Dokumen tersebut memberikan panduan dasar tentang sopan santun dalam bisnis, meliputi persiapan penampilan dan mental saat bertemu klien, cara berkenalan dan berinteraksi secara profesional, serta penggunaan alat komunikasi seperti telepon, SMS, dan email sesuai dengan kebutuhan.

1. BASIC COURTESY IN BUSSINESS BY
MISS LY
Anda sudah sering dengar bukan pepatah yang mengatakan “Dimana Bumi di pijak,
disitu langit di junjung” ? Artinya kita harus paham tentang sopan santun dalam
kehidupan sehari-hari, kita juga harus menghormati atau mematuhi adat-istiadat
dimana tempat kita tinggal. Berbicara tentang sopan santun, maka sangat erat
kaitannya dengan komunikasi, sebab apa yang lakukan baik kata-kata maupun
tingkah laku menggambarkan bagaimana sopan santun anda. Oleh sebab itu
kualitas hidup anda tergantung pada komunikasi anda. Orang hebat sekalipun jika
banyak mengeluarkan kata-kata yang tidak baik, maka sudah pasti rendahlah
kualitas hidupnya. Untuk menjadi komunikator yang baik anda tidak harus cantik

2. ataupun ganteng tetapi anda harus menarik dalam artian anda memiliki wibawa
untuk dapat dihormati dan dihargai, dapat berbicara dengan lugas, sopan sehingga
anda mampu masuk dan mempengaruhi pikiran bawah sadar lawan bicara anda.
3 elemen dalam komunikasi :
Keseluruhan kata-kata anda hanya 7% yang dapat di tangkap oleh lawan bicara
anda. Sebab, sekedar berkata-kata saja tidak cukup mempengaruhi orang lain
(pendengar) tanpa diiringi dengan unsur lain seperti yang akan dijelaskan berikut.
Intonasi mempengaruhi 38% terhadap lawan bicara anda. Unsur-unsur yang
meliputi intonasi antara lain Nada suara (tinggi rendahnya suara), Tempo suara
(cepat lambatnya kata-kata) dan power suara.
Fisiologi memberikan kontribusi terbesar dalam mempengaruhi lawan bicara anda
yaitu 55%. Fisiologi ini terdiri atas bahasa tubuh dan ekspresi wajah. Seseorang
dapat ditebak ekspresi wajahnya meski hanya mendengar suaranya, dengan
demikian sebagai pebisnis yang baik diharapkan senantiasa memberikan “smile
voice” saat berbicara dengan lawan bicara anda melalui telepon.
Menurut Kerry L Johnson 83% transaksi penjualan terjadi karena pembeli menyukai
penjualnya. Artinya, terkadang seseorang tidak begitu membutuhkan barang yang
ditawarkan penjual, namun karena adanya interaksi yang dibangun oleh penjual
sehingga terciptanya suasana keakraban maka terjadilah transaksi. Secara tidak
sadar kita akan memilih penjual yang memiliki banyak kesamaan dengan kita.
Sebagai contoh saat kita sedang berbelanja ke pasar, kita akan lebih nyaman saat
berinteraksi dengan penjual yang memiliki kesamaan dengan kita, meskipun harga
barang yang akan dibeli sama harganya dengan penjual yang lain. Banyak hal yang
dapat dilakukan untuk membangun kesamaan (pacing), antara lain kesamaan
bahasa daerah, tempat tinggal, sekolah dan sebagainya. Jika kesamaan ini telah
berhasil dibangun, selanjutnya hal yang harus kita dilakukan adalah mengarahkan

3. lawan bicara (leading), yaitu menjelaskan maksud dan tujuan kita, apakah
menawarkan produk atau kerja sama bisnis.
BASIC COURTESY
Hal-hal dasar yang harus diketahui para pebisnis pemula sebelum berinteraksi
dengan client antara lain :
1. Persiapan
Jika ada istilah yang mengatakan “don’t judge book from the cover”, maka
sepertinya istilah ini harus anda lupakan terlebih dahulu untuk anda yang ingin
menjadi pebisnis, sebab hal yang pasti akan dilihat oleh client pertama kali bertatap
muka adalah penampilan anda, bukan produk atau proposal anda !! Sehingga
penting sekali untuk mengetahui hal-hal yang harus anda persiapkan sebelum
menemui client. Pertama, anda harus mengetahui terlebih dahulu dimana anda
dan client akan bertemu, sebab tempat akan menentukan kostum yang cocok
untuk anda kenakan. Jika anda akan bertemu di kantor, maka sebaiknya gunakan
pakaian formal. Kedua, pastikan kondisi badan dan mulut dalam kondisi wangi dan
segar, sehingga client akan merasa nyaman saat berdiskusi dengan anda. So,
jangan sampe BM atau BB ya broo !!
2. Perkenalan
Sebagai pebisnis yang berkarakter Umar Usman, ucapkanlah salam dan sapaan
yang benar, sopan serta menghargai client. Saling berjabat tangan dan
membangun keakraban, dan diujung pertemuan hal yang mungkin dapat anda
lakukan adalah saling bertukar kartu nama.
3. Jamuan Makan
Pada saat janji temu, pastikan anda datang terlebih dahulu, jangan sampai client
menunggu anda. Kemudian bangun suasana keakraban dan buatlah client
senyaman mungkin dengan memberikan pelayanan yang terbaik.

4. 4. Pertemuan/Rapat
Pada saat pertemuan, jangan mendominasi pembicaraan apalagi memotong
pembicaraan. Biasakan membuat catatan untuk point-point penting, kemudian
pilihlah posisi duduk disebelah kanan client untuk membantu membuat percakapan
lebih nyaman.
5. Berpamitan
Penting sekali untuk anda memperhatikan kalibrasi client anda, jika client sudah
melihat jam berkali-kali, merapikan barang atau kelihatan tidak serius, maka anda
jangan meneruskan presentasi anda, sebaliknya segerakan untuk menutup
presentasi. Kemudian tinggalkan pesan & kesan positif, dan ucapkan terima kasih
dengan tulus.
6. Penggunaan alat komunikasi
Anda harus dapat memilah dan memilih alat komunikasi yang tepat/sesuai dengan
fungsinya masing-masing :
1. Telepon. Anda dapat menggunakannya untuk informasi yang bersifat urgent
dan memerlukan respon yang cepat. Meskipun untuk pembicaraan yang singkat,
anda harus melakukannya dengan cara yang sopan. Kemudian penggunaan telepon
juga tidak disarankan untuk menjelaskan hal-hal yang panjang.
2. SMS/Chat. Jika telepon digunakan untuk mendapatkan respon yang cepat
atau mendesak, maka tidak demikian halnya dengan sms. Anda dapat
menggunakannya jika dimungkinkan anda baru membutuhkan balasan informasi
sehari, atau beberapa hari setelahnya. Hindari penggunaan singkatan yang terlalu
banyak/kurang umum, terutama bahasa alay. Kemudian pastikan terlebih dahulu
dengan membaca dua kali sebelum anda mengirim pesan.
3. Penggunaan Email. Anda dapat menggunakan alternatif email untuk informasi
yang kurang urgent namun membutuhkan penjelasan yang cukup panjang.

5. Gunakanlah bahasa yang baik dan sopan, dan jangan lupa lampirkan identitas anda
(auto signature).