Agile retrospectives - erfaringer fra en agile coach

Global Business Services, GBS

Agile retrospectives
Erfaringer fra en agile coach

bestbrains
4. september 2012

© 2012 Søren Weiss Hansen


The agile coach team in IBM/DK
 Min. 5 years of practical experience (scrum)
 Have worked as scrumteammembers, scrummasters, product owners and agile coaches
 Have faced the “dragons”- and are still alive…

Søren Thomas Gitte Annette
Weiss Byrdal Klitgaard Klink
• Coaching • Agile tools • Agile testing • Management
• Scrum practices • International • Process & • Agile contracts
• Agile values scrum teams Methodology • Training

© 2012, Søren Weiss Hansen
3


Agile coaching @IBM/DK 2008-2012

4 agile
89 coaches
Projects

131
teams

1089 people


Stop, reflekter og find en bedre vej….
“Here is Edward Bear coming downstairs now.
Bump, bump, bump, on the back of his head,
behind Christopher Robin. It is, as far as he
knows, the only way of coming downstairs, but
sometimes he feels that there might be another
way. If only he could stop bumping for a
moment and think of it.”
A. A. Milne
Winnie the Pooh
(Peter Plys)

”De fleste siger, at de gerne vil lære, men færre tager sig tiden til det…”


Hvad er et retrospective?
“Et møde af en fast varighed afholdt mellem sprints
med det formål at drage sig erfaringer med, hvad
der virker særlig godt, og hvad der kan forbedres
yderligere. Erfaringerne omsættes til forbedrende
handlinger i det næste sprint og på den måde
optimeres arbejdsformen, leverancerne og
trivslen”.

Andre kilder:
• Scrumfoundation
• Scrum.org



Historie
• 1997: in "Surviving Object-Oriented Projects", Alistair Cockburn describes several
projects (dating as far back as 1993) informally using the practice, but does not give it a
label; he summarizes it as "Work in increments, focus after each"
• 2001: the first description of a "reflection workshop" in the context of an Agile project
appears in Alistair Cockburn’s "Agile Software Development"
• 2001: regular retrospectives are one of the principles of the Agile Manifesto: "At regular
intervals, the team reflects on how to become more effective, then tunes and adjusts its
behavior accordingly", though not necessarily yet common practice
• 2001: the term "Project Retrospectives" is introduced in Norm Kerth’s book of the same
name
• 2001: the XP community endorses retrospectives early on, by way of a paper at XP2001
on "Adaptation: XP Style"
• 2003: thanks in good part to sessions at the XP Day cycle of conferences, more teams
start practicing project and iteration retrospectives
• 2006: the publication of Esther Derby and Diana Larsen’s "Agile Retrospectives" brings to
a close the codification of heartbeat retrospectives
Kilde: agilealliance.org



Læring i det traditionelle og i det agile projekt

• Varighed: 1-3 dage
• Gennemføres efter projektet er afsluttet
Evaluering •
•
Fokus på det der ikke virkede
Reflektion og læring til brug i næste projekt
• Vanskeligt at overføre læringen til næste
(Traditionel udvikling) projekt. Projekt-
leder

• Varighed: 2-4 timer
• Gennemføres efter hver iteration
Retrospective • (Også) fokus på det, som vi er gode til og
som vi vil gøre mere af
• Reflektion og læring til brug i næste iteration
(Agile udvikling) • Forholdsvis nemt at overføre læringen til den Scrum-
næste iteration. master



Miniretrospective – et eksempel
Hvor mange af jer har deltaget i et retrospective?

Hvor godt fungerede det seneste retrospective, som du deltog i? (Fo5)

Hvad fungerede særlig godt? (Skriv på en grøn post it note)
Hvad fungerede særlig dårligt? (Skriv på en rød post it note)

Gruppen placerer alle post it notes på en easyflip og danner sig et overblik emnerne (uddyb for hinanden hvis der er tvivl om indhold).

Organiser identiske emner i klynger. Tegn en cirkel om en klynge og navngiv den.

Hver person har tre stemmer (dot votes). Stem på de tre emner, som du er mest interesseret i at undersøge nærmere.

Skriv emnet med flest stemmer på en ny easyflip og tegn en cirkel om emnet.

Vedkommende, der har skrevet emnet, præsenterer det for resten af gruppen.

Tegn - som en gruppe - et mindmap eller et rigt billede, der viser hvordan man i det næste retrospective, som I skal deltage i, vil kunne
bruge jeres indsigt om emnet til at forbedre mødet.

Præsenter mindmap / rigt billede for de andre grupper.



Miniretrospektive - opfølgning

”Hvad er den vigtigste læring, som
du tager med fra denne øvelse?”



Mønstre

#1 - Manglende #2 - Manglende #3 - Manglende #4 - Manglende #5 - Svagt
forberedelse struktur opfølgning variation i øvelserne formulerede mål

#6 - Passive #7 - Forhastede #8 - Utilstrækkelig #9 – Uklare #10 - Facilitatoren
mødedeltagere konklusioner tid / for megen tid møderegler faciliterer ikke

#12 - Manglende #13 - Skøjten #15 - Utryg
#11 - Distribuerede
anerkendelse af ovenpå de “farlige” #14 – ??? stemning / blame
teams
retrospectivemødet emner game

#18 - Manglende #19 - Venten på #20 –Prøver at
#16 -Ugunstige #17 - Manglende opfølgning på mål næste retrospective implementere for
fysiske rammer mødetidsdisciplin fra seneste før en ændring kan mange ændringer
retrospective gennemføres på een gang



TIP: Bed deltagerne
reflektere før mødet og
medbringe input/data til
#1 - Manglende forberedelse mødet

TIP: Brug en sprintlog til at
indsamle information
undervejs i sprintet

Indsaml Indsaml TIP: også deltidsansatte,
relevant relevant studentermedhjælpere,
information fra information fra projektkoordinatorer osv.
stakeholders ledelsen kan have gode input til
arbejdsformen, processen
eller interaktionen med
Logistik andre enheder.
Indsaml
relevant Find gerne en
information fra lokation der
scrumteamet indbyder til
inspiration

Indsaml
Design /
relevant
information fra Facilitator forbered
øvelser
product owner



#2 - Manglende struktur

Set the Generate Decide what Close the
Gather data
stage insights to do retrospective

• Agenda • Brainstorming • Organiser data • Brainstorm • Check out
• Mål • Objektivt og • Opsummere actions • Retrospective on
• Check in factsbaseret • Analyser • Prioriter actions the retrospective
• Find mønstre • Filtrer actions
• Få ideer • Beslut
• Commit
• Vælg ansvarlige
• Aftal deadlines
• Overfør til næste
sprint

Kilde: Agile Retrospectives – making good teams great (D. Larsen, E. Derby)



#3 - Manglende opfølgning

• Gør i teamrummet actions for næste
sprint synlige.

Implementer • Følg op i teamet løbet af sprintet.
actions • Vær disciplineret.
som tasks • Husk at det tager tid (mindst et
sprint) at ændre en vane.
i næste sprint
• Husk at lave opfølgning på næste
retrospective.



#4 - Manglende variation i øvelserne (1/2)
Close the
Set the stage Gather data Generate insights Decide what to do
retrospective

Time line and The retrospective
Check in Brainstorming/filtering +/Delta
variations planning game

Focus on / focus off Triple nickels Force field analysis SMART goals Appreciations

ESVP Color code dots 5 whys Circle of questions Temperature reading

Helped, hindered,
Working agreements Mad, sad, glad Fishbone Short subjects
hypothesis

Temperature reading Locate strengths Patterns and shifts Triple nickels ROTI

Satisfaction histogram Satisfaction histogram Prioritize with dots Force field analysis Satisfaction histogram

Report out and
Team Radar Team Radar
synthesis

Like to Like Identify themes Learning matrix

FRIM Learning matrix Short subjects

Kilde: Agile Retrospectives – making good teams great (D. Larsen, E. Derby)



#4 - Manglende variation i øvelserne (2/2)

Benyt gerne temaretrospectives der er
designet så øvelserne passer til det
udviklingstrin, hvor teamet er.

- ”Hvordan kan vi optimere på de tre roller?”

- ”Hvordan får vi PBL’en i en tilstand, hvor
den øverste del er groomet tilstrækkeligt?”



#5 - Svagt formulerede mål

Før ændring til smart-mål:
“Vi aftaler at øge anvendelsen af pair programmering”.

Efter ændring til smart-mål:
“Målet er at pair programmere mindst 5 timer dagligt
startende næste mandag. Vi roterer dagligt. Peter laver et
skema med et program over ordningen, og vi evaluerer på
næste retrospective”.

Tip:
• Lav eet smart mål ad gangen

• Lav 1-5 actionpunkter til hvert mål

• Udpeg en ansvarlig

• Planlæg med flere iterationer (pas på ikke at undervurdere
tidsforbruget)
• Det kræver øvelse at lave gode smart mål



#6 - Passive mødedeltagere
Sørg for at samtlige mødedeltagere ”byder op til dans” i løbet
af de første 5 minutter af mødet.

Isen brydes ved at få samtlige deltagere til at sige noget.
Undersøgelser viser, at det er afgørende for aktivitetsniveauet i
løbet af mødet, at alle mødedeltagerne indenfor de første få
minutter af mødet får sagt noget.

Efter velkomsten og præsentation af mål og agenda, stiller
retrospectivelederen eet kort spørgsmål. Hver person svarer efter
round-robin princippet. Der stilles spørgsmål, som kan besvares
kortfattet. Eksempler på spørgsmål:
• Udtrykt i een sætning, hvad håber du, at vi opnår med dagens
retrospective?

• Udtrykt i eet ord, hvordan er din egentilstand lige nu?

• Hvad er din største bekymring i relation til dagens
retrospective?
Retrospecitvlederen går rundt i lokalet og lytter aktivt men uden at
bedømme svarene, dvs. uden at sige "godt", "super", "perfekt" osv.
Retrospecitvlederen takker afslutningsvist alle personerne for
deres deltagelse.



#7 - Forhastede konklusioner

Dette er et mønster, som jeg ofte ser på retrospectives, typisk hvor der mangler
struktur og facilitering.

Følgende ses:

- Teamet indsamler ikke data men hopper direkte til at konkludere ved at spørge
teamet: ”hvad gik godt?” og ”hvad skal vi gøre anderledes?”.

- Teamet kommer i tidsnød og konkluderer med ”hovedet under armen”

Tip: Pas på! Forhastede konklusioner kan underminere tilliden til retrospectivet som institution.



#8 - Utilstrækkelig tid / for megen tid
Eksempel: 2 timer
Varighed: 2 - 4 timer Fase
Set the stage
Procent Minutes gns.
5% 5 minutter
Gather Data 30% - 50% 50 minutter
Generate insights 20% - 30% 30 minutter
Decide what to do 15% - 20% 20 minutter
Close the retrospective 10% - 15% 15 minutter
Eksempel: 3 timer
Fase Procent Minutes gns.
Set the stage 5% 10 minutter
Generate insights 20% - 30% 45 minutter
Decide what to do 15% - 20% 30 minutter
Eksempel: 4 timer
Fase Procent Minutes gns.
Set the stage 5% 15 minutter
NB.: En halv time er ikke tilstrækkelig tid, hvis man skal Generate insights 20% - 30% 60 minutter
ned under overfladen og finde problemernes rod. Et
retrospective af en acceptabel kvalitet kræver mere tid! Decide what to do 15% - 20% 40 minutter



#9 - Uklare “møderegler”

At skabe et sæt af regler, som teammedlemmerne
aftaler at følge med henblik på at skabe et miljø, hvor
man kan arbejde sammen effektivt. Reglerne skabes
af teamet selv. Reglerne skal holdes indenfor
rammerne af scrum. Working agreements kan
justeres fra sprint til sprint. Se eksempler herunder:

 Passivitet er ikke en acceptabel adfærd.
 Mobiltelefoner skal holdes slukket under alle
scrumsessioner.
 Man forlader ikke en sessionen, før den er
afsluttet. I tilfælde af, at man skal gå tidligt, aftaler
man det med resten af teamet ved mødestart.
 Alle meninger er velkomne.
 Teamet skal tilstræbe en anerkendende
interaktion med hinanden.
 Man holder ikke “møder i mødet”
 Der tales engelsk, så snart der er engelsktalende
deltagere
 Vi bruger refereekort under diskussioner
 Vi afgør beslutninger ved Fo5



#10 - Facilitatoren faciliterer ikke

Observationer:
Facilitatoren skal have fokus på
 Managerattitude vs. servant leader attitude
processen – ikke på indholdet. Dette
frigør de andre deltagere til at kunne  Svært ved at håndtere forskellige
personligheder
deltage 100% i processen og
øvelserne.  Svært ved at håndtere forskellige kulturer
 Dårlig forberedelse
 Mister overblik under mødet
Hvad virker bedst?
 Scrummaster som facilitator?
 Teammedlem som facilitator?
 Ekstern facilitator?

Tip: Overvej at skiftes til at facilitere retrospectivemøderne. Det kan skabe variation og fornyet energi.



#11 - Distribuerede teams
Aaaarrrrgghhhh…….! Opleves ofte som en kæmpe udfordring

• Faldgruber
• Mødet bliver afholdt i øer som to separate møder (-> der skabes to teams i teamet)
• Retro by e-mail
• “Dem og os”-kultur
• Er “tungere” at gennemføre
• Kræver ekstraordinær meget forberedelse
• Det kan være svært at finde egnede øvelser
• Test teknikken grundigt
• Brug videounderstøttet kommunikationstool
• TelePresence rocks!

• Klik her for liste over brugbare tools

Tip: Lav en rotationsordning hvis muligt. Tilliden til og forståelsen for hinanden vil typisk stige markant.



#12 - Manglende anerkendelse af retrospectivemødet
Observation:
“Der investeres ressourcer i at gennemføre retrospective. Der aftales actions, men disse
bliver ikke respekteret. Jo mere presset projektet er, desto mere udtalt bliver denne adfærd”.

Citater:
• “Sådan plejer vi ikke at gøre her i firmaet”
• “Teamet er blevet umuligt at samarbejde med efter
de er begyndt med det der scrum”
• “Det er mig, der er chefen”

• Scrummasteren kan blive en udsat person
• Bemærk at teammedlemmer også kan modarbejde
teamets beslutninger.
• Det tager typisk 30-60 dage at ændre en vane.

Tip: Der kan være brug for træning og coaching af ledelsen samt omgivelserne!



#13 - Skøjten ovenpå de “farlige” emner
Observation:
“Der er ingen i teamet, der bringer de farlige emner frem”.

• Faresignaler:
• Teamet mener ikke, at de har brug for at holde
retrospectives.
• Actions er meget lavpraktiske og meget enkle.
• Teamet er altid glade
• Der er altid fravær til retrospectives

• 1:1 samtaler med teamet afdækker ofte, at der er
tale om sammenslutningen af konfliktsky elementer.
• Mønstret observeres oftest i teams uden kvinder.

Tip: Elefanten står ofte midt i lokalet i de teams, hvor man umiddelbart mindst kunne vente det



#14 - ???



#15 - Utryg stemning / blame game
Observation:
“Mødet udvikler sig til personlige angreb. Folk er ukomfortable”.

• Brug The Prime Directive i forbindelse med check-in
• Bed folk om eksplicit at committe sig til at deltage på
præmisserne fremfor “bare” at starte mødet som alle
andre møder.
• Vær særlig opmærksom på, at fokus på konstant at
skulle levere kan være stressende. Der kan nemt
opstå “overtryk” i et scrumteam.

The retrospective prime directive says:
"Regardless of what we discover, we understand and
truly believe that everyone did the best job they
could, given what they knew at the time, their skills
and abilities, the resources available, and the
situation at hand.“
Norm Kerth



#16 -Ugunstige fysiske rammer
Observation:
“Mødet bliver afholdt i fx teamrummet, “i kælderen” eller…”.

• Teamet kan være ufokuserede, hvis mødes
holdes i teamrummet.
• Vores egentilstand påvirkes af vores omgivelser.
Ugunstige omgivelser =

• Anbefaling:
• Skab noget forandring på dette møde, der
er en investering i at forbedre sig.
• Tilstræb at booke mødet et sted, hvor
teamet ikke opholder sig i hverdagen.
• Tilstræb at afholde mødet i nogle rammer,
der indbyder til læring og reflektion.

Tip: et retrospective kan sagtens holdes fx. i parken på en solksinsdag



#17 - Manglende mødetidsdisciplin
Observation:
“Folk kommer for sent til mødet eller dukker slet ikke op”.

• Det er rigtig svært at få mødet til at
fungere, hvis der er udeblivelser. Der
mangler input til gather data og de
fraværende giver ikke buy-in til nye
actions.

• Anbefaling:
• Lad facilitatoren påminde
mødedeltagerne inden mødet.
• Start til tiden uanset om folk er
mødt frem.
• Lav en ordning, hvor man tager
sidemanden med.
• Tag det op som et emne på
retrospectivemødet.



#18 - Manglende opfølgning på mål fra seneste retrospective
Observation:
“Retrospectivemødet gennemføres, uden at der følges op på de actions og mål, der blev defineret ved
seneste retrospective.”.

• Det breder sig meget hurtigt et oplevelse af
ligegyldighed ift. de initiativer, der aftaler på
retrospective.
• Retrospectivemødet mister sin værdi.

• Anbefaling:
• Retrospectivemødet begynder med, at
“Guardian angel” læser målsætningen op
og redegør for, hvordan der er blevet
arbejdet med målet i sprintet.
• Teamet kommenterer.
• Der stemmes om, hvorvidt:
1. videreføres til næste sprint
2. noteres, som dokumentation
3. direkte i waste



#19 - Venten på næste retrospective før en ændring kan gennemføres

Observation:
“Teamet følger scrummetoden så slavisk, at intet justeres og ændres mellem retrospectivemøderne”.

• Det er en balance ikke at underkende
retrospectivemødet og på den anden side
ikke blive decideret reaktive.

• Anbefaling:
• Udvid eksplicit et daily scrum med
henblik på at drøfte de udfordringer,
der kræver handling nu og her.



#20 – Prøver at implementere for mange ændringer på een gang

Observation:
“Teamet ender op med en kæmpelang actionliste efter retrospectivemødet uden at have forholdt sig til,
om initiativerne kan implementeres i næste sprint”.

• Der sker typisk det, at der bliver
implementeret færre actions i sådan et team
sammenlignet med et team, der har lavet en
realistisk vurdering af deres formået.

• Anbefaling:
1. Identificer actions
2. Prioriter
3. Vurder størrelse (effort)
4. Vurder impact (værdi)
5. Vurder “energibidrag”
6. Reprioriter
7. Anfør ansvarlig (guardian angel)
8. Beskriv som SMART mål



Inspiration - litteratur

33


Kontakt

Søren Weiss
 Phone: +45 41 20 81 05,
 E-mail: swh@dk.ibm.com
 Linkedin: http://linkd.in/sorenweiss
 Twitter: http://twitter.com/sorenweiss


Agile retrospectives - erfaringer fra en agile coach

Recommended

Recommended

More Related Content

Viewers also liked

Viewers also liked (7)

Similar to Agile retrospectives - erfaringer fra en agile coach

Similar to Agile retrospectives - erfaringer fra en agile coach (20)

Agile retrospectives - erfaringer fra en agile coach