Business Process Modelling Notation (BPMN) adalah salah satu notasi paling populer yang digunakan untuk memodelkan proses bisnis.
dalam slide ini akan dipaparkan contoh dari case dunia nyata yang sederhana penggunaan dari BPMN sehingga diharapkan dapat lebih mudah dipahami.
---
Penyusun merupakan salah satu anggota tim Enterprise Architecture Kementerian Keuangan yang antusias di bidang digital transformation dan inovasi organisasi.
4. PIZZA ONLINE DELIVERY CUSTOMER
PizzaOnlineDeliveryCustomer
Pizza Sampai
Belum
sampai > 45
menit
Pizza Sampai
Telp Call Center
Pilih Pizza Order Pizza Bayar Pizza
5. PizzaOnlineDeliveryCustomer
Pizza Sampai
Belum
sampai > 45
menit
Pizza Sampai
Telp Call Center
Pilih Pizza Order Pizza Bayar Pizza
Arti dari Event-Based Gateway sebagaimana gambar di atas adalah jalur yang dipilih merupakan
jalur yang event “Pizza Sampai” atau event “belum sampai >45 menit” terjadi lebih dahulu.
Misalkan pizza sampai sebelum menit ke-45 maka jalur yang digunakan adalah jalur bagian atas
atau event “Pizza Sampai”
?
Event-based Gateway
PizzaOnlineDeliveryCustomer
Pizza Sampai
Belum
sampai > 45
menit
Telp Call C
Pilih Pizza Order Pizza
7. COLLABORATION1
PizzaOnlineDelivery
TimDapurTimDelivery
Membuat Pizza
Sesuai Order
Mengirimkan Pizza
Menerima
Pembayaran
PizzaOnlineDeliveryCustomer
Pizza Sampai
Belum
sampai > 45
menit
Pizza Sampai
Telp Call Center
Pilih Pizza Order Pizza Bayar Pizza
Pada gambar di atas terlihat kolaborasi yang terjadi antara pool “Pizza Online Delivery”
dengan pool “Pizza Online Delivery Customer”. Kolaborasi antar dua pool tersebut
ditandai dengan message flow antar notasi di dalam pool tersebut.
Message Flow
8. COLLABORATION2
Pizza Online Delivery
PizzaOnlineDeliveryCustomer
Pizza Sampai
Belum
sampai > 45
menit
Pizza Sampai
Telp Call Center
Pilih Pizza Order Pizza Bayar Pizza
Pool dapat digambarkan seperti gambar di atas (blackbox/collapsed) jika modeler ingin
fokus kepada proses yang terjadi dari sisi customer
9. COLLABORATION3
Pizza Online Delivery
Pizza Online Delivery Customer
Order Pizza Call jika terlambat Delivery Pizza Tagihan Bayar
Modeler juga dapat menggambarkan pool sebagaimana gambar di atas jika misalnya
hanya ingin focus kepada interaksi (message flow) yang terjadi
Kesimpulan: Modeler memiliki fleksibilitas pemodelan sesuai dengan kebutuhan yang
ada
11. Permintaan
Tagihan
Total Belanja?
Pemberian
Diskon 5%
Pemberian
Diskon 8%
Pemberian
Diskon 12%
Member?
Member?
Member?
Tambah diskon 1
%
Tambah diskon 1
%
Tambah diskon 1
%
Pembuatan
Tagihan
Tagihan
telah
dibuat
> 5 juta
3-5 juta
1-3 Juta
< 1 juta
Start Event Message
XOR Gateway
Permintaan
Tagihan
Total Belanja?
P
D1-3 Juta
Permintaan
Total Belanja?
< 1 juta
12. Permintaan
Tagihan
Pembuatan
Tagihan
Tagihan
telah
dibuat
Hitung Diskon
Rule Engine
Task (Business Rule)
Permintaan
Tagihan
P
Hitung Diskon
Rule Engine
Pool
(Blackbox/Collapsed)
Permintaan
Tagihan
Pem
Ta
Hitung Diskon
Rule Engine
Ada kalanya modeler ingin menyederhanakan pemodelan perhitungan
bisnis tertentu (business rule) dengan notasi task business rule (notasi task
dengan icon table pada sudut kiri atas)
14. 1. Ada laporan insiden
2. Tim mencari root cause
3. Tim menjalankan solusi
4. Insiden bukan salah pelapor
5. Tim berterimakasih ke pelapor
6. Happy ending
Ada
laporan
insiden
Mencari root
cause
Menjalankan
solusi
Salah
pelapor?
Mengucapkan
terimakasih ke
pelaporbukan
Pelapor
dan kita
bahagia
Memarahi
pelapor
ya
Pelapor:
maaf false
alarm
Pelapor
sedih
1. Ada laporan insiden
2. Tim mencari root cause, tiba-tiba
pelapor bilang “false alarm”
3. Memarahi pelapor
4. Pelapor Sedih
15. Ada
laporan
insiden
Mencari root
cause
Menjalankan
solusi
Salah
pelapor?
Mengucapkan
terimakasih ke
pelaporbukan
Pelapor
dan kita
bahagia
Memarahi
pelapor
ya
Pelapor:
maaf false
alarm
Pelapor
sedih
Intermediate Message Event pada gambar di atas adalah contoh event
yang terjadi saat terjadinya proses/task. Intermediate Message Event di
atas adalah jenis interrupt event (garis lingkaran tidak putus), artinya saat
event tersebut terjadi maka proses/task “mencari root cause” dihentikan
dan langsung menuju proses/task setelah event tersebut. Jika jenisnya
non-interrupt event maka proses/task “mencari root cause” tetap
dilaksanakan parallel dengan proses/task “memarahi pelapor”
19. BPR VS BPM
• Radikal (Rombak BP)
• High Risk
BPR
• Bertahap (Maintain BP)
• Normal Risk
BPM
R = Re-engineering, M = Management
20. KEY OF BP IMPROVEMENT
Iteration Not Perfection
People are Key to Process Innovation
Open Minded and Agile Organization
21. CONTOH
LANGKAH-LANGKAH BPI
1. Identifikasi layanan organisasi yang ingin ‘diperbaiki’
2. Petakan proses-proses yang dilakukan oleh pengguna layanan dan internal
organisasi
3. Tentukan goals yang ingin dituju. Misal: memudahkan pengguna dalam
mendapatkan layanan dari organisasi
4. Identifikasi solusi yang dimungkinkan dapat menjawab concern pengguna
23. 2. PETAKAN PROSES-PROSES YANG DILAKUKAN OLEH PENGGUNA
LAYANAN DAN INTERNAL ORGANISASI
Ada
kebutuhan
layanan
TIK
Mendownload
Template
Permintaan
Layanan
Mengisi
Template
Permintaan
Layanan
Meminta
Tandatangan
Pejabat Eselon
3
Meminta Cap
di unit
pemegang cap
Pejabat Eselon 3Portal Pusintek Subbagian Umum
Mengirimkan ND,
Template dan
kelengkapan
Permintaan Layanan
Membuat ND
Permintaan
Layanan
PenggunaLayananTIKPusintek
Mengecek
persyaratan
Lengkap?
Menotifkasi
persyaratan
belum lengkap
Memproses
Permintaan Layanan
belum
ya
Permintaan belum dapat dipenuhi
Menyiapkan
kelengkapan lainnya
Permintaan dipenuhi
24. 3. TENTUKAN GOALS YANG INGIN DITUJU
Misalnya: kemudahan pengguna layanan dalam mendapatkan layanan
25. 4. IDENTIFIKASI SOLUSI YANG
DIMUNGKINKAN DAPAT MENJAWAB
KEBUTUHAN PENGGUNA
1. Perubahan proses permintaan layanan
2. Pengembangan portal layanan online:
a) Hindari re-entry data yang sama
b) Approval online dari pejabat eselon 3 atau lebih
c) Hindari proses manual yang redundan dengan proses pada portal
d) Portal informative
e) Validasi online
f) Notifikasi/Tracking permintaan layanan
28. CHANGE MANAGEMENT
• Peran Change Management sangat sentral pada proses BPI. Change
management akan memastikan perubahan dapat dijalankan secara
sesuai target, smooth, meminimalisir risiko dan resistensi dari para pihak
terkait.
30. KESIMPULAN
1. Penggunaan BPMN harus disesuaikan dengan kebutuhan.
Misal, apakah perlu gambaran high-level atau detail
2. Improvement proses bisnis dapat dilakukan dengan cara BPR
atau BPM, penerapannya perlu disesuaikan dengan kondisi
dan kebutuhan organisasi
3. BPMN dapat membantu orgnisasi dalam analisis
improvement proses bisnis
4. Rule atau ‘grammar’ akan lebih mudah dipahami dengan
case scenario