Access1

H qu n tr c s d li uệ ả ị ơ ở ữ ệ
Microsoft Access
 Tổng số tiết : 60 - Lý thuyết : 25 - Thực hành: 35
GV: Nguyễn Văn Hoá

Chương I: Giới thiệu chung
1.Giới thiệu chương trình:
Có giao diện đồ hoạ, dễ sử dụng, là một hệ quản
trị CSDL dùng để tạo, xử lý các cơ sở dữ liệu,
cho phép quản lý các số liệu một cách thống
nhất có tổ chức, liên kết các số liệu rời rạc lại với
nhau và giúp người sử dụng có thể thiết kế
chương trình một cách tự động, tránh những thao
tác thủ công trong quá trình tính toán, xử lý. Có
thể lập trình mà không cần ngôn ngữ lập trình
khác.

Chương I: Khởi động và thoát

Chương I: Khởi động và thoát
2. Khởi động và thoát chương trình:
a) Khởi động:
Cách 1: Nhấn nút START Chọn Programs Hoặc
MS Office Chọn Microsoft Access
Cách 2: Nhấn chuột tại biểu tượng chương trình.
Sau khi khởi động Access, trên màn hình xuất hiện
hộp hội thoại cho phép lựa chọn:
- Create a new file : Tạo một CSDL mới với các lựa
chọn:
+ Blank database : Tạo một tệp CSDL mới. Nếu
chọn: xuất hiện hộp hội thoại Save as yêu cầu
đặt tên tệp CSDL.

Chương I:Khởi động và thoát
Save in : Xác định ổ đĩa, thư mục chứa tệp
CSDL.
File name : Nhập tên cho tệp CSDL.
Nhấn nút CREATE để thực hiện tạo tệp CSDL.
- More : Mở một tệp CSDL đã có sẵn. Sẽ xuất hiện
hộp hội thoại Open để mở một file CSDL bất kỳ.
b) Thoát:
Cách 1: Chọn File Exit
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

3. Các thành phần của một CSDL:
- Tables : Chứa các bảng dữ liệu.
- Queries : Chứa các bảng truy vấn
- Forms : Chứa các mẫu biểu
- Reports : Chứa các báo cáo
- Pages: Tạo trang dưới dạng Web
- Macros : Các tệp lệnh vĩ mô
- Modules : Các đơn thể chương trình

Chương II: Bảng -Mối quan hệ
A/ Bảng (Table):
I. Khái niệm:
Bảng là nơi chứa dữ liệu về một thông tin về một
đối tượng. Mỗi dòng trong bảng được gọi là một
bản ghi(Record) chứa một thể hiện riêng của
đối tượng. Bản ghi được thành lập bởi các
trường (Field) hay gọi là các cột. như: SBD,
HOTEN, DIACHI...Mỗi trường có thể xác định
kiểu t.tin khác nhau.VD:Kiểu
Text,Number,Date/Time...
II. Các PP tạo bảng:
Tại cửa sổ Database: Chọn Tables:
Xuất hiện hộp hội thoại cho phép lựa chọn phương
pháp tạo bảng. Gồm:

Chương II: Thao tác với bảng
(TABLE)
+ Create table in Design View : Tạo bảng bằng
thủ công.
+ Create table by using Wizard : Tạo bảng với
sự trợ giúp của Wizard.
+ Create table by entering data: Tạo bảng với
các trường đã định sẵn (10 trường), tên mặc
định của các trường là Field1 đến Field10.

(TABLE)
III. Tạo bảng
1. Tạo bảng bằng Design View:
Tại cửa sổ Database. Chọn Tab Tables, chọn
Create table in Design View.
Cửa sổ Design View gồm có:
a) Field name : Nhập tên trường. Khi nhập tên
trường phải tuân thủ các qui định sau:
+ Là một chuỗi ký tự tối đa 64 ký tự
+ Không phân biệt chữ hoa, chữ thường
+ Bắt buộc phải có tên trường
+ Cho phép có khoảng trắng
+ Tên trường phải có nghĩa, dễ hiểu, ngắn gọn

(TABLE)
b) Data Type : Chọn kiểu dữ liệu cho trường.
Khi tạo trường ta phải khai báo kiểu dữ liệu chứa
trong các trường đó vì mỗi loại dữ liệu có một
cách lưu trữ và xử lý khác nhau.
MS Access có các kiểu dữ liệu sau:
+ Text : Kiểu chuỗi ký tự (tối đa 255 byte)
+ Kiểu Memo: Kiểu văn bản nhiều dòng, nhiều
cột (tối đa 64000 byte)
+ Kiểu Number: Kiểu số
+ Date/Time: Kiểu ngày giờ
+ Currency: Kiểu số tiền tệ

(TABLE)
+ Auto Number: Kiểu số tự động hoặc ngẫu nhiên
khi tạo bản ghi mới.
+ Yes/No: Kiểu Logic
+ OLE Object: Kiểu dữ liệu đối tượng là các ứng
dụng khác (tối đa 1 GB)
+ Lookup Wizard: Nhận giá trị do người dùng
chọn từ bảng khác.
c) Description: Mô tả trường
Tên trường thường được đặt một cách ngắn gọn để
dễ dàng sử dụng do đó cần mô tả dõ hơn ý
nghĩa của trường. Không bắt buộc phải nhập
mô tả trường.

(TABLE)
d) Field Properties: Qui định thuộc tính của trường:
Việc qui định thuộc tính cho các trường có tác
dụng: Điều khiển hình thức thể hiện của dữ liệu,
ngăn cản các giá trị nhập sai, qui định giá trị
mặc nhiên, tăng tốc độ tìm kiếm, sắp xếp thứ
tự.
* Gồm các thuộc tính sau:
- General:
+ Field Size : Qui định kích thước, độ rộng của
trường. Tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu để qui định
kích thước. VD: Kiểu Number: byte: 0-255,
Integer: -32768 -32767, long integer: Single: tối
đa 7 số lẻ, Double: tối đa 15 số lẻ.

(TABLE)
+ Dicemal places: Qui định số ký số thập phân (chỉ
áp dụng cho dạng Single, Double). Đối với kiểu
Currency luôn luôn ký số thập phân là 2.
+ Format: Qui định dạng hiển thị của dữ liệu. Tuỳ
theo từng kiểu dữ liệu ta có các định dạng khác
nhau.
+ Input Mark: Định dạng mẫu nhập dữ liệu
+ Caption: Tên của trường được hiện ở cửa sổ
DataSheet View.
+ Default Value: Giá trị mặc định khi thêm bản ghi
mới.
+ Validation Rule: Qui định miền giá trị được nhập.
+ Validation text: Dòng thông báo nếu dữ liệu nhập
vượt quá miền qui định.

(TABLE)
+ Required: Bắt buộc hoặc không bắt buộc
nhập dữ liệu (yes: có, No: không)
+ Allow Zero leghth: Cho phép hay không cho
phép nhận chuỗi rỗng.
+ Indexes: Tạo chỉ mục đơn: No: không sắp
xếp, Yes (Duplicate OK): Sắp xếp cho phép có
gia trị trùng nhau, Yes (No Duplicate): Sắp xếp
không có giá trị trùng nhau.

(TABLE)
- Lookup:
+ Display Control : Text box: Hộp nhập dữ liệu
thường, List box: Hộp liệt kê, Combo box: Hộp
liệt kê thả, Check box: Hộp kiểm tra.
+ Row Source Type: Table/Query: Danh sách
lấy từ bảng hoặc truy vấn; Value list: Tự nhập
giá trị cho danh sách; Field List: Danh sách là
tên các trường trong bảng.
+ Row source: Nguồn giá trị
+ Bound Column: Cột được lấy làm giá trị của
trường
+ Column Count: Số cột hiển thị trong danh
sách.

(TABLE)
+ Comlumn Heads: Chọn sử dụng tên trường
hay dữ liệu dòng đầu tiên làn tiêu đề cho các
cột.
+ Column Widths: Độ rộng của các cột trong
danh sách

(TABLE)
e) Qui định khoá chính:
Khi mở một bảng MS Acces tự động mở theo thứ tự
khoá chính và khi nhập dữ liệu tự động kiểm tra
khoá chính không cho phép giá trị trùng nhau.
Cách tạo khoá chính:
Nhấn chuột vào tên trường cần tạo khoá chính, sau
đó nhấn chuột vào biểu tượng tạo khoá chính
trên thanh công cụ (có hình chìa khoá) hoặc
chọn Menu EditPrimary Key. Khi tạo xong sẽ
xuất hiện hình chiếc chìa khoá bên phải tên
trường.

(TABLE)
Chú ý:
Khi tạo bảng mà không xác định trường khoá
chính, khi thực hiện lưu bảng chương trình sẽ
đưa ra thông báo để yêu cầu có tạo trường
khoá chính hay không (Do you want to create
primary key now ?). Nếu chọn YES là đồng ý
tạo thêm trường khoá có tên ID và kiểu dữ liệu
là AutoNumber; Nếu chọn NO là không tạo
trường khoá chính; Chọn Cancel là huỷ bỏ lệnh
lưu dữ liệu.

(TABLE)
f) Cửa sổ DataSheet View:
- Mở cửa sổ DataSheet View: Tại cửa sổ Database:
Chọn tên bảng cần mở, chọn nút Open.
- Nhập thêm bản ghi mới: Nhấn chuột tại dòng cuối
cùng và nhập dữ liệu cho các trường. Nếu
muốn bỏ qua dữ liệu đang nhập nhấn phím
ESC, nếu muốn bỏ qua bản ghi đang nhập thì
nhấn phím ESC một lần nữa.
- Xoá bản ghi: Nhấn chuột chọn

(TABLE)
2. Tạo bảng bằng Table Wizard:
Tại cửa sổ Database: Chọn Tab Tables, Chọn
Create table by entering data
Trên màn hình xuất hiện cửa sổ DataSheet View
gồm 10 trường có tên mặc định là
Field1..Field10, thực hiện nhập dữ liệu như
bảng tính Excel. Trong quá trình thiết kế bảng
nếu thiếu trường thì thực hiện chèn trường
(Insert Column), nếu thừa thị xoá cột (Delete
Column). Nếu đổi tên trường thì nhấn đúp chuột
và tiêu đề trường và nhập tên mới.
Chú ý: Nếu muốn tạo khoá chính hoặc qui định các
thuộc tính phải quay về chế độ Design View
mới thực hiện được.

(TABLE)
3. Tạo bảng bằng Import Table:
MS Access cho phép nhập khẩu bảng từ các nguồn dữ liệu
sau: Bảng tính EXCEL, CSDL dBase, CSDL FOX,
CSDL SQL ...
Tại cửa sổ Database: Chọn Tab Table, chọn new chọn
Import Table. Xuất hiện hộp hội thoại Import Table.
- Look in: Xác định ổ đĩa, thư mục chứa tệp dữ liệu nguồn.
- File of Type: Chọn loại CSDL dữ liệu
- Chọn tệp CSDL nguồn trong danh sách.
- Nhấn nút Import để nhập khẩu bảng và CSDL hiện hành.
Chú ý: Nếu dữ liệu nguồn là dạng bàng tính Excel thì phải
thêm bước lựa chọn Sheet.

(TABLE)
IV. Các thao tác khác về bảng:
1. Xoá bảng:
- Nhấn chuột chọn tên bảng cần xoá. Có thể chọn
nhiều bảng cùng một lúc bằng các kết hợp vớp
phím Shift hoặc phím Ctrl.
- Chọn menu Edit chọn Delete hoặc nhấn phím
Delete trên bàn phím.
2. Đổi tên bảng:
- Nhấn chuột chọn bảng cần đổi tên.
- Chọn menu Edit Rename
- Nhập tên mới cho bảng. Nhấn Enter

(TABLE)
3. Sao chép bảng:
- Nhấn chuột chọn bảng cần sao chép.
- Chọn Menu Edit chọn Copy (Ctrl + C)
- Chọn Menu Edit chọn Paste (Ctrl + V). Xuất hiện
hộp hội thoại:
+ Table Name : Nhập tên bảng mới
+ Structure Only : Chỉ sao chép cấu trúc
+ Structure and Data: Sao chép cấu trúc và dữ
liệu
+ Append data to exiting Table: Sao chép nối
vào bảng đã có sẵn.
Nhấn OK để xác nhận.

(TABLE)
4. Xuất khẩu bảng:
MS Access cho phép xuất khẩu bảng sang các
dạng như sau: Bảng tính EXCEL, CSDL dBase,
CSDL FOX, Lotus 123, CSDL SQL...
- Nhấn chuột chọn bảng cần xuất khẩu
- Chọn Menu File Save As/Export. Xuất hiện hộp
hội thoại:
+ To an External File or Database: Xuất khẩu
bảng sang dạng phần mềm khác.
+ Within the Current Database as: Xuất bảng
thành một bảng khác tại CSDL hiện hành.

(TABLE)
5. Các thao tác trong thiết kế bảng:
- Chèn thêm trường: Nhấn phải chuột tại vị trí cần
chèn thêm trường, chọn Insert Row hoặc nhấn
phím Insert.
- Xoá trường: Nhấn chuột tại ô xám bên trái tên
trường cần xoá, nhấn phím Delete hoặc nhấn
phải chuột chọn Delete.
- Thay đổi vị trí: Nhấn giữ chuột tại ô xám bên trái
tên trường, khi chon trỏ chuột xuất hiện hình
phong thư thì di chuột đến vị trí cần chuyển
đến.

(TABLE)
B/ Quan hệ giữa các bảng:
1. Khái niệm:
MS Access là hệ quản trị dữ liệu quan hệ do đó
có thể truy xuất hoặc tham khảo dữ liệu từ
nhiều bảng cùng một lúc. CSDL trong môi
trường này gồm nhiều bảng chứa dữ liệu có
quan hệ với nhau.
Các mối quan hệ:
- Quan hệ một - nhiều: (1-n): Một bản ghi trong
bảng A có thể có nhiều bản ghi tương ứng bên
bảng B và ngược lại một bản ghi bên bảng B
chỉ có thể tương ứng với một bản ghi duy nhất
trong bảng A.

- Quan hệ nhiều - nhiều: (n-n): Một bản ghi trong
bảng A có thể có nhiều bản ghi tương ứng bên
bảng B và ngược lại một bản ghi bên bảng B có
thể có nhiều bản ghi tương ứng trong bảng A.
- Quan hệ một-một: (1-1): Một bản ghi trong bảng
A chỉ tương ứng với một bản ghi bên bảng B và
ngược lại một bản ghi bên chỉ tương ứng với
một bản ghi trong bảng A.

(TABLE)
2. Tạo quan hệ cho bảng:
a). Mở cửa sổ quan hệ:
Chọn Menu Tools chọn RelationShip hoặc chọn
biểu tượng RelationShip trên thanh công cụ.
Xuất hiện hộp hội thoại Show Table liệt kê toàn
bộ bảng (Chọn Table), toàn bộ truy vấn (chọn
Query) hoặc cả bảng và truy vấn (chọn Both)
trong CSDL.
Chú ý: Lúc này trên Menu bar xuất hiện thêm mục
RelationShip.

(TABLE)
b) Đưa các bảng vào cửa sổ quan hệ:
Chọn các bảng cần thiết vào cửa sổ quan hệ bằng
cách nhấn đúp chuột tại tên bảng cần chọn
(Nếu chọn nhiều bảng cùng một lúc thì kết hợp
với phím Shift hoặc phím Ctrl) sau đó nhấn Add.
c) Tạo quan hệ:
Tại cửa sổ RelationShip, nhấn chuột vào trường
tham gia liên kết từ một bảng (thường là trường
khoá chính của bảng), nhấn giữ chuột và kéo
vào vị trí trường tương ứng ở bảng còn lại. Khi
đó xuất hiện hộp hội thoại.
- Enforce Referentail Integrity: Nếu chọn: Sẽ xác
định quan hệ có tính toàn vẹn tham chiếu. Khí
đó tham chiếu sẽ bảo đảm các vấn đề sau:

(TABLE)
+ Khi nhập dữ liệu trong trường tham gia quan hệ ở
bên nhiều thì phải tồn tại sẵn ở bên 1.
+ Không thể xoá bản ghi bên bảng 1 nếu bên nhiều
có quan hệ.
- Casede Update Related Field: Nếu chọn, cho phép
sửa giá trị khoá chính của bảng 1.
- Casede Delete Related Records: Nếu chọn, cho
phép xoá bản ghi bên bảng 1.
- Nút Jion Type: Chọn kiểu kết nối:
+ M1: Inner jion: Kết nối nội (mặc định)
+ M2, M3: Outer jion: Kết nối ngoại.

(TABLE)
d) Hiển thị các quan hệ đã được định nghĩa:
Chọn Menu Tools RelationShip:
- Xem tất cả quan hệ đã được định nghĩa: chọn
Menu RelationShip Show All.
- Xem quan hệ trực tiếp của một bảng: chọn Menu
RelationShip Show Direct.
e) Hiển thị hoặc che dấu các bảng:
- Che dấu bảng: Nhấn chuột chọn bảng cần che
dấu chọn Menu RelationShip chọn Hide
Table.
- Hiển thị bảng: chọn Menu RelationShip chọn
Show Table.

(TABLE)
f) Xoá khai báo quan hệ:
- Mở cửa sổ quan hệ: chọn Menu Tools
RelationShip.
- Nhấp chuột chọn quan hệ muốn xoá.
- Nhấn phím Delete.
Chú ý: Khi xoá một quan hệ, trên màn hình xuất
hiện thông báo yêu cầu xác nhận lại. Nếu đồng
ý xoá chọn YES, không xoá chọn NO.

Chương III: Truy vấn (Query)
A/ Khái niệm:
Truy vấn là công cụ cho phép đặt câu hỏi với dữ
liệu lưu trong CSDL. Khi thiết kế truy vấn là cho
Access biết những yêu cầu thông tin cần thiết,
chương trình sẽ vận động dữ liệu dựa trên mối
quan hệ thiết lập sẵn để rút ra kết quả.
Sau khi thực hiện truy vấn, dữ liệu thoả mãn yêu
cầu được rút ra và tập hợp vào một bảng kết
quả gọi là Dynaset. Dynaset hoạt động như một
bảng (không phải bảng), là một cách nhìn động
của dữ liệu từ 1 hay nhiều bảng được chọn và
sắp xếp theo yêu cầu của truy vấn.

B/ Khái quát chung:
I. Các loại truy vấn:
- Select query: Truy vấn chọn
- Crosstab query: Thể hiện kết quả có dạng dòng
và cột.
- Simple query:
- Action query: Truy vấn hành động. Bao gồm:
+ Make Table query: Truy vấn tạo bảng.
+ Append Query: Truy vấn nối bảng
+ Update Query: Truy vấn cập nhật
+ Delete Query: Truy vấn xoá dữ liệu.

- SQL query: Truy vấn được viết bằng ngôn ngữ
SQL, gồm các loại truy vấn trên và truy vấn
lồng nhau, truy vấn định nghĩa dữ liệu, truy vấn
hội.
- Pass-throught Query: Gửi các lệnh đến 1 CSLD
SQL.

II. Sự cần thiết của truy vấn:
Trong truy vấn có thể thực hiện được những điều
sau:
- Lựa chọn các trường cần thiết.
- Lựa chọn những bản ghi cần thiết
-Sắp xếp thứ tự các bản ghi
- Lấy dữ liệu chứa trên nhiều bảng khác nhau
- Thực hiện các phép tính
- Sử dụng truy vấn làm nguồn cho 1 biểu mẫu, báo
cáo hoặc 1 truy vấn khác.

III. Cửa sổ hiển thị truy vấn:
- Design view: Cửa sổ thiết kế truy vấn: Trong cửa
sổ này cho phép tạo, sửa 1 truy vấn.
- DataSheet view: Cửa sổ bảng dứ liệu: Cho phép
xem kết quả truy vấn, nhập dữ liệu mới; sửa,
xoá dữ liệu đã có sẵn.
- SQL view: Cửa sổ mã lệnh: Cho phép xem mã
lệnh SQL tương ứng với truy vấn đang tạo.

C/ Tạo truy vấn:
Tại cửa sổ Database: Chọn Queries chọn new.
Xuất hiện hộp hội thoại:
- Design view: Tạo truy vấn bằng PP thủ công.
- Simple Quyery Wizard: Tạo truy vấn với sự trợ
giúp của Wizard.
- Crosstab Query Wizard: Tạo truy vấn dạng cột,
dòng với sự trợ giúp của Wizard.
- Find Dupplicate Query Wizard: Tạo 1 truy vấn tìm
các mẫu có giá trị trùng nhau trên 1 trường
trong 1 bảng hoặc 1 truy vấn.
- Find Unmatched Query Wizard: Tạo 1 truy vấn
tìm các bản ghi trong bảng mà không có quan
hệ với bất kỳ bàng khác.

I. Tạo truy vấn bằng Design view:
Tại cửa sổ Database: chọn Queries chọn nút New
chọn Design view. Xuất hiện hộp hội thoại
Show Table liệt kê các bảng, các truy vấn trong
CSDL.
1. Chọn bảng (hoặc truy vấn nguồn) :
Chọn bảng (hoặc truy vấn) tham gia tuy vấn bằng
cách nhấn chuột chọn tên bảng và nhân nút
Add. Nếu chọn nhiều bảng cùng 1 lúc thì kết
hợp với phím Shift hoặc phím Ctrl. Khi chọn
xong bảng nhấn nút Close.

* Chú ý: Mỗi truy vấn có:
+ Tối đa 32 bảng tham gia
+ Tối đa 255 trường tham gia
+ Kích thước bảng kết quả tối đa 1 Gb
+ Số trường làm khoá sắp xếp tối đa là 10
+ Số truy vấn lồng nhau tối đa là 50
+ Số ký tự trong ô lưới tối đa là 1024 ký tự
+ Số ký tự trong dòng lệnh SQL tối đa là 64000
ký tự
+ Số ký tự trong tham số tối đa là 255 ký tự

2. Đưa các trường từ các bảng vào lưới:
Cửa sổ lúc này gồm 2 phần:
Phần trên: là phần chứa các bảng đã chọn và hiển
thị quan hệ của các bảng.
Phần dưới: là vùng lưới gồm có:
+ Field: tên trường
+ Table: Tên bảng
+ Sort: Chỉ tiêu sắp xếp
+ Show: Chọn hiển thị (đánh dấu) hay không
hiển thị trường ra bảng kết quả.
+ Criteria: đặt điều kiện lọc dữ liệu cho truy vấn.

a) Thực hiện chọn trường:
Muốn chọn trường nào nhấn giữ chuột vào trường
trong bảng trên cửa sổ và kéo xuống vùng lưới
hoặc chọn tên bảng, tên trường ở mục Table và
field ở vùng lưới.
Có thể chọn tên bảng.* để chọn toàn bộ trường
trong bảng nhưng sẽ không thực hiện được một
số chức năng như: qui định thứ tự trường trong
bảng kết quả, đặt điều kiện lọc, sắp xếp bản
ghi, che dấu truờng.

b) Sắp xếp dữ liệu:
Tại vị trí trường cần sắp xếp nhấn chuột vào mục
Sort:
+ Ascending : Giá trị sắp xếp tăng dần
+ Descending : Giá trị sắp xếp giảm dần
+ Not Sorted : Không sắp xếp.
Trường hợp sắp xếp nhiều trường, thực hiện lặp lại
các thao tác trên với các trường tiếp theo. Thứ
tự sắp xếp ư tiên từ trái qua phải

c) Lọc dữ liệu kết xuất:
Access cho phép lọc dữ liệu kết xuất trong truy vấn
để có thể lấy ra các bản ghi chứa dữ liệu theo
yêu cầu.
Nhấn chuột chọn mục Criteria để nhập biểu thức.
Nếu biểu thức điều kiện nằm trên các ô cùng
một dòng có nghĩa là các biểu thức được nối với
nhau bằng phép toán "and" (và), nếu biểu thức
điều kiện nằm trên các dòng khác nhau có
nghĩa là các biểu thức được nối với nhau bằng
phép toán "or" (hoặc).

Phương pháp lập biểu thức gồm:
- Các phép toán:
+ Phép toán số học: + (cộng), - (trừ), * (nhân), /
(chia), ^ (lũy thừa), (chia lấy phần nguyên),
Mod (chia lấy phần dư).
+ Phép toán ghép: BtC1 & BtC2 (ghép 2 chuỗi ký
tự thành 1 chuỗi). Nếu dùng phép toán cộng thì
có thể có kết quả sai.
VD: Họ và tên:[ho]&" "[ten]
+ Phép toán so sánh: =, >, <, >=, <=, <>
+ Phép toán Logic: Not, And, or
+ Phép đối sánh mẫu: Like <mẫu dữ liệu>

Cho phép sử dụng các ký tự thay đại diện *, ?, #
+ Phép toán: Between <gt1> and <gt2>
Nếu gt đem so sánh nằm trong giới hạn giữa gt1 và
gt2.
+ Phép toán IN: In <gt1>,<gt2>,....<gtn>
Cho kết quả là T nếu gt so sánh = 1 trong trong
các gt.
3. Gán giá trị cho trường:
Đối với các trường có thể lấy giá trị hoặc được tính
toán từ những trường khác thì ta thực hiện gán
giá trị cho trường đó.

Cách viết: Tên trường: Biểu thức
Giải thích:
- Tên trường: Là tên trường được tạo ra trong truy
vấn
- dấu hai chấm: Là phép gán
- Biểu thức: + Giá trị được xác định
+ Trường chứa giá trị
+ Biểu thức tính toán

- Chú ý:
+ Nếu biểu thức có chứa tên trường thì tên trường
được đặt trong dấu ngoặc vuông.
+ Nếu tham số của biểu thức là k tự thì được đặt
trong dấu nháy kép
+ Nếu tham số của biểu thức là một giá trị tuỳ chọn
chưa xác định thì tham số được đặt trong dấu
ngoặc vuông và không trùng với tên trường.

4. Lưu truy vấn:
Chọn Menu File Save hoặc CTrl + S. Nhập tên
cho truy vấn nếu lưu lần đầu tiên.
Chú ý: Tên của truy vấn dài tối đa 64 ký tự và cho
phép có khoảng trắng.
5. Xem câu lệnh SQL phát sinh:
Câu lệnh SQL được tạo ra bằng các thao tác gắp
thả trong qua trình thiết kế truy vấn, mỗi thao
tác được tạo ra 1 câu lệnh tương ứng. Do đó từ
cầu lênh SQL ta có thể tạo ra các thao tác
tương ứng.
Chọn Menu View SQL view hoặc nhấn chuột chọn
biểu tượng SQL view trên thanh công cụ.

6. Thực hiện truy vấn:
Chọn Menu Query chon Run hoặc nhấn chuột tại
biểu tượng Run trên thanh công cụ (hình chấm
than)
Chú ý: Khi thực hiện truy vấn có thể thay đổi chế
độ hiển thị giữa DataSheet View và Design
View bằng biểu tượng hoặc chọn trong Menu
View.

II. Tạo truy vấn Simple Query Wizard:
Chức năng:
Tạo truy vấn tổng hợp dữ liệu theo các điều kiện,
kết quả thể hiện tổng hợp hoặc chi tiết dữ liệu.
Cách tạo:
Tại cửa sổ Database: Chọn Query chọn nút New
chọn Simple Query Wizard. Xuất hiện hộp hội
thoại:
Bước 1: Chọn bảng hoặc truy vấn là dữ liệu nguồn,
chọn trường tham gia vào truy vấn. Nhấn nút
Next.

Chú ý:
Nếu không có trường nào kiểu số để thực hiện tính
tổng thì sẽ bỏ qua bước 2.
Bước 2: Lựa chọn hiển thị chi tiết kết quả hay thực
hiện tổng kết số liệu.
- Chọn Detail: Nếu muốn hiển thị chi tiết toàn bộ
giá trị giá trị các trường đã chọn.
- Chọn Summary: Thực hiện tổng kết số liệu:
Chọn Summary Option để chọn các chỉ tiêu
tổng kết: Sum, Avg, Min, Max, Count of Record.
Sau khi chọn xong nhấn OK và nhấn Next.

Bước 3:
Nếu việc tổng kết dựa trên trường có kiểu dữ liệu
ngày tháng thì phải khai báo thêm khoảng thời
gian tổng kết.
Unique date/time : Tổng kết theo ngày giờ
Day : Tổng kết theo ngày
Month: theo tháng
Quarter: theo quý
Year : Theo năm
Chọn xong nhấn nút Next

Bước 4:
Đặt tên cho truy vấn.
Open the Query to view information : Mở xem kết
quả truy vấn.
Modify the Query Design : Mở truy vấn ở chế độ
Design.

III. Tạo truy vấn Crosstab:
1. Tạo Crosstab Query bằng Wizard:
Bước 1: Chọn Queries chọn nút New chọn
Crosstab Query Wizard. Nhấn OK.
Bước 2: Chọn bảng hoặc truy vấn chứa các cột cần
tính trong Crosstab. Nhấn Next.
Bước 3: Chọn các cột chứa giá trị đặt ở vùng ROW
HEADING.Nhấn Next
Bước 4: Chọn cột chứa giá trị đặt ở vùng COLUMN
HEADING.Nhấn Next.

Bước 5: Chọn cột chứa các giá trị tính toán ở vùng
VALUE và chọn hàm tính toán. (Sum, Avg,
Max, Min, Count). Nhấn Next.
Chọn mục Yes, include row sums: nếu muốn tạo
thêm 1 cột là kết quả tổng cộng số liệu của các
cột tạo bởi COLUMN HEADING.
Bước 6: Đặt tên cho truy vấn. Nhấn Finish

2. Tạo Crosstab Query Design view:
Design view. Nhấn OK.
Bước 2: Chọn bảng hoặc truy vấn chứa các cột cần
tính trong Crosstab tại hộp hội thoại Show
Table.
Bước 3: Nhấn phải chuột tại thanh tiêu đề của cửa
sổ thiết kế truy vấn, chọn Query Type chọn
Crosstab Query. Khi chọn xong tại cửa sổ thiết
kế xuất hiện thêm dòng Crosstab dưới dong
Total.

Bước 4: Chọn các giá trị trên dong Crosstab tuỳ
theo cột:
- Row Heading: Các giá trị của trường chọn làm
vùng Row Heading của bảng.
- Column Heading: Các giá trị của trường chọn làm
vùng Column Heading của bảng.
- Value: Các giá trị cột chọn tính toán ở vùng Value
của bảng Crosstab và chọn hàm tính toán ở
dòng Total.
- (not shown) : Dùng cho cột ứng với mục Total =
Where.
Bước 5: Chuyển sang chế độ DataSheet View để
xem kết quả hoặc lưu truy vấn.

IV. Truy vấn hành động:
1. Make Table Query: Truy vấn tạo bảng.
Chức năng: Tạo một bảng với dữ liệu lấy từ các
bảng hoặc truy vấn khác.
Cách tạo:
Design view.
Bước 2: Chọn Table hoặc Query chứa dữ liệu
nguồn (Chọn bảng)
Bước 3: Nhấn biểu tượng Query Type trên thanh
công cụ (hoặc nhấn phải chuột và thanh tiêu để
cửa dổ Query) sau đó chọn Make Table Query.

- Table Name: Nhập tên cho bảng cần tạo
- Current Database: (nếu chọn) thì bảng tạo ra sẽ nằm
trong CSDL hiện hành.
- Another Database: (nếu chọn) thì bảng tạo ra sẽ nằm
trong CSDL khác. Nhập tên tệp tại File Name.
Bước 4: Liệt kê các trường, điều kiện lọc các bản ghi
đưa vào bảng kết quả.
Bước 5: Nhấn nút Run trên thanh công cụ (Hình chấm
thanh) hoặc chọn Menu Query chọn Run để thực
hiện lệnh tạo bảng.
Sau khi hoàn thành xong Access sẽ hiển thị thông báo
số bản ghi thoả mãn điều kiện được đưa vào bảng
mới. Nếu đồng ý nhấn YES để tạo bảng mới, không
đồng ý chọn NO để huỷ bỏ việc tạo bảng.

2. Update Query: Truy vấn cập nhật.
Chức năng: Sửa đổi dữ liệu cho nhiều bản ghi ở
nhiều bảng theo nhiều điều kiện.
Cách tạo:
Design view.
cửa dổ Query) sau đó chọn Update Query.

Bước 4: Chọn mục Field: xác định cột cần sửa dữ
liệu, chọn mục Update to: Xác định giá trị mới,
Criteria: Chọn điều kiện để xác định phạm vi
bản ghi được sửa.
Bước 5: Nhấn nút Run trên thanh công cụ (Hình
chấm thanh) hoặc chọn Menu Query chọn
Run để thực hiện lệnh sửa dữ liệu.
Sau khi thực hiện xuất hiện thông báo số lượng
bản ghi được sửa dữ liệu. Nếu chọn YES thực
hiện sửa, nếu chọn NO không thực hiện sửa.

3. Append Query: Truy vấn nối
Chức năng: Thêm vào cuối bảng một số bản ghi
mới từ các bảng khác hoặc truy vấn khác.
Cách tạo:
Design view.
cửa dổ Query) sau đó chọn Append Query.
- Table Name: Nhập tên cho bảng đích

- Current Database: (nếu chọn) thì bảng chọn nằm
trong CSDL hiện hành.
- Another Database: (nếu chọn) thì bảng chọn nằm
trong CSDL khác.
Bước 4: Liệt kê các trường, điều kiện lọc các bản
ghi đưa vào bảng kết quả.
Run để thực hiện lệnh tạo bảng.
Sau khi hoàn thành xong Access sẽ hiển thị thông
báo số bản ghi thoả mãn điều kiện được đưa
vào bảng mới. Nếu đồng ý nhấn YES để tạo
bảng mới, không đồng ý chọn NO để huỷ bỏ
việc tạo bảng.

4. Delete Query: Truy vấn xoá.
Chức năng: Xoá các bản ghi theo điều kiện.
Cách tạo:
Design view.
Bước 2: Chọn Table hoặc Query chứa dữ liệu cấn
xoá
cửa dổ Query) sau đó chọn Delete Query.

Bước 4: Đặt điều kiện lọc các bản ghi cần xoá tại
mục Criteria.
Run để thực hiện lệnh tạo bảng.
Khi thực hiện, Access sẽ hiển thị thông báo số bản
ghi thoả mãn điều kiện được xoá. Nếu đồng ý
nhấn YES để thực hiện xoá, không đồng ý chọn
NO để huỷ bỏ lệnh xoá.
* Chú ý: Nếu không đặt điều kiện cho truy vấn xoá
thì khi thực hiện truy vấn sẽ thực hiện xoá toàn
bộ dữ liệu trong bảng.

Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)
A/ Khái niệm:
Biểu mẫu thường được dùng làm giao diện để
nhập, sửa, xoá hoặc xem thông tin của dữ liệu.
Cho phép thiết kế các nút lệnh, các hộp danh
sách, các nút chọn... để thuận tiện cho việc xử
lý thông tin.
B/ Cách tạo:
Các phương pháp Form:
- Design View: Thiết kế Form bằng phương pháp
thủ công.

- Form Wizard: Tạp Form với sự trợ giúp của
Wizard.
- Auto Form: Columnar: Tự động tạo Form sắp xếp
các trường theo thứ tự trái qua phải, cửa sổ
Form chỉ hiển thị 1 bản ghi hiện thời với tất cả
các trường được sắp xếp từ trái qua phải.
- Auto Form: DataSheet: Tự động tạo Form dạng
bảng tính DataSheet.
- Auto Form: Tabular: Tự động tạp Form dạng
bảng.
- Chart Wizard: Tạo Form dạng đồ thị.
- Pivot Table Wizard: Tạo Form dạng Cột, dòng.

1. Tạo form Wizard:
Bước 1: Tạo truy vấn làm nguồn dữ liệu của Form
(nếu cần)
Bước 2: Tại cửa sổ Database chọn Forms chọn
nút New chọn Form Wizarrd.
- Chọn dữ liệu nguồn cho Form tại dòng: Choose
the table or query where Object's data comes
from. (bắt buộc phải chọn mục này nếu chọn
chức năng Auto Form).
Bước 3: Chọn các trường được hiển thị trên Form.
- Chọn bảng chứa trường cần lấy tại hộp liệt kê thả
Table/Query

- Nhấn chuột chọn tên trường rồi nhấn nút > hoặc
nhấn đúp chuột tại tên truờng cần chọn. Khi đó
trường được chọn sẽ được đưa sang hộp Select
Fields. Có thể chọn toàn bộ >>.
- Bỏ chọn : nhấn chuột chọn tên trường cần bỏ
chọn và nhấn nút bỏ chọn <, Nếu bỏ chọn toàn
bộ nhấn nút bỏ chọn toàn bộ <<. Nhấn nút Next
để tiếp tục.
Bước 4:Chọn kiểu trình bày của Form:
- Columnar: Trình bày dạng cột.
- Tabular: Trình bày dạng bảng
- DataSheet: Trình bày dạng bảng tính.
- Justified: Trình bày theo thứ từ trái qua phải.
Chọn xong nhấn Next để tiếp.

Bước 5: Chọn kiểu trình bày nền và dữ liệu cho
Form:
Nhấn chuột chọn các kiểu đã được định dạng sẵn,
khi chọn cho xem trước mẫu. Chọn xong nhấn
Next để tiếp tục.
Bước 6: Đạt tên cho Form: Mặc định form sẽ nhận
tên mặc định là tên dữ liệu nguồn.
Có các lựa chọn:
- Open the Form to view or Enter Information: Mở
Form để xem hoặc để nhập dữ liệu.
- Modify the Form's Design: Mở Form ở cửa sổ thiết
kế Form.
Chọn xong nhấn Finish để kết thúc.

2. Thiết kế lại Form:
a) Các chế độ hiển thị Form:
- Design View : Chế độ thiết kế Form
- Form View : Xem kết quả của Form
Trong cửa sổ Design view gồm có các thành phần
sau:
- Form Header: Vùng chứa những thông tin của
đầu Form như: Cộng hoà, tên cơ quan báo cáo,
số...
- Page Header: Vùng chứa những thông tin của
đầu trang in.
- Detail : Vùng chứa nội dung của Form gồm: các
nội dung chi tiết của Form

- Page Footer : Vùng chứa những thông tin của
cuối trang in.
- Form Footer: Vùng chứa những thông tin của cuối
Form như: Tổng cộng, ngày báo cáo, họ và tên
người báo cáo...
b) Thay đổi thuộc tính của các đối tượng:
Nhấn chuột chọn đối tượng. Chọn Menu View
Properties xuất hiện cửa sổ thuộc tính gồm:
- All: Hiển thị tất cả các thuộc tính.
- Format: Hiển thị các thuộc tính qui định các trình
bày của đối tượng.
- Data: Hiển thị các thuộc tính xác định tính chất
của dữ liệu.

cuối trang in.
- Form Footer: Vùng chứa những thông tin của cuối
Form như: Tổng cộng, ngày báo cáo, họ và tên
người báo cáo...
b) Thay đổi thuộc tính của các đối tượng:
Nhấn chuột chọn đối tượng. Chọn Menu View
Properties xuất hiện cửa sổ thuộc tính gồm:
- All: Hiển thị tất cả các thuộc tính.
- Format: Hiển thị các thuộc tính qui định các trình
bày của đối tượng.

- Data: Hiển thị các thuộc tính xác định tính chất
của dữ liệu.
- Event: Hiển thị các thuộc tính cho phép gắn
Macro hay các thủ tục cho xử lý sự kiện.
- Orther: HIển thị các thuộc tính khác.
* Các thuộc tính cơ bản của đối tượng:
- Name: Tên đối tượng.
- Control Source: Nguồn dữ liệu của đối tượng.
- Caption: Nhãn của đối tượng
- Format: Định dạng kiểu hiển thị dữ liệu.
- Dicemal Places: Định dạng ký số thập phân.
- Input Mask: Khuôn mẫu.

- Default Value: Định dạng giá trị mặc định.
- Validation rule: Định dạng giá trịn giới hạn
- Validation text: Dòng thông báo khi giới hạn bi vi
phạm.
- Visible: Hiển thị hoặc không hiển thị đối tượng
- Display When: Tình huống hiẻn thị (Always, Print
Only, Screen Only)
- Enabled: Cho phép họăc không cho phép con trỏ
nhày vào đối tượng.
- Looked: Khoa đối tượng không cho phép nhập,
sửa dữ liệu.

c) Thay đổi thuộc tính của Form:
Nhấn chuột tại ô vuông ở đầu thước. Chọn Menu
View Properties xuất hiện cửa sổ thuộc tính
gồm:
* Các thuộc tính cơ bản của Form:
- Name: Tên Form.
- Record Source: Nguồn dữ liệu của Form.
- Caption: Dòng tiêu đề của Form.
- Default View: Qui định cách biểu diễn của Form.
- View Allowed: Qui định chế độ xem (Form,
DataSheet, Both).

- Allow Edit: Cho phép hoặc không cho phép sửa
dữ liệu.
- Allow Add: Cho phép hoặc không cho phép thêm
dữ liệu.
- Allow Deletions: Cho phép hoặc không cho phép
xóa dữ liệu.
- Scroll bars: Hiển thị hoặc không hiển thị than
trượt: (Neither: Không, Vertical Only, Horizontal
Only, Both)
- Record Selections: Hiển thị dấu hiệu chỉ đọnh
bản ghi hiện hành.

d) Hiệu chỉnh các đối tượng:
- Chọn Font cho các đối tượng: Nhấn chuột chọn đối
tượng cần đổi Font. Nếu chọn nhiều đối tượng cùng
1 lúc thì kết hợp với phím Ctrl hoặc phím Shift sau
đó chọn kiểu chữ, cỡ chữ, căn lề trên thanh công
cụ (chọn như trong Word)
- Thay đổi kích thước đối tượng: Nhấn chuột chọn đối
tượng (xuất hiện các núm), Đưa chuột vào 1 núm ở
góc hay ở cạnh (khi con trỏ xuất hiện mũi tên 2
đầu) nhấn giữ chuột và kéo thay đổi kích thước.
- Di chuyển đối tượng: Nhấn chuột chọn đối tượng (khi
con trỏ xuất hiện hình bàn tay) nhấn giữ chuột và
kéo đến vị trí cần di chuyển.

e) Thay đổi kích thước của Form:
- Đặt chuột tại thanh ngăn cách giữa 2 thành phần
hoặc thanh giới hạn của thành phần (khi con trỏ
xuất hiện mũi tên 2 đầu) nhấn giữ chuột và kéo
thay đổi kích thước.

3. Các nút công cụ trong cửa sổ thiết kế
form (Design)
- Label : Tạo nhãn
- Text box : Tạo hộp nhập dữ liệu.
- Option Group: Tạo nhóm đối tượng
- Option Button : Tạo ô chọn
- Check box : Tạo ô kiểm tra (có giá trị Yes/No)
- Combo box : Tạo hộp danh sách
- List box : Tạo hộp danh sách
- Command Button: Tạo nút lệnh
- Subform/Subreport: Tạo Subform
- Line : Vẽ đường thẳng

4. Thiết kế Form dạng Main/Subform:
Bước 1: Tạo Subform (form con) phải đảm bảo
nguồn dữ liệu của Subform và Main Form có
thể tạo được quan hệ. Cách tạo như tạo form và
thường hay được chọn dạng form Tabular hoặc
DataSheet View.
Bước 2: Tạo các đối tượng cấn có trong main form
(form chính)
Bước 3: Chèn Subform vào main Form:
Chọn cửa sổ Database: nhấn chuột chọn tên
Subform và kéo vào vị trí Main Form.
Bước 4: Qui định liên kết giữa Main Form và
Subform:

Nhấn phải chuột tại Subform chọn Properties hoặc
nhấn đúp chuột tại Subform.
- Mục Link Child Fields : Tên trường trong nguồn
dữ liệu của Subform làm chỉ tiêu q.hệ.
- Mục Link Master Fields: tên các trường làm chỉ
tiêu quan hệ giữa Main Form và Subform.
Chú ý: Nếu tạo quan hệ giữa nhiều trường thì nhập
tên các trường được cách nhau bởi dấu “;”.
Bước 5: Xem kết quả: Chọn Menu View Form
View hoặc nhấn chuột tại biểu tượng Form View
trên thanh công cụ. Khi dịch chuyển bản ghi ở
Main Form thì dữ liệu trng Subform tự động
thay đổi theo dựa vào quan hệ.

Chương V: Tạo báo cáo (Report)
Report là mẫu các báo cáo được định nghĩa sẵn để
kết xuất kết quả xử lý thông tin ra trang in ra
màn hình hoặc ra máy in.
* Các phương pháp tạo report:
- Design view : tạo report bằng phương pháp thủ
công
- Report Wizard : Tạo report với sự trợ giúp của
chương trình
- AutoReport: Columnar : Tạo report với 1 cột dữ
liệu
- AutoReport: Tabular : Tạo report dạng bảng
- Chart Wizard : Tạo report dạng đồ thị
- Label Wizard : Tạo Report dạng nhãn.

1. Tạo Report bằng Wizard:
Bước 1: Tạo truy vấn làm nguồn dữ liệu cho Report
(nếu xác định nguồn dữ liệu là truy vấn)
Bước 2: Tại cửa sổ Database: Chọn Tab Report,
nhấn nút New chọn Report Wizard sau đó
nhấn OK để sang bước 3:
Bước 3: Chọn dữ liệu:
- Tables / Queries : Chọn bảng hoặc truy vấn làm
dữ liệu nguồn.
- Available Fields : Chọn các trường cần đưa vào
Report.
(Nút > chọn từng trường, nút >> chọn toàn bộ
trường và ngược lại cho bỏ chọn). Nhấn nút
Next để tiếp tục:

Bước 4: Xác định thứ tự kết xuất các trường và
điều kiện sắp xếp dữ liệu khi kết xuất (tối đa 4
trường). Nhấn next để tiếp tục.
Bước 5: Xác định kiểu dàng của Report:
- Layout: Chọn các dạng trình bày dạng cột
(Columnar) dạng bảng (Tabular)....)
- Orientation: Chọn hướng trang ngang
(Landscape) hoặc dọc (Portrait). Nhấn next để
tiếp tục:
Bước 6: Chọn kiểu dáng trình bày:
Chọn các kiểu trình bày theo các mẫu đã được
định nghĩa. Nhấn next để tiếp tục.

Bước 7: Hoàn tất tạo Report:
- Mục What title do you want for your Report: Đặt
tên cho Report. Sau đó lựa chọn 1 trong 2 điều
kiện sau:
+ Preview the Report: Xem kết quả Report
vừa tạo
+ Modify the Report's Design : Hiệu chỉnh lại
Report vừa tạo.
- Nút Finish để kết thúc.
* Chú ý: Khi nhấn nút Finish để kết thúc công việc
tạo Report thành công thì máy tính phải cài đặt
sẵn máy in.

2. Hiệu chỉnh Report:
a) Các chế độ hiển thị Report:
- Design View : Chế độ thiết kế Report.
- Print PreView : Xem kết quả của Report.
Trong cửa sổ Design view gồm có các thành phần
sau:
- Report Header: Vùng chứa những thông tin của
đầu báo cáo như: Cộng hoà, tên cơ quan báo
cáo, số...
- Page Header: Vùng chứa những thông tin của
đầu trang như: STT, Họ và tên, ngày sinh....

- Detail : Vùng chứa nội dung của Report gồm: các
nội dung chi tiết của Report.
cuối trang như: Cộng trang, số trang....
- Report Footer: Vùng chứa những thông tin của
cuối báo cáo như: Tổng cộng, ngày báo cáo, họ
và tên người báo cáo...

b) Các bước hiệu chỉnh đối tượng:
- Chọn Font cho các đối tượng: Nhấn chuột chọn đối
tượng cần đổi Font. Nếu chọn nhiều đối tượng
cùng 1 lúc thì kết hợp với phím Ctrl hoặc phím
Shift. Chọn kiểu chữ, cỡ chữ, căn lề trên thanh
công cụ (chọn như trong Word)
- Thay đổi kích thước đối tượng: Nhấn chuột chọn đối
tượng (xuất hiện các núm), Đưa chuột vào 1 núm
ở góc hay ở cạnh (khi con trỏ xuất hiện mũi tên 2
đầu) nhấn giữ chuột và kéo thay đổi kích thước.
- Di chuyển, sao chép đối tượng: Đưa trỏ chuột đến
đối tượng (khi con trỏ xuất hiện hình bàn tay)
nhấn giữ chuột và kéo đến vị trí cần di chuyển.
Nếu sao chép thì nhấn giữ phím Ctrl.

c) Tạo Report dạng Group/Total:
- Tạo nhóm trong Report: Chọn Menu View
Sorting and Grouping. Xuất hiện hộp hội thoại.
+ Field/ExPression : Chọn tên trường làm chỉ tiêu
phân nhóm dữ liệu
+ Sort Order : Chọn chỉ tiêu sắp xếp (Ascending
hoặc Descending)
+ Group Properties : Chọn thuộc tính cho nhóm dữ
liệu.

Chương VI: Truyền tham số và các
hàm
A/ Truyền tham số:
1. Tên đầy đủ của một đối tượng:
Khi tạo một truy vấn mà trong các bảng hoặc truy
vấn nguồn có 2 trường trùng tên nhau ở 2 bảng
hoặc 2 truy vấn khác nhau ta phải viết tên đầy
đủ của 2 cột đó để tránh nhầm lẫn.
Cách viết : [Tên bảng].[tên trường]
[Tên truy vấn].[tên trường]
hoặc
Forms![ tên Form]![tên đối tượng]

hàm
2. Truyền tham số từ bàn phím vào truy
vấn:
Khi muốn thực hiện truy vấn mà với nhiều tham số
khác nhau hoặc giá trị tham số không xác định
trước thì ta dùng phương pháp truyền tham số
từ bàn phím.
VD: Khi thực hiện tìm kiếm một SV bất kỳ theo số
báo danh thì khi thực hiện truy vấn sẽ xuất hiện
cửa sổ thông báo nhập mã SV cần tìm kiếm
(Mã SV được truyền từ bàn phím)

hàm
a) Cách đặt tham số:
Tại vị trí đặt tham số (ví trí có dữ liệu thay đổi theo
từng trường hợp) nhập vào chuỗi ký tự thông
báo trong dấu ngoặc vuông (không được trùng
tên với bất kỳ tên trường nào đang có trong
bảng tham gia truy vấn). Khi thực hiện truy vấn,
Access thực hiện thông báo này trong hộp thoại
Enter Parameter value. Trong hộp thoại này chỉ
có thể nhập vào 1 giá trị và không nhập biểu
thức

hàm
b) Khai báo kiểu dữ liệu của tham số:
Khi giá trị nhập vào tham số không phải là chuỗi ký
tự, bạn nên khai báo kiểu dữ liệu của tham số
như sau:
Trong cửa sổ thiết kế truy vấn: Chọn Menu Query
chọn Parameters. Xuất hiện hộp hội thoại:
- Parameter: Khai báo lại các tham số.
- Data Type: Chọn kiểu dữ liệu.

hàm
VD: Trong truy vấn khai : BETWEEN [nhap ngay
dau tien] AND [nhap ngay cuoi cung]
thì phải khai báo:
PARAMETER DATA TYPE
[nhap ngay dau tien] Date/Time
[nhap ngay cuoi cung] Date/Time
Khi thực hiện sẽ xuất hiện 2 hộp hội thoại nhập
ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

hàm
B/ Các hàm trong MS ACCESS:
1. Các hàm xử lý số:
a) Hàm ABS(n) : Hàm trả về kết quả là trị nguyên
của n.
VD: ABS(-23.456) Kết quả là 23
b) Hàm sqr(n) : Hàm trả về kết quả là căn
bậc 2 của n
c) Fix(n) : Hàm trả về kết quả là phần
nguyên của n

hàm
2. Các hàm xử lý chuỗi:
a) Lcase$(Chuỗi ký tự) : Hàm trả về kết quả là
chuỗi ký tự sau khi đã đổi thành chữ thường.
b) Ucase$(Chuỗi ký tự) : Hàm trả về kết quả
là chuỗi ký tự sau khi đã đổi thành chữ hoa.
c) Left$(Chuỗi ký tự,n) : Hàm trả về kết quả là
chuỗi con của chuỗi ký tự được trích từ bên trái
với n ký tự.
d) Right$(Chuỗi ký tự,n) : Hàm trả về kết quả
là chuỗi con của chuỗi ký tự được trích từ bên
phải với n ký tự.

hàm
e) Mid$(Chuỗi ký tự,m,n) : Hàm trả về kết quả
là chuỗi con của chuỗi ký tự được trích từ ký tự
thứ m với n ký tự.
f) Ltrim$(chuỗi ký tự) : Hàm trả về kết quả là
chuỗi ký tự sau khi đã cắt bỏ các ký tự trống
bên trái.
g) Rtrim$(chuỗi ký tự) : Hàm trả về kết quả là
chuỗi ký tự sau khi đã cắt bỏ các ký tự trống
bên phải.
h) Space$(n) : Hàm trả về kết quả
là chuỗi ký tự với n ký tự trống.
i) Len(Chuỗi ký tự) : Hàm trả về kết quả
là độ rộng của chuỗi ký tự.

hàm
3. Các hàm xử lý ngày, giờ:
a) Hàm Date$() : Hàm trả về kết quả là ngày
hiện tại của hệ thống (kiểu chuỗi).
b) Hàm Date() : Hàm trả về kết quả là ngày
hiện tại của hệ thống (kiểu Date/Time).
c) Hàm Day(Bt ngày) : Hàm trả về kết quả là ngày
của biểu thức được xác định từ 1..31.
d) Hàm Month(Bt ngày) : Hàm trả về kết quả
là tháng của biểu thức được xác định từ 1..12.
e) Hàm Year(Bt ngày) : Hàm trả về kết quả là năm
của biểu thức được xác định từ 100..9999

hàm
f) Hàm Now() : Hàm trả về kết quả
là ngày và giờ hiện hành của hệ thống.
g) Hàm Hour(BT giờ) : Hàm trả về kết quả là giờ
h) Hàm Minute(BT giờ) : Hàm trả về kết quả là phút
i) Hàm Second(BT giờ): Hàm trả về kết quả là giây
k) Hàm Time : Hàm trả về kết quả
là giờ hiện hành của hệ thống.
l) Hàm Time$() : Hàm trả về kết quả là giờ
hiện hành của hệ thống (kiểu text)

hàm
m) TimeValue(Chuỗi giờ) : Hàm cho kết quả là
giá trị giờ được chuyển từ dạng chuỗi sang.
n) Weekday(BT ngày) : Hàm cho kết quả là thứ
trong tuần được xác định từ 1..7 (1 là CN)

hàm
4. Các hàm thống kê:
a) Hàm Max(Biểu thức) : Hàm cho kết quả là
giá trị lớn nhất trong biểu thức.
b) Hàm Min(Biểu thức) : Hàm cho kết quả là giá trị
nhỏ nhất trong biểu thức.
c) Hàm Avg(Biểu thức) : Hàm cho kết quả là giá trị
trung bình cộng của biểu thức.
d) Hàm Sum(Biểu thức) : Hàm cho kết quả là
giá trị tổng của biểu thức.
e) Hàm Count(Biểu thức) : Hàm cho kết quả là
số bản ghi thuộc tập hợp của truy vấn, form,
report.

hàm
5. Hàm điều kiện:
a) Hàm IIF(Bt điều kiện, giá trị1, giá trị 2): Hàm trả
về kết quả là giá trị 1 khi Bt điều kiện thoả mã
điều kiện đúng, hàm trả về giá trị 2 khi Bt điều
kiện không thoả mãn điều kiện.
b) Hàm Between(giá trị1 and giá trị 2): Hàm lấy giá
trị đem so sánh nằm trong giới hạn từ giá trị 1
đến giá trị 2)
c) Hàm is not Bt: Hàm so sánh phủ định của giá trị
biểu thức.
d) Like (Bt): Hàm đối xứng dữ liệu.
VD hoten like 'nguyen'

Chương VII. Macro
1. Khái niệm:
Macro là một tập hợp các lệnh (hành động) được
qui định sẵn trong Access giúp chúng ta có thể
tự động hoá một quá trình xử lý.
2. Tạo Macro:
Tại cửa sổ Database: chọn Macro nhấn nút New.
Xuất hiện cửa sổ thiết kế Design.
- Action: Chọn hành động cho Macro. Gồm các
dạng hành động đã được định sẵn trong danh
sách.
Gồm các hành động cơ bản sau:
+ Open Table: Hành động mở bảng dữ liệu
+ Open Query: Mở truy vấn

Chương VII. Macro
+ Open Form: Mở Form
+ Open Report: Mở Report
+ Stop Macro: Ngừng thi hành Macro.
+ Beep: Phát ra tiếng kêu Bíp
+ Close : Đóng đối tượng.
+ Quit: Thoát khỏi Access.
+ Msg box: Hiển thị hộp thông báo.
+ Print: In đối tượng hiện hành đang mở.
- Comment: Chú thích cho hành động tương ứng
(không bắt buộc)
- Ation Argurment: Qui định các tham số cho hành
động tương ứng trong Action.

Chương VII. Macro
- Thi hành Macro:
Chọn Menu Macro Run hoặc nhấn chuột tại biểu
tượng Run trên thanh công cụ.
* Ví dụ:
Tạo Macro thi hành mở Form co tên DS sinh vien.
- Mở cửa sổ T.kế: Tại cửa sổ Database: chọn
Macro nhấn nút New. Xuất hiện cửa sổ T.kế.
- Chọn hành động: Tại mục Action: Chọn hành
động cho Macro là OpenForm.
- Đặt tham số cho hành động: Tại mục Ation
Argurment: chọn tên Form cần mở là DS sinh
vien tại mục Form Name.
- Lưu và thi hành truy vấn

Chương VII. Macro
3. Macro Autoexec:
* Khái niệm: Là Macro tự động thi hành ngay sau
khi mở File cơ sở dữ liệu.
* Cách tạo: Các bước tạo như tạo Macro bình
thường. Chỉ khác là bắt buộc phải đặt tên
Macro là Autoexec.
* Ví dụ:
Tạo Macro Autoexec để khi mở tệp cơ sở dữ liệu
QL sinh viên thì tự động gọi Form có tên Main
(Form này là giao diện chính chứa các mục
như: Menu, các nút chọn khi bắt đầu công
việc…)

Chương VII. Macro
- Mở cửa sổ thiết kế: Tại cửa sổ Database: chọn
Macro nhấn nút New. Xuất hiện cửa sổ thiết
kế.
- Chọn hành động: Tại mục Action: Chọn hành
động cho Macro là OpenForm.
- Tại mục Comment: Chú thích cho hành động
tương ứng (có thể bỏ qua).
- Đặt tham số cho hành động: Tại mục Ation
Argurment: chọn tên Form cần mở là Main tại
mục Form Name.
- Lưu và thi hành Macro.

Access1

More Related Content

What's hot

Viewers also liked

Similar to Access1

Recently uploaded

Access1