định các yêu cầu, tiêu chuẩn đánh giá để đáp ứng nhu cầu quản trị. Hệ thống thông tin được quản lý và tổ chức theo chức năng nhằm hỗ trợ hiệu quả cho các hoạt động và quyết định trong tổ chức.

1. Company
LOGO
CHƯƠNG 6
THÔNG TIN TRONG QUẢN
TRỊ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC

2. NỘI DUNG
6.1. Khái niệm cơ bản về thông tin
6.2. Nội dung thông tin
6.4. Quá trình thông tin
6.5. Tổ chức và quản lý hệ thống thông tin
6.3. Phương pháp thu thập, xử lý, phổ biến TT

3. 6.1. Khái niệm cơ bản về
thông tin
Thông tin là những hiểu biết về tự nhiên, về con người và
XH; về những sự kiện diễn ra trong không gian, thời gian;
là những dự đoán, dự kiến, kế hoạch... là những gì mà
con người cần biết cho hoạt động của mình
Phương diện QT:
Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh
trong quá trình cũng như trong môi trường QT và cần thiết
cho việc RQĐ hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong
hoạt động QT ở một TC nào đó

4. Đặc điểm của thông tin
- Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể
sản xuất để dùng dần được.
- Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị.
- Thông tin càng cần thiết càng quý giá.
- Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp
thời càng tốt.

5. Các kiểu mô hình
thông tin
- Mô hình TT tập trung: các TT đến và đi đều được
gom về một đầu mối là trung tâm thông TT
- Mô hình TT trực tiếp: TT gửi đi và nhận về đều
được thực hiện trực tiếp giữa bên gửi và bên nhận
- Mô hình TT phân tán: TT được tập trung thu thập và
xử lý theo từng đơn vị thành viên một
- Mô hình TT kết hợp: kết hợp các kiểu tổ chức TT
theo ba cách ở trên

6. Vai trò của thông tin
Hoạch
định, TC,
LĐ, KT
Phân tích,
dự báo,
phòng
ngừa rủi ro
Ra quyết
định

7. Đối tượng của thông tin
Các đối tượng tham gia vào quá trình thu thập, xử lý và truyền
bá thông tin
- Đối tượng thu thập
- Đối tượng sử dụng
- Đối tượng nhận tin
- Đối tượng xử lý và bảo quản

8. Phân loại thông tin
- Phân loại theo vật mang
- Phân loại theo tầm quan trọng
- Phân loại theo phạm vi
- Phân loại theo đối tượng sử dụng
- Phân loại theo giá trị
- Phân loại theo tính thời sự
- Phân loại theo kỹ thuật thu thập, xử lý và trình bày
- Phân loại theo phương pháp truyền tin
- Phân loại theo mức độ bảo mật

9. Mục tiêu của thông tin
Căn cứ
- MT và chính
sách của DN
- Nhu cầu về TT
trong các hoạt
động QT
- Hoàn cảnh
thực tế trong
và ngoài DN
Bước 1: Phát hiện và xác định vấn dề
Bước 2: Xác định nhu cầu về thông tin
Bước 3: Nghiên cứu khả năng đáp ứng
các nhu cầu về TT
Bước 4: Phác thảo sơ bộ mục tiêu của TT
và hệ thống thông tin trong một TC
Bước 5: Thẩm định và lựa chọn mục tiêu.
Bước 6: Thực hiện và kiểm soát việc
hoàn thành mục tiêu

10. 6.2. Nội dung thông tin
• Thông tin đầu vào
• Thông tin đầu ra
• Thông tin phản hồi
• Thông tin về môi trường quản trị
• Thông tin về các đối tượng quản trị
• Thông tin về kết quả quản trị
• Thông tin về hoạt động quản trị

11. 6.2. Nội dung thông tin
Yêu cầu:
• Ngắn gọn
• Chính xác
• Mạch lạc
• Rõ ràng
• Đầy đủ
• Khách quan

12. 6.2. Nội dung thông tin
Quy trình xây dựng:
• Xác định mục tiêu
• Xác định những yêu cầu cơ bản của nội dung
• Chuẩn bị tư liệu
• Phác thảo sơ bộ nội dung
• Xem xét đánh giá
• Sửa chữa và hoàn chỉnh

13. Chất lượng thông tin
Tiêu chuẩn đánh giá :
- Nhanh,
- Chính xác,
- Kịp thời,
- Bí mật,
- Đầy đủ v.v...
Các yếu tố ảnh hưởng:
- Tiến bộ khoa học kỹ thuật,
- Con người,
- Công nghệ,
- Môi trường,
- Phương pháp tổ chức v.v...
Chất lượng thông tin là mức độ thoả mãn nhu cầu về
thông tin của những người sử dụng nó
Phương pháp nâng cao chất lượng thông tin:
- Đầu tư công nghệ kỹ thuật mới,
- Đào tạo và sử dụng con người,
- Tổ chức hệ thống khoa học, có cơ chế quyền lợi và trách nhiệm
thích hợp v.v…

14. 6.3. Phương pháp
thu thập…TT
Phương pháp quan sát
Phương pháp thực
nghiệm
Phương pháp thăm dò
dư luận
Phương pháp thu thập
thông tin tại bàn
Phương pháp thu thập
thông tin tại hiện trường

15. 6.3. Phương pháp…xử lý…
TT
• Phương pháp thủ công,
• Phương pháp bằng máy tính điện tử,
• Phương pháp so sánh,
• Phương pháp tổng hợp,
• Phương pháp toán xác suất thống kê,
• Phương pháp giám định v.v....

16. 6.3. Phương pháp…
phổ biến TT
• Bằng công văn,
• Bằng báo cáo,
• Bằng đề án,
• Bằng truyền miệng,
• Bằng cách thông báo,
• Bằng các cuộc hội họp v.v...

17. 6.4. Quá trình thông tin

18. 6.4. Quá trình thông tin
Để đảm bảo thông tin trong quá trình hoạt động của một
tổ chức cần đạt được các yêu cầu sau:
• Thông tin được truyền đi nhanh chóng, chính xác, an
toàn, bảo mật và với chi phí hợp lý.
• Đảm bảo loại trừ các nhiễu thông tin: do ngôn ngữ, do
môi trường nhận tin, do điều kiện kỹ thuật, do cá nhân.

19. 6.4. Tổ chức và quản lý
hệ thống thông tin
§ Theo chức năng
và người sử dụng,
hệ thống thông tin
được chia ra mấy
loại chính được
thể hiện như sau:
Các HTTT
tác nghiệp
Các HTTT
quản lý
Những hệ thống
hỗ trợ ra
quyết định
Những HTTT
điều hành
Những hệ thống
hỗ trợ hoạt
động nhóm
Cơ sở dữ
liệu trong và
ngoài nước
Các
hệ thống
báo cáo
Những yếu tố cơ bản của hệ thống
thông tin quản trị

20. Hệ thống thông tin tác nghiệp
Marketing
Các tác nghiệp sản xuất
Quản lý NNL
Kế toán Tài chính
Các
hệ thống
thông tin
kinh doanh
• Marketing tương hỗ
• Nghiên cứu sản phẩm mới
• Quản lý kênh phân phối
• Quảng cáo và xúc tiến
• Nghiên cứu thị trường
• Phân tích tiền lương
• Quản lý nhân sự
• Tuyển dụng và đào tạo
nhân sự
• Lập kế hoạch SX
• Điều hành SX
• Kiểm tra quá trình
• XD, triển khai CN
• Xử lý đơn đặt hàng
• Kiểm tra hàng tồn
kho
• Tài khoản phải thu
• Tài khoản nợ
• Các quỹ của
tổ chức
• Quản lý tiền mặt
• Quản lý tín dụng
• Quản lý đầu tư
• Lập ngân sách XD
• Dự báo tài chính
Hệ thống thông tin kinh doanh