Ma tran kiem soat rui ro

1. PROJECT WAKE UP
MA TRẬN RỦI RO VÀ KIỂM SOÁT
Hỗ trợ thông tin cho Công ty trong việc phát triển quy trình quản lý
tài chính nhằm kiểm soắt chặt chẽ các rủi ro thất thoát, sai sót có thể
xảy ra thông qua đó, đưa ra phương pháp vận hành hiệu quả và
thực tiễn
Cho kỳ kế toán 6 tháng kết thúc ngày 30 tháng 6 năm 2021
BÁO CÁO 01/2022TRẠG

2. 1
Mục lục
Trang
A. MỤC TIÊU........................................................................................................................................01
B. PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN............................................................................................................01
C. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TY ..................................................................................................................01
D. DANH MỤC HỒ SƠ TIẾP NHẬN ....................................................................................................01
E. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ ......................................................................................................................01
F. MA TRẬN RỦI RO & KIỂM SOÁT ............................................................................................. 02-15
1. Quy trình bán hàng và thu tiền.................................................................................................... 02-06
2. Quy trình mua hàng và ghi nhận phải trả.................................................................................... 07-09
3. Quy trình lương................................................................................................................................10
4. Quy trình chi tiền......................................................................................................................... 11-12
5. Quy trình kiểm kê.............................................................................................................................13
6. Quy trình khóa sổ.............................................................................................................................14
7. Quy trình lư trữ chứng từ.................................................................................................................15
G. CÁC VẤN ĐỀ CÔNG TY ĐANG VƯỚNG MẮC ...............................................................................15

3. PRIVATE & CONFIDENTIAL

4. 1
MA TRẬN RỦI RO & KIỂM SOÁT
A. MỤC TIÊU
Hỗ trợ Công ty phát triển quy trình quản lý tài chính nhằm kiểm soắt chặt chẽ các rủi ro thất thoát, sai sót
có thể xảy ra thông qua đó, đưa ra phương pháp vận hành hiệu quả và thực tiễn.
B. PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN
- Tìm hiểu các quy trình hoạt động chính của Công ty đã ban hành bao gồm: (1) Quy trình bán hàng và
thu tiền; (2) Quy trình mua hàng và ghi nhận phải trả; (3) Quy trình lương; (4) Quy trình chi tiền; (5)
Quy trình kiểm kê; (6) Quy trình khóa sổ và (7) Quy trình lưu chữ chứng từ;
- Ghi nhận các ý kiến, các vấn đề Công ty gặp phải trong quá trình vận hành từ đó đưa ra giải pháp
kiểm soát; và
- Sử dụng kiến thức chung trong ngành để nhận định các rủi ro trọng yếu có thể xảy ra và đưa ra các
kiểm soát tiêu chuẩn/cân chỉnh phù hợp với bản chất, loại hình Công ty.
- Xây dựng Ma trận Rủi ro & Kiểm soát trước khi chính thức xây dựng Bộ Quy trình.
C. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TY
- Tên Công ty: WAKE UP
- Hoạt động kinh doanh: Bán café. Loại hình Retail
- Size: Start-up – Chưa phải đại chúng lớn
D. DANH MỤC HỒ SƠ TIẾP NHẬN
STT Diễn giải Tham chiếu
1 Bảng thống kê số liệu (Excel) Thống kê số liệu - Quán KS - NĂM
2021xlsx
2 Tóm lược Quy trình và Vấn đề gặp phải (Word) Ke toan
3 Bảng thống kê số liệu chi tiền (Word) THỐNG KÊ TIỀN CHI HÀNG NGÀY 65
4 File Chấm công (Excel) Chấm công 17
5 File thống kê tiền giao ca (Word) THỐNG KÊ TIỀN GIAO CA 65
E. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
- RR: Rủi ro
- KS: Kiểm soát

5. 2
F. MA TRẬN RỦI RO & KIỂM SOÁT
1. QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
Rủi ro Kiểm soát đề xuất Định kỳ Loại hình
RR1: Thay đổi
giá cả mặt hàng
trên hóa đơn
không được
kiểm soát giá
phù hợp
KS1: Đơn giá mặt hàng phải được cập
nhật trên masterfile hệ thống và được
phân quyền điều chỉnh giá phù hợp
Hàng ngày Tự động với phần mềm
IT
Điều chỉnh phần mềm
có phân quyền phù hợp.
KS2: Việc hủy hóa đơn/sửa đổi thông
tin hóa đơn phải được cấp có thẩm
quyền phê duyệt và phải lưu lại
Hàng ngày Tự động với phần mềm
IT
Điều chỉnh phần mềm
có phân quyền phù hợp.
KS4: Kế toán/Kiểm soát viên kiểm tra
Báo cáo Doanh thu định kỳ để tìm ra
đơn hàng có đơn giá bất thường.
Thực hiện thủ tục phân tích doanh thu
theo từng loại hình/tháng và so sánh
với (1) kế hoạch kinh doanh đã đề ra và
(2) dữ liệu quá khứ.
Thực hiện thủ tục phân tích tính họp lý
tỷ lệ hủy hóa đơn.
Hàng tháng
Hàng quý
Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
RR2: Việc bán
hàng không
được ghi nhận
KS2: Việc hủy hóa đơn/sửa đổi thông
tin hóa đơn phải được cấp có thẩm
quyền phê duyệt và phải lưu lại
Hàng ngày Tự động với phần mềm
IT
Điều chỉnh phần mềm
có phân quyền phù hợp.
KS3: Thủ quỹ thực hiện lập Báo cáo
Kiểm tra đối chiếu giữa (1) Tổng giá trị
Hóa đơn bán hàng theo ngày, (2) Tình
trạng tiền mặt/ngân hàng theo ngày
trước khi ký Biên bản bàn giao ca
Hàng ngày Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS4: Kế toán/Kiểm soát viên kiểm tra
Báo cáo Doanh thu định kỳ để tìm ra
đơn hàng có đơn giá bất thường.
Thực hiện thủ tục phân tích doanh thu
theo từng loại hình/tháng và so sánh
với (1) kế hoạch kinh doanh đã đề ra và
(2) dữ liệu quá khứ.
Thực hiện thủ tục phân tích tính họp lý
tỷ lệ hủy hóa đơn.
Hàng tháng
Hàng quý
Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS5: Việc hủy hóa đơn phải được
phân quyền phù hợp và phải được lưu
trữ trên hệ thống.
Hàng ngày Tự động với phần mềm
IT
Điều chỉnh phần mềm
có phân quyền phù hợp.

6. 3
Rủi ro Kiểm soát đề xuất Định kỳ Loại hình
KS6: Thực hiện Kiểm kê tồn kho khi
chuyển ca hoặc cuối ngày để đảm bảo
kiểm soát lượng hàng bán ra trong
ngày (Theo phương pháp Bán ra =
Đầu kỳ + Mua vào - Cuối kỳ)
Hàng ngày Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS7: Thực hiện nộp tiền vào ngân
hàng định kỳ ba ngày để tránh lượng
tồn lâu và dễ kiểm soát tính hiện hữu
Ba ngày/lần Thủ công
KS8: Camera giám sát để tránh tình
trạng bán hàng không xuất hóa đơn
Hàng ngày Tự động với phần mềm
IT
KS9: Treo bảng và thông báo chính
sách để Khách hàng biết không thanh
toán khi không có hóa đơn bán hàng.
Hàng ngày Thủ công
KS10: Hàng tháng thực hiện khóa sổ
tổng kết. Kế toán/Kiểm soát viên cần
kiểm tra báo cáo tổng thể:
- Doanh thu với (1) Tiền mặt tại quỹ,
(2) Tiền ngân hàng, (3) Momo, (4)
Hóa đơn;
- Kiểm tra kết quả kiểm kê tồn kho,
tồn tiền mặt để phát hiện bất
thường
Hàng tháng Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
Kiểm tra dựa trên các
công việc đã thực hiện
hàng ngày
Kiểm tra chéo
RR3: Việc bán
hàng ghi nhận
sai kỳ
KS2: Việc hủy hóa đơn/sửa đổi thông
tin hóa đơn phải được cấp có thẩm
quyền phê duyệt và phải lưu lại
Hàng ngày Tự động với phần mềm
IT
Điều chỉnh phần mềm
có phân quyền phù hợp.
KS3: Thủ quỹ thực hiện lập Báo cáo
Kiểm tra đối chiếu giữa (1) Tổng giá trị
Hóa đơn bán hàng theo ngày, (2) Tình
trạng tiền mặt/ngân hàng theo ngày
trước khi ký Biên bản bàn giao ca
Hàng ngày Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS4: Kế toán/Kiểm soát viên kiểm tra
Báo cáo Doanh thu định kỳ để tìm ra
đơn hàng có đơn giá bất thường.
Thực hiện thủ tục phân tích doanh thu
theo từng loại hình/tháng và so sánh
với (1) kế hoạch kinh doanh đã đề ra và
(2) dữ liệu quá khứ.
Thực hiện thủ tục phân tích tính họp lý
tỷ lệ hủy hóa đơn.
Hàng tháng
Hàng quý
Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS6: Thực hiện Kiểm kê tồn kho khi
chuyển ca hoặc cuối ngày để đảm bảo
kiểm soát lượng hàng bán ra trong
Hàng ngày Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm

7. 4
Rủi ro Kiểm soát đề xuất Định kỳ Loại hình
ngày (Theo phương pháp Bán ra =
Đầu kỳ + Mua vào - Cuối kỳ)
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS10: Hàng tháng thực hiện khóa sổ
tổng kết. Kế toán/Kiểm soát viên cần
kiểm tra báo cáo tổng thể:
- Doanh thu với (1) Tiền mặt tại quỹ,
(2) Tiền ngân hàng, (3) Momo, (4)
Hóa đơn;
Kiểm tra kết quả kiểm kê tồn kho, tồn
tiền mặt để phát hiện bất thường
Hàng tháng Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
Kiểm tra dựa trên các
công việc đã thực hiện
hàng ngày
Kiểm tra chéo
RR4: Việc bán
hàng không
được xuất hóa
đơn đúng kỳ
KS2: Việc hủy hóa đơn/sửa đổi thông
tin hóa đơn phải được cấp có thẩm
quyền phê duyệt và phải lưu lại
Hàng ngày Tự động với phần mềm
IT
Điều chỉnh phần mềm
có phân quyền phù hợp.
KS3: Thủ quỹ thực hiện lập Báo cáo
Kiểm tra đối chiếu giữa (1) Tổng giá trị
Hóa đơn bán hàng theo ngày, (2) Tình
trạng tiền mặt/ngân hàng theo ngày
trước khi ký Biên bản bàn giao ca
Hàng ngày Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS4: Kế toán/Kiểm soát viên kiểm tra
Báo cáo Doanh thu định kỳ để tìm ra
đơn hàng có đơn giá bất thường.
Thực hiện thủ tục phân tích doanh thu
theo từng loại hình/tháng và so sánh
với (1) kế hoạch kinh doanh đã đề ra và
(2) dữ liệu quá khứ.
Thực hiện thủ tục phân tích tính họp lý
tỷ lệ hủy hóa đơn.
Hàng tháng
Hàng quý
Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS6: Thực hiện Kiểm kê tồn kho khi
chuyển ca hoặc cuối ngày để đảm bảo
kiểm soát lượng hàng bán ra trong
ngày (Theo phương pháp Bán ra =
Đầu kỳ + Mua vào - Cuối kỳ)
Hàng ngày Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS10: Hàng tháng thực hiện khóa sổ
tổng kết. Kế toán/Kiểm soát viên cần
kiểm tra báo cáo tổng thể:
- Doanh thu với (1) Tiền mặt tại quỹ,
(2) Tiền ngân hàng, (3) Momo, (4)
Hóa đơn;
Kiểm tra kết quả kiểm kê tồn kho, tồn
tiền mặt để phát hiện bất thường
Hàng tháng Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
Kiểm tra dựa trên các
công việc đã thực hiện
hàng ngày
Kiểm tra chéo

8. 5
Rủi ro Kiểm soát đề xuất Định kỳ Loại hình
RR5: Việc bán
hàng không đầy
đủ hồ sơ, không
chứng minh
được tính hiện
hữu
KS2: Việc hủy hóa đơn/sửa đổi thông
tin hóa đơn phải được cấp có thẩm
quyền phê duyệt và phải lưu lại
Hàng ngày Tự động với phần mềm
IT
Điều chỉnh phần mềm
có phân quyền phù hợp.
KS3: Thủ quỹ thực hiện lập Báo cáo
Kiểm tra đối chiếu giữa (1) Tổng giá trị
Hóa đơn bán hàng theo ngày, (2) Tình
trạng tiền mặt/ngân hàng theo ngày
trước khi ký Biên bản bàn giao ca
Hàng ngày Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS4: Kế toán/Kiểm soát viên kiểm tra
Báo cáo Doanh thu định kỳ để tìm ra
đơn hàng có đơn giá bất thường.
Thực hiện thủ tục phân tích doanh thu
theo từng loại hình/tháng và so sánh
với (1) kế hoạch kinh doanh đã đề ra và
(2) dữ liệu quá khứ.
Thực hiện thủ tục phân tích tính họp lý
tỷ lệ hủy hóa đơn.
Hàng tháng
Hàng quý
Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS5: Việc hủy hóa đơn phải được phân
quyền phù hợp và phải được lưu trữ
trên hệ thống.
Hàng ngày Tự động với phần mềm
IT
Điều chỉnh phần mềm
có phân quyền phù hợp.
KS6: Thực hiện Kiểm kê tồn kho khi
chuyển ca hoặc cuối ngày để đảm bảo
kiểm soát lượng hàng bán ra trong
ngày (Theo phương pháp Bán ra =
Đầu kỳ + Mua vào - Cuối kỳ)
Hàng ngày Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS7: Thực hiện nộp tiền vào ngân
hàng định kỳ ba ngày để tránh lượng
tồn lâu và dễ kiểm soát tính hiện hữu
Ba ngày/lần Thủ công
KS8: Camera giám sát để tránh tình
trạng bán hàng không xuất hóa đơn
Hàng ngày Tự động với phần mềm
IT
KS9: Treo bảng và thông báo chính
sách để Khách hàng biết không thanh
toán khi không có hóa đơn bán hàng.
Hàng ngày Thủ công
KS10: Hàng tháng thực hiện khóa sổ
tổng kết. Kế toán/Kiểm soát viên cần
kiểm tra báo cáo tổng thể:
- Doanh thu với (1) Tiền mặt tại quỹ,
(2) Tiền ngân hàng, (3) Momo, (4)
Hóa đơn;
Hàng tháng Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)

9. 6
Rủi ro Kiểm soát đề xuất Định kỳ Loại hình
Kiểm tra kết quả kiểm kê tồn kho, tồn
tiền mặt để phát hiện bất thường
Kiểm tra dựa trên các
công việc đã thực hiện
hàng ngày
Kiểm tra chéo
RR6: Giá cả, mặt
hàng trên hóa
đơn không đúng
với giá cả theo
masterfile, không
đúng về các chỉ
tiêu thuế VAT
KS1: Đơn giá mặt hàng phải được cập
nhật trên masterfile hệ thống và được
phân quyền điều chỉnh giá phù hợp
Hàng ngày Tự động với phần mềm
IT
Điều chỉnh phần mềm
có phân quyền phù hợp.
KS2: Việc hủy hóa đơn/sửa đổi thông
tin hóa đơn phải được cấp có thẩm
quyền phê duyệt và phải lưu lại
Hàng ngày Tự động với phần mềm
IT
Điều chỉnh phần mềm
có phân quyền phù hợp.
KS4: Kế toán/Kiểm soát viên kiểm tra
Báo cáo Doanh thu định kỳ để tìm ra
đơn hàng có đơn giá bất thường.
Thực hiện thủ tục phân tích doanh thu
theo từng loại hình/tháng và so sánh
với (1) kế hoạch kinh doanh đã đề ra và
(2) dữ liệu quá khứ.
Thực hiện thủ tục phân tích tính họp lý
tỷ lệ hủy hóa đơn.
Hàng tháng
Hàng quý
Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS8: Phần mềm POS cho phép kiểm
soát chặt chẽ về giá, VAT
Hàng ngày Tự động với phần mềm
IT
KS10: Hàng tháng thực hiện khóa sổ
tổng kết. Kế toán/Kiểm soát viên cần
kiểm tra báo cáo tổng thể:
- Doanh thu với (1) Tiền mặt tại quỹ,
(2) Tiền ngân hàng, (3) Momo, (4)
Hóa đơn;
Kiểm tra kết quả kiểm kê tồn kho, tồn
tiền mặt để phát hiện bất thường
Hàng tháng Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
Kiểm tra dựa trên các
công việc đã thực hiện
hàng ngày
Kiểm tra chéo

10. 7
2. QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ GHI NHẬN PHẢI TRẢ
Rủi ro Kiểm soát đề xuất Định kỳ Loại hình
RR1: Việc mua
hàng /công nợ
mua hàng không
được ghi nhận
KS1: Xây dựng báo cáo theo dõi hợp
đồng, đơn hàng để theo dõi tình trạng
hàng. Đối chiếu giữa phòng mua hàng
và phòng kế toán.
Hàng tuần/
Hàng tháng
Thủ công
KS2: Xây dựng dự toán thu chi theo
từng phòng ban. So sánh giữa thực tế
và dự toán để phân tích rủi ro mua
hàng chưa được ghi nhận.
Hàng tuần/
Hàng tháng
Thủ công
KS3: Xây dựng quy trình để thông tin
nhận hàng được trao đổi kịp thời giữa
Kho và Kế toán.
Hàng tuần/
Hàng tháng
Thủ công
KS4: Đối chiếu giữa (1) Phiếu kế toán,
(2) Biên bản giao nhận/ Phiếu nhập
kho/ KCS và (3) Hóa Đơn trước khi
thực hiện lệnh chi và rà soát mỗi cuối
tháng
Liên tục hàng
ngày
Rà soát hàng
tháng
Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
Kiểm tra dựa trên các
công việc đã thực hiện
hàng ngày
Kiểm tra chéo
KS5: Phân tích tuổi nợ các khoản phải
trả, các khoản công nợ đã trả cho nhà
cung cấp nhưng vẫn treo công nợ.
Hàng tuần
/hàng tháng
Thủ công
KS6: Xây dựng quy trình kiểm kê định
kỳ
Hàng tuần/
Hàng tháng
Thủ công
KS9: Yêu cầu phải có Giấy đề nghị
mua hàng, cơ sở để đối chiếu với
Phiếu chi, Phiếu nhập kho sau này
Hàng ngày Thủ công
KS10: Gửi thư xác nhận công nợ (qua
email, …) hàng quý/hàng năm để chốt
sổ
Hàng quý/
Hàng năm
Thủ công
RR2: Việc mua
hàng ghi nhận
sai kỳ
KS1: Xây dựng báo cáo theo dõi hợp
đồng, đơn hàng để theo dõi tình trạng
hàng. Đối chiếu giữa phòng mua hàng
và phòng kế toán.
Hàng tuần/
Hàng tháng
Thủ công
KS2: Xây dựng dự toán thu chi theo
từng phòng ban. So sánh giữa thực tế
và dự toán để phân tích rủi ro mua
hàng chưa được ghi nhận.
Hàng tuần/
Hàng tháng
Thủ công

11. 8
Rủi ro Kiểm soát đề xuất Định kỳ Loại hình
KS3: Xây dựng quy trình để thông tin
nhận hàng được trao đổi kịp thời giữa
Kho và Kế toán.
Hàng tuần/
Hàng tháng
Thủ công
KS4: Đối chiếu giữa (1) Phiếu kế toán,
(2) Biên bản giao nhận/ Phiếu nhập
kho/ KCS và (3) Hóa Đơn trước khi
thực hiện lệnh chi và rà soát mỗi cuối
tháng
Liên tục hàng
ngày
Rà soát hàng
tháng
Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
Kiểm tra dựa trên các
công việc đã thực hiện
hàng ngày
Kiểm tra chéo
KS5: Phân tích tuổi nợ các khoản phải
trả, các khoản công nợ đã trả cho nhà
cung cấp nhưng vẫn treo công nợ.
Hàng tuần
/hàng tháng
Thủ công
KS6: Xây dựng quy trình kiểm kê định
kỳ
Hàng tuần/
Hàng tháng
Thủ công
KS9: Yêu cầu phải có Giấy đề nghị
mua hàng, cơ sở để đối chiếu với
Phiếu chi, Phiếu nhập kho sau này
Hàng ngày Thủ công
KS10: Gửi thư xác nhận công nợ (qua
email, …) hàng quý/hàng năm để chốt
sổ
Hàng quý/
Hàng năm
Thủ công
RR3: Việc mua
hàng không đầy
đủ hồ sơ, không
chứng minh
được tính hiện
hữu
KS1: Xây dựng báo cáo theo dõi hợp
đồng, đơn hàng để theo dõi tình trạng
hàng. Đối chiếu giữa phòng mua hàng
và phòng kế toán.
Hàng tuần/
Hàng tháng
Thủ công
KS2: Xây dựng dự toán thu chi theo
từng phòng ban. So sánh giữa thực tế
và dự toán để phân tích rủi ro mua
hàng chưa được ghi nhận.
Hàng tuần/
Hàng tháng
Thủ công
KS3: Xây dựng quy trình để thông tin
nhận hàng được trao đổi kịp thời giữa
Kho và Kế toán.
Hàng tuần/
Hàng tháng
Thủ công
KS4: Đối chiếu giữa (1) Phiếu kế toán,
(2) Biên bản giao nhận/ Phiếu nhập
kho/ KCS và (3) Hóa Đơn trước khi
thực hiện lệnh chi và rà soát mỗi cuối
tháng
Liên tục hàng
ngày
Rà soát hàng
tháng
Thủ công

12. 9
Rủi ro Kiểm soát đề xuất Định kỳ Loại hình
KS5: Phân tích tuổi nợ các khoản phải
trả, các khoản công nợ đã trả cho nhà
cung cấp nhưng vẫn treo công nợ.
Hàng tuần
/hàng tháng
Thủ công
KS6: Xây dựng quy trình kiểm kê định
kỳ
Hàng tuần/
Hàng tháng
Thủ công
KS7: Đối với các tài sản giá trị lớn, cần
xây dụng Dự toán trước khi mua /xây
dựng và dự toán cần được cập nhật
kịp thời.
Hàng tuần
/hàng tháng
Thủ công
KS8: Xây dựng quy trình đánh giá Nhà
cung cấp (cũ), và Nhà cung cấp mới.
Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng
mua bán
Hàng ngày Thủ công
KS9: Yêu cầu phải có Giấy đề nghị
mua hàng, cơ sở để đối chiếu với
Phiếu chi, Phiếu nhập kho sau này
Hàng ngày Thủ công
KS10: Gửi thư xác nhận công nợ (qua
email, …) hàng quý/hàng năm để chốt
sổ
Hàng quý/
Hàng năm
Thủ công

13. 10
3. QUY TRÌNH LƯƠNG
Rủi ro Kiểm soát đề xuất Định kỳ Loại hình
RR1: Khối lượng
công việc của
người lao động
không được ghi
nhận phù hợp
KS1: Chi phí theo từng bộ phận được
phân tích định kỳ hàng tháng và so
sánh với dự toán chi phí lương đã
được xây dựng
Hàng tháng Thủ công
KS2: Khi chi sai lương, nhân viên sẽ
tự động “complain”
Hàng ngày
ngay khi phát
sinh
Tự động
KS3: Bộ phận nhân sự đối chiếu số
lượng nhân viên trên hệ thống tính
lương và số lượng nhân viên thực tế
Hàng tháng Thủ công có sự hỗ trợ
của phần mềm tính
lương
RR2: Chi phí
lương ghi nhận
sai kỳ
KS1: Chi phí theo từng bộ phận được
phân tích định kỳ hàng tháng và so
sánh với dự toán chi phí lương đã
được xây dựng
Hàng tháng Thủ công
KS2: Khi chi sai lương, nhân viên sẽ
tự động “complain”
Hàng ngày
ngay khi phát
sinh
Tự động
KS4: Thực hiện kiểm kê tiền mặt, tiền
tại ngân hàng định kỳ hàng tháng
Hàng tháng Thủ công
RR3: Chi phí
lương ghi nhận
khống (chi phí
không thật)
KS1: Chi phí theo từng bộ phận được
phân tích định kỳ hàng tháng và so
sánh với dự toán chi phí lương đã
được xây dựng
Hàng tháng Thủ công
KS5: Bộ phận nhân sự theo dõi cập
nhật tình trạng nhân sự (còn làm, nghỉ
việc,…)
Hàng ngày
ngay khi phát
sinh
Thủ công
KS6: Chấm công thực hiện bởi cửa
hàng trưởng
Hàng ngày Thủ công
KS7: Camera giám sát Hàng ngày Thủ công

14. 11
4. QUY TRÌNH CHI TIỀN
Rủi ro Kiểm soát đề xuất Định kỳ Loại hình
RR1: Việc chi
tiền không được
ghi nhận vào báo
cáo tài chính
KS1: Kiểm tra đối chiếu giữa sổ sách
kế toán và sao kê ngân hàng.
Liên tục hàng
ngày
Thủ công
KS2: Phiếu chi tiền được lập và ký tá
đầy đủ, đính kèm hồ sơ (bao gồm đề
nghị thanh toán, hóa đơn, hợp đồng,
…) trước khi chi tiền.
Liên tục hàng
ngày
Thủ công
KS3: Phân tích tuổi nợ các khoản phải
trả, các khoản công nợ đã trả cho nhà
cung cấp nhưng vẫn treo công nợ.
Hàng tuần
/hàng tháng
Thủ công
KS4: Kiểm kê tiền định kỳ Hàng ngày
/hàng tháng
Thủ công
RR2: Việc chi
tiền ghi nhận sai
kỳ
KS1: Kiểm tra đối chiếu giữa sổ sách
kế toán và sao kê ngân hàng.
Liên tục hàng
ngày
Thủ công
KS2: Phiếu chi tiền được lập và ký tá
đầy đủ, đính kèm hồ sơ (bao gồm đề
nghị thanh toán, hóa đơn, hợp đồng,
…) trước khi chi tiền.
Liên tục hàng
ngày
Thủ công
KS3: Phân tích tuổi nợ các khoản phải
trả, các khoản công nợ đã trả cho nhà
cung cấp nhưng vẫn treo công nợ.
Hàng tuần
/hàng tháng
Thủ công
KS4: Kiểm kê tiền định kỳ Hàng ngày
/hàng tháng
Thủ công
RR3: Chi tiền sai
đối tượng, công
nợ không thật
KS1: Kiểm tra đối chiếu giữa sổ sách
kế toán và sao kê ngân hàng.
Liên tục hàng
ngày
Thủ công
KS2: Phiếu chi tiền được lập và ký tá
đầy đủ, đính kèm hồ sơ (bao gồm đề
nghị thanh toán, hóa đơn, hợp đồng,
…) trước khi chi tiền.
Liên tục hàng
ngày
Thủ công
KS3: Phân tích tuổi nợ các khoản phải
trả, các khoản công nợ đã trả cho nhà
cung cấp nhưng vẫn treo công nợ.
Hàng tuần
/hàng tháng
Thủ công
KS4: Xây dựng định mức phê duyệt
theo từng cấp bậc
Liên tục hàng
ngày
Thủ công

15. 12
Rủi ro Kiểm soát đề xuất Định kỳ Loại hình
KS5: Xây dựng quy định chỉ thanh
toán nghi nhận đầy đủ hóa đơn (ngoại
trừ tạm ứng)
Liên tục hàng
ngày
Thủ công
KS6: Đối chiếu giữa (1) Phiếu kế toán,
(2) Biên bản giao nhận/ Phiếu nhập
kho/ KCS và (3) Hóa Đơn trước khi
thực hiện lệnh chi và rà soát mỗi cuối
tháng
Liên tục hàng
ngày
Rà soát hàng
tháng
Thủ công
RR4: Bút toán
chi tiền ghi nhận
sai số tiền
KS1: Kiểm tra đối chiếu giữa sổ sách
kế toán và sao kê ngân hàng.
Liên tục hàng
ngày
Thủ công
KS2: Phiếu chi tiền được lập và ký tá
đầy đủ, đính kèm hồ sơ (bao gồm đề
nghị thanh toán, hóa đơn, hợp đồng,
…) trước khi chi tiền.
Liên tục hàng
ngày
Thủ công
KS3: Phân tích tuổi nợ các khoản phải
trả, các khoản công nợ đã trả cho nhà
cung cấp nhưng vẫn treo công nợ.
Hàng tuần
/hàng tháng
Thủ công
KS5: Xây dựng quy định chỉ thanh
toán nghi nhận đầy đủ hóa đơn (ngoại
trừ tạm ứng)
Liên tục hàng
ngày
Thủ công
KS6: Đối chiếu giữa (1) Phiếu kế toán,
(2) Biên bản giao nhận/ Phiếu nhập
kho/ KCS và (3) Hóa Đơn trước khi
thực hiện lệnh chi và rà soát mỗi cuối
tháng
Liên tục hàng
ngày
Rà soát hàng
tháng
Thủ công
RR5: Chi tiền
chưa được phê
duyệt
KS4: Xây dựng định mức phê duyệt
theo từng cấp bậc
Ngăn chặn Thủ công
KS5: Xây dựng quy định chỉ thanh
toán nghi nhận đầy đủ hóa đơn (ngoại
trừ tạm ứng)
Ngăn chặn Thủ công
KS7: Phân quyền phân nhiệm: Các
nhiệm vụ giám sát, xem xét, phê duyệt
và ghi chép phải được tách biệt hợp lý.
Ngăn chặn Thủ công

16. 13
5. QUY TRÌNH KIỂM KÊ
Rủi ro Kiểm soát đề xuất Định kỳ Loại hình
RR1: Không theo
dõi và điều chỉnh
chênh lệch kiểm
kê vào sổ sách
kế toán
KS1: Toàn bộ chênh lệch phải được
kiểm tra (kèm giải trình nguyên nhân và
hạch toán vào sổ
Rà soát hàng
tháng
Thủ công
KS2: Định kỳ, kế toán phải kiểm kê và
đối chiếu giữa kho và sổ sách kế toán
Rà soát hàng
tháng
Thủ công
RR2: Hiện trạng
tài sản không
được theo dõi
KS2: Định kỳ, kế toán phải kiểm kê và
đối chiếu giữa kho và sổ sách kế toán
Phát hiện Thủ công
KS3: Kế toán và thủ kho phải đánh giá
được hiện trạng hàng tồn kho (hư hỏng,
còn sử dụng được, tốt 100%)
Phát hiện Thủ công
RR3: Kiểm kê
không chính xác,
không thể so
sánh giữa theo
dõi kho và sổ
sách kế toán
KS4: Thành lập quy trình kiểm kê,
hướng dẫn cụ thể.
Kiểm kê phải có mã tem, thống nhất tên
giữa kho và kế toán để dễ dàng đối
chiếu.
Phải có hướng dẫn cụ thể cách đếm
hàng tồn kho.
Phát hiện Thủ công

17. 14
6. QUY TRÌNH KHÓA SỔ
Rủi ro Kiểm soát đề xuất Định kỳ Loại hình
RR1: Các bút
toán điều chỉnh
cuối kỳ không
được xác định,
tính toán và hạch
toán chính xác ..
KS1: Kế toán cần kiểm tra, phân tích
các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính (vd:
các khoản bị âm, số dư lớn bất
thường)
Rà soát hàng
tháng
Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS2: Yêu cầu phải có phiếu kế toán
cho mỗi nghiệp vụ hạch toán và cần
có ký duyệt của Kế toán trưởng
Hàng ngày Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
RR2: Hạch toán
kế toán ghi nhận
sai kỳ
KS1: Kế toán cần kiểm tra, phân tích
các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính (vd:
các khoản bị âm, số dư lớn bất
thường)
Rà soát hàng
tháng
Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS3: Yêu cầu tập hợp chứng từ định
kỳ từ tất cả các phòng ban (vd: sau
thời hạn 2 tuần sau ngày kết thúc kỳ
kế toán, kế toán sẽ không nhận các
chứng từ kế toán trễ, không thực hiện
lệnh chi)
Rà soát hàng
tháng
Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
RR3: Hạch toán
nghiệp vụ không
đúng /hạch toán
bị trùng lặp
KS1: Kế toán cần kiểm tra, phân tích
các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính (vd:
các khoản bị âm, số dư lớn bất
thường)
Phát hiện Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS2: Yêu cầu phải có phiếu kế toán
cho mỗi nghiệp vụ hạch toán và cần
có ký duyệt của Kế toán trưởng
Ngăn chặn Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS3: Yêu cầu tập hợp chứng từ định
kỳ từ tất cả các phòng ban (vd: sau
thời hạn 2 tuần sau ngày kết thúc kỳ
kế toán, kế toán sẽ không nhận các
chứng từ kế toán trễ, không thực hiện
lệnh chi)
Ngăn chặn Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)
KS4: Phần mềm kế toán cảnh báo các
hóa đơn trùng lặp
Ngăn chặn Thủ công. Có hỗ trợ bởi
phần mềm (phần mềm
kế toán, POS, ngân
hàng, excel working)

18. 15
7. QUY TRÌNH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ
Rủi ro Kiểm soát đề xuất Định kỳ Loại hình
RR1: Không
kiểm soát được
sự đầy đủ của bộ
chứng từ kế toán
KS1: In toàn bộ giao dịch phát sinh
trong tháng, đối chiếu sổ sách kế toán
với chứng từ thực tế phát sinh và ký
duyệt
Rà soát hàng
tháng
Thủ công
KS2: Chỉ ghi nhận và hạch toán kế
toán khi nhận được đầy đủ bộ chứng
từ (trừ tạm ứng)
Hàng ngày Thủ công
RR2: Hạch toán
kế toán không
đầy đủ theo thực
tế phát sinh
KS3: Tâp hợp toàn bộ hóa đơn, hợp
đồng phát sinh trong 1 tuần và đối
chiếu với sổ sách kế toán
Hàng tuần Thủ công
KS1: In toàn bộ giao dịch phát sinh
trong tháng, phiếu kế toán và đối chiếu
sổ sách kế toán với chứng từ thực tế
phát sinh và ký duyệt
Hàng tháng Thủ công
RR3: Rủi ro về
mất mát chứng
từ, nhầm lẫn
giữa các loại
chứng từ do sắp
xếp, lưu trữ chưa
phù hợp
KS4: Toàn bộ hồ sơ, sổ sách cần
được lưu theo thứ tự phát sinh như
trên nhật ký chung, có phân chia ngày
tháng phát sinh.
Hàng tuần Thủ công
G. CÁC VẤN ĐỀ CÔNG TY ĐANG VƯỚNG MẮC
STT Vấn đề Phản hồi
1
Đơn momo: khách hàng thanh toán trực tiếp qua
momo, giá = giá ghi trên hóa đơn. Cuối tháng
momo trừ tiền phí lại trước khi chuyển net cho
quán. Vấn đề: do receipt thanh toán qua momo
giống y chang receipt thanh toán = tiền mặt, nhân
viên có thể lấy tiền thanh toán cash của khách
hàng rồi lấy receipt ghi đại chữ momo lên receipt
=> quán ko thu được từ momo nhưng mất cash.
Cách kiểm tra hiện tại: mỗi khi có đơn momo,
nhân viên chụp hình receipt có ghi momo và order
của khách hàng gửi lên group.
Chuyển khoản ngân hàng: vấn đề tương tự như
momo
Thực chất việc thanh toán qua (1) Momo,
(2) Ngân hàng và (3) Tiền mặt đều thu lại
tiền. Nếu tập trung quá sẽ rất mất thời
gian và khó hiệu quả.
Cốt lõi:
- Bán hàng phải luôn có hóa đơn;
- Có hóa đơn phải có tiền đi theo;
- Có tiền phải đảm bảo gửi ngân hàng
để đảm bảo an toàn
Tham khảo Ma trận Rủi ro và Kiểm soát
ở Mục E.
2 Chưa có phần mềm kế toán Cân nhắc sử dụng Misa/Bravo là các phần
mềm phổ biến và giá thành phù hợp.
3 Xây dựng bộ COA các tài khoản VAS Tham khảo File COA sắp tới