Download to read offline
9. Penyusunan dokumen. .pptx
- 1.
- 2.
- 3. Jenis Dokumen AkreditasiFKTP : 1. Dokumen Induk Dokumen asli dan telah disahkan oleh Kepala FKTP. 2. Dokumen terkendali Dokumen yang didistribusikan kepada sekretariat/tiap unit/pelaksana, terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”.
- 4. 3. Dokumen tidakterkendali Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar FKTP digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “TIDAK TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Penanggung jawabManajemen Mutu dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.
- 5. 4. Dokumen Kedaluwarsa Dokumenyang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/stempel “KEDALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya dimusnahkan.
- 6. DOKUMEN AKREDITASI :Adalah semua dokumen/regulasi internal yg harus disiapkan, yang merupaan persyaratan yang diminta oleh standar akreditasi. Dibedakan : Dokumen yg merupakan REGULASI Rekaman: dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan.
- 7. Dokumen-dokumen yang perludisediakan di Puskesmas adalah sebagai berikut: Penyelenggaraan manajemen Puskesmas: • Kebijakan Kepala Puskesmas, • Rencana Lima Tahunan Puskesmas, • Pedoman/manual mutu, • Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan manajemen, • Standar operasional prosedur (SOP), • Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP): • Rencana Usulan Kegiatan (RUK), dan • Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) • Kerangka Acuan Kegiatan.
- 8. Penyelenggaraan Upaya KesehatanMasyarakat (UKM): • Kebijakan Kepala Puskesmas, • Pedoman untuk masing-masing UKM (esensial maupun pengembangan), • Standar operasional prosedur (SOP), • Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM, • Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM.
- 9. Penyelenggaraan Upaya KesehatanPerorangan (UKP) • Kebijakan tentang pelayanan klinis, • Pedoman Pelayanan Klinis, • Standar operasional prosedur (SOP) klinis, • Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien. foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi, dan sebagainya perlu menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan)
- 10. KEBIJAKAN & PEDOMAN KEBIJAKAN: • Adalah penetapan pimpinan pada tataran strategis atau bersifat garis besar. • Untuk penerapannya perlu disusun Pedoman / Panduan dan Prosedur > Kejelasan langkah- langkah untuk melaksanakan kebijakan (Peraturan / Keputusan). • Ditetapkan dengan Peraturan atau Keputusan Pimpinan. Dapat dituangkan dalam Pasal-pasal atau sebagai lampiran dari SK tsb. • SK = BERSIFAT INDIVIDUAL, FINAL, KONGKRET, SUDAH MENIMBULKAN AKIBAT HUKUM.
- 11. SURAT KEPUTUSAN • FormatPeraturan/Surat Keputusan disesuaikan dengan Peraturan Daerah yang berlaku atau dapat disusun sebagai berikut: • Pembukaan ditulis dengan huruf kapital: – Kebijakan : Peraturan/Keputusan Kepala (sebutkan nama FKTP), – Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran di FKTP, – Judul : ditulis judul Peraturan/Keputusan tentang – Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa – Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin diakhiri dengan tanda koma (,)
- 12. Konsideran, meliputi: • Menimbang: -Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan, - Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri, - konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri dengan tanda baca (;).
- 13. Diktum: • Diktum “MEMUTUSKAN”ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital; • Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ); • Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).
- 14. Batang Tubuh. – Batangtubuh memuat semua substansi Peraturan/Surat Keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya: •Kesatu : •Kedua : •dst – Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Surat Keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan • Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/Surat Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan Peraturan/Surat Keputusan.
- 15. Kaki: • Kaki Peraturan/SuratKeputusan merupakan bagian akhir substansi yang memuat penanda tangan penerapan Peraturan/Surat Keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang terdiri dari: –tempat dan tanggal penetapan, –nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,), –tanda tangan pejabat, dan –nama lengkap pejabat yang menanda tangani. • Penandatanganan: • Peraturan/Surat Keputusan Kepala FKTP ditandatangani oleh Kepala FKTP, dituliskan nama tanpa gelar.
- 16. Lampiran Peraturan/Surat Keputusan: •Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul Peraturan/Surat Keputusan, • Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala FKTP. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan / Surat Keputusan yaitu : • Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala FKTP hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan. • Untuk Kebijakan berupa Peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis sebagai diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.
- 17. Mengingat: • Memuat dasarkewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat Peraturan/Surat Keputusan tersebut, • Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi, • Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang, • Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri dengan tanda baca (;).
- 18. Kebijakan pelayanan obat,yang berisi: - Kebijakan peresepan obat (termasuk peresepan obat narkotika dan psikotropika) - kebijakan pelayanan obat rawat inap dan rawat jalan - kebijakan penyediaan dan penggunaan obat - kebijakan pengendalian dan penilaian penyediaan dan penggunaan obat - kebijakan pelayanan obat 7 hari 24 jam pada puskesmas dengan rawat darurat - kebijakan persepan obat sesuai formularium - Kebijakan penyediaan obat sesuai formularium - Kebijakan penanganan obat kedaluwarsa - Kebijakan tentang efek samping obat, riwayat alergi, obat yang dibawa pasien rawat inap - Kebijakan monitoring efek samping obat - Kebijakan pengendalian pengawasan penggunaan psikotropika dan narkotika - Kebijakan penyediaan obat emergensi - Kebijakan jika terjadi kesalahan pemberian obat dan pelaporannya (KTD, KNC, dsb) Kebijakan pelayanan farmasi
- 19. PEDOMAN. Pedoman adalah : •ketentuan dasar yg memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan • Dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan. • Mengatur beberapa hal Panduan : • Petunjuk dalam melakukan kegiatan • Hanya meliputi satu kegiatan
- 20. - Pedoman atauPanduan perlu SK Pemberlakuan. - Agar Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar perlu SPO. • Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut. • Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas.
- 21. Sistematika Pedoman /Panduan : Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum Puskesmas BAB III Visi, Mis, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja
- 22. BAB VIII PolaKetenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI Pelaporan Laporan Harian Laporan Bulanan Laporan Tahunan
- 23. Format Pedoman PelayananUnit Kerja BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Ruang Lingkup Pelayanan D. Batasan Operasional E. Landasan Hukum
- 24. BAB II STANDARKETENAGAAN A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan C. Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap) BAB III STANDAR FASILITAS D. Denah Ruang E. Standar Fasilitas
- 25. BAB IV TATALAKSANAPELAYANAN BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN PASIEN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP
- 26. Format Panduan PelayananPuskesmas BAB I DEFINISI BAB IIRUANG LINGKUP BAB III TATALAKSANA BAB IV DOKUMENTASI
- 27. • Pedoman pelayananfarmasi Pendahuluan: latar belakang, ruang lingkup, landasan hukum Pengorganisasian Standar ketenagaan Standar fasilitas Tata laksana pelayanan farmasi: peresepan obat pelayanan obat pengadaan obat penyimpanan obat distribusi obat monitoring dan penilaian thd penggunaan dan penyediaan obat pencegahan dan penanganan obat kaduluwarsa pelayanan dan penyimpanan obat psikotropika dan narkotika rekonsiliasi obat monitoring efek samping obat penyediaan dan penggunaan obat emergensi Logistik pelayanan obat Kendali mutu pelayanan farmasi dan Keselamatan pasien Keselamatan kerja karyawan farmasi Penutup
- 28. PROSEDUR. SPO (Standar ProsedurOperasional) Adalah langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu Agar proses kerja rutin terlaksana dengan effisien, efektif, konsisten, seragam dan aman dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
- 29. Tujuan: berisi tujuan pelaksanaanSOP secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……” Kebijakan: berisi kebijakan Kepala FKTP yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut, misalnya untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No 005/2014 tentang Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak.
- 30. • Syarat penyusunanSOP : SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. flow charting dari suatu kegiatan. dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa. jangan menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat dan objek SOP harus jelas. harus menggunakan kalimat perintah/instruksi bagi pelaksana dengan bahasa yang dikenal pemakai. harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. KUNCINYA : TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG DITULIS , BISA DIBUKTIKAN SERTA DAPAT DITELUSURI DENGAN BUKTINYA.
- 31. Logo PUSKES Judul SOP. SOP No. Dokumen: Ditetapkan Oleh Kepala Puskesmas… Nama. NIP. No. Revisi : Tanggal Terbit : Halaman : 1. Pengertian 11 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi
- 32. `````````````````````````` Dari keenam isiSOP sebagaimana diuraikan di atas, dapat ditambahkan antara lain: bagan alir, dokumen terkait, dsb menyesuaikan dengan format SOP yang ditentukan oleh Pemerintah Daerah, yang penting dalam satu organisasi menggunakan satu format yang seragam. SOP yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SOP minimal yang harus ada di Puskesmas/FKTP.
- 33. Agar SOP dapatdikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SOP tersebut rumit maka untuk melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.
- 34. Tujuan Rencana PelaksanaanKegiatan (RPK) Pencocokan pelaksanaan dengan perencanaannya Mengetahui kapan pelaksanaan dan seleseainya kegiatan Mengetahui siapa saja yang terlibat Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan Mendeteksi hambatan yang akan ditemui Mengarahkan pada pencapaian tujuan RPK
- 35. Langkah Rencana PelaksanaanKegiatan (RPK) 1.Tahap Persiapan (mempersiapkan staf yang terlibat) 2. Tahap Analisis Situasi (untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang dihadapi) 3.Tahap Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan: A. Analisis Masalah: • Identifikasi masalah • Menetapkan urutan prioritas masalah • Merumuskan masalah • Mencari akar penyebab masalah B. Penyusunan rencana usulan kegiatan
- 36. 4. Tahap penyusunanrencana pelaksanaan kegiatan: a. Mempelajari alokasi kegiatan dan biaya yang sudah disetujui. b. Membandingkan alokasi kegiatan yang disetujui dengan RUK yang diusulkan dan situasi pada saat penyusunan RPK. c. Menyusun rancangan awal, rincian dan volume kegiatan yang akna dilaksanakan serta sumber daya pendukung menurut bulan dan lokasi pelaksanaan. d. Mengadakan lokakarya mini tahunan untuk membahas kesepakatan RPK. e. Membuat RPK yang telah disusun dalam bentuk matriks.
- 37. Penataan Dokumen. • Untukmemudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas/FKTP dikelompokan masing- masing bab/kelompok pelayanan/UKM dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar secara berurutan.
- 38.