GasthuisZusters Antwerpen zocht naar een oplossing om beter intern te communiceren en zijn ongestructureerde informatie centraal te beheren na de fusie van verschillende ziekenhuizen. De nadruk lag daarbij op het campusoverschrijdende aspect. De organisatie riep de hulp in van ICT-leverancier Cegeka, die een ruime ervaring heeft opgebouwd in de gezondheidssector. Dankzij de implementatie van SharePoint heeft GZA een documentbeheerssysteem met een geïntegreerd intranet, een centralisatie van documenten en een centrale kennisdatabank.

1. CASE STORY
CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt (België) - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be - www.cegeka.be
GasthuisZusters Antwerpen zocht naar een oplossing om beter intern te communiceren
en zijn ongestructureerde informatie centraal te beheren na de fusie van verschillende
ziekenhuizen. De nadruk lag daarbij op het campusoverschrijdende aspect. De
organisatie riep de hulp in van ICT-leverancier Cegeka, die een ruime ervaring heeft
opgebouwd in de gezondheidssector. Dankzij de implementatie van SharePoint heeft
GZA een documentbeheerssysteem met een geïntegreerd intranet, een centralisatie van
documenten en een centrale kennisdatabank
Cegeka verbetert samenwerking
tussen afdelingen bij GZA
OVER GZA
GZA (GasthuisZusters Antwerpen)
is een organisatie van zorg- en
welzijnsvoorzieningen. Met meer dan
duizend bedden op zijn drie campussen
Sint-Augustinus, Sint-Jozef en Sint-
Vincentius staat GZA in voor meer dan
een kwart van de geneeskundige zorgen
in de Antwerpse regio. Bij GZA werken
ruim vierduizend mensen. Jaarlijks telt
de ziekenhuisgroep ruim veertigduizend
opnames en vijftigduizend dagopnames.
GZA (GASTHUISZUSTERS ANTWERPEN)
Geert De Groof - Interne projectleider
Veerle De Boeck - SharePoint ontwikkelaar
“Cegeka verloor zich niet in
details of extra maatwerk,
maar leverde snel 80% van
het project op waarmee we
konden starten. Zo groeide
de ervaring met het nieuwe
platform en vergrootte het
interne draagvlak."
GEERT DE GOOF
Interne projectleider GZA
SOLUTIONS:
• Enterprise content management
• Document & workflow
management
• Information & collaboration
management
GZA zocht een manier om alle campusover-
schrijdende en ongestructureerde informatie
van alle campussen centraal te beheren en te
komen tot een betere samenwerking tussen de
medewerkers binnen de verschillende afdelingen.
Door de implementatie
van SharePoint kreeg GZA
een documentbeheerssys-
teem met een geïntegreerd
communicatieportaal, een
centralisatie van docu-
menten en een centrale
kennisdatabank
Intranet
Het GZA-portaal bestaat
uit drie luiken. Het intranet,
dat zorgt voor een vlotte en
transparante communicatie
naar alle medewerkers.
“Naast algemene info is
er ook plaats voor meer
gerichte informatie, zoals
vakantie- en opleidingskalenders”, zegt Geert De
Groof, interne projectleider bij GZA. “Iedereen
kan thuis inloggen op het portaal om de laatste
nieuwtjes te raadplegen.”
Documentmanagement
“In het onderdeel documentmanagement kan
iedereen documenten aan een bepaald project
koppelen of ze indelen onder bepaalde diensten,
comités of werkgroepen”, vult Veerle De Boeck,
SharePoint ontwikkelaar
bij GZA aan. “Naast het
publieke gedeelte dat
voor alle gebruikers
beschikbaar is, is er een
afgeschermd gedeelte
dat voorbehouden is
voor leden van een
bepaalde dienst,
comité of werkgroep.”
Kennisdatabank
Het derde is de ken-
nisdatabank waarin
alle procedureboeken,
handleidingen en
e-learningmodules
zijn ondergebracht.
Geert De Groof: “Elk document voor die proce-
dureboeken volgt een goedkeuringsprocedure.
De workflow-functie binnen SharePoint zorgt
ervoor dat dit automatisch verloopt.

2. CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt (België) - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be - www.cegeka.be
CASE STORY
Alle documenten zijn gecentraliseerd, overzichtelijk,
gebruiksvriendelijk en conform de eisen van
bijvoorbeeld JCI.”
Betrouwbare partner met kennis over
de gezondheidssector
De Groof: “We hebben in het verleden al voor
verschillende projecten samengewerkt met
Cegeka en we zijn altijd tevreden geweest over
die samenwerking. De gefaseerde aanpak van
onze partner spreekt ons aan. Bij de start van het
project hebben we eerst samengezeten met alle
sleutelgebruikers en
een Proof of Concept
voorgelegd aan het
directiecomité. Na
de goedkeuring zijn
we overgegaan tot
de invulling van het
portaal en de migratie
van alle gegevens. Dat
ging gepaard met het
converteren van de ver-
ouderde opmaak alle
documenten naar een
algemeen sjabloon.”
“Cegeka heeft al sinds haar ontstaan een strat-
egische focus op de gezondheidssector, zoals het
Elektronisch Patiëntendossier (EPD) bijvoorbeeld”,
zegt Peter Poeck, solution expert SharePoint
bij Cegeka. “Het SharePoint-project bij GZA is
een mooi voorbeeld van onze ervaring in de
healthcare-sector
“Vlotte toegang tot actuele
en goedgekeurde informatie
is voor medewerkers enorm
waardevol en efficiënt omdat
ze de informatie zelf niet
meer hoeven te valideren.”
BART SWERTS
Product expert SharePoint bij Cegeka
UITDAGINGEN:
• Transparente communicatie
• Centraal en eenduidig opslaan
van informatie
• Efficiënte structuuropbouw
• Snelle en gemakkelijke toegang
tot alle informatie
• Efficiënter en sneller
samenwerken en kennis delen
• Betere beveiling van content
• Tijd en kosten besparen
• Integratie met eigen applicaties
• Automatisering van processen en
workflows
TECHNOLOGIEËN:
• SharePoint
• Cegeka’s visie
<< Connected Organisation >>
LESSON(S) LEARNED
Zoals bij ieder kwaliteitsproject is het de bedoeling
om de functionaliteiten van het portaal op een
continue wijze te evalueren en zo nodig de vereiste
acties te ondernemen. In korte sprints worden
specifieke functionaliteiten geïmplementeerd en
geëvalueerd, in nauw overleg met de klant. Op die
manier blijft de migratie overzichtelijk en is de kans
op fouten of onregelmatigheden bijna onbestaande.
RENDEMENT / OPBRENGST
Alle informatie van de organisatie is centraal
opgeslagen zodat aangepaste versies van
documenten niet meer de ronde doen via mail.
Alle medewerkers werken steeds met dezelfde
versie van een document. Dat leidt tot een
betere samenwerking tussen de verschillende
afdelingen van de organisatie en tot een vermin-
dering van de hoeveelheid papieren documenten.
en onze strategische visie op de Connected
Organisation waarin de mens met zijn commu-
nicatie en samenwerking centraal staat.”
Geslaagd project met uitbreidingsmo-
gelijkheden
“De samenwerking met Cegeka is meer dan
geslaagd”, zegt Geert De Groof. “We hebben
in nauw overleg en vertrouwen gewerkt, mee
dankzij de korte opvolging en snelle bespreking
van aanpassingen door Cegeka.” GZA vond in
Cegeka een pragmatische partner. “Cegeka verloor
zich niet in details of
extra maatwerk, maar
leverde snel de 80%
van het project op
waarmee we konden
starten. Zo groeide
de ervaring met het
nieuwe platform en
vergrootte het interne
draagvlak.”. Onder-
tussen heeft Cegeka
het GZA-portaal
gemigreerd naar de
nieuwste versie van
SharePoint.
“Het portaal is ondertussen goed ingeburgerd
bij onze werknemers”, zegt De Boeck. “Iedereen
vindt gemakkelijk alle documenten terug en er
is één kanaal om naar onze medewerkers toe te
communiceren en hen te informeren. Een hele
verbetering.”