Документ описывает опыт внедрения проекта по быстрому закрытию финансовой и управленческой отчетности в группе компаний, где были реорганизованы учетные процессы и унифицирована бухгалтерская документация. За 8-9 месяцев удалось сократить сроки закрытия отчетности до 5-7 дней, путем создания более 470 регламентирующих документов и внедрения единых политик учета. Также, для повышения качества отчетности, был разработан интегральный рейтинг предприятия для оценки эффективности работы проекта.

1. КАК МЫ ЗАКРЫВАЛИ ОТЧЕТНОСТЬ ПО 20«ДОЧКАМ» ЗА НЕДЕЛЮ
Вячеслав Соколов
slava_sokolov@inbox.ru
консультации по бюджетированию, ценообразованию,
управлению затратами, закупками, скидками, дробления бизнеса,
налогового планирования, управлению доходностью капитала,
построения риск-менеджмента и оптимизации бизнес-процессов
Для реализации проекта «Быстрое закрытие финансовой и управленческой отчетности» нам пришлось
пересмотреть условия работы с контрагентами и унифицировать учетные процессы. Для решения проблемы
несопоставимости данных в отчетности было создано более 470 документов, регламентирующих процедуры
бухгалтерского учета.
Важность любой отчетности для менеджмента во многом зависит от того, насколько оперативно она
подготовлена. В противном случае любые решения, принятые на основе устаревших данных, утрачивают смысл.
Примерно такой логикой руководствовались и мы, запуская проект «Быстрое закрытие финансовой и
управленческой отчетности».
На момент начала работ, в сентябре 2006 года, бухгалтерская отчетность по стандартам ПСБУ на уровне дочерних
компаний формировалась в среднем на 15-20-й рабочий день месяца, следующего за отчетным.
Унифицированные и качественно проработанные регламенты документооборота, впрочем, как и контроль
сроков представления первичных документов и их обработки, практически отсутствовали. Бухгалтерия в течение
месяца была загружена неравномерно. Основной объем работ выпадал на конец отчетного месяца или начало
следующего. В сложившихся условиях невозможно было не только требовать сокращения сроков подготовки
отчетности, но и гарантировать отсутствие неточностей и ошибок.
Чтобы исправить ситуацию, поставили перед проектом «Быстрое закрытие» следующие задачи:
 сокращение сроков закрытия финансовой отчетности, подготовленной в соответствии с требованиями
ПСБУ;
 ускоренная консолидация отчетности по группе компаний;
 максимальное сближение политики ведения управленческого и украинского бухгалтерского учета со
стандартами МСФО;
 разработка единых для всех компаний группы методологии учета, плана счетов и аналитических
признаков.
Примерно, через месяцев 8 или 9 после внедрения этого проекта, мы стали закрывать период за 5-7 дней без
всякой нервозности, спешки, ошибок, нестыковок, суеты и тд.
Методика «быстрого закрытия»
Нам предстояло перестроить учетный процесс в 20 компаниях группы. Основными блоками реформирования
бухгалтерского учета стали:

2.  внедрение политик и процедур, которые позволили бы закрывать финансовую отчетность, составленную
в соответствии с ПСБУ, на 5-6-е число месяца;
 разработка единого плана счетов и методологии учета.
Для решения первой задачи на всех предприятиях группы были существенно пересмотрены условия работы с
контрагентами. Во всех договорах, заключаемых управляющей и дочерней компаниями, появился пункт о сроках
представления подтверждающих документов. В зависимости от конкретной хозяйственной операции, типа
документа и контрагента на подготовку и передачу материалов должно было уходить не более одного-двух
дней. Для соблюдения установленных сроков оплата за выполненные работы и оказанные услуги осуществляется
после представления контрагентом первичных документов в бухгалтерию.
Кроме того, были внедрены ключевые методические документы, направленные на улучшение качества
отчетности: указания по созданию резервов, по сверке внутригрупповых оборотов, по формированию
бухгалтерской отчетности и организации учета. Было решено, что в бухгалтерском учете будут отражаться
осуществленные операции, даже если на момент подготовки отчетности нет полного пакета подтверждающих
документов. В первую очередь это касается хозяйственных операций, представление первичных документов по
которым в целевые сроки невозможно по объективным причинам, например по договорам с предприятиями-
монополистами.
Приняв эти правила, в группе разработали два ключевых документа, жестко регламентирующих сроки и порядок
работы бухгалтерии: Целевой регламент закрытия и Целевой график документооборота. Первый досконально
описывает график работы бухгалтерии на протяжении отчетного периода, вплоть до указания времени,
требующегося на выполнение тех или иных операций. Второй документ содержит сроки представления
первичных документов различными подразделениями в бухгалтерию и порядок их прохождения внутри
бухгалтерских служб.
Один учет и три вида отчетности
В группу входят компании предприятия из разных сфер деятельности, что приводит к дополнительным
трудностям в процессе консолидации. Более того, у каждой компании была своя учетная политика, что также
добавляло проблем. Даже с учетом затрат на персонал возникали трудности. Одни предприятия к ним относили
только заработную плату, премии и социальные отчисления, другие включали в их состав также расходы на
переподготовку кадров, предоставление дополнительных льгот и т.д. Разные подходы к учету приводили к
возникновению существенных отклонений при проведении взаиморасчетов внутри группы.
Поэтому особое внимание было уделено подготовке, утверждению и адаптации в дочерних компаниях единой
нормативной базы по ведению учета. В целом по группе было создано более 470 документов,
регламентирующих процедуры бухгалтерского и управленческого учета, учета по стандартам МСФО. При этом
разрабатывали основные принципы, способы введения и шаблон методологического документа, производили
их адаптацию с учетом особенностей каждой «дочки». Обязательным условием было соблюдение единых
политик и способов ведения учета.
Совместно со специалистами консалтинговых компаний были разработаны единый план счетов и порядка 120
аналитических справочников. Причем упорядочены не только счета первого и второго порядка, но также и
субсчета, аналитические признаки. Разработана и утверждена единая учетная политика предприятий.
Стоит отметить, что при разработке политики учета, структуры плана счетов руководство проекта стремилось не
только унифицировать учетные принципы, но и максимально сблизить методы учета и подготовки

3. управленческой отчетности и отчетности по ПСБУ со стандартами МСФО. Так исторически сложилось, что
стандарты МСФО недостаточно полно учитывали специфику работы предприятий. Наша группа компаний с 2005
года публикует аудированную годовую и полугодовую финансовую отчетность по МСФО, составленную на
основе трансформации данных ПСБУ.
До начала проекта консолидированная отчетность была готова в лучшем случае на 75-й календарный день.
Максимально возможная унификация учетных политик по ПСБУ и МСФО должна была позволить формировать
консолидированную отчетность по МСФО на 25-й календарный день. Задача оказалась чрезвычайно сложной.
Далеко не все правила МСФО могут быть применены в отношении украинской бухгалтерской отчетности.
Командная работа
Успешно внедрить новые правила учета силами лишь управляющей компании было бы невозможно, поэтому на
каждом дочернем предприятии была создана группа, контролировавшая ход работ на местах. Основная задача
рабочих групп - фиксирование возникающих проблем, выработка процедур для их устранения и контроль над
исполнением. Для этих целей предусмотрено ежемесячное оформление актов закрытия финансовой и
управленческой отчетности.
В проект были вовлечены не только специалисты бухгалтерии. Сотрудников других подразделений каждой
«дочки» (департамент продаж, закупок и т. д.) обязали самостоятельно вводить в используемые учетные
системы первичные документы. Конечно, это вызвало сопротивление со стороны персонала, но в целом
положительно сказалось на рабочей дисциплине. Теперь, например, если кладовщик не внес в систему данные о
поступлении материалов на склад, он не может их отпустить. Раньше в таких ситуациях виноватой всегда была
бухгалтерия.
В помощь проектной команде, бухгалтерам и всем остальным сотрудникам, на чьей работе так или иначе
сказался проект по сокращению сроков закрытия отчетности, был создан внутрикорпоративный портал. На нем
представлена вся необходимая документация по проекту. Он также стал площадкой для общения, решения
проблем и обмена опытом.
В дополнение ко всему ежеквартально руководство группы проводит выездные совещания в одном из регионов
присутствия, на которые приглашаются финансовые директора и главные бухгалтеры дочерних компаний. Как
правило, на повестку дня выносятся наболевшие вопросы по проекту и обсуждаются возможные способы их
решения.
ЗАСТАВИТЬ КОНТРАГЕНТОВ ПРЕДСТАВЛЯТЬ ДОКУМЕНТЫ В СРОК
СКРЫТО
Регламентировать сроки и порядок работы бухгалтерии
Желательно четко прописать график работы бухгалтерии на протяжении отчетного периода, указав время,
требующееся на выполнение отдельных операций, и состав работ. Скорее всего выяснится, что нагрузка на
бухгалтерию довольно высока и есть функции, которые по сути она не должна выполнять. Поэтому будет
правильно делегировать часть полномочий бухгалтеров сотрудникам других подразделений, например
оформление первичных документов и внесение первичных транзакций в учетные системы.
Унифицировать учетные принципы и стандартизировать работу бухгалтерии
Если речь идет о группе компаний, нужно привести все учетные процессы к «единому знаменателю». Это
означает, что потребуется разработать единый план счетов и аналитические справочники, унифицировать
учетные политики, стандартизировать деятельность бухгалтеров на участках работы.

4. Системная поддержка
На предприятиях группы до начала проекта использовалось более 20 различных IT-систем. Для того чтобы
выстроенные учетные процедуры не были перечеркнуты отсутствием необходимого программного обеспечения,
мы внедрили новые разработки.
И в перспективе создание единых автоматически обновляемых справочников для департаментов закупок,
логистики, капитального строительства.
Оценка результатов работы
Для оценки эффективности работ по проекту «Быстрое закрытие финансовой и управленческой отчетности» был
разработан показатель интегрального рейтинга предприятия, который определяется как сумма штрафных баллов
по нескольким критериям. Система критериев и принципы присвоения штрафных баллов следующие.
1. Нарушение графика документооборота.
СКРЫТО
2. Нарушение целевой даты закрытия.
СКРЫТО
3. Внутригрупповые разногласия
СКРЫТО
4. Отсутствие хотя бы одного проектного документа
СКРЫТО
По мере развития проекта показатели, на основе которых рассчитывается рейтинг, меняются.