Dokumen ini memberikan panduan pengguna akhir untuk manajemen konten dalam Alfresco. Mencakup cara membuat space, menambahkan konten, membuat konten baru, mengelola metadata, membuat aturan, mengatur hak akses, memeriksa masuk dan keluar konten, serta versi konten.

1. Alfresco End User Manual
Manajemen Konten dalam
Alfresco
This document is licensed under The Creative Commons BY-NC-ND 3.0 License

2. DAFTAR ISI
1. Manajemen Konten dalam Alfresco ........................................................................................ 1
1.1 Membuat Space................................................................................................................ 1
1.2 Add Content ..................................................................................................................... 2
1.3 Create Content ................................................................................................................. 4
1.4 Pengelolaan Properties/Metadata .................................................................................... 5
1.5 Rule .................................................................................................................................. 6
1.6 Content/Space Access Right.............................................................................................. 9
1.7 Check In – Check Out Content......................................................................................... 12
1.8 Versioning ...................................................................................................................... 14
Contact Us ....................................................................................................................................... i
License ............................................................................................................................................ ii
Disclaimer ...................................................................................................................................... iii

3. 1. Manajemen Konten dalam Alfresco
1.1 Membuat Space
Space merupakan folder dalam Alfresco yang memiliki beberapa kelebihan seperti bisa diatur
siapa saja yang bisa mengakses, menambahkan rule, dsb. Sebelum kita menambahkan konten,
kita perlu memutuskan bagaimana kita akan mengatur home space kita. Dalam Alfresco kita
menggunakan spaces untuk menyimpan dan mengatur konten dan space yang lain, sehingga
nantinya anda dapat menemukannya dengan mudah, dan juga untuk kolaborasi. Untuk contoh ini
kita akan menciptakan sebuah sub-space yang disebut 'My web documents' untuk HTML file.
1. Dari menu Create untuk user home space, pilih New Folder ( ). Sebuah dialog
dibuka yang memungkinkan Anda untuk membuat space baru.
2. Masukkan nama untuk space: di sini kita menggunakan nama 'My web documents'. Kita dapat
memasukkan informasi title dan description tentang space dan memilih ikon untuk space.
Gambar 1 Tampilan pada saat memasukan Space
3. Selanjutnya klik Submit. Ini akan menciptakan folder space baru pada user home anda.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |1

4. Gambar 2 Tampilan Create Space
1.2 Add Content
Untuk menambah content dalam suatu space yakni dengan meng-upload dokumen yang kita
miliki ke salah satu space di alfresco.
Cara untuk upload dokumen ke dalam Alfresco:
1. Navigasi ke salah satu space, misal space ‘My Web documents’.
2. Pilih ‘Upload’
3. Browse file yang ingin ditambahkan ke dalam Alfresco, dan klik OK
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |2

5. Click on this menu to browse file
File which is ready to upload
Gambar 3 Form Upload content
4. Untuk mengedit metadata yang terkait dengan dokumen tersebut, baik metadata default dari
Alfresco maupun custom metadata tambahan pilih menu Edit Properties. Ubah metadata yang
disediakan. Pilih tombol Save, properti akan disimpan. Jika ada properti yang diperlukan untuk
harus diisi, tombol Save hanya akan diaktifkan ketika semua mandatory property ini selesai.
Edit Properties
Gambar 4 Link to edit the properties
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |3

6. Gambar 5 Tampilan modify content properties
1.3 Create Content
Dalam Alfresco kita bisa langsung membuat content, dan edit content tersebut tanpa perlu
memakai aplikasi lainnya seperti Ms Office, dsb, namun untuk create content langsung dari
Alfresco hanya terbatas pada 3 jenis file yaitu : *.txt, *.html dan *.xml
Cara untuk create document dalam Alfresco:
1. Navigasi ke salah satu space, misal space space ‘My Web documents’. Dari menu Create untuk
space 'My web documents', pilih Create Content. Sebuah wizard dimulai yang memungkinkan
anda untuk membuat konten baru. Langkah pertama adalah untuk memberikan beberapa
properties dasar, seperti namanya.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |4

7. Gambar 6 Form Create content Wizard steps 1
2. Pilih tombol create untuk melanjutkan pembuatan content baru yakni sebuah file plain text.
3. Secara default, anda akan di-redirect ke halaman view details content yang telah anda buat
tersebut. Anda masih dimungkinkan untuk mengedit data content dengan memilih aksi Inline
Edit.
1.4 Pengelolaan Properties/Metadata
Untuk melihat rincian dari item konten, kita dapat memilih action View Details, salah satu
ikon di sebelah kanan item konten yakni pada Document Actions.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |5

8. Gambar 7 Tampilan Details dari content
Dari halaman rincian konten, kita dapat mengubah properti dengan memilih Edit Metadata pada
panel Document Actions. Pilih link View In Browser dalam panel Links akan meminta halaman
konten ditampilkan atau didownload melalui browser. Kita juga dapat men-download konten ke
disk lokal sebagai file dengan memilih ikon Download.
1.5 Rule
Salah satu fitur utama dari Alfresco adalah Rule. Rule merupakan aturan-aturan dalam suatu
space, yang akan men-trigger suatu action/kejadian tertentu jika ada kondisi tertentu yang
dipenuhi.
Beberapa contoh action/kejadian yang bisa diterapkan adalah :
 Mengirim email jika ada content baru dalam suatu space.
 Move dokumen ke folder lain jika nama folder tersebut mengandung kata tertentu
 Copy dokumen ke folder lain jika nama folder tersebut mengandung metadata tertentu
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |6

9. Kondisi yang bisa diterapkan adalah :
 Melakukan action jika ada content baru masuk dalam space tersebut
 Melakukan action jika ada content yang diupdate dalam space tersebut
 Melakukan action jika ada content yang dihapus ataupun pindah dari space tersebut
Di bawah ini akan diberikan langkah-langkah membuat rule untuk contoh kasus jika ada dokumen
baru yang baru dalam suatu folder, maka Alfresco akan mengirimkan email ke seorang user yang
berwenang
1. Navigasi ke space yang akan kita aplikasikan rule tersebut, dan pilih action Manage Content
Rules (di dalam More Actions).
Gambar 8 Tampilan Manage Content Rules
2. Untuk menambahkan aturan baru, pilih Create Rules dan kita akan dibawa ke aturan wizard
untuk menetapkan aturannya.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |7

10. Gambar 9 Tampilan Create Rule Form
3. Kita harus mengisi nama rule yang akan dibuat, misalnya: My Rule – Send Email for all new
items.
4. Di bagian selanjutnya kita bisa memilih kondisi kapan action tersebut akan dilakukan. Untuk
contoh ini kita pilih Inbound (Item are created or enter this folder), yakni rule ini akan
diterapkan untuk item-item yang dibuatkan atau ditambahkan pada folder tersebut.
5. Dalam contoh ini, kita akan memilih All Items, action yang dilakukan pada setiap Konten
ditambahkan ke dalam space.
6. Pada bagian Perform Action pilihlah Send Email, akan tampil tombol message, klik pada
tombol message tersebut, akan tampil form seperti pada gambar dibawah ini. Kemudian isilah
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |8

11. data tersebut sesuai kebutuhan anda ataupun dengan mengikuti cara pengisian seperti contoh
pada gambar yakni dengan menggunakan template yang ada use template. Setelah selesai
mengisi form send email, klik tombol OK.
Gambar 10 Tampilan Create Rule Wizard Step 2
7. Agar rule yang kita buat juga diterapkan pada subfolder dimana kita menerapkan rule
tersebut, maka centanglah pada bagian “Rule applies to subfolders”.
8. Setelah selesai mengisi keseluruhan data dengan benar, maka klik pada tombol Create dan
telah dibuat sebuah rule untuk folder/space tersebut.
1.6 Content/Space Access Right
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |9

12. Dalam Alfresco kita bisa menentukan siapa saja yang bisa mengakses content atau space, dan
siapa saja yang tidak boleh mengakses content atau space. Dan hak akses ini terdiri dari beberapa
level berikut:
Nama Role Hak Akses
Consumer Membaca content
Editor Membaca dan edit content
Contributor Membaca dan menambah content
Collaborator Membaca, edit dan menambah content
Coordinator Membaca, edit, menambah dan menghapus content
1. Pada content/space, klik View Details – Manage Space/Content Users. Ini akan
menampilkan siapa saja user yang memiliki akses terhadap space atau content tersebut.
Gambar 11 Pilihan Menu untuk me-manage permissions pada sebuah folder/space
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 10

13. Gambar 12 Tampilan Manage Permissions pada sebuah folder/space
2. Pilih Add User/Group untuk mengundang pengguna ke space/content. Ini akan membuka
form pencarian untuk memilih user/group dan peran (role) yang diinginkan dari
user/group tersebut.
Gambar 13 Tampilan Manage Permissions pada sebuah folder/space
3. Contohnya Pilih Group 'Marketing' dan tambahkan dia dengan role 'Consumer'.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 11

14. 4. Pilih tombol Save.
1.7 Check In – Check Out Content
Secara umum, sistem Enterprise Content Management memiliki konsep check in-check out. Check
out merupakan suatu kondisi dimana seorang user mengambil suatu dokumen dan lock dokumen
tersebut sehingga tidak ada user lain yang bisa mengubahnya. Hal ini berguna untuk menjaga
konsistensi suatu dokumen. Jadi jangan sampai seorang user menyimpan content/dokumen
tersebut dalam komputer lokal mereka untuk dikerjakan di luar kantor, namun pada saat itu user
lain melakukan edit terhadap dokumen tersebut.
Jika user yang melakukan check out tersebut telah melakukan perubahan, maka user tersebut
akan melakukan check in ke dalam Alfresco, sehingga content tersebut bebas di-edit oleh
siapapun yang memiliki akses.
Cara melakukan check in – check out pada Alfresco
1. Pada content yang diinginkan (yang pernah kita upload ke server alfresco tersebut), klik
View Details - Edit Offline
2. Akan tampil dialog yang memberi kita pilihan untuk menyimpan working copy content
tersebut ke lokal komputer kita, dan kita akan di-redirect ke halaman Documents I’m
Editing, seperti pada gambar berikut ini.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 12

15. Gambar 14 Tampilan working copy setelah mengklik Edit Offline
Akan tetapi jika kita lihat kembali ke folder dimana dokumen yang sedang kita edit tersebut maka
tampilannya akan seperti pada gambar dibawah ini yakni ada pesan bahwa dokumen tersebu
sedang di-lock oleh anda.
Gambar 15 Tampilan dokumen yang sedang di-lock
Apabila anda sudah memiliki versi baru dari dokumen tersebut, maka untuk menguploadnya ke
alfresco yakni dengan meng-klik tombol Upload New Version seperti pada gambar dibawah ini.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 13

16. Gambar 16 Tampilan dokumen yang sedang di-lock
1.8 Versioning
Secara default, versioning dalam Alfresco Share sudah diaktifkan yakni ketika kita meng-upload
atau meng-create sebuah content maka versi content tersebut menjadi Version 1.0.
Perhatikan gambar dibawah ini untuk melihat versioning pada sebuah content pada view details
content tersebut.
Gambar 17 Tampilan Version History suatu content
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 14

17. Contact Us
PT Softbless Solutions
Perkantoran Mitra Matraman Blok A2 No 11
Jl Matraman Raya No 148
Jakarta, 13150
Indonesia
Phone : (+62-21)85918058-59
Fax : (+62-21)85918059
Email : info@softbless.com
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |i

18. License
This document is licensed under The Creative Commons BY-NC-ND 3.0 License
Exception : if you want to use this document for governmental/education organization, you could
ask the softcopy version, and you could rebrand it for free. You could contact us at :
info@softbless.com
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | ii

19. Disclaimer
By accessing this document, you deemed to have understood and agreed to all terms and
conditions (disclaimer) applies in the use of this document, as listed below. Do not access this
document or any page of this document if you do not agree with the following terms and
conditions.
Please read all terms and conditions carefully.
Terms and conditions, can be revised by PT Softbless Solutions from time to time without notice.
Softbless not responsible for any damage caused and the impact if the material in this document
is disseminated by the visitors of this document.
The material contained in this document may be a self-made materials, and / or materials taken
from the work of others, and or free translation results from the other party's material. If the
material in this document is taken or translate part or all of the other party's material, then the
reference source will be listed.
Softbless not responsible for any errors and delays in updating data or information or any losses
arising from actions related to the use of data / information presented on the document
Softbless.com.
Softbless not responsible for the impact or any losses resulting from actions associated with the
use of data and information contained in this document.
The material in this document is not sponsored by, supported by, or affiliated with Liferay,
Alfresco, SugarCRM and Drupal. Liferay, Alfresco, SugarCRM and Drupal are trademarks or
registered trademarks of Liferay, Alfresco, SugarCRM and Drupal. We provide services for Liferay,
Alfresco, SugarCRM, Drupal but we are not a registered partner of Liferay, Alfresco, SugarCRM and
Drupal.
Liferay, Liferay Portal, and the Liferay logo are trademarks or registered trademarks of Liferay,
Inc., in the United States and other countries.
Alfresco and the Alfresco logo are registered trademarks of Alfresco Software Inc, in the United
States and other countries.
Drupal is a Registered Trademark of Dries Buytaert.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | iii

20. SugarCRM is a registered trademark of SugarCRM in the United States, the European Union and
other countries.
Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | iv