1. personeelsbeleid
De beste kandidaat uit de selectie is in
staat voor zichzelf te zorgen. Zij of hij
stelt de vragen die nodig zijn, vindt blin-
Een warm onthaal voor delings haar/zijn weg in de organisatie.
Zij of hij zoekt efficiënt de informatie
medewerkers loont die nodig is en geraakt zonder veel pro-
blemen ingewerkt.
Een tweede mythe gaat ervan uit dat
onthaal erop neerkomt de nieuweling
te overdonderen met zowel mondelinge
De eerste werkdag bij uw bestuur. Een overdosis nieuwe gezichten, een als schriftelijke informatie. Die belandt
lawine aan informatie over de functie. Uitpuilende dossierkasten van dan dikwijls ongelezen in een kast of bij
het oud papier, of gaat verloren omdat ze
een voorganger. Geen werkkledij. De baas is op vakantie en de nieuwe op dat moment niet bruikbaar is voor de
collega’s wisten niet eens dat je kwam. Is deze situatie herkenbaar of starter.
Een derde mythe leunt hier nauw bij
slapstick? Een goed onthaalbeleid een prima investering. aan. Een oppervlakkige kennismaking
met een overdosis aan collega’s volstaat,
Tekst: Kris Dehamers Foto’s: Stefan Dewickere
want later maak je wel op eigen initiatief
Een goed onthaalbeleid voor nieuwe problemen uit de weg. Via een krachtig kennis met elkaar.
medewerkers is uiterst belangrijk. Me- onthaalbeleid schep je vertrouwen, het Sommige mythes vertrekken dan weer
dewerkers die goed onthaald worden, verdere personeelsbeheer en -beleid vanuit een goed bedoelde bezorgdheid.
hebben een hogere motivatie en worden mag dit vertrouwen niet ondergraven. Zo geeft men de nieuwe medewerker
hierdoor sneller productief. De kans dat vaak beperkte en gemakkelijke op-
de nieuweling het bestuur binnen de Vijf mythes over onthaalbeleid drachten, want alle begin is moeilijk. In
kortste keren weer verlaat, wordt aan- Ann Moreels wijst in haar boek Welkom! de praktijk blijken mensen hierdoor in
zienlijk kleiner. Een warm onthaal loont Het onthaal van nieuwe medewerkers op een een isolement terecht te komen omdat
dus, zowel op menselijk als op financi- aantal hardnekkige mythes over ont- ze niemand nodig hebben om hun op-
eel-organisatorisch vlak. Een nieuwe me- haal. Zo bestaat de overtuiging dat een dracht uit te voeren. Opdrachten die een
uitzoekhouding vragen, zijn een veel be-
tere optie.
Een nieuwe medewerker die zich thuis voelt Ten slotte denkt men vaak alle proble-
men met onthaal te kunnen oplossen
is minder geremd om nieuwe inzichten te delen, door iemand als peter of meter aan te
stellen. Een nuttig hulpmiddel, maar ze-
en die geven zuurstof aan de organisatie. ker geen toverstokje om tot een perfecte
integratie van een nieuwe medewerker te
komen.
dewerker die zich thuis voelt, is minder goede selectie een uitgebreid onthaal Het antwoord op deze mythes? Onthaal
geremd om nieuwe inzichten te delen, overbodig maakt. Survival of the fittest op is IN! Onthaal is enerzijds de broodno-
en die geven zuurstof aan de organisa- de werkvloer. Zwemmen of verzuipen. dige, eventueel wettelijk verplichte in-
tie. Een efficiënt onthaalbeleid maakt
deel uit van een samenhangend én rea-
listisch personeelsbeleid. Luc Sels, pro-
fessor Human Resource Management
aan de KULeuven, spreekt van een psy-
chologisch contract (naast het admini-
stratieve). Dit contract start bij de eerste
kennismaking via de vacature en loopt
tot het einde van de carrière bij het be-
stuur. Juiste informatie over aanwerving
en onthaalopleidingen versterken dit
contract. Zo worden de verwachtingen
en mogelijkheden van zowel werknemer
als werkgever in verband met loopbaan-
ontwikkeling en beloning bespreekbaar.
De belangrijkste reden waarom iemand
van werk verandert, is dat hij niet meer
Een nieuwe medewerker moet
krijgt wat hij verwachtte of wat hem be- de sleutelfiguren bij de uitoefening
loofd is. Door dit op voorhand te bespre- van zijn functie leren kennen.
ken en te concretiseren ga je een heleboel
16-31 mei 2006 LOKAAL 19

2. personeelsbeleid
Uit de praktijk
>>> Het OCMW Bornem organiseerde naar >>> De VAASB (vereniging voor ambtenaren en Links
aanleiding van zijn diversiteitsplan (2003-2004) afgestudeerden van de school voor bestuurs- - Op www.hrmcoach.be vind je een aantal test-
een evaluatie van het onthaalbeleid voor nieuwe recht) werkte het project ‘thuis in het gemeen- en toetsingslijsten in verband met selectie en
werksters in de dienst thuiszorg. In samenwer- tehuis (sociaal huis)’ uit. Binnen dit project onthaal.
king met het centrum basiseducatie stelden werd een excel-beheerssysteem (welp) voor een - Tips voor een goed onthaalbeleid:
de werksters samen met het diensthoofd een onthaalbeleid ontwikkeld. http://vdab.be/hraanbod/rekruteren/
nieuwe onthaalbrochure op waarin ook alle marijke.dierick@zwevegem.be onthaal.shtml
formulieren zoals een verlofaanvraag en het - Op www.unizo.be/images/res19412_2.pdf
arbeidsreglement opgenomen werden. Onder- >>> De stad Oostende stelde in het kader van staat een toetsingslijst voor de selectie en het
werpen in de brochures waren onder andere een groeidiversiteitsplan onthaalrapporten op. onthaal van allochtonen.
de taak van de werkster, grenzen op het werk Er werden interviews van twintig nieuwe mede- - 10 tips voor nieuwkomers/eerste baan.
(nee zeggen), communicatie met cliënten en op werkers en van alle diensthoofden afgenomen. www.intermediair.nl/artikel.jsp?id=81644
de dienst, de verwachtingen van de dienst, de Deze leverden veel nuttige informatie op voor - Tips tegen nieuwkomersblues.
cliënt, het OCMW, de werkster, wat is er leuk de uitwerking van hun peter-meterproject en de http://vdab.be/magezine/ma03/
en minder leuk aan je werk, waarom is er een bijsturing van hun onthaalbeleid. werkdag.shtml.
arbeidsreglement? anne.goetghebeur@oostende.be en
Alles werd in duidelijke, eenvoudige taal gefor- mieke.jacxsens@oostende.be Bronnen
muleerd. De werksters werden betrokken bij Ann Moreels, Welkom! Het onthaal van nieuwe
de opmaak van de brochure en hun werk werd >>> De stad Leuven hield bij de opmaak van medewerkers, Kluwer, 2005
zo door het bestuur opgewaardeerd. In de toe- haar onthaalbrochure rekening met allochtone
komst wil men dit uitbreiden naar andere dien- medewerkers. De taal van de brochure is hel-
sten. der en eenvoudig en er wordt veel fotomateriaal
heidi.verbruggen@ocmwbornem.be, ingezet.
T 03-890 60 88 tom.vanderaerschot@leuven.be
formatie (I): het arbeidsreglement, de terproject). Tijdens het onthaaltraject een rondleiding in de gemeentelijke
onthaalbrochure, de organisatiestruc- maakt de medewerker kennis met de or- diensten.
tuur. Samengevat: alle vormen van mon- ganisatie, de dienst en de baan. Een goede onthaalbrochure schrijf je van-
delinge en schriftelijke communicatie. uit het standpunt van de nieuwelingen.
Anderzijds is onthaal ook netwerking Onthaaldag en -brochure: Wat is voor hen relevant? Stuur je brochu-
(N): ervoor zorgen dat de medewerker visitekaartje voor bestuur re ook bij vanuit navraag bij de nieuwko-
zeker de sleutelfiguren bij de uitoefe- Individuele of collectieve onthaaldagen mers. Wat hebben ze (niet) gelezen? Wel-
ning van de functie formeel en infor- bieden ruimte voor informele ontmoe- ke informatie misten ze? Wat was over-
meel leert kennen en de organisatiecul- ting. De medewerker krijgt hier ook de bodig? Let ook op met informatie die
tuur ontdekt. Een goed evenwicht tussen kans vragen te stellen. Sommige bestu- regelmatig geactualiseerd moet worden.
beide is de basis voor een goed onthaal- ren maken hier een halve of volledige dag De onthaalbrochure is een visitekaartje,
beleid. Hierbij geldt één regel: overdaad
schaadt.
Individuele of collectieve onthaaldagen bieden
Kompas voor onthaaltraject
ruimte voor informele ontmoeting.
Op deze ontdekkingsreis is het handig
een routeplan of kompas te hebben.
De medewerker krijgt hier ook de kans vragen te stellen.
Een onthaalbeleid veronderstelt dat je
als werkgever duidelijke keuzes maakt
in functie van de organisatiemissie en
-strategie. Voer je een (identieke) ont- van, andere spreiden dit over twee halve naast de inhoud is ook de vorm belang-
haalprocedure voor iedereen? Ook voor dagen en/of organiseren een terugkom- rijk. Werk met de huisstijl en met fotoma-
heel tijdelijke functies? Voor medewer- dag. Net zoals het scenario voor een ont- teriaal en symbolen. Kies tussen sober
kers die wijzigen van functie of dienst? haaldag van bestuur tot bestuur zal ver- en flashy, tussen papier en elektronisch
En wat met medewerkers die terugko- schillen, bestaat er ook geen uniforme (indien dit voor iedereen bereikbaar is).
men na een langdurige ziekte? Voor hen blauwdruk voor een onthaalbrochure. Informatie in vraag-en-antwoordvorm
zijn er ook allerhande ‘nieuwe’ zaken. Durf voor beide over de muur kijken. Zo leest aangenamer. Maak een keuze tus-
Het onthaaltraject start bij de selectie en neemt in Beerse het gemeentepersoneel sen een vaste brochure of losse onderde-
omvat de onthaaldag(en), de onthaal- deel aan de onthaaldagen voor nieuwe len. Personaliseer waar mogelijk. Maak
brochure en de eerste begeleiding op de OCMW-medewerkers. In Oud-Heverlee een opsplitsing tussen wat de nieuwe-
werkvloer (al dan niet via een peter/me- krijgen nieuwe OCMW-medewerkers ling moet weten en wat extra informatie
20 LOKAAL 16-31 mei 2006

3. Voor iets hoort iets
KORTRIJK - Tijdens de eerste drie jaar van deze legislatuur voerde de Kortrijkse administratie verregaande veranderingen door. De organisatie
werd op zijn kop gezet. ‘Dat was nodig maar daarna hadden veel mensen het gevoel dat het gras onder hun voeten was weggemaaid.
Bovendien was de herstructurering zo cruciaal, dat niet alles doorlekte tot aan de basis. Daarom zijn we nu de laatste dingen aan het
verfijnen en ook wat leukere dingen aan het doen,’ zegt adjunct-stadssecretaris Mieck Vos. ‘Je kunt niet blijven eisen en niets in return
geven. Voor iets, hoort iets.’
delijk dat we wel volop communiceren over stadsbestuur dit hele verhaal vertellen, maar
wat er gebeurt, maar dat toch niet iedereen ook alles over de ziekteregeling, de vorming,
onze missie kent.’ Die missie werd ontwik- de lonen. Voor de belangrijkste aspecten
keld op het eind van de vorige legislatuur. van het personeelsbeleid werden slogans
Volgens deze missie moet de Kortrijkse ad- gezocht. Je talent werkt aanstekelijk of Je bent
ministratie innovatief zijn, en kwaliteitsvol, onze investering onder de algemene noemer
klantgericht en communicatief werken. De Heb je er zin in?. Dat laatste is het belangrijk-
onderliggende waarden zijn openheid, gren- ste en staat dan ook op een leuk blikken pen-
zeloosheid, eenvoud en dienstbaarheid. ‘Elke nendoosje met chocolaatjes erin. Als je werkt
medewerker moet dienstbaar zijn voor de voor de stad moet je zot zijn van je stad, een
burger, daar draait het bij ons om. De burger hart hebben voor je stad. Als dat zo is, doe je
kan ons terugfluiten, daar vinden de politici er graag een extraatje voor. Voor deze slogan
en de ambtenaren elkaar in. Maar deze missie die ook op de tas staat, haalde de stad inspi-
en die waarden bleken onvoldoende bekend ratie bij Oscar Wilde. Zijn ‘Alles kan ik weer-
bij de medewerkers. Ze zien een verandering staan behalve de verleiding’ werd Alles kan ik
maar weten niet altijd waarom. Daarom zijn weerstaan behalve de Stad Kortrijk.
we terug naar het begin gegaan, naar het Het pakket werd aan alle medewerkers voor-
onthaal. Ondertussen was er een heel verhaal gesteld op de Dag van de Medewerker, 6 de-
geschreven in Kortrijk. Als je dat verhaal niet cember, die ze in Kortrijk vanaf nu om de twee
kent, mis je iets,’ aldus Mieck Vos. jaar gaan vieren. Dezelfde tas wordt gebruikt
Door het vernieuwde stadhuis kwam de hele voor het onthaal van de nieuwe inwoners.
administratie op één plaats terecht in een
MvB
Eind 2004 koos de stad Kortrijk voor het kwa- volledig nieuw concept met ook meer ope-
liteitslabel Investors in people. Volgens dit label ningsuren en meer flexibiliteit. ‘Toen we de
kun je het succes van een organisatie meten eerste keer zegden dat het hele systeem van
aan de zwakste schakel. ‘Pas als iedereen er- stam- en glijtijden zou worden afgeschaft,
vaart dat er een andere manier van leiding- brak hier de revolutie uit. Dat systeem gaf
geven is, ben je goed bezig. Dat is niet een- mensen zekerheid, maar ik vind dat mensen
voudig voor de leidinggevenden, je moet de zelf verantwoordelijk kunnen zijn voor hun
lat heel hoog leggen. Als er iemand gefrus- werksysteem en laat hen liever vrij in- en uit-
Voorbeelden van onthaaldagen, onthaalbrochures en
treerd rondloopt tijdens de externe audit, pikken,’ zegt Mieck Vos. Na een eerste evalu-
peter-meterprojecten vind je op: www.vvsg.be/nl/
haal je een negatief rapport,’ zucht Mieck atie blijkt het nu wonderwel goed te werken.
dossiers.shtml
Vos. ‘Bij de nulmeting eind 2004 werd dui- In het onthaalpakket wilde het Kortrijkse
is. Mensen zijn nieuwsgierig naar hun vraagt. Een goede selectie van peters en gen. Wanneer de medewerker toch ver-
nieuwe werkomgeving, bezorg de ont- meters is dan ook belangrijk. Naast po- trekt, kan een exitgesprek altijd verdui-
haalbrochure daarom als het enigszins sitieve effecten loeren er ook gevaren. delijken op welk vlak je het onthaal- en
kan vóór de eerste werkdag. Vermijd een elite te creëren en let op voor personeelsbeleid nog verder kunt verbe-
de persoonlijke agenda die een peter of teren.
Meter weet het beter? meter kan hebben.
Naast evidente voordelen voor de nieuwe
medewerker en het bestuur biedt een pe- Een eerste indruk maken bij een nieuwe
ter-meterproject allerlei voordelen voor medewerker is een uniek moment dat
de peters en meters zelf. Ze krijgen door grote emotionele intelligentie vraagt.
zulke projecten meer zelfvertrouwen. Met een goed onthaalbeleid en met de
Ze krijgen meestal nieuwe interesse in juiste communicatie kom je een heel
het werk en halen er meer voldoening eind. Zorg voor een warm welkom zo-
uit. Houd er echter rekening mee dat dit dat nieuwe medewerkers het bestuur als
engagement een serieuze inspanning werkgever een warm hart blijven toedra- Kris Dehamers is VVSG-sectorconsulent
16-31 mei 2006 LOKAAL 21