53 d-om-andi agus mumang-staffing
- 1. MAKALAH ORGANISASI DAN MANAJEMEN KESEHATAN (OMK) (STAFFING) Oleh : ANDI AGUS MUMANG K11111349 KELAS D PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS HASANUDDIN 2012 Makalah Organisasi dan Manajemen Kesehatan Page 1
- 2. KATA PENGANTAR Puji syukur senantiasa kita panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat, rahmat, taufik dan hidayah – Nyalah sehingga saya dapat menyelesaikan tugas makalah ini dengan baik. Salam dan shalawat semoga tetap tercurahkan kepada junjungan kita Nabiullah Muhammad saw beserta para sahabat, keluarga dan para pengikutnya. Sesuai dengan materi yang saya dapatkan yakni “STAFFING” maka saya menyusun makalah ini dengan tujuan agar mahasiswa mampu mengetahui dan memahami segala sesuatu yang berhubungan dengan materi tersebut. Terlepas dari hal tersebut, saya menyadari bahwa masih ada kelemahan dan kekurangan dalam pengerjaan tugas modul ini. Dan untuk menyempurnakannya saya sangat mengharapkan kritik dan saran dari teman-teman maupun dosen pembimbing. Atas perhatiannya saya ucapkan terimah kasih. Makassar, 05 Desember 2012 Andi Agus Mumang Makalah Organisasi dan Manajemen Kesehatan Page 2
- 3. DAFTAR ISI HalamanJudul……………………………………………………………………...... 1 Kata Pengantar……………………………………….................................................. 2 Daftar isi……………………………………………………………………………… 3 BAB I. PENDAHULUAN…………………………………………………………… 4 A. Latar Belakang……………………………………………………………….. 5 B. Rumusan Masalah……………………………………………………………. 5 C. Tujuan Penulisan……………………………………………………………... 6 D. Manfaat Penulisan……………………………………………………………. 6 BAB II. PEMBAHASAN…………………………………………………………… 7 A. Definisi Staffing ……………………………………………………….......... 7 B. Macam – Macam Staf…………………………………………....................... 7 C. Peranan Staf……………………………………………………….................. 9 D. Wewenang, Tugas dan Fungsi Staf………………………………………….. 10 E. Pokok – Pokok Kualifikasi Staf ....................................................................... 12 BAB III. PENUTUP……………………………………………………………….. 14 A. Kesimpulan…………………………………………………………………. 14 B. Saran………………………………………………………………………… 14 DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………………………. 15 Makalah Organisasi dan Manajemen Kesehatan Page 3
- 4. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Membicarakan tentang staf berarti juga membicarakan tentang organisasi juga, disini saya akan menjelaskan sedikit tentang organisasi. Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang- orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode,lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut. 1) Menurut ERNEST DALE: Organisasi adalah suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan, dan pemeliharaan suatu struktur atau pola hubunngan kerja dari orang-orang dalam suatu kerja kelompok. 2) Menurut CYRIL SOFFER: Organisasi adalah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu system kerja dan pembagian dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas, dibagikan kemudian digabung lagi dalam beberapa bentuk hasil. 3) Menurut KAST & ROSENZWEIG: Organisasi adalah sub system teknik, sub system structural, sub system pshikososial dan sub system manajerial dari lingkungan yang lebih luas dimana ada kumpulan orang-orang berorenteasi pada tujuan. Dimaklumi bahwa dalam suatu organisasi pimpinanlah yang bertanggungjawab akan pelaksanaan tugas-tugas organisasi, tapi tidak berarti ia harus mengambil alih semua tugas tersebut. Dalam pelaksanaan tugas pimpinan dapat menunjuk staf (orang lain) untuk mengerjakannya dengan pemberian wewenang dan pembahagian tanggung jawab. Pada Makalah Organisasi dan Manajemen Kesehatan Page 4
- 5. waktu-waktu tertentu pimpinanjuga boleh membentuk panitia yang berfungsi sebagai staf atau sejumlah orang yang diangkat dan dipilih guna mempertimbangkan persoalan yang diajukan kepadanya (pimpin-an). Maka berdasarkan hal tersebut di atas dapat dinyatakan bahwa tugas staf adalah: memberikan layanan dan nasehat kepada manager/pimpinan sesuai dengan keahlian yang dimilikinya. Dalam organisasi ini, tidak begitu tegas garis pemisah antara pimpinan dan staf pelaksana. Peran staf bukan sekedar pelaksana perintah pimpinan namun staf berperan sebagai pembantu pimpinan. Bentuk organisasi semacam ini muncul karena makin kompleksnya masalah-masalah organisasi sehingga pimpinan sudah tidak dapat lagi menyelesaikan semuanya dan memerlukan bantuan orang lain (biasanya para ahli) yang dapat memberikan masukan pemikiran-pemikiran terhadap masalah-masalah yang dihadapi. Meskipun organisasi ini lebih baik dari yang pertama karena keputusan- keputusan dapat lebih baik namun kadang-kadang keputusan-keputusan tersebut akan memakan waktu yang lama karena melalui perdebatan-perdebatan yang kadang-kadang melelahkan. B. Rumusan Masalah Adapun Rumusan masalah yang diangkat dalam penulisan makalah ini adalah : 1) Apa yang dimaksud dengan Staffing ? 2) Jelaskan macam – macam Staf? 3) Jelaskan peranan staf dalam suatu organisasi? 4) Apakah wewenang, tugas, dan fungsi sebagai seorang staf dalam suatu organisasi? 5) Sebutkan pokok – pokok kualifikasi seorang staf? C. Tujuan Penulisanan Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah : 1) Mengetahui pengertian Staffing 2) Mengetahui macam – macam Staf 3) Mengetahui peranan staf dalam suatu organisasi 4) Mengetahui wewenang, tugas, dan fungsi sebagai seorang staf dalam suatu organisasi 5) pokok – pokok kualifikasi seorang staf Makalah Organisasi dan Manajemen Kesehatan Page 5
- 6. D. Manfaat Penulisan Penulisan ini diharapkan dapat memberi manfaat antara lain : 1) Bagi Penulis, Makalah ini dapat memberi manfaat dalam bentuk tindak lanjut penulis dalam kemampuannya menyusun makalah sacara sistematis dan sumber ilmu terhadap berbagai referensi yang penulis temui 2) Bagi Pembaca, Makalah ini dapat memberi manfaat berupa sumber informasi dan rujukan terhadap konsep pemahaman mengenai “Staffing dalam Organisasi Manajemen Kesehatan” Makalah Organisasi dan Manajemen Kesehatan Page 6
- 7. BAB II PEMBAHASAN A. Definisi Staffing Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga petugas memberi daya guna maksimal kepada organisasi.Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini. Staf yaitu orang yang diangkat/ditunjuk sesuai dengan keahliannya untuk melaksanakan suatu tugas yang di- bebankan kepadanya. Staffing dan organizing yang erat hubungannya. Organizing yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi, sedangkan staffing berhubungan dengan penerapan orang-orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada dalam organisasi tersebut. Staffing dapat diartikan pula sebagai berikut : Bagian organisasi yg tidak mempunyai hak memberikan perintah, tetapi mem- punyai hak membantu pimpinan, memberikan nasihat Sekelompok orang yg bekerja sama membantu seorang ketua dalam mengelola sesuatu B. Macam – Macam Staf Ada dua macam staf, yaitu: a) Staf pribadi / Staf Penasihat (personal staf ) Staf penasihat , dibentuk untuk memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada seorang manajer. Staf penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan manajer dapat menunjuk atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan, pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Agar saran-saran yang diberikan kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang, obyektif dan telah diuji serta diteliti Makalah Organisasi dan Manajemen Kesehatan Page 7
- 8. kebenarannya, maka saran-saranitu harus digarap melalui suatu proses. Proses pemberian saran tersebut melalui kegiatan sebagai berikut : Pengumpulan data dapat dilakukan dengan mengadakan penelitian atau riset. Mengadakan analisis fakta-fakta, informasi-informasi yang diterima Mengadakan evaluasi atau penilaian Membuat berbagai alternatif atau kemungkinan Mengadakan pemilihan dari berbagai kemungkinan yang dianggap paling baik Membuat kesimpulan Merumuskan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan dalam suatu bentuk tertentu sehingga mudah dan cepat dipahami oleh pimpinan. Staf pribadi ini dibagi menjadi dua, yaitu : 1. Staf asistens, disebut juga asisten manajer atau asisten director yang berposisi sebagai lini atau hubungan lini, yaitu hubungan orang-orang dan komponen-komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang mengambil keputusan akhir/terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. staf asisten ini meliputi: ~asisten to dan executive assintants memberi bantuan kepada pucuk pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di perlukan. ~administrative assistants memberikan layanan kepada seorang pimpinan dalam soal kecil administrasi. ~special assistants memberikan layanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan. 2. line assistant yaitu assistant yang berada pada masing-masing fungsional yang ada dalam perusahaan, dan dia memberikan nasehat dan bantuannya pada bidang menurut fungsinya. b) Staf Spesialis / Pelayanan Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam- macam, seperti tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang Makalah Organisasi dan Manajemen Kesehatan Page 8
- 9. berdiri sendiri. Fungsiutama staf pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk kegiatan-kegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbangan. Staf ini sering di sebut asisten yang mempunyai tugas bermaca-macam untuk satu atasan dan biasanya bersifat generalis. umumnya ini diperbantukan manajer tingkat tinggi (top manajer). C. Peranan Staf Dalam organisasi bentuk lini dan staff ada dua kelompok tenaga kerja. Kelompok pertama adalah yang bertugas utama menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, lalu pihak lain bertugas melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Peranan staff dalam proses manajemen ialah menbahas pentingnya kegiatan- kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, dan juga membahas pentingnya paranan karyawan staff dalam membantu management members dalam mengambil keputusan. Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top, middle maupun lower manager seperti supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut : a) Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan. b) Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh organisasi. c) Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan- kekuatan yang dimiliki organisasi. d) Keputusan yang diambil harus rasional dalam pengertian dapat diterima oleh akal sehat dari para pelaksana. Uraian di atas diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu menyenangkan semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dan dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang Makalah Organisasi dan Manajemen Kesehatan Page 9
- 10. menyenangkan samua pihakbelum tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan. Dari peranan staff sebagaimana telah dikemukakan dapat diketahui bahwa staff adalah hal yang diinginkan apabila : Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya. Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat disebabkan: (1) bawahan belum mempunyai kemampuan (2) secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist. D. Wewenang, Tugas, dan Fungsi Staf Wewenang staf: a) Wewenang yang mengalir ke samping yaitu wewenang yang diberikan kepada staf khusus untuk membantu melancarkan tugas staf yang diberikan wewenang lini. Wewenang staf diberikan karena ada spesialisasi adanya tugas-tugas menegerial yang terkait dengan fungsi staf seperti pengawasan, pelayanan kepada staf atau penasihat. b) Wewenang staf dan lini, perpaduan antara wewenang lini dan staf merupakan bentuk struktur organisasi yang paling umum saat ini. Bentuk organisasi kelihatan kompleks tetapi sesungguhnya adalah pengembangan dari bentuk lini dan staf. Tugas staf : Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai berikut : a) Mengumpulkan data (fakta) b) Menginterpretasikan data (fakta) c) Mengusulkan alternatif tindakan d) Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak. Makalah Organisasi dan Manajemen Kesehatan Page 10
- 11. e) Mempersiapkan instruksi-instruksitertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan. f) Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan. g) Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi. h) Memberikan infrmasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas-tugas yang telah didelegasikan kepada mereka. Fungsi staf : Beberapa fungsi staf : a) Memberikan informasi kepada pemimpin b) Memberikan batuan kepada pemimpindalam memecahkan masalah jika diperlukan c) Membantu menjalankan recana-rencana yang telah ditentukan oleh seorang pemimpin dan masih banyak lagi alinnya. d) Dengan makin berkembangnya perusahaan kekompleksan fungsi yang perlu untuk pelaksanaan tugas berkembang lebih cepat sehingga manajemen perlu bantuan melalui spesialisasi fungsi yang disebut staf. e) Penciptaan fungsi staf atau fungsi sekunder ini dengan mendiferensiasikan kegiatan ke luar dari rantai komando. f) Fungsi staf membantu dan memperlancar kerja fungsi garis. g) Agar fungsi staf bermanfaat harus jelas fungsinya, dibatasi jumlahnya, tugas pimpinan memang meningkat, staf diberi informasi yang diperlukan, dimintai nasihat, didorong berinisiatif. Menurut bidang yang di layani staf dibagi menurut fungsi-fungsi yang ada di perusahaan, seperti staf personalia, staf pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran dan staf lain/sebagainya.. Jenis staf menurut banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan menjadi: Makalah Organisasi dan Manajemen Kesehatan Page 11
- 12. a) Staf khusus,staf ini memiliki tugas untuk memberikan saran, konsultasi, bantuan serta melayani seluruh lini dan unsur organisasi. sifat khusus staf spesialis yaitu: a) Terbatas dalam pemberian masihat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen-elemen dalam organisasi. b) Nasihat dan bantuannya diberikan kepada seluruh bagian dan seksi. c) Nasihat dan bantuannya hanya untuk lapangan tertentu. b) Staf pribadi, memiliki tugas memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada manajer. staf ini sering di sebut asisten yang mempunyai tugas bermaca-macam untuk satu atasan dan biasanya bersifat generalis. umumnya ini diperbantukan manajer tingkat tinggi (top manajer). staf pribadi ini dibagi menjadi dua, yaitu : Staf asistens, disebut juga asisten manajer atau asisten director yang berposisi sebagai lini atau hubungan lini, yaitu hubungan orang-orang dan komponen- komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang mengambil keputusan akhir/terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. staf asisten ini meliputi: ~asisten to dan executive assintants memberi bantuan kepada pucuk pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di perlukan. ~administrative assistants memberikan layanan kepada seorang pimpinan dalam soal kecil administrasi. ~special assistants memberikan layanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan. Line assistant yaitu assistant yang berada pada masing-masing fungsional yang ada dalam perusahaan, dan dia memberikan nasehat dan bantuannya pada bidang menurut fungsinya. E. Pokok – Pokok Kualifikasi Staf Karena staf berfungsi memberikan layanan dan nasehat kepada pimpinan, maka ia harus memiliki kwalifikasi-kwalifikasi tertentu. Beishline.Ph.D (1957: 232) menjelaskan 6 pokok kwalifikasi seorang staf sebagai berikut: 1. Memiliki pengetahuan yang luas tentang orgasisasi 2. Mempunyai sifat-sifat kepribadian seperti kesetiaan, tenaga yang besar, kesehatan, inisiatif, pertimbangan yang baik dan pandai bergaul Makalah Organisasi dan Manajemen Kesehatan Page 12
- 13. 3. Mempunyai semangat kerja sama dan ramah tamah 4. Kestabilan emosi dan tingkah laku yang sopan 5. Kesederhanaan 6. Kemauan baik dan optimistis Makalah Organisasi dan Manajemen Kesehatan Page 13
- 14. BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Demikianlah penulisan makalah ini, maka dari itu kami dapat menyimpulkan bahwa Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga petugas memberi daya guna maksimal kepada organisasi. Staf terdiri atas dua macam yakni staf pribadi dan staf pelayanan yang masing - masing memiliki peranan, wewenang, tugas dan fungsinya masing – masing. Karena staf berfungsi memberikan layanan dan nasehat kepada pimpinan, maka ia harus memiliki kwalifikasi-kwalifikasi tertentu. B. Saran a) Seorang staf harus mampu mensinergikan antara peranannya sebagai staf dengan wewenang, tugas maupun fungsinya agar hasil kerjanya sebagai seorang staf dapat memuaskan. Makalah Organisasi dan Manajemen Kesehatan Page 14
- 15.