Dokumen ini menggariskan langkah-langkah untuk melaksanakan sistem pengurusan sekolah (SPS) termasuk pengurusan maklumat, kemudahan, takwim, sistem pentadbir, staf, dan murid. Setiap modul mengandungi aktiviti spesifik yang perlu dilakukan seperti pemutakhiran maklumat, pendaftaran pengguna, dan pengurusan aktiviti sekolah. Tarikh dan tindakan spesifik juga ditetapkan untuk memastikan pengurusan SPS berjalan dengan efektif.

1. PERANCANGAN PELAKSANAAN SPS DI SEKOLAH
( PEMBUGARAN SPS Februari 2014 )
Bil
1
Tarikh Akhir :
Tindakan / Langkah Kerja (Modul 1-6)
Modul 1 :
Pengurusan Maklumat Sekolah
o
o
15/2/2014
o
o
o
o
Papar Maklumat Sekolah
o Sila semak maklumat
pada 4 Tab Pertama
o Sekiranya maklumat
salah, sila buat Ralat
dan emailkan ke
helpdesk
Selenggara Tahun Aktif
Persekolahan
o PASTIKAN Tahun Aktif
2014
Selenggara Tahap
Persekolahan
o Pastikan semua Tahap
adalah betul
Selenggara Aliran
Persekolahan
o Admin perlu
menambah aliran yang
terdapat di Sekolah.
Selenggara Tahun/Tingkatan
Persekolahan
o Sila semak Tahap
Akademik
o Sila pastikan sesi pagi /
petang adalah betul
Perhatian
Admin SPS
Catatan
Sila rujuk di
mukasurat:
m/s 5
Selenggara Darjah/Tingkatan
o Modul ini PASTIKAN anda
terlebih dahulu siapkan
pengemaskinian sehingga
Modul 5 terutama submodul Selenggara
Maklumat Staf
o Pastikan semua kelas
didaftarkan kepada Bilik
Darjah dan Guru Kelas
1

2. 2
Modul 2 :
Pengurusan Kemudahan Sekolah
o
15/2/2014
Selenggara Kemudahan Sekolah
o Daftarkan semua Bilik Khas
dan Bilik Darjah sahaja buat
masa ini.
o Kemaskini Kemudahan
Sekolah
o Lain-lain kemudahan
seperti peralatan sila
kemaskinikan selepas
Semua Modul 1-6 lengkap
dan sedia untuk digunakan.
3
m/s 9
Guru Aset
Admin SPS
o
o
Admin SPS
Pinjaman Kemudahan Sekolah
o Tambah Rekod Pinjaman
Baru
o Papar Senarai Tempahan
dan mengurus tempahan
Pengurus
Bilik &
Alatan
Modul 3:
Selenggara Takwim Sekolah

Selenggara Takwim Sekolah
m/s 13
( Cuti yang telah lepas setelah
didaftarkan tidak boleh padam)
15/2/2014
Selenggara cuti – perlu
masukkan semua cuti
umum, peristiwa dan lainlain
o Sila isikan aktiviti bermula
Januari 2014
o Papar Takwim Sekolah
o
o
o
Selenggara Acara
Senarai Acara
Admin SPS
Setiausaha
Unit
Setiausaha
Unit
2

3. 4
Modul 4:
Pengurusan Pentadbir Sistem
m/s 16
Selenggara Kumpulan Pengguna
a. Perlu wujudkan kumpulan
pengguna Admin,
TadbirGuru,
TadbirGuruKelas dan lainlain kumpulan yang perlu
b. Setiap kumpulan perlu
ditandakan kebenaran
untuk menggunakan modul
c. Jika pengguna tidak
dimasukkan dalam
kumpulan pengguna maka
pengguna tersebut tidak
boleh akses mana-mana
modul
15/2/2014
Admin SPS
Selenggara Pengguna Sistem
a. Perlu wujudkan ID
pengguna bagi Admin1,
Admin2, Semua Guru Dan
Staf
b. Id pengguna : No KP penuh
Kata Laluan : No KP penuh
c. 2 kaedah medaftarkan
Pengguna baru
5
15 /2/2014
Admin SPS
Modul 5:
Pengurusan Staf
o
Selenggara Maklumat Staf
o Semua Staf perlu
mengemaskini maklumat staf
15 medan sahaja.
o Sekiranya nama staf tidak
dipaparkan dalam senarai
untuk diselenggara.. sila
hubungi helpdesk atau
m/s 25
3

4. 6
15 /2/2014
Modul 6 :
Pengurusan Murid
o
o
Penempatan Murid Secara
Manual
o Guru Kelas perlu
menempatkan murid dalam
kelas yang sepatutnya
o
Selenggara Tarikh Efektif
o Perlu pastikan semua murid
mempunyai Tarikh Efektif
yang betul
o Sekiranya salah atau tiada
maka ianya perlu diselenggara
Perpindahan Murid
o Mengurus Perpindahan murid
keluar / masuk
o Mengimport data murid
pindah masuk dan perlu di
tempatkan ke dalam kelas
yang betul serta Tarikh Efektif
yang sah.
o
7
7 – 10
/2/2014
m/s 27
Selenggara Maklumat Murid
o Guru Kelas perlu daftar semua
pelajar
o Hanya isi 14 Medan sahaja
o Admin perlu adakan LADAP
kepada Guru Kelas
LADAP modul Pengurusan Murid Kepada
Guru Kelas.
Guru Kelas
Admin &
Semua
Guru Kelas
PENTING
4

5. Modul 1 : Pengurusan Maklumat Sekolah
1.1 Papar Maklumat Sekolah
o
o
o
Sila semak maklumat pada 4 Tab Pertama
Sekiranya maklumat salah, sila buat Ralat dan emailkan ke helpdesk
Maklumat Tab lain, sila kemaskinikan selepas data asas lengkap.
1.2 Selenggara Tahun Aktif Persekolahan
o
PASTIKAN Tahun Aktif 2014
5

6. 1.3 Selenggara Tahap Persekolahan
o
Pastikan semua Tahap adalah betul
1.4 Selenggara Aliran Persekolahan
o
Admin perlu menambah aliran yang terdapat di Sekolah.
Sila klik butang Tambah sekiranya ingin menambah aliran baru.



Sekolah Menengah : Sila daftarkan Aliran Utama dan selalin
daripada itu, letakan di aliran Umum.
Sekolah Rendah : Sila daftarkan Aliran Umum.
Berhati-hati untuk menambah Aliran kerana SALAH TIDAK
BOLEH DIPADAM.
6

7. 1.5 Selenggara Tahun/Tingkatan Persekolahan
o
o
Sila semak Tahap Akademik
Sila pastikan sesi pagi / petang adalah betul

Sila klik pada nama Tahap Akademik untuk semak sesi pagi
/ petang

Sekiranya Tahap Akademik mempunyai 2 sesi, sila pilih
sesi yang lebih ramai dan hantar ralat ke Helpdesk
7

8. 1.6 Selenggara Darjah/Tingkatan
Modul ini PASTIKAN anda terlebih dahulu siapkan pengemaskinian sehingga Modul
5 terutama modul Selenggara Maklumat Staf
o Pastikan semua kelas didaftarkan kepada Bilik Darjah dan Guru Kelas
o
Klik – Tambah
Isikan Maklumat Daftar Kelas.
Taip Nama Bilik
Kod Bilik
Contoh : BB07
Kelas ini untuk Tingkatan
1 (petang)
dan Tingkatan 4 (pagi)
Pilih Kelas
Sila isi
Pilih Aliran
Sila Pilih
Aliran
8

9. Modul 2 : Pengurusan Kemudahan Sekolah
2.1 Selenggara Kemudahan Sekolah
Daftarkan semua Bilik Khas dan Bilik Darjah sahaja terlebih dahulu
o Lain-lain kemudahan seperti peralatan dan bangunan sila kemaskinikan
selepas Semua Modul 1-6 lengkap dan sedia untuk digunakan.
o
2.1.1 Mendaftar Kemudahan Di Sekolah :
 Sila klik Kemudahan Baru dan lengkapkan butiran seperti di bawah.
 Setelah lengkap diisi, sila klik butang “ Kemaskini”
Nama Bilik
Kod Bilik
Tandakan “Ya” sekiranya
kelulusan diperlukan
untuk menggunakannya.
Cth : Makmal komputer
Tandakan : 
Aktif :
Bilik sedia digunakan
Untuk Tempahan :
Jika Perlu ditempah terlebih
dahulu
9

10. 2.1.2
Mengemaskini Kemudahan Di Sekolah :

Sila klik menu “Selenggara Kemudahan “

Tekan butang “ Ubahsuai Kemudahan”

Kemaskini maklumat kemudahan

Tekan butang “Kemaskini” untuk simpan.
Klik Di Sini
2.1.3 Langkah-langkah untuk memadam kemudahan baru:
Klik pada menu Selenggara Kemudahan Sekolah > Selenggara Kemudahan.
Klik pada check box kemudahan yang ingin dipadam.
Klik pada butang Padam
10

11. 2.2 Pinjaman Kemudahan Sekolah
Tambah Rekod Pinjaman Baru untuk membuat tempahan
2.2.1 Langkah-langkah untuk Tambah Rekod Pinjaman Baru:
1.
2.
Klik pada menu Pinjaman Kemudahan sekolah > Pinjaman Baru.
Lengkapkan maklumat yang diperlukan.
Sila pilih kemudahan yang ingin ditempah
Butiran orang yang membuat tempahan
Sekiranya ada sumbangan yang telahpun
mendapat kelulusan PPD
3. Klik pada butang Simpan
11

12. 2.2.2 Papar Senarai Tempahan
 Sekiranya , status masih “menunggu” bermaksud belum mendapat
kelulusan daripada pegawai berkenaan.
Langkah-langkah untuk Papar Senarai Tempahan Baru:
1. Klik pada menu Pinjaman Kemudahan Sekolah > Senarai Tempahan.
2. Senarai Tempahan akan dipaparkan.
12

13. Modul 3: Selenggara Takwim Sekolah
3.1
Selenggara Takwim Sekolah
( Aktiviti yang terdahulu, setelah didaftarkan tidak boleh padam)
3.1.1 Selenggara Cuti
Selenggara Cuti membolehkan pengguna menambah rekod cuti yang berkaitan dengan cuti
persekolahan mengikut jenis cuti yang telah ditetapkan.
Langkah-langkah menambah cuti:
1. Klik pada Selenggara Takwim Sekolah.
2. Klik pada menu Selenggara Cuti .
3. Masukkan data-data yang diperlukan
4. Klik butang Simpan
5. Rekod selenggara cuti akan dipaparkan.
Sila pilih jenis cuti
Nama Cuti : Hari
Kebangsaan
Sila “Tick” Murid ,
Guru, Staf yang
terlibat
13

14. 3.1.2
Selenggara Acara
Selenggara Acara Takwim membolehkan pengguna untuk menambah rekod acara yang dirancang di
sekolah mengikut tajuk acara yang telah ditetapkan oleh sekolah tersebut seperti Hari Kantin, Sukan
Sekolah dan sebagainya.
Langkah-langkah tambah acara takwim:
1. Klik pada menu Selenggara Takwim Sekolah .
2. Klik pada menu Selenggara Acara.
3. Masukkan data-data yang diperlukan
Nama Acara cth : Hari
Kantin
Sila pilih Nama Penyelia
Lokasi acara
Pilih Kategori
Acara
Tandakan  jika hari persekolahan
Tandakan  murid
terlibat
Tandakan  jika guru / staf
terlibat
Keterangan berkaitan
acara
Pilih nama sumber /
lokasi diadakan
Klik simpan
4. Klik butang Simpan
14

15. 3.1.3 Senarai Acara
Senarai Acara membolehkan pengguna melihat semua acara yang telah dimasukkan ke
dalam sistem. Dengan itu, pengguna boleh mengemaskini atau memadam rekod sekiranya
perlu.
1. Klik pada Selenggara Takwim Sekolah.
2. Klik pada menu Senarai Acara.
3. Senarai acara akan dipaparkan.
4. Sekiranya ingin memadam acara , sila tandakan acara kemudian tekan butang padam.
15

16. Modul 4: Pengurusan Pentadbir Sistem
4.1 Selenggara Kumpulan Pengguna
Selenggara kumpulan pengguna membolehkan pengguna mencipta kumpulan-kumpulan
pengguna dan menentukan kebenaran untuk setiap kumpulan pengguna tersebut.
d. Perlu wujudkan kumpulan pengguna Admin, TadbirGuru, TadbirGuruKelas
dan lain-lain kumpulan yang perlu
e. Setiap kumpulan perlu ditandakan kebenaran untuk menggunakan modul
f. Jika pengguna tidak dimasukkan dalam kumpulan pengguna maka pengguna
tersebut tidak boleh akses mana-mana modul
Admin perlu wujudkan 3 kumpulan iaitu:
i. Admin
2. TadbirGuru
3. TadbirGuruKelas
1. Admin
Tujuan
: Mengurus Sistem SPS sepenuhnya. Khas untuk admin1 dan admin2 sahaja.
Kebenaran : Tandakan semua kebenaran.
Klik menu Senarai Kumpulan > Tambah Kumpulan Baru
Nama Kumpulan
Tandakan aktif
Sekiranya telah diwujudkan
id Admin1, Admin2 sila pilih
ID tersebut
Tandakan Semua Kebenaran dan seterusnya klik butang
simpan .
16

17. 2. TadbirGuru
Tujuan
: Selenggara Maklumat Staf. Setelah tamat proses guru mengemaskini
maklumat staf sila “tidak aktif” kumpulan ini bagi mengelakkan guru akses data guru
lain.
Klik menu Senarai Kumpulan > Tambah Kumpulan Baru
Nama Kumpulan
Tandakan aktif
Sekiranya telah diwujudkan id Guru, sila pilih ID
tersebut
Kebenaran : Tandakan seperti di bawah. Dan tekan butang Simpan.
17

18. 3. TadbirGuruKelas
Tujuan
: Selenggara Maklumat Murid. Khas untuk Guru Kelas.
Klik menu Senarai Kumpulan > Tambah Kumpulan Baru
Nama Kumpulan
Tandakan aktif
Sekiranya telah diwujudkan id Guru, sila pilih ID
tersebut
Kebenaran : Tandakan seperti di bawah. Dan tekan butang Simpan.
Perhatian :
Kumpulan Pengguna ini perlu diberikan perhatian kepada perkara berikut bagi
mengelakkan masalah untuk akses kepada pengguna

Aktif
Kebenaran

Pengguna

: Sekiranya fungsi kumpulan ini perlu digunakan
: Perlu tandakan kebenaran yang tepat untuk penggunaan modul
dalam SPS
: Perlu pilih dan masukkan pengguna ke dalam kumpulan ini bagi
membolehkkan pengguna tersebut menggunakan fungsi kumpulan
pengguna tersebut.
18

19. 4.2 Selenggara Pengguna Sistem
1.
2.
3.
4.
Perlu wujudkan ID pengguna bagi Admin1, Admin2, Semua Guru Dan Staf
Nama pengguna : No KP penuh
Kata Laluan : No KP penuh
Masukkan pengguna tersebut dalam kumpulan pengguna yang sepatutnya.
Di bawah ditunjukkan 2 kaedah untuk mendaftarkan pengguna baru.
1. Mendaftar pengguna melalui menu Pengurusan Pentadbir Sistem > Selenggara
Pengguna Sistem
Klik - Selenggara Pengguna Sistem
19

20. Klik - Tambah Pengguna Baru
Isikan Maklumat Peribadi untuk Guru
Maklumat pengesahan:
-Masukkan No Kad pengenalan pada ruang “Nama Pengguna”, “Kata Laluan” dan “Sahkan
Kata Laluan”.
Taip Nama* HURUF BESAR
Nama Paparan – Jawatan
(Guru Besar, GPK, Guru)
Maklumat ini boleh di isi
kemudian
Taip no kad Pengenalan
Klik – “Aktif”
Pilih Kumpulan Pengguna
mengikut kesesuaian tugas.
Klik butang >> untuk
masukkan kumpulan.
Klik ‘Simpan’
20

21. 2. Mendaftar pengguna melalui menu Pengurusan Pentadbir Sistem > Selenggara
Pengguna Sistem
Klik Tambah Pengguna
(khas untuk daftarkan
pengguna baru sahaja)
Taip Nama* HURUF BESAR
Taip no kad Pengenalan
Klik ‘Simpan’ setelah selesai.
21

22. Seterusnya, sila kemaskini “Maklumat Peribadi” sahaja yang bertanda * (15 medan),
untuk melengkapkan maklumat guru.
Klik ‘Simpan & Keluar’ setelah selesai.
22

23. Setelah selesai kemaskini profil di atas, klik Selenggara Rekod Staf untuk melihat
dan mempastikan nama guru telah didaftarkan.
*Sekiranya profil guru belum dikemaskini, nama guru tidak akan dipaparkan.
Setelah siap, Admin perlu semak pengguna itu wujud atau tidak.
Klik - Selenggara Pengguna Sistem
23

24. Pastikan nama Pengguna untuk Guru dan Staf telah terdapat di dalam senarai
pengguna.
24

25. Modul 5: Pengurusan Staf
5.1 Selenggara Maklumat Staf
Pengurusan staf ialah modul yang menyelenggara segala maklumat staf dan guru.
Diantara maklumat yang akan diselenggara seperti maklumat asas, kursus-kursus dan
tugasan.
Admin perlu meminta semua staf mengemaskinikan maklumat asas yang diperlukan.
1. Guru perlu akses menggunakan ID dan kata laluan masing-masing
2. Semak senarai nama dipaparan Selenggara Maklumat Staf>Selenggara Rekod Staf
i. Klik Butang “Tambah” sekiranya nama anda tiada dalam paparan
Klik – “Tambah”
ii. Klik Butang “Sila Pilih”dan pilih nama anda dalam paparan tersebut
Klik – “Sila Pilih”
25

26. iii. Kemaskini maklumat yang diperlukan 15 Medan sahaja.
Klik ‘Simpan & Keluar’ setelah selesai.
Perhatian:
1. Guru yang berpindah keluar hanya perlu “Tidak Aktif” dan guru baru perlu didaftarkan ID
Pengguna dan kemaskini 15 medan yang diperlukan. (Sehingga menu Muat Naik Maklumat
Staf diaktifkan)
2. Sekiranya masih gagal untuk selenggara maklumat staf kerana nama tiada dalam paparan,
maka admin perlu mewujudkan ID Pengguna baru dengan menggunakan ID Pengguna :
Nama.KodSekolah & Kata laluan : KodSekolah
26

27. Modul 6: Pengurusan Murid
Admin perlu mengadakan kursus dalaman kepada guru kelas sebelum atau pada 10
Februari 2014 bagi melengkapkan keperluan data asas oleh pihak EPRD.
* (Tindakan Guru Kelas)
1. Mendaftarkan pelajar dengan mengisi 14 medan maklumat asas yang diperlukan.
2. Menempatkan pelajar ke kelas yang sepatutnya melalui menu Penempatan Murid
Secara Manual
3. Selenggara Tarikh Efektif
4. Mengurus Perpindahan murid
6.1 Selenggara Maklumat Murid
Langkah Kerja:
Klik – Selenggara Maklumat Murid
27

28. Klik – Tambah Murid
Lengkapkan Maklumat Murid (14 Medan sahaja) seperti di bawah.
28

29. Semua murid yang telah didaftarkan akan dipaparkan di Senarai Murid.
Murid akan mempunyai ID sendiri.
6.4 Penempatan Murid Secara Manual
Penempatan secara manual ini dilakukan dengan menempatkan murid yang dikehendaki ke
kelas yang sesuai untuk murid tersebut.
Langkah Kerja:
Klik – Penempatan Murid Secara Manual
Tandakan “Tick” pada kotak nama pelajar yang ingin dipindahkan ke kelas lain.
Tekan butang “Pindah Murid”
Klik Butang Pindah Murid
29

30. Pilih Kelas untuk menempatkan murid tersebut dan
Pilih Tarikh Efektif bagi penempatan tersebut.
Pilih Nama Kelas
Pilih Tarikh Efektif
6.5 Selenggara Tarikh Efektif
Langkah Kerja:
Klik – Penempatan Murid Secara manual>Tambah Tarikh Efektif
Pilih Nama pelajar kemudian Klik butang Tambah Tarikh Efektif
Pilih Pelajar
30

31. 6.8 Rekod Perpindahan Murid
Pindah Murid adalah paparan untuk permohonan perpindahan murid. Ia membolehkan
pengguna membuat penambahan rekod untuk murid yang berpindah.
Langkah Kerja:
Klik – Perpindahan Murid> Pindah Murid
Masukkan data-data yang diperlukan
Klik butang Eksport Maklumat Murid
31

32. Langkah-langkah untuk mengimport data murid baru (pindah masuk):
1. Klik pada menu Perpindahan Murid.
2. Klik pada menu Import Fail Perpindahan Murid.
3. Klik butang Browse untuk mengambil data yang ingin diimport
4. Klik butang Import.
Perhatian :
Data murid ini perlu lengkap di daftarkan oleh guru kelas sebelum atau
pada 15 Februari 2014.
o Sekiranya gagal mengubah Tarikh Efektif, anda perlu pindahkan ke kelas
lain terlebih dahulu dan pindahkan semula ke kelas sepatutnya. Kemaskini
semula Tarikh Efektif
o
32