EBOOK ONBOARDING - Hướng dẫn xây dựng quy trình onboarding hiệu quả cho doanh...
Bai 1.1 tong quan ve xay dung quy trinh trong doanh nghiep
1. TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG
QUY TRÌNH TRONG DOANH
NGHIỆP
2019
1
2. NỘI DUNG TRÌNH BÀY
1. Thế nào là quy trình ?
2. Tầm quan trọng của quy trình đối với doanh nghiệp
3. Khó khăn của doanh nghiệp khi thiết kế quy trình không chuẩn
2
3. KHÁI NIỆM QUY TRÌNH
▪ Là một tập hợp các nguồn lực, các hoạt động giữa các bộ phận
có liên quan với nhau để biến đầu vào thành đầu ra.
▪ Có 3 công đoạn chính:
▪ Đầu vào của quy trình là gì ?
▪ Trong quy trình đó chúng ta làm như thế nào để để biến đầu vào đó
thành đầu ra ?
▪ Kết quả đầu ra là gì ?
3
8. LỢI ÍCH CỦA QUY TRÌNH ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP
➢Giảm thời gian xử lý công việc
➢Hiệu suất về thời gian nó sẽ tăng lên
➢Khi làm việc theo quy trình thì các phòng ban trong công ty sẽ
kết hợp với nhau một cách chặt chẽ hơn và sẽ tránh đi tính cá
biệt của các phòng ban
8
9. LỢI ÍCH CÔNG TY NHẬN ĐƯỢC KHI LÀM VIỆC THEO
QUY TRÌNH
➢Nâng cao được sự quan tâm, trách nhiệm của các thành viên
thực hiện công việc
➢Làm gia tăng lòng tin của khách hàng
➢Quy trình luôn chỉnh sửa và phát huy theo hướng tốt nhất phục
vụ khách hàng
9
10. LỢI ÍCH CỦA NHÂN VIÊN NHẬN ĐƯỢC KHI LÀM VIỆC
THEO QUY TRÌNH
HIỂU RÕ
➢Vai trò của bản thân khi làm việc trong doanh nghiệp
➢Trong phòng ban của mình có bao nhiêu quy trình, trong công ty của
mình có bao nhiêu quy trình và khi cần thiết sẽ thực hiện quy trình nào
10
11. LỢI ÍCH CỦA NHÂN VIÊN NHẬN ĐƯỢC KHI LÀM VIỆC
THEO QUY TRÌNH
HIỂU RÕ
➢Các yêu cầu cụ thể của các bước công việc trong một quy trình để
không làm sai, làm thừa hoặc thiếu, nhân viên hoàn thiện công việc
hoàn chỉnh và đầy đủ
➢Ý thức được tầm quan trọng của bản thân mình trong quy trình đó
➢Dễ nhận diện, làm việc và đánh giá được mức độ hoàn thành công việc
đi theo quy trình
11
12. LỢI ÍCH CỦA CẤP QUẢN LÝ NHẬN ĐƯỢC KHI THỰC
HIỆN THEO QUY TRÌNH
➢Sẽ chuyển từ quản lý bằng mệnh lệnh chuyển qua quản lý theo
quy trình
➢Dễ dàng giám sát nhân viên, đánh giá nhân viên và khen
thưởng động viên với nhân viên nào làm đúng theo quy trình
➢Có nhiều thời gian để tổ chức, sắp xếp công việc và học hành
nâng cao khả năng giúp bản thân thăng tiến và phát triển cùng
với công ty
12
13. CÁC Ý CHÍNH:
➢Lợi ích của xây dựng quy trình là phải rất rõ ràng, đầy đủ các bước thực
hiện
➢Dễ hiểu, dễ thực hiện và chuyển giao
➢Đầu ra của quy trình là phục vụ khách hàng
13
14. CÁC Ý CHÍNH:
➢Làm việc theo quy trình thì chúng ta sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và
chi phí doanh nghiệp
• Thời gian cung cấp sản phẩm dịch vụ đến tay khách hàng
• Thời gian của cán bộ quản lý phải giám sát nhân viên
➢Quy trình giúp cho doanh nghiệp tăng cường tính minh bạch trong việc
quản lý, thực hiện công việc và giúp mọi người trong doanh nghiệp hiểu
rõ công việc của nhau
14
15. KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP
KHI THIẾT KẾ QUY TRÌNH
KHÔNG CHUẨN
15
16. KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP
➢Hệ thống tài liệu không đủ nên người ta không biết dựa vào đâu
để thiết kế ra một quy trình chuẩn.
➢Nội dung tài liệu rất sơ sài, khi áp dụng vào thực tế thì cảm thấy
nó không đủ và nó không đáp ứng được yêu cầu thực tế.
16
17. KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP
➢Quá ít biểu mẫu và người nhân viên khi muốn làm công việc đó
họ không có biểu mẫu để điền vào.
• Họ lúng túng trong giải quyết công việc.
• Họ phải chế ra một số biểu mẫu để có thể đáp ứng được yêu cầu công
việc như vậy và sẽ phá vỡ hệ thống quy trình của công ty.
17
18. KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP
➢Một số quy trình thiết kế quá rườm rà, rắc rối và không áp dụng
được vào thực tế hoặc là các bước lại đi ngược với thực tế nên
khi triển khai thực tế không áp dụng được
➢Đơn vị tư vấn thiết kế quá nhiều tài liệu, quy trình khiến nhân
viên không thể thuộc được , không thể hiểu được và không thể
thực hiện đúng được
18
19. KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP
➢Khi mà nhân viên tiến hành làm sẽ xảy ra lỗi, một số quy trình bị
cũ đi và không phù hợp với tình hình mới
➢Khi quy trình nhiều giấy tờ thì lập tức bệnh quan liêu xảy ra
19
20. 3 ĐIỀU KIỆN CHÍNH ĐỂ QUY TRÌNH ÁP DỤNG ĐƯỢC
VÀO THỰC TẾ
➢Quy trình phải rất rõ ràng, đầy đủ
➢Phù hợp với yêu cầu thực tế của doanh nghiệp
➢Phải rất là minh bạch, dễ áp dụng và dễ chuyển giao
20
22. THAM KHẢO
➢ Phan Thanh Bình, Khóa học “Kỹ năng xây dựng quy trình trong
doanh nghiệp”. https://kyna.vn/ky-nang-xay-dung-quy-trinh-
trong-doanh-nghiep
22
