Un\'applicazione dei concetti "lean" al sistema di reporting di una PMI italiana.

1. Metodologie «lean» applicate ai processi di
Amministrazione, Finanza e Controllo
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

2. Le domande del «Lean Thinker» sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
Nell’azienda a cosa servono i
processi AFC?
Per produrre servizi a supporto della
gestione aziendale ovvero…
… per produrre informazioni a
supporto delle decisioni
… per comunicare dati contabili ed
extracontabili agli stakeholders
… per eseguire correttamente
adempimenti civili e fiscali
… per gestire al meglio i cicli attivo
e passivo
… ecc. … ecc. … ecc.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

3. Le domande del «Lean Thinker» sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
A chi servono tutti questi servizi?
I «clienti» sono tutti gli stakeholders.
pubblica amministrazione...
...e fisco
concorrenti
fornitori
lender investor
capitale capitale
di credito... di rischio...
clienti collettività dipendenti
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

4. Le domande del «Lean Thinker» sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo
Cosa si aspettano i
«clienti»?
L’erogazione puntuale del servizio, in
determinati momenti ed in determinati luoghi
(fisici o virtuali).
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

5. A questo punto il pensatore snello fissa un obiettivo fondamentale…
«Tutti i processi AFC devono ridurre al minimo i tempi ed i costi di erogazione e di fruizione di
tali servizi».
Come si fa?
Vanno eliminati tutti gli sprechi
dai processi AFC!
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

6. I processi AFC generano sprechi quando:
«Producono informazioni, compiono elaborazioni, elaborano report che poi concretamente non
sono utilizzati»
SOVRAPPRODUZIONE
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

7. I processi AFC generano sprechi quando:
«Gli utenti attendono per poter ottenere le informazioni che gli sono necessarie per prendere
decisioni ed agire»
ATTESE
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

8. I processi AFC generano sprechi quando:
«Compiono trasferimenti di dati tra ambienti diversi, che ne sono la fonte originaria»
TRASPORTI
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

9. I processi AFC generano sprechi quando:
«Ci sono attività di data entry o di trasferimento di dati tra sistemi diversi per ottenere un
insieme completo di dati»
LAVORAZIONE
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

10. I processi AFC generano sprechi quando:
«Elaborano e memorizzano dati che non vengono poi utilizzati»
SCORTE
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

11. I processi AFC generano sprechi quando:
«Si procede a modificare report, già elaborati secondo format non utilizzabili dall’utente o non
adeguati alle sue esigenze»
MOVIMENTI
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

12. I processi AFC generano sprechi quando:
«Producono informazioni su base dati non verificate e corrette sistematicamente»
NON QUALITA’
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

13. I processi AFC generano sprechi quando:
«Producono informazioni che non soddisfano pienamente le esigenze del cliente»
UTILITA’
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

14. Come il pensatore snello interviene in azienda
1) Individua il servizio e l’utente di riferimento.
L’obiettivo finale del pensatore snello è fare in modo che ogni richiesta dell’utente attivi (“tirare”
o “pull”) i processi AFC per fargli avere esattamente ciò che desidera, al momento e nei luoghi
più opportuni, minimizzando gli sprechi nell’erogazione e nella fruizione dei servizi stessi.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

15. Come il pensatore snello interviene in azienda
2) Mappa le azioni richieste per arrivare all’erogazione del servizio (mappa dello Stato Attuale).
Sa che la rappresentazione visuale è il migliore modo per evidenziare dove sono gli sprechi.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

16. Come il pensatore snello interviene in azienda
3) Mappa le operazioni necessarie per arrivare all’erogazione dello stesso servizio minimizzando
gli sprechi.
Fa una rappresentazione visuale dello Stato Futuro.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

17. Come il pensatore snello interviene in azienda
4) Fa in modo che vengano implementati i correttivi per raggiungere lo Stato Futuro in breve
tempo
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

18. L’azienda che pensa snello sa che…
… il processo di riduzione degli sforzi, del tempo, dei costi e degli errori è un’attività continua per
tendere verso la perfezione.
Seguire i principi «lean» significa innescare questo processo virtuoso che libera risorse preziose
per la continua ricerca della perfezione.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

19. Metodologie «lean» applicate al reporting
Un semplice caso di successo
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

20. Definizione dei servizi di reportistica e degli utenti di riferimento
Situazione pre-intervento. A tale data il
management disponeva del seguente
sistema di reportistica.
Rendiconto Economico Riclassificato
«D270», informazioni sui margini reddituali
principali dell’azienda, messo a
disposizione ogni mese dall’impiegata su
EXCEL.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

21. Definizione dei servizi di reportistica e degli utenti di riferimento
Situazione pre-intervento. A
tale data il management
disponeva del seguente
sistema di reportistica.
Rendiconto Economico per
Business Unit «D371»,
informazioni sui margini
reddituali di ogni divisione,
messo a disposizione ogni
mese dall’impiegata su EXCEL.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

22. Definizione dei servizi di reportistica e degli utenti di riferimento
Situazione pre-intervento. A tale data il
management disponeva del seguente sistema
di reportistica.
Rendiconto Finanziario e Previsione
Fabbisogni «D900», informazioni sui flussi
finanziari consuntivi in entrata ed in uscita,
messo a disposizione ogni mese
dall’impiegata su EXCEL.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

23. Definizione dei servizi di reportistica e degli utenti di riferimento
Situazione pre-intervento. A tale data il
management disponeva del seguente sistema
di reportistica.
Stato Patrimoniale Riclassificato per «Fonti-
Impieghi» «D370», informazioni sulla
composizione patrimoniale dell’azienda, messo
a disposizione ogni mese dall’impiegata su
EXCEL.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

24. Definizione dei servizi di reportistica e degli utenti di riferimento
Situazione pre-intervento. A tale data il management disponeva del seguente sistema di
reportistica.
Indici Aziendali «D280», informazioni sui principali indicatori di economicità, solidità e liquidità,
messo a disposizione ogni mese dall’impiegata su EXCEL.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

25. Individuazione degli sprechi connessi a sistema
E’ stata eseguita una mappatura del flusso di informazioni e di lavoro, richiesto per arrivare
all’erogazione e alla fruizione dei report descritti in precedenza (rigorosamente a mano).
LEGENDA
Trasporto fisico di documenti, dati e
informazioni: «a mano», per email, ecc. Intervento di un operatore
(genera sprechi)
Trasporto elettronico di documenti, dati
e informazioni (non genera sprechi)
Utente di riferimento di un determinato servizio
Ambiente di lavoro: fisico (stanza, ufficio,
ecc.) o virtuale (intranet, software, ecc.)
Documento cartaceo o file di testo
Foglio di lavoro Excel o OpenOffice
DATA BOX: contiene informazioni su chi
compie una determinata attività, cosa fa,
con quale frequenza e quanto tempo gli
occorre per completarla.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker

26. Individuazione degli sprechi connessi a sistema
E’ stata eseguita una mappatura del flusso di informazioni e di lavoro, richiesto per arrivare
all’erogazione e alla fruizione dei report descritti in precedenza (rigorosamente a mano).

27. Ricostruiamo il flusso per produrre il Rendiconto Economico Riclassificato «D270»
XLS carta
Gestion Fattura Terze
Monica e cespiti acquisto economie
Data Entry da «D260» immobili
varie fonti zzazione
contabili e
controllo dati Monica
1 Volta al mese Data Entry da
8h di lavoro informazioni
cespite
carta
Nuovo cespite
10min di lavoro DDT
XLS Vendita
Fattura
Vendita
D270 carta carta
Bilancio DDT
di Acquisto
verifica Fattura
Contabilità di prodotto Acquisto
carta
Contabilità Generale Altri
Docume
nti di
Magazzino gestione
carta
Stampa
consiste
Galileo-AS400
nze di
magazz.
Monica
XLS XLS Data Entry
XLS
Coeffici Calenda informazioni
Costo ente rio
Lavoro «K» Aziendal 1 Volta all’anno
«D253» e 1h di lavoro
Monica
Data Entry
buste paga e
coefficiente
«K» carta
1 Volta al mese
1h di lavoro Buste
paga e Consulente
cedolini del Lavoro
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

28. Tutto il sistema è pervaso da sprechi
lavorazione
trasporti
attese
non qualità
sovrapproduzione

29. Riepilogo degli sprechi. Nella situazione pre-intervento sono state individuate:
1) tre situazioni di spreco da sovrapproduzione (bollino blu): il Rendiconto Finanziario, gli indici
aziendali, lo Stato Patrimoniale sono ritenuti poco utili e pertanto prodotti ma non utilizzati;
2) sei momenti di spreco da attese (bollino viola): tutti i report prodotti sono immagazzinati
nello spazio locale del computer di Monica e la loro fruizione è permessa solo previa richiesta
all’operatrice;
3) due situazioni di spreco da non qualità (bollino arancione): il Rendiconto Finanziario e gli
indici aziendali sono frutto di processi successivi di data-entry con una conseguente perdita di
affidabilità nel controllo del dato;
4) dodici momenti di spreco da trasporti (bollino verde): i dati risiedono su documenti cartacei
che viaggiano in entrata/uscita verso soggetti terzi ed in ingresso/uscita dall’archivio;
5) ventiquattro situazioni di spreco da lavorazione (bollino rosso) nei momenti in cui sono
necessarie operazione di data-entry per spostare i dati da un ambiente e/o foglio di lavoro ad un
altro;
6) due ambienti di lavoro (archivio e Galileo) e quattordici fogli di lavoro EXCEL gestiti dagli
operatori.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

30. Individuazione degli sprechi connessi a sistema
In sintesi: nella situazione pre-intervento solo per produrre 5 report (di cui tre non utilizzati dal
management) veniva richiesto un impegno mensile della «macchina amministrativa» pari a circa
15h di lavoro (2 giornate lavorative piene).
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

31. Ridefinizione dei servizi di reportistica
Il management ridefinisce la mappa delle informazioni realmente utili a supportarli nelle
decisioni principali. Viene stabilito che è necessario dotarsi di:
- Balanced ScoreCard per avere informazioni mensili sulla corretta esecuzione della strategia;
- Contabilità Analitica per Business Unit per avere informazioni mensili sui margini reddituali
di ogni Business Unit;
- PriceWaterFall per avere informazioni sui margini di contribuzione per Business Unit, Canali
Distributivi e Province;
- Sistema di analisi economica, patrimoniale e finanziaria per indici e per flussi, per avere
informazioni sugli aspetti di economicità, liquidità e solidità dell’azienda.
Il Management inoltre stabilisce che il sistema futuro dovrà limitare al massimo gli sprechi
nell’erogazione e nella fruizione di tale reportistica.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

32. Mappatura delle Stato Futuro del sistema
Viene pertanto eseguita una mappatura del
flusso di informazioni e di lavoro, richiesto
per arrivare alla elaborazione ed alla
fruizione dei report richiesti dal management
limitando al massimo le situazioni di spreco.

33. Ricostruiamo il flusso per produrre la Contabilità Analitica per Business Unit
Monica carta
Data Entry da Fattura Terze
informazioni acquisto economie
cespite immobili
Nuovo cespite zzazione
10min di lavoro
carta
… DDT
Vendita
Fattura
Vendita
carta
DDT
Monica Intranet: Acquisto
Fattura
Data Entry Contabilità di prodotto Acquisto
codice di
riclassificazion
- BSC Contabilità Generale
carta
Altri
e metodo di
imputazione
1 Volta x 2 mesi
- Co.An. Magazzino
Docume
nti di
gestione
4h di lavoro
- PWF Galileo-AS400
Monica
… XLS
Coeffici
XLS
Calenda
Data Entry
informazioni
ente rio
«K» Aziendal 1 Volta all’anno
e 1h di lavoro
Monica
Data Entry
buste paga e
coefficiente
«K» carta
1 Volta al mese Buste
30min di paga e Consulente
lavoro cedolini del Lavoro
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

34. I nuovi servizi di reportistica
La Contabilità Analitica per Business Unit è ora fruibile dal management su intranet in qualsiasi
momento ed in qualsiasi luogo.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

35. I nuovi servizi di reportistica
La Balanced Scorecard è ora fruibile dal management su intranet in qualsiasi momento ed in
qualsiasi luogo.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

36. I nuovi servizi di reportistica
Il PriceWaterFall è ora fruibile dal management su intranet in qualsiasi momento ed in qualsiasi
luogo.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

37. I nuovi servizi di reportistica
Il Sistema di analisi economico-finanziario è ora fruibile dal management su apposito software di
business analisys in qualsiasi momento ed in qualsiasi luogo.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

38. Risultati raggiunti
In sintesi: nella situazione post-intervento per ottenere un sistema completo di reporting (BSC,
COAN, PWF e tutta l’analisi economico–finanziario per indici e flussi) pienamente fruibile dal
management viene richiesto un impegno mensile della «macchina amministrativa» pari a circa
10h di lavoro.
Non si è ottenuto solo un incremento della qualità del sistema di reporting (in termini di
informazioni prodotte e fruibilità delle stesse) ma si è ottenuta anche una significativa riduzione
dello sforzo richiesto dai processi AFC.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

39. Prospettive future e ricerca della perfezione
Ci sono ancora situazioni di spreco!
lavorazione
trasporti

40. Nuova individuazione degli sprechi e ricerca della perfezione
E’ possibile individuare:
1) dodici momenti di spreco da trasporti (bollino verde): i dati risiedono su documenti cartacei
che viaggiano in entrata/uscita verso soggetti terzi ed in ingresso/uscita dall’archivio;
2) nove situazioni di spreco da lavorazione (bollino rosso) nei momenti in cui sono necessarie
operazione di data-entry per spostare i dati da un ambiente e/o foglio di lavoro ad un altro;
3) Quattro ambienti di lavoro (archivio, Galileo, intranet, Qlikview) e due fogli Excel gestiti dagli
operatori.
Il processo di riduzione degli sforzi, del tempo, dei costi e degli errori è un’attività continua per
tendere verso la perfezione
Una possibile evoluzione del sistema potrebbe essere quella di integrare le attività di archivio
nell’ambiente «Galileo» (archiviazione elettronica dei documenti) che porterebbe
all’eliminazione dell’ambiente «Archivio» e di sei situazioni di spreco da trasporti.
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo

41. Grazie per l’attenzione
Contatti: nardini.bfa@gmail.com
Dott. Francesco Nardini – Lean Thinker sui processi di Amministrazione, Finanza e Controllo