Dokumen tersebut merupakan modul pelatihan Microsoft Office Access 2007 yang disusun oleh Kadek Suastika. Modul ini membahas pengenalan database, cara membuat database baru dan tabel, mengisi data pada tabel, menghubungkan tabel, membuat query untuk menampilkan dan mengolah data, serta cara membuat form.

1. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
Bersama Kadek Suastika (K-Dex Chiko Stikom)

2. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
Om Swastyastu,
Nama asli saya, I Made Gede Suastika, namun karena ada kesalahan pada saat penulisan Ijazah waktu masih duduk di Sekolah Dasar, Sehingga nama saya di rubah menjadi Kadek Suastika. Saya lahir dibali, tepatnya pada tanggal 13 juli 1991. Ayah saya bernama I Ketut Puja dan ibu saya bernama Ni Wayan Sukardi. Kami berasal dari desa tedung Kab.Gianyar Prov.Bali. Ayah saya telah meninggal dunia sewaktu saya masih duduk di kelas 3 SD, tepatnya di Desa Tanahmpulu, Kec.Banawa Selatan Kab. Donggala pada tahun 1999. Saya merupakan putra tunggal. Saya pernah bersekolah di SDN 2 Abian Base Gianyar Bali, namun ketika menjelang penaikan kekelas 2, saya dengan kedua orang tua saya pindah ke Desa Tanahmpulu, kec. Banawa Selatan, Kab. Donggala Prov. Sulawesi Tengah. Ketika menjelang SMP, saya ikut dengan paman saya, untuk bersekolah dipalu. Syukurlah saya Lulus di SMP Negeri 4 Palu, yang di mana pada waktu itu SMP 4, merupakan salah satu sekolah Favorit bahkan unggulan. Setelah saya tamat dari SMP Negeri 4 Palu, saya melanjutkan pendidikan saya di SMA Negeri 5 Palu. Walaupun letaknya jauh dari kota, namun saya bangga dan bahagia menuntut Ilmu disana. Disanalah awalnya saya merasakan sensasi bertarung dengan sekolah-sekolah lain untuk mendapatkan gelar juara di pertandingan Volly Ball. Saya sudah merasakan bagaimana rasanya bertanding disekolah lain. Ternyata rasa gugup, takut, emosi, malu, dan masih banyak lagi. Semuanya bercampur menjadi satu. Namun saya bangga karena dua kali mengantarkan SMA Negeri 5 Palu masuk Final, walaupun pada akhirnya saya harus mengakui ketangguhan lawan. Ketika saya tamat dari SMA Negeri 5 Palu, saya melanjutkan pendidikan Di Akademi Manajement Informatika & Komputer (AMIK) Tri Dharma Palu Jurusan Teknik Informatika. Ketika mulai kuliah, saya sudah tidak sempat lagi untuk olahraga. Karena segala waktu terbuang hanya untuk belajar, belajar, dan belajar

3. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
mengenai komputer. Saya bersyukur karena bisa menlanjutkan pendidikanku sampai Perguruan Tinggi. Saya juga berterima kasih kepada Orang Tua saya yang telah membuat saya bisa lahir didunia ini, kepada keluarga saya, yang tidak pernah bosan untuk menasehati saya. Guru, Dosen, Dan Teman-teman, baik yang berasal dari dunia nyata maupun dunia maya, yang senantiasa mau berbagi ilmu dengan saya, Trimakasih juga untuk Albar, Fahrull, Ibnu Yahya, Malin DK, Bli Nyoman Lastika, Kadek Dwi Purnata, dll yang senantiasa membimbing saya dan membantu saya, bila saya mengalami sebuah kesusahan. Serta tidak terlupakan saya ucapkan kepada Komang Lidhya Wati, yang selalu memberikan saya motivasi serta rasa percaya diri. Sehingga saya bisa menyelesaikan modul ini dengan tepat waktu. Saya sadar, modul ini masih banyak kekurangannya. Sehingga saya mohon kritik dan saran yang sifatnya membangun. Kalau ada kesalahan, atau mungkin ada yang tidak berkenan, mohon dimaafkan. Sekian dari saya, saya ucapkan banyak-banyak terima kasih. Om Shanty Shanty Shanty Om Penulis Kadek Suastika

4. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
Pengenalan Database Database (Basisdata) adalah kumpulan dari beberapa data record yang terorganisir dalam system computer untuk tujuan tertentu, misalnya untuk menyimpan data sebuah perusahaan, data mahasiswa, data penjualan, dll. Sebuah basisdata memiliki table-tabel yang bertujuan untuk menyimpan data. Setiap table memiliki field-field yang mewakili kolom data. Setiap Field memiliki tipe dan ukuran yang harus didefinisikan terlebih dahulu. Antar table-tabel yang ada didalam basisdata dapat saling berhubungan (berelasi) untuk menghasilkan kesatuan data. Membuat database (Basisdata) baru Microsoft Access 2007 memberikan ekstensi .accdb pada setiap file basisdata yang anda buat dengan Microsoft office access 2007 ini. Basisdata tersebut meliputi tabel, query, form dll. Untuk membuat sebuah database baru, langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Langkah pertama, klik start – All Program – Microsoft Office- Microsoft Office Access 2007, seperti gambar dibawah ini.

5. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
2. Maka akan tampilan gambar awal dari Microsoft Access 2007 seperti gambar dibawah ini.
3. Kliklah Blank Database dan pilih tombol Create, dan ketikkan Nama Database yang Ingin Anda buat. Perhatikan gambar dibawah ini.

6. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
4. Yang kita buat sudah jadi perhatikan gambar dibawah ini dan perhatikan tulisan (Nama database) yang kita buat. Karena tadi saya membuat database Balinese Community, maka yang muncul juga seperti itu.
5. Setelah databasenya jadi, tentu kita harus membuat sebuah tabel didalamnya, untuk tempat penyimpan data (record) yang kita miliki. Cara pembuatannya sangatlah mudah, perhatikan gambar dibawah ini.

7. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
6. Ketika muncul gambar seperti ini, ketikkan Apa Nama field, tipe data yang kamu gunakan (kalau dia berbentuk angka maka gunakanlah Number, sedangkan kalau berbentuk teks, gunakanlah Text, dan untuk keterangan/Description, bias diisi, dan bias juga tidak.
7. Sedikit penjelasan tentang tipe data.

8. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
 Text
Tipe data ini adalah yang paling umum digunakan. Tipe data ini bias digunakan untuk Field alfanumerik, seperti nama, alamat, kode pos dan nomor telepon, anda dapat memasukkan huruf sebanyak 255 karakter ke field dengan tipe data ini.
 Memo
Tipe data ini mirip dengan text, tetapi kelebihannya ialah dapat menampung sampai 64.000 karakter.
 Number
Tipe data ini digunakan untuk menyimpan data numerik yang akan digunakan untuk perhitungan matematis, Anda dapat menggunakannya untuk menghitung jumlah produk dalam sebuah tabel produk.
 Date/Time
Tipe data ini digunakan untuk nilai tanggal atau waktu.
 Currency
Tipe data ini terutama digunakan untuk nilai mata uang, tetapi anda juga dapat menyertakan tipe data numerik dalam perhitungan yang memerlukan satu sampai empat angka desimal.
 AutoNumber
Auto Number adalah berupa angka urut yang telah ditetapkan oleh Microsoft office access 2007. Tipe data ini biasanya di gunakan sebagai primary key ( kunci utama).
 Yes/No
Tipe data ini hanya dapat mempunyai nilai Yes atau No. Ini digunakan untuk field yang hanya memiliki 2(dua) nilai.
 OLE Object
Tipe data ini digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara misalnya anda dapat menggunakan file ini untuk menyimpan gambar bitmap.
 Hyperlink
Hyperlink merupakan gabungan dari teks dan bilangan yang disimpan sebagai teks dan digunakan sebagai alamat hyperlink.
 Lookup Wizard…
Bila anda menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, anda bias memilih sebuah nilai yang ditampilkan dalam sebuah kotak daftar atau “combobox”.

9. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
8. Perhatikan Gambar dibawah ini, agar anda tahu apa yg di maksud dengan Primary Key ( Kunci Utama).
Primary Key dalam sebuah tabel atau relasi tabel adalah Field (kolom) yang isinya memberikan nilai yang unik terhadap setiap record, jika suatu tabel akan di relasikan (dihubungkan) dengan tabel lain, maka kedua tabel harus mempunyai satu Primary Key (Kunci Utama). Kunci Utama dapat diartikan sebagai kunci untuk kita dalam mengambil dan menyimpan data.
9. Pengisian Tabel
Setelah kita membuat tabelnya, maka masuklah kita pada tahap pengisian. Lihatlah contoh dibawah ini. Dan perhatikan langkah-langkahnya.
 Langkah perhama klik kanan di tabel Anggota dan pilih Datasheet View. Ketika anda mengklik Datasheet View, maka dia akan meminta anda untuk Menyimpan tabel yang anda buat. Pilih saja Yes.

10. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
 Langkah kedua setelah muncul gambar seperti ini maka langsung isi saja datanya.
 Setelah itu langsung di save saja………..!!! Kalau Anda ingin membuat tabel yang baru, pilih saja create – table. Perhatikan gambar di bawah ini. Disebelah kanan tabel Anggota. Disanalah anda buat desainnya dengan langkah seperti cara pembuatan tabel pertama.
10. Relationship ( menghubungkan tabel satu dengan tanel yang lainnya).
 Perhatikan Gambar dibawah ini, saya sudah memiliki 2 buah tabel. Dan saya ingin merelasikan (menghubungkan kedua tabel ini). Yang pertama, relationship one to one (satu ke satu). Caranya adalah sebagai berikut :

11. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
Pilihlah Database Tools – Relationship. Database Tools sendiri, kalau di translate(diterjemahkan) ke bahasa Indonesia menjadi Alat database. Contoh Relationship one to one sendiri adalah sebagai berikut : Catatan : kalau muncul gambar seperti ini, ingat klik Add (Tambah). Maksudnya adalah anda diperintahkan untuk memilih tabel yang mana yang ingin anda hubungkan (relasikan).
Setelah Anda Add kedua tabel yang ada maka akan muncul gambar seperti ini…..
Sekarang tinggal kita kaitkan saja kedua tabel ini. Dengan mempertemukan Primary key kedua tabel. Ingat primary key ditandai dengan lambang kunci disebelah kiri namanya. Caranya cukup mudah… cukup kita drag (tarik) salah satu primary key di salah satu tabel ke primary key tabel berikutnya. Catatan, pastikan isi dari Table/Query dan Related Table/Query itu sama.

12. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
Sehingga akan muncul gambar seperti ini.
Catatan : yang menjadi sebuah tanda kalau kedua tabel ini sudah terhubung adalah ada garis yang saling terkait di kunci utama (primary key) kedua tabel.
 Yang kedua adalah relationship one to many ( satu ke banyak). Untuk membuat relationship one to many, kita memerlukan tabel yang banyak. Caranya, tidak jauh berbeda dengan Relationship one to one, yang membedakan hanya jumlah tabel yang dihubungkan. Contohnya adalah sebagai berikut.

13. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
11. Setelah kita belajar membuat database, membuat tabel, mengisi tabel, dan menghubungkan antar tabel, sudah saatnya kita mempelajari seleksi data dengan menggunakan Query. Struktural Query Language atau SQL merupakan sebuah bahasa komunikasi yang standar, digunakan untuk berkomunikasi. Sebagai Contoh, saya pergunakan tabel anggota yang saya buat. Cara membuatnya adalah dengan cara pilih create – Query Design, ingat ketika muncul gambar seperti dibawah ini, klik Close. Dan pilih SQL.

14. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
 Menampilkan data di tabel Anggota
 Menampilkan seluruh data ditabel anggota
Select * from Anggota; atau bisa juga dengan menggunakan perintah ini select No_Anggota,Nama,Alamat,No_Telepon from Anggota; maka akan muncul seperti dibawah ini.
 Menampilkan Nama dan Alamat di tabel Anggota
Select Nama, Alamat from Anggota; maka akan muncul seperti gambar dibawah ini.
 Menampilkan Nama dan Alamat dengan ketentuan namanya adalah ‘Lidhya Dya Waty’ dari tabel Anggota.
Select Nama, Alamat from Anggota where Nama=’Lidhya Dya Waty’; maka akan tampil seperti gambar dibawah ini.

15. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
 Mengurutkan data
Untuk mengurutkan data, ada dua pilihan yaitu Ascending dan Descending yang masing- masing disingkat dengan ASC dan DESC Ascending adalah mengurutkan data dari A ke Z. Descending adalah mengurutkan data dari Z ke A. Sebagai contoh, saya ingin mengurutkan Nama ditabel Anggota dari A ke Z , caranya adalah sebagai berikut. Select nama from Anggota order by nama ’Asc’; maka akan tampil seperti gambar dibawah ini. Kalau kita urutkan dari Z ke A, perintahnya sebagai berikut. Select nama from Anggota order by nama ‘Desc’; maka akan muncul gambar seperti dibawah ini. Perhatikan perbedaan kedua gambar ini. Tentu saja perbedaannya adalah diurutan Namanya.
ASC = A ke Z DESC=Z ke A
 Mengelompokkan data
Menampilkan kelompok Asal dari tabel Anggota. Perintahnya adalah sebagai berikut : Select Asal from Anggota Group by Asal; maka akan tampil seperti gambar dibawah ini.

16. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
Sesungguhnya, selain dia mengelompokkan, dia juga menghilangkan data yg double (ganda).
 Menghilangkan data yang double
Sebagai contoh, saya ingin menghilangkan data yg double dari tabel Biodata. Contoh tabelnya sebagai berikut.
Saya ingin menghilangkan data yang double di Field jenis_kelamin. Perintahnya adalah sebagai berikut. Select Distinct jenis_kelamin from Biodata; maka akan muncul gambar seperti dibawah ini.

17. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
12. Membuat Form
Cara awal adalah dengan cara klik Create – More Forms kemudian pilih Form Wizard. Perhatikan gambar dibawah ini.
Setelah Form Wizardnya diklik, maka akan muncul tampilan seperti ini.

18. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
Kita tinggal pilih, tabel yang mana yang ingin kita buatkan Form. Sebagai Contoh, Saya memilih tabel Anggota. Kliklah tabel Anggota di Query seleksi, setelah itu kliklah tombol >> kemudian tekan tombol Next atau bias juga langsung menekan tombol Finish. Maka akan muncul Gambar seperti di bawah ini.
13. Setelah Form Anggotanya muncul, sekarang kita tinggal desain saja, sesuai dengan keinginan kita. Cara untuk mendesainnya adalah sebagai berikut. Klik Kanan pada form Anggota kemudian pilih Design View.

19. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
14. Gambar form ketika di Design View, akan Nampak seperti gambar dibawah ini.
15. Membuat Button.
Cara membuat tombol Button adalah sebagai berikut. Kliklah XXXX Button. Maka pasti akan muncul gambar seperti garis yang di bawah. Tombol Button ini dapat digunakan Lho….. Bisa digunakan untuk menambah, mengedit, menghapus dll, sesuai perintah yg kita inginkan.

20. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
Pasti akan timbul pertanyaan dibenak anda. Dimana ya kita masukkan perintah……..??? Baiklah sebagai contoh, saya akan membuat tombol Tambah di form ini. Setelah kita Klik tombol Button tadi, maka akan muncul Command Button Wizard kemudian pilih Record Operations, perhatikkan Actions yang ada disebelah kanannya, Disana kita kan diperintahkan untuk memilih aksi yang akan di timbulkan ketika tombol ini kita klik. Karena kita mau buat tombol tambah, maka pilihlah Add New Record. Maka akan muncul gambar seperti ini. Ketikkanlah Tambah pada radio button Text. Maka tampilannya akan seperti tombol yang berada disebelah kirinya. Kalau anda ingin menggunakan gambar juga bisa, anda klik saja radio button picture dan pilih gambar yang anda inginkan. Setelah itu klik Finish.
16. Setelah selesai di desain, klik kanan saja pada Form Anggota Dan pilih Form View. Sebagai contoh akan tampil seperti gambar ini. Tampilan, tergantung kreasi anda.

21. {Palu, 1 Desember 2011}
Microsoft Office Access 2007 By Kadek Suastika
Sekian dulu untuk basisdata. Kalau ada yang masih binggung atau belum paham, bisa langsung Tanya saja kesaya baik lewat jejaring sosial Facebook maupun Twitter. Facebook :K-Dex Chiko Stikom. Twitter : Chiko_Jrank.