Analis harus menampung ide user tanpa dibatasi ide, pengalaman atau pendapat sendiri Kebiasan analisis terjadi karena : Solusi yang muncul sebelumnya terhadap masalah informasi Terhalang keterbatasan saat penerapan kelengkapan yang diinginkan user Kepentingan yang relatif dari user Tetap terbuka terhadap masukan informasi, jangan sembunyikan inovasi dengan mengedepankan kebiasan sebelumnya

1. Analisa Kebutuhan

2. 4 sasaran analisa kebutuhan
 Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap /
rinci
 Menentukan sistem informasi yang ideal
 Bawa sistem ideal ke dalam kondisi nyata
dengan mengidentifikasi keterbatasan sumber
daya
 Menumbuhkan kepercayaan diri user dengan
menyertakan ke dalam tim pengembangan
sistem

3. Konsep awal kinerja yang
dibutuhkan adalah dengan urutan :
 Tentukan apa yang dibutuhkan user
terhadap sebuah sistem informasi
 Terjemahkan keinginan ini dengan
ketersediaan sumber daya
 Jelaskan keterbatasan sistem yang ada
kepada user

4. Menjelaskan sistem saat ini
 Dua pertanyaan yang dapat dipakai dalam
analisa kebutuhan adalah :
 Apakah ada perbedaan antara rancangan sistem
yang dibuat dengan sistem yang ada saat ini ?
 Bagaimana kinerja sistem saat ini ?
 Yang penting untuk dicatat sehubungan dengan
DAD sistem berjalan :
 Aliran data : volume aliran data minimum / maksimum
/ rata-2
 Simpanan data : jumlah data tersimpan min / max /
ave
 Proses : banyaknya proses yang terlibat untuk setiap
data yang masuk setiap harinya

5. Menjelaskan sistem saat ini
 DAD juga mengindikasi beberapa kegiatan yang
harus dilakukan :
 Kumpulkan dan analisis semua formulir
 Kumpulkan dan analisis semua laporan
 Kumpulkan dan analisis semua elemen data yang
disimpan
 Buat daftar user yang terlibat pada setiap proses
yang potensial untuk diwawancara
 Kumpulkan semua prosedur untuk analisis
dokumentasi
 Kumpulkan volume min/max/ave aliran data dan
proses

6. Keinginan user
 Penyempurnaan adalah pilihan terbaik dari
sebuah perubahan sistem, mungkin tidak/belum
menghasilkan yang paling baik.
 Empat hal penting pada saat menggali informasi
dari user :
 Masalah dengan keinginan user
 Masalah dengan kebiasan analisis
 Penurunan produk / hasil
 Dokumentasi keinginan user

7. Masalah dengan keinginan user
 Keinginan sistem informasi yang diajukan oleh para
pengguna tidak selalu dapat dinilai, sebab :
 Kebutuhan berubah seiring waktu dan berbeda untuk setiap
user. Tingkat pengetahuan user akan mengubah harapan dan
keinginan
 Setelah penerapan sistem informasi baru, user biasanya lupa
apa harapan / keinginannya terhadap sistem yang baru.
 User mempunyai pemahaman sekaligus opini / pendapat.
Pemahaman didapat dari pengamatan situasi aktual ; opini tidak
berdasarkan fakta dan observasi
 Terkadang user tidak mempunyai keyakinan
 Ada jarak antara pendapat user tentang sistem informasi yang
diinginkan dengan sistem informasi yang ideal
 Sistem yang diinginkan menjadi hanya sedikit lebih baik dari
sistem saat ini

8. Masalah dengan kebiasan analisis
 Analis harus menampung ide user tanpa
dibatasi ide, pengalaman atau pendapat sendiri
 Kebiasan analisis terjadi karena :
 Solusi yang muncul sebelumnya terhadap masalah
informasi
 Terhalang keterbatasan saat penerapan kelengkapan
yang diinginkan user
 Kepentingan yang relatif dari user
 Tetap terbuka terhadap masukan informasi,
jangan sembunyikan inovasi dengan
mengedepankan kebiasan sebelumnya

9. Penurunan produk / hasil
 Permintaan keinginan user menghasilkan
lima produk :
Tujuan yang spesifik / khusus
Jenis laporan dan frekuensinya
Kebutuhan pelatihan
Dokumentasi vs penggunaan sistem laporan
Merasakan kebijakan organisasi

10. Dokumentasi keinginan user
 Sebagai pewawancara user, analis harus
merekam keinginan user. Dokumentasi ini dapat
digunakan untuk :
 Dasar kesepakatan tentang kebutuhan user
 Membantu user mendeskripsikan sistem yang
diinginkan
 Menyediakan format wawancara terstruktur yang
dapat mengurangi dampak kebiasan analisis

11. Contoh formulir kebutuhan user :
KEBUTUHAN DAN PILIHAN USER
Nama user :
Unit / Bagian :
Jabatan :
Karakteristik sistem yang diinginkan :
Alasan :
Apakah sistem yang sekarang telah memenuhi hal tersebut ?
Jika tidak / belum jelaskan alasannya :
Jalan keluar lain jika hal tersebut diatas tidak terpenuhi ? ( Jika tahu )

12. Metode analisis kebutuhan
 Biasanya kegiatan pengumpulan data
menggunakan metode wawancara, kuesionair,
observasi, analisa prosedur, survei dokumen.
 Penjelasan metode-metode berdasarkan :
 Bagaimana metode tersebut digunakan
 Sasaran metode
 Kelebihan
 Kekurangan
 Kapan sebaiknya digunakan

13. Wawancara
 Bagaimana metode ini digunakan
Pilih orang yang potensi untuk diwawancara
Buat janji dengan orang yang dipilih
Rancang pertanyaan yang terstruktur untuk
wawancara
Wawancara orang tersebut secara pribadi
dan rekam / catat tanggapannya

14. Wawancara
 Sasaran metode ini
 Personil kunci dari proses-proses dalam DAD
 Terkadang personil di luar sistem seperti suplier atau
pelanggan
 Kelebihan metode ini
 Pewawancara mampu meminta keyakinan atas
respon yang diterima
 Baik untuk suatu penyelidikan dengan menggunakan
pertanyaan yang tidak terstruktur
 Menunjukkan kehadiran personal
 Mendapatkan tanggapan yang tinggi jika ada jadwal
pertemuan

15. Wawancara
 Kelemahan :
Butuh waktu yang banyak
Perlu latihan dan pengalaman sebagai
pewawancara
Sulit membandingkan hasil wawancara
karena keragaman yang diwawancara
Sulit untuk memilih hanya sebagian yang
akan diwawancara tanpa mempertimbangkan
yang lain

16. Wawancara
 Kapan metode sebaiknya digunakan
Memperoleh pendapat dari personil kunci
Menguji kredibilitas / kepercayaan
Mengetahui ada / tidaknya ketidak yakinan
atau perbedaan pendapat (kontradiksi)
Memantapkan kepercayaan tim perancang

17. Kuesioner
 Bagaimana metode digunakan
 Rancang standar kuesionair
 Kuesionair dikirim ke sebagian besar user
 Tanggapan terstruktur disimpulkan dalam bentuk
statistik tersebar
 Sasaran metode
 Semua user yang mungkin mengetahui pemecahan
masalah sistem
 Semua user yang terlibat dalam setiap proses dalam
DAD

18. Kuesioner
 Kelebihan metode ini
 Lebih murah dan lebih cepat dibandingkan
wawancara
 Tidak perlu penanya yang terlatih, cukup seorang
yang cukup ahli dalam merancang kuesionair
 Mudah dalam membuat sintesa hasilnya selama
pertanyaannya sudah terstruktur
 Dapat dengan mudah menjangkau semua user
dengan biaya rendah

19. Kuesioner
 Kelemahan metode ini
 Tidak dapat menanyakan hal yang berbeda terhadap
user khusus
 Keterlibatan analis tidak mengenai orang tertentu
 Tingkat tanggapan rendah karena tidak ada
keharusan bagi user untuk mengembalikan
kuesionair
 Tidak dapat menggali jawaban lebih dalam terhadap
tanggapan user tertentu (khusus)

20. Kuesioner
 Metode ini paling baik digunakan jika :
Masalahnya sederhana, pertanyaannya tidak
ambigu
Banyak jumlah user (partisipan) yang ingin
dilibatkan
Waktu dan dananya terbatas

21. Observasi
 Bagaimana menggunakan metode ini :
 Analis datang ke area dan melakukan pengamatan
 Analis mencatat segala yang terjadi di lapangan,
khususnya volume dan kecepatan proses
 Sasaran metode ini :
 Lokasi proses secara geografis seperti yang terlihat
dalam DAD
 Keuntungan metode ini :
 Hasilnya lebih mendekati kenyataan bukan hanya
pendapat
 Tidak membutuhkan pertanyaan yang tersususn
 Tidak ada hal yang disembunyikan
 Analis tidak begitu saja mempercayai pendapat user

22. Observasi
 Kerugian metode ini :
 Kemungkinan analis melakukan perubahan
operasional jika tahu
 Tidak ada pengamatan yang selesai dalam waktu
singkat
 Butuh pengalaman dan ketrampilan analis dalam
bidangnya
 Kapan metode ini sebaiknya digunakan :
 Membutuhkan gambaran yang lebih banyak tentang
waktu, volume proses dll
 Ada kecurigaan terhadap kebenaran informasi yang
diterima

23. Analisa Prosedur
 Bagaimana menggunakan metode ini :
 Prosedur operasinya adalah mempelajari dokumen-
dokumen kunci yang berhubungan dengan sistem
informasi. Seperti yang tergambarkan dalam DAD
sebagai aliran data.
 Aliran setiap dokumen kunci digambarkan dan
dijelaskan dalam prosedur operasi sistem
 Melalui observasi, analis mempelajari kondisi aktual
dokumen tersebut yang berhubungan dengan
volumen penyebaran, arah aliran dokumen dan apa
yang dilakuakn terhadap dokumen beserta dengan
kopiannya.

24. Analisa Prosedur
 Sasaran metode :
 Dokumen kunci seperti yang digambarkan dalam
DAD
 Proses-proses yang ada di DAD
 Keunggulan metode ini :
 Pengujian terhadap prosedur dapat dilakukan dengan
dampak dan pengaruh minimal dari personel
(operator)
 Aliran prosedur dapat digunakan sebagai daftar
periksa saat observasi (mempercepat observasi,
mereduksi campurtangan analis terhadap fungsi
operasi)

25. Analisa Prosedur
 Kekurangan metode ini :
 Mungkin prosedurnya tidak lengkap atau tidak up to
date
 Penggambaran prosedur aliran dokumen
membutuhkan banyak waktu dan ketrampilan analis
 Metode ini tepat digunakan bila :
 memutuskan masalah apakah rancangan sistem
yang salah atau pelakunya untuk melanjutkan
rancangan yang baik
 Tim analis tidak semua terbiasa dengan alir dokumen
 Penjelasan aliran dokumen dengan observasi
mengganggu pekerjaan

26. Survei Dokumen
 Bagaimana menggunakan metode ini :
 Tentukan dokumen dan laporan kunci
 Kumpulkan dokumen dan laporan yang aktual
 Untuk setiap dokumen atau laporan, jenis data berikut
perlu disimpan : nama field, format, frekuensi
penggunaan, dan susunan pengkodean
 Sasaran metode :
 Aliran data kunci sperti yang tdigambarkan dalam
DAD

27. Survei Dokumen
 Keuntungan metode :
 Gangguan terhadap fungsi operasi minimum
 Segera dapat dibuat kamus data
 Selalu dimungkinkan perubahan tanpa melakukan
perubahan prosedur dari sistem berjalan
 Kelemahan metode :
 Boros waktu
 Metode ini paling baik digunakan saat :
 Sesaat sistem baru mulai dirancang

28. Sampling
 Dapat membantu mengurangi waktu dan
masalah analisa
 Perlu cermat dalam memilih sampel
 Saran :
 Hati-hati dalam menentukan sampel yang dapat
membantu
 Tidak perlu sampel yang sempurna
 Gunakan sampel yang tepat, sampel adalah fakta
dan bukan pendapat (opini). Fakta dalam dokumen,
prosedur dan laporan yang mengabaikan penilaian
atau aduan.
 Jangan takut mengulang pengambilan sampel

29. Wawancara
 Siapa yang harus diwawancara ?
 Orang yang memahami persoalan baik secara umum,
rinci maupun aspek lingkungannya
 Haruskah dicatat ?
 Tidak harus, maka :
 Buat wawancara yang pendek supaya mudah mengingatnya
 Setelah wawancara segera catat bersama dengan hasil
wawancara yang lain
 Kecuali ada penjelasan yang sangat”critical” wawancara
harus tercatat
 Berapa orang yang harus diwawancara ?
 Secukupnya, tidak ada standar

30. Wawancara
 Pertanyaan terstruktur / tidak ?
 Dokumentasi
 Nama pewawancara, tanggal & waktu dilakukan
wawancara
 Susunan pertanyaan
 Nama dan posisi yang diwawancara
 Sinopsis kesimpulan
 Analisis fakta dan analisis untuk ke kesimpulan
terstruktur Semi terstruktur tidak terstruktur
kuesionair wawancara
Gunakan alat
klerikal manajemen
Tingkatan
organisasi

31. Wawancara
 Tujuan
Meperoleh tanggapan terhadap pertanyaan
kunci dan pertanyaan lain yang berkaitan
Memunculkan pendapat
Membuat keyakinan kepada pendengar
Mengukur ketidak yakinan atau perbedaan
pendapat
Menyajikan kemampuan tim analis

32. Contoh kuesioner
Profil Prototipe
1. Apakah anda menggunakan prototip ? Ya / Tidak (jika tidak ke nomor 10)
2. Seberapa sering anda menggunakan ? Selalu / sering / tidak tentu
3. Apakah anda menggunakan PC dalam prototipe ? Selalu / sering / tidak
tentu
4. Pentingkah penggunaan prototipe ? Penting sekali / penting / biasa /
tidak penting
5. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk membuat prototipe ? Min …..
Rata-rata …….Maksimum…….
6. Aplikasi seperti apakah yang anda buat ? Proses transaksi / MIS / DSS /
ES / lain-lain …….
7. Bahasa pemrograman apa yang saudara pakai ? Cobol / C / Pascal /
Fortran
8. Setelah sistem baru diterapkan untuk apakah prototipe-nya ? Dibuang /
Latihan / Demo / Lain-lain ………
9. -------
10. Mengapa anda tidak menggunakan prototipe ?