Hệ thống thông tin kế toán

1. CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1

2. Mục tiêu
• Nắm được cái khái niệm cơ bản về HTTT,
HTTTKT
• Biết được các thành phần của HTTT
• Vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp
• Vai trò của HTTTKT trong HTTT Doanh nghiệp
2

3. Nội dung
• Các khái niệm
– Hệ thống (System)
– Tổ chức (Organization)
– Nguồn lực (Resource)
– Quản lý (Management)
– Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)
• Hệ thống thông tin: khái niệm, các thành phần,
phân loại
• Hệ thống thông tin kế toán
3

4. Hệ thống
• Khái niệm
– Là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành
phần có mối quan hệ với nhau để thực hiện
những mục tiêu chung nhất định
4
B
A
C
D
Mục tiêu

5. Ví dụ - Câu hỏi??????
Dùng khái niệm hệ thống để phát biểu về các hệ
thống sau:
• Hệ thống giao thông
• Hệ thống khuyếch đại âm thanh
• Hệ thống điện trong phòng học
• Hệ thống kế toán
• Hệ thống thông tin kế tóan
5

6. • Một hệ thống bất kỳ đều có 4 yếu tố cơ bản sau :
– Mục tiêu của hệ thống
– Cấu trúc của hệ thống : là sự sắp xếp các thành phần
bộ phận bên trong của hệ thống
– Các yếu tố đầu vào, đầu ra
– Môi trường của hệ thống : là các yếu tố, điều kiện nằm
ngoài hệ thống và có ảnh hưởng đến kết quả của hệ
thống đó
6

7. 7
Environment
Input
Interface
Inter-relationship
Component Boundary
Output

8. Đường biên và nơi giao tiếp
• Đường biên : nhằm phân cách hệ thống này với
hệ thống khác. Trong hệ thống con, đường biên
giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống.
Xác định đường biên của hệ thống phụ thuộc vào
đặc điểm và vị trí của hệ thống con trong tổ chức
• Nơi giao tiếp : Là nơi gặp nhau giữa các đường
biên của các hệ thống con. Nơi giao tiếp nối kết
các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận.
8

9. Hệ thống cha và hệ thống con
• Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác và
được gọi là hệ thống con.
• Một hệ thống con cũng có đầy đủ tính chất của một hệ thống
9
A1
A2
A
B
D
C
A
Mục tiêu

10. Ví dụ - Câu hỏi????
Xác định hệ thống con của các hệ thống sau:
 Hệ thống giao thông
 Hệ thống kế toán
 Hệ thống thông tin kế tóan
• Các hệ thống con có phương thức hoạt động
khác nhau, thậm chí mục tiêu cũng có thể khác
nhau nhưng đều vận động để đạt được mục tiêu
chung của hệ thống cha
10

11. Tổ chức (Organization)
• Tổ chức là một cấu trúc xã hội ổn định sử
dụng các nguồn lực từ môi trường và xử lý
chúng để sản xuất đầu ra.
Tổ chức có phải là hệ thống hay không???
11

12. Tổ chức (Organization)
• Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ
các cá thể, đạt mục tiêu bằng hợp tác và
phân công lao động.
• Giá trị của tổ chức nằm ở các hoạt động
của nó. Mỗi hoạt động của tổ chức được
khái quát hóa thành một tiến trình
12

13. Tiến trình (process)
• Tiến trình là một (hoặc một chuỗi) hành động
tạo ra sự thay đổi đúng như mong muốn.
• Trong tổ chức có 2 loại tiến trình:
– Tiến trình sản xuất là các tiến trình trực tiếp tạo
ra sản phẩm/dịch vụ
– Tiến trình quản lý là các tiến trình hoạch định,
điều khiển, giám sát, đo lường tất cả các công
việc sản xuất
13

14. Nguồn lực (Resource)
• Nhân lực: kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng
và sức lao động
• Công cụ: phương tiện được sử dụng trực
tiếp để thực hiện công việc
• Phương pháp: quy tắc, quy trình kỹ thuật,
công nghệ
Nguồn lực
hữu hình
(physical resource)
• Thông tin: nội dung mô tả các loại nguồn
lực
• Tiền: mua các loại nguồn lực cần thiết
thông qua thị trường
• Cơ hội: những thời điểm có nhiều thuận lợi
Nguồn lực ý niệm
(conceptual
resource)
14

15. Quản lý (Management)
• Khái niệm:
Quản lý là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng,
kinh nghiệm trong việc hoạch định và điều
khiển nguồn lực thực thi các tiến trình để
giải quyết các vấn đề trong tổ chức
15

16. Quản lý (Management)
• Quản lý có 4 yếu tố cơ bản:
– Hướng tới mục tiêu
– Thông qua con người
– Sử dụng các kỹ thuật, các nguồn lực
– Bên trong một tổ chức
16

17. Hoạt động quản lý
• Các hoạt động quản lý chính là quá trình ra
quyết định, nhận thông tin phản hồi, điều chỉnh
quyết định…
– Vấn đề không có cấu trúc : Là các vấn đề có thể được
giải quyết bởi nhiều cách khác nhau nhưng chỉ có rất
ít các lựa chọn được cho là tốt nhất
– Vấn đề có cấu trúc :Là các vấn đề thường gặp phải ở
cấp kiểm soát hoạt động. Ở cấp này người quản lý
được phân công các nhiệm vụ cụ thể và những chỉ
dẫn rõ ràng về cách thực hiện
– Vấn đề bán cấu trúc : Nhiều vấn đề người quản lý
cần giải quyết có thể là vấn đề vừa có cấu trúc vừa
không có cấu trúc, đó là vấn đề bán cấu trúc
17

18. Quản lý (Management)
• Vai trò của người quản lý trong tổ chức
– Vai trò phối hợp: đại diện cho tổ chức (hoặc một bộ
phận trong tổ chức) chịu trách nhiệm về sản phẩm,
dịch vụ và hoạt động của tổ chức; thuê mướn, huấn
luyện, tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên; làm cầu
nối liên kết các cấp quản lý trong tổ chức; và đại diện
cho tổ chức để làm việc với các tổ chức bên ngoài.
– Vai trò thông tin: tiếp nhận thông tin, xử lý, và phổ
biến thông tin cho những người cộng sự.
– Vai trò ra quyết định: xác định mục tiêu, hoạch định
công việc thực hiện mục tiêu, cấp phát nguồn lực
cho công việc và chọn giải pháp thực hiện để hiện
thực hóa mục đích của tổ chức
18

19. Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)
• Dữ liệu : Mô tả trung thực, khách quan về
đặc tính vốn có của một đối tượng trong thế
giới thực (không phụ thuộc vào vấn đề nào)
• Thông tin: Dữ liệu đã qua xử lý, có ý nghĩa
thiết thực đối với việc giải quyết một hoặc
một số vấn đề nào đó
19

20. Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)
Ngữ cảnh
Nhận biết,
đo lường
Thế giới thực Dữ liệu Suy diễn,
trích lọc
Thông tin
“trung thực” “chủ quan”
20

21. Ví dụ - Câu hỏi????
21
Dữ liệu hay là thông tin?
• Nguyễn Văn A có tổng số điểm thi đại học
là 20
• File Excel tổng hợp điểm của sinh viên
• Báo cáo tài chính công ty A năm 2011

22. Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)
• Đặc điểm của thông tin tốt:
– Thông tin phải thích hợp
– Thông tin phải kịp thời
– Thông tin phải chính xác
– Thông tin làm giảm điều chưa rõ
– Thông tin chứa yếu tố gây bất ngờ
22

23. Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)
• Tầm quan trọng của thông tin đối với tổ
chức
– Sự xuất hiện nền kinh tế toàn cầu
– Sự chuyển dịch từ nền kinh tế công nghiệp
sang nền kinh tế dịch vụ dựa trên thông tin và
tri thức
– Sự chuyển đổi sang cấu trúc quản lý linh hoạt
– Sự xuất hiện của các doanh nghiệp số (digital
firm)
23

24. Thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức
24
(James A. Hall, 2007)

25. Hệ thống thông tin
Các khái niệm
• Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực
và phương thức để thu thập, xử lý và truyền
tải thông tin trong một tổ chức
• HTTT là tập hợp các thành phần có quan hệ
với nhau nhằm thu thập, xử lý và truyền tải
dữ liệu và thông tin để đạt mục tiêu. (Ralph
M. Stair, 2003)
• Hệ thống thông tin hoạt động dựa trên máy
tính (CBIS – Computer-Based Information
Systems)
25

26. Hệ thống thông tin
Các khái niệm
• Hệ thống thông tin quản lý là một chuyên
ngành đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin
để xây dựng, điều hành và phát triển hệ
thống thông tin của tổ chức
• Hệ thống thông tin quản lý là tên gọi chung
của tất cả hệ thống thông tin cung cấp thông
tin cho việc quản lý tổ chức
• Hệ thống thông tin quản lý là tên gọi của một
loại hệ thống thông tin chuyên phục vụ cho
các nhà quản lý cấp trung
26

27. 27
Vai trò của Hệ thống thông tin
• Tự động hoá và tích hợp những qui trình kinh
doanh, sản xuất chính.
• Chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh
nghiệp
• Cung cấp và truy vấn thông tin trực tuyến

28. Hệ thống thông tin
• Các thành phần nhìn theo chức năng:
– Bộ phận thu thập thông tin,
– Bộ phận kết xuất thông tin,
– Bộ phận xử lý
– Bộ phận lưu trữ
– Bộ phận truyền nhận tin
28

29. Hệ thống thông tin
• Các thành phần nhìn theo cấu trúc vật lý:
IS
Con Người
Phần mềm máy tính
Hệ điều hành
Phần mềm ứng dụng
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Cơ sở vật chất
Phần cứng máy tính
Viễn thông và mạng
Quy trình nghiệp vụ
Giao dịch
Môi trường
29

30. Hệ thống thông tin
Phân loại
Söï phaân loaïi
HTTT khoâng
coù nghóa laø1
HTTT trong thöïc
teá thuoäc veà 1
loaïi duynhaát
30

31. Phân loại HTTT theo cấp độ quản lý
DSS
Trợ giúp giải
quyết vấn đề,
mà phần lớn
phải dựa vào
kinh nghiệm
phán đoán của
chuyên gia
TPS
Thực hiện tự
động và ghi
vết các giao
dịch
MIS
Gồm nhiều
các kênh
thông tin cung
cấp thông tin
cho người
quản lý cấp
trung
ESS
Cung cấp
thông tin toàn
diện về tổ
chức, phản
ánh môi trường
bên ngoài cho
CEO
31

32. Phân loại HTTT theo cấp độ quản lý
32

33. Phân loại HTT theo chức năng
Quản lý dây
chuyền sản
xuất: Mua
sắm vật tư
nguyên liệu,
lưu kho, sản
xuất, phân
phối
HTTT
quản lý
Sản xuất
XĐ khách
hàng cho sản
phẩm, cách
phát triển
sản, khuyến
mãi, bán sản
phẩm, và
duy trì quan
hệ với KH
HTTT
Tiếp thị -
Bán hàng
Phản ánh
mọi diễn
biến của
nguồn
vốn/tài sản
do quá trình
hoạt động
HTTT
Tài chính –
Kế toán
Giải quyết tất
cả các vấn đề
liên quan đến
quyền lợi và
trách nhiệm
của nhân
viên trong tổ
chức
HTTT
quản lý
Nhân lực
33

34. Các cấp quản lý và nhu cầu thông tin
Chiến lược
Chiến thuật
Tác nghiệp
Mứcquảnlý
Số năm hoạch định cho tương lai: 1 2 3
Tầm hoạch định
34

35. 35
HT TTb.haøng&
T.tröôøng
HTTT Saûnxuaát HTTT taøi chính HTTT keá toaùn HTTT nhaân löïc
Xöûlyùñ.haøng
X.ñònhgiaù
baùn
Ngh.cöùuTT,
khuyeánmaõi
Söû duïng maùy
moùc
Söû duïng VL
XN kho VL
v.v
Thu, chi
Chính saùch thanh
toaùn cuï theå
v.v
KTtaøi chính
Laäp BCthueá
 Kieåm toaùn
v.v
Tuyeån duïng
Huaán luyeän
Chính saùch löông,
thöôûng
v.v
Caáp ñoä hoaït ñoäng
TPSï
Quaûnlyùbaùn
haøng
Phaântíchbaùn
haøng
Kieånsoaùthaøng
toànkho
Laäpkeáhoaïchsaûn
xuaát
Laäp ngaân saùch haøng naêm
KeáhoaïchÑaàutövoán
Phaântíchlôïinhuaän-giaùcaû
Phaân tích chi phí
Phaântíchsöïphaân
boálaoñoäng
Phaântíchchi phíhôïp
ñoàngLÑ
Caáp ñoä quaûn lyù (caáp trung)
DSS
Döï baùo khuynh
höôùng baùn haøng- 5
naêm
Keá hoaïch hoaït
ñoäng 5 naêm
Döï baùo ngaân saùch 5 naêm
Laäp keá hoaïch lôïi nhuaän
Laäp keá hoaïch
nguoàn nhaân löïcESS
Caáp ñieàu haønh(caáp cao)
ESS:Executive SupportSystem-HThoãtrôï ñieàuhaønh
MIS:ManagementInformationSystem-HTthoâng tin quaûn lyù
DSS: DecisionSupport-HThoã trôïquyeátñònh
TPS:TransactionProcessingSystem-HTxöû lyùnghieäpvuï

36. Hệ thống thông tin kế toán
36
 Hệ thống thông tin kế toán (Accounting
Information Systerm – AIS) là hệ thống thông tin
thu thập, ghi chép, bảo quản, xử lý và cung cấp
dữ liệu, thông tin liên quan đến kế toán, tài chính
Dữ liệu
`
AIS
Thông tin
Người sử dụng
AIS
Quyết
Định

37. Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information
Systerm – AIS)
37
Doanh nghiệp
Thực hiện các
hoạt động
cung cấp hàng
hóa dịch vụ có
giá trị cho
khách hàng
Kế toán
Cung cấp các
thông tin hỗ trợ
hoạch định,
thực hiện, kiểm
soát, đánh giá
các hoạt động
của DN
HTTT Kế toán
Là 1 hệ thống
được thiết lập
nhằm thu thập,
lưu trữ và cung
cấp thông tin
kế toán cho
người sử dụng

38. Chức năng của HTTT kế toán
• Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt
động hàng ngày của doanh nghiệp
• Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối
tượng bên ngoài
• Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh
nghiệp
• Hoạch định và kiểm soát
• Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ
38

39. Phân loại HTTTKT
39
2 Phân loại theo phương thức xử lý
1
22
Phân loại theo mục tiêu và đối tượng sử dụng1

40. 40
Hệ thống
thông tin
kế toán
quản trị
Mục tiêu và đối
tượng sử dụng
Hệ thống
thông tin
kế toán tài
chính
Phân loại hệ thống thông tin kế toán

41. HTTT kế toán tài chính
1. Mục tiêu Cung cấp thông tin tài chính bên
ngoài DN theo luật định
Phạm vi hệ thống
2. Đầu vào Dữ liệu đầu vào là nghiệp vụ kinh
tế phát sinh
3. Quy trình
xử lý
4. Cấu trúc
41
Chứng từ
Phân loại
và ghi nhật
ký
Lập báo cáo
Ghi sổ
chi tiết
và sổ cái
HT kế toán tài chính
HT
doanh
thu
HT phải
thu
HT hàng
tồn kho
HT báo
cáo
...

42. HTTT kế toán tài chính
42
Chu trình
doanh thu
Chu trình
chi phí
Chu trình
chuyeån ñoåi
Chu trình
taøi chính
Ch.trình Bc t.chính:
soå caùi vaø baùo caùo taøi chính
Döõ lieäu
Quyõ
Quyõ
Döõ lieäuDöõ lieäu
Döõ lieäu
TPhaåm
Vaät lieäu

43. HTTT kế toán quản trị
1. Mục tiêu Cung cấp thông tin bên trong DN theo yêu
cầu quản lý của ban quản lý
Phạm vi hệ
thống2. Đầu vào Dữ liệu đầu vào là nghiệp vụ kinh tế phát
sinh và các thông tin liên quan khác
3. Cấu trúc
43
HT NGÂN SÁCH
(Lập kế hoạch) HT BÁO CÁO
TRÁCH NHIỆM
TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM
HT xử lý nghiệp vụ
(thực thể)
Dòng thông tin
dưới lên
Kế hoạch
Dòng thông
tin trên xuống

44. So sánh giữa kế toán tài chính và kế toán
quản trị
44
 Cả hai loại kế tóan đều có mối quan hệ chặt chẽ với
thông tin kế tóan, đều nhằm vào việc phản ánh kết quả
hoạt động của doanh nghiệp, đều quan tam tới doanh
thu, chi phí và sự vận động của tài sản, tiền vốn
 Cả hai loại kế toán đều có mối quan hệ chặt chẽ về số
liệu thông tin. Các số liệu của kế toán tài chính và kế toán
quản trị đều xuất phát từ chứng từ gốc. Một bên phản
ánh thông tin tổng quát, một bên phản ánh thông tin chi
tiết
 Cả hai loại kế toán đều có mối quan hệ trách nhiệm của
nhà quản lý

45. 45
 Cung cấp thông tin
phục vụ cho việc lập
báo cáo tài chính
 Đối tượng sử dụng
thông tin về kế tóan tài
chính là: các nhà quản
lý doanh nghiệp và các
đối tượng bên ngòai
doanh nghiệp (nhà đầu
tư,ngân hàng, cơ quan
thuế, cơ quan tài chính,
cơ quan thống kê
 Cung cấp thông tin phục vụ
điều hành hoạt động sản
xuất kinh doanh
 Đối tượng sử dụng thông
tin về kế toán quản trị là :
Các nhà quản lý doanh
nghiệp( hội đồng quản trị,
ban giám đốc_

46. 46
 Kế tóan tài chính phản ánh
thông tin xảy ra trong quá
khứ đòi hỏi có tính khách
quan và có thể kiểm tra
được. Thông tin chỉ được
theo dõi dưới hình thái giá trị
 Kế toán quản trị nhấn mạnh
đến sự thích hợp và tính linh
hoạt của số liệu, thông tin
được tổng hợp phân tích
theo nhiều góc độ khác
nhau. Thông tin ít chú trọng
đến sự chính xác mà mang
tính chất phản ánh xu hướng
biến động, có tính dự báo vì
vậy thông tin kế tóan quản
trị phục vụ cho việc đánh giá
và xây dựng các kế hoạch
kinh doanh, thông tin được
theo dõi dưới hình thái giá trị
và hình thái hiện vật

47. 47
 Kế tóan tài chính phải tôn
trọng các nguyên tắc kế toán
được thừa nhận và sử dụng
phổ biến, nói cách khác KTTC
phải đảm bảo tính thống nhất
theo các nguyên tắc và chuẩn
mực kế toán nhất định để mọi
người có cách hiểu giống
nhau về thông tin kế toán đặc
biệt là báo cáo TC và KTTC
phải tuân thủ các qui định của
pháp luật hiện hành đặc biệt
là những yêu cầu quản lý tài
chính và các yêu cầu của xã
hội thông qua việc công bố
những số liệu mang tính bắt
buộc
 Kế tóan quản trị không có
tính bắt buộc, các nhà quản
lý đuợc toàn quyền quyết
định và điều chỉnh phù hợp
với nhu cầu và khả năng
quản lý của doanh nghiệp

48. 48
 Phạm vi thông tin của Kế
tóan tài chính liên quan đến
việc quản lý tài chính trên
qui mô tòan doanh nghiệp
 Kế tóan tài chính có kỳ lập
báo cáo thông thường là :
quí, năm
 Phạm vi thông tin Kế tóan
quản trị liên quan đến việc
quản lý trên từng bộ
phận(phân xưởng phòng
ban) cho đến từng cá nhân
có liên quan
 Kế tóan quản trị có thể lập
báo cáo từng thời điểm,
không có qui định bắt buộc,
có kỳ lập báo cáo nhiều hơn
: quí, năm , tháng, tuần,
ngày

49. Phân loại HTTTKT
49
Hệ thống
thông tin
kế toán
bán thủ
công
Phương thức
xử lý
Hệ thống
thông tin
kế toán
thủ công
Hệ thống
kế toán
dựa trên
nền máy
tính

50. Yêu cầu của thông tin kế toán
• Phù hợp: phù hợp với việc ra quyết định
• Tin cậy: Có khả năng xác nhận, không sai sót,
chính xác, trung lập,
• Đầy đủ: không bỏ sót các khía cạnh quan trọng
• Đúng thời điểm: Được cung cấp khi cần thiết
• Có thể hiểu: Được trình bày có thể hiểu được
50

51. AIS thủ công và AIS trên nền máy tính
• AIS thủ công
51
Chứng từ
Sự kiện ảnh
hưởng đến
báo cáo tài
chính
Ghi
sổ
nhật
ký
Sổ
nhật ký
Chuyển
sổ cái
Sổ cái
Lập
báo
cáo
Báo
cáo tài
chính
Quá
trình
SXKD

52. AIS thủ công và AIS trên nền máy tính
• AIS trên nền máy tính
52
Chứng từ
Sự kiện của
quá trình
SXKD
Nhập liệu
Cácdữ liệu liên
quan đến
hoạt động
Các tập tin lưu
trữ dữ liệu
Thông tin
theo yêu
cầu
Truy xuất
thông tin theo
yêu cầu

53. Các đối tượng sử dụng HTTTKT
• Người sử dụng trực tiếp
• Nhà quản lý
• Chuyên gia tư vấn HTTT kế toán
• Kiểm toán viên
• Người cung cấp dịch vụ kế toán, thuế
(Theo IFAC, Guideline 11, “Information Technology
in the Accounting Curriculum, 1995)
53

54. Tương lai của HTTT Kế toán
• HTTT kế toán sẽ không đơn thuần là HTTT xử lý
nghiệp vụ
• Bên cạnh các dữ liệu tài chính còn thu thập thêm các
dữ liệu phi tài chính
• Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế
toán
• HTTT kế toán kết hợp với các hệ thống chức năng
khác trong HTTT quản lý trở thành hệ thống hoạch
định, kiểm soát nguồn lực (ERP – Enterprise
Resource Planning) trong doanh nghiệp
• Đối phó nhiều rủi ro phát sinh
54

55. Kế toán viên và HTTTKT
• Kế toán viên là người sử dụng HTTTKT
• Kế toán viên là người tham gia vào quá trình
phân tích và thiết kế HTTTKT
• Kế toán viên là người kiểm toán HTTTKT
55

56. Câu hỏi ôn tập
• 1. Hệ thống thông tin kế toán là gì?
• 2. Chức năng của HTTTKT đối với doanh
nghiệp?
• 3. HTTTKT là hệ thống thông tin độc lập trong
doanh nghiệp, đúng hay sai? Giải thích cho ý
kiến của anh/ chị?
• Trình bày các thành phần theo cấu trúc vật lý của
HTTTKT?
• Phân loại HTTTKT?
• Kế toán viên có vị trí gì trong HTTTKT?
56

57. Yêu cầu
• Đọc lại slide chương 1
• Đọc tài liệu chương 1 trong sách
• Trả lời câu hỏi ôn tập
• Đọc trước chương 2
57