1. HỆ THỐNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN NỘI BỘ
ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Hà nội, 03/2010
1

2. MỤC LỤC
1. GIỚI THIỆU.....................................................................................................................................3
1.1. Giới thiệu................................................................................................................................3
1.2. Mục đích.................................................................................................................................3
1.3. Phạm vi...................................................................................................................................3
2. ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT.....................................................................................................................3
3. QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ...................................................................................................4
3.1. Giới thiệu................................................................................................................................4
3.2. Tính năng................................................................................................................................4
3.3. Hình ảnh Demo.......................................................................................................................6
3.3.1. Quản lý khai thác Ô tô........................................................................................................6
3.3.2. Quản lý khai thác phòng họp............................................................................................10
3.3.3. Quản lý lịch làm việc với lãnh đạo...................................................................................12
3.3.4. Quản lý lịch làm việc cá nhân..........................................................................................15
3.3.5. Quản lý lịch phòng:..........................................................................................................18
3.3.6. Quản lý tài liệu ISO..........................................................................................................19
4. KẾT LUẬN....................................................................................................................................20
2

3. 1. GIỚI THIỆU
1.1. Giới thiệu
Cùng nằm trong Hệ thống quản trị thông tin doanh nghiệp, phân hệ Intranet cung cấp cho bạn một
hệ thống quản lý phục vụ các quy trình tác nghiệp trong công ty như Book ôtô, book phòng họp,
book lịch làm việc với lãnh đạo.
1.2. Mục đích
- Tin học hóa các quy trình vận hành trong công ty
- Đảm bảo công việc được thực hiện đúng người, đúng việc.
- Nâng cao hiệu quả công việc
- Tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí khi quản lý, lưu trữ và tìm kiếm
1.3. Phạm vi
- Hiện nay chương trình gồm sáu phân hệ chính là Book ôtô, book phòng họp, book lịch làm
việc với lãnh đạo, book văn phòng phẩm, lập lịch làm việc của cá nhân, lập lịch làm việc
của lãnh đạo. Trong tương lai với tính năng mở của portal, chương trình sẽ mở rộng tích hợp
thêm nhiều hệ thống như: hệ thống quản lý dự án, quản lý nhân sự tiền lương, hệ thống báo
hỏng tin học, hệ thống Call Center.
- Hệ thống iCAT có thể áp dụng cho nhiều mô hình doanh nghiệp khách nhau như:
o Các công ty vừa và nhỏ
o Tổng công ty
o Tổng công ty có văn phòng đại diện
o Tổng công ty có đại lý
o Bộ, sở, ban, ngành, ủy ban nhân dân
2. ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT
- Giao diện theo cấu trúc bảng biểu hiện đại, tiện lợi, dễ sử dụng, nhiều tính năng đặc sắc như
tính năng lọc, gom nhóm, thêm bớt các cột động trong báo cáo...
- Có cơ chế lưu trữ các tài liệu dưới dạng điện tử, rút ngắn thời gian, thu hẹp khoảng cách và
tiết kiệm chi phí.
- Cung cấp cơ chế bảo mật chặt chẽ, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được truy
xuất và xử lý thông tin.
- Thông tin đa dạng, nhiều chiều, cho phép có sự trao đổi giữa nhiều đối tượng khác nhau
trong quá trình xử lý công việc, công văn.
- Thông qua việc xử lý bằng hệ thông máy tính:
3

4. o Nhân viên vừa có thể tiếp nhận công việc một cách nhanh chóng lại vừa có thể báo
cáo tình trạng công việc cho cấp trên chính xác, kịp thời thông qua việc xử lý bằng
hệ thống máy tính.
o Lãnh đạo có thể nhanh chóng cho ý kiến, chỉ đạo thúc đẩy công việc, công văn được
xử lý một cách nhanh chóng, chính xác.
- Giúp cho công tác tổng hợp các báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo năm diễn ra một cách
dễ dàng, nhanh chóng, đầy đủ, chính xác dưới sự hỗ trợ của hệ thống báo cáo động.
- Hệ thống cảnh báo, nhắc việc kịp thời, tiện lợi.
- Hệ thống được xây dựng trên nền công nghệ web portal vừa đơn giản, dễ cài đặt, phù hợp
với nhiều người dùng lại vừa có khả năng mở rộng cao, có thể tích hợp thêm các hệ thống
khác như hệ thống quản lý nhân sự tiền lương, hệ thống Call Center…
3. QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ
3.1. Giới thiệu
Hệ thống Intranet có các modules: Book ô tô, book phòng họp, book văn phòng phẩm, book lịch
làm việc với lãnh đạo, lập lịch làm việc nhằm tự động hóa các quy trình vận hành, tác nghiệp trong
công ty.
Hình 9: Sơ đồ chức năng hệ thống Intranet
3.2. Tính năng
I. Quản lý khai thác Ô tô III. Quản lý lịch làm việc lãnh đạo
1. Danh sách đăng ký 1. Đăng ký lịch làm việc
2. Duyệt đăng ký 2. Duyệt đăng ký
3. Cập nhật đăng ký 3. Lập chương trình công tác
4. Khôi phục đăng ký 4. Duyệt chương trình công tác
5. Cập nhật thông tin chuyến đi 5. Xem lịch làm việc của lãnh đạo
6. Biểu sử dụng xe
7. Bảng điều động xe IV. Quản lý lịch làm việc cá nhân
8. Lịch sử dụng xe 1. Lập lịch làm việc cá nhân
9. Danh mục ô tô 2. Cập nhật lịch cá nhân từ lịch phòng
10
. Báo cáo tổng hợp lịch sử sử dụng ôtô 3. Xem lịch làm việc cá nhân
4

5. 11
. Báo cáo lịch sử dụng ôtô của đơn vị
12
. Báo cáo số km và nhiên liệu V. Quản lý lịch làm việc phòng
13
. Nhật ký sửa chữa ôtô 1. Lập đăng ký lịch làm việc phòng
14
. Danh sách chuyến đi 2. Duyệt đăng ký
3. Khôi phục đăng ký đã từ chối
II. Quản lý khai thác phòng họp
1. Đăng ký sử dụng Phòng họp VI Quản lý tài liệu ISO
2. Duyệt đăng ký 1. Thêm tài liệu
3. Danh sách phòng họp 2. Cập nhật tài liệu
4. Danh sách người duyệt 3. Xóa tài liệu
5. Lịch phòng họp 4. Phân quyền tài liệu
6. Cập nhật tài liệu chuẩn bị cho cuộc họp 5. Tải tài liệu
6. Tạo cây danh mục tài liệu
7. Tra cứu tài liệu
5

6. 3.3. Hình ảnh Demo
3.3.1. Quản lý khai thác Ô tô
Ô tô | Phòng họp | Làm việc với lãnh đạo | Lịch cá nhân | Lịch phòng | Tài liệu | Quản trị
Đăng ký Kết quả đăng ký Xử lý Danh mục xe Xem lịch Trang chủ
Ô tô >> Đăng ký
Đăng ký lịch sử dụng ôtô
Người duyệt đăng ký
Đơn vị sử dụng: Văn phòng tổng công ty Phòng sử dụng: Kế hoạch - Hành chính
Người đǎng ký: Ngô Hoàng Anh Chức danh: Phó giám đốc tài chính
Số điện thoại: 0934245854 E-mail: AnhNH@mitraco.com.vn
Nơi đi :* Hà Tĩnh Nơi đến: * Hà Nội
Số lượng người đi :* 6 Thiết bị kèm theo:
Số km dự kiến: * 420 Phụ trách chuyến đi: Nguyễn Văn Nga
Mục đích chuyến đi: * Khảo sát thị trường Hà Nội
Ngày giờ đi: 8 giờ : 30 phút 01/08/2008
Ngày giờ về: 14 giờ : 30 phút 01/08/2008
Nhấn vào đây để chọn xe
Cập nhật Quay lại
Người sử dụng: Ngô Hoàng Anh | Quyền truy cập : Trưởng phòng | Thuộc phòng : Kế hoạch - Hành chính
Powered by: Intranet - AG Portal Framework www.ThegioiAG.net
6

7. 7

8. VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY KHOÁNG TỔNG HỢP SỐ KM VÀ CHUYẾN ĐI
SẢN & THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH
Tháng 08 năm 2008
- Đội xe -
STT Biển kiểm soát Tên xe Số Km trong tháng Số Km trong năm Số chuyến trong tháng Số chuyến trong năm
1 29V-1468 Misubishi 200 1300 2 18
2 37A-0650 Camry 1.8 0 2200 0 16
3 38A-7777 Camry 3.0 V6 600 3200 4 30
4 38A-7788 Camry 2.4 320 3400 3 36
5 38H-6706 Ecet 0 3600 0 32
6 38H-6606 Ford 380 4000 5 34
7 38H-1199 Kia 360 3800 3 36
8 38A-7787 Camry 2.4 232 1230 2 10
9 38H-6606 Ford 380 4000 5 34
10 38H-1199 Kia 360 3800 3 36
Tổng số: 2752 km 28550 km
8

9. VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY KHOÁNG BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG XĂNG A92
SẢN & THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH Tháng 06 năm 2008
- Đội xe - (Từ ngày 01/06/2008 đến ngày 30/06/2008)
Km cuối Km chạy = xăng Xăng dư đầu Xăng lĩnh Xăng tiêu thụ Xăng dư cuối
Lái xe Số xe Km đầu tháng
tháng được cấp tháng trong tháng trong tháng tháng
Trương Hữu Tuấn 1207 90 390 300 10 100 30 80
Nguyễn Minh Tương 2145 100 100 0 15 100 0 115
Trần Trường Sơn 6706 80 400 320 0 100 32 68
Trần Trường Sơn 6912 40 540 500 10 100 50 60
Trương Hữu Tuấn 6912 100 800 700 0 100 70 30
Nguyễn Minh Tương 6912 40 2300 2260 0 100 230 -130
Nguyễn Minh Tương 1199 115 640 525 0 100 52,5 47,5
Trương Hữu Tuấn 7787 1200 3400 2200 10 100 220 -110
Trương Hữu Tuấn 7777 2000 5000 3000 0 100 300 -200
Trần Trường Sơn 1199 700 1750 1050 50 100 175 -25
Tổng số: 10885 95 1000 1159,5 -64,5
Đội trưởng Người lập phiếu
9

10. 3.3.2. Quản lý khai thác phòng họp
10

11. 11

12. 3.3.3. Quản lý lịch làm việc với lãnh đạo
12

13. 13

14. Ô tô | Phòng họp | Làm việc với lãnh đạo | Lịch cá nhân | Lịch phòng | Tài liệu | Quản trị
Đăng ký Kết quả đăng ký Lập Chương trinh công tác Xử lý Xem lịch Phân quyền Trang chủ
Làm việc với lãnh đạo >> Xem lịch
Lịch làm việc của lãnh đạo Lịch làm việc của lãnh đạo đã xuất bản Lịch phối hợp văn phòng
Năm: Tuần thứ: Tuần 27 (02/07/2007 à 08/07/2007) Số dòng trên 1 trang 10
2007
# Ngày Giờ Nội dung Lãnh đạo Thành phần Địa điểm
Thứ hai 08:00 Họp tổng kết đợt thi đua quý II năm 2007 PTTC Nguyễn Văn Theo giấy mời PH101
02/07 Nga
Thứ ba 07:00 Dự sơ kết Kỳ Anh PTTC Nguyễn Văn Đ/c Hòa, Các phòng: Mỏ, Kế Kỳ Anh
03/07 Nga Toán, Kinh Tế
Thứ tư 14:00 Dự Sơ kết xí nghiệp quản lý kho cảng PTTC Nguyễn Văn Đ/c Kiên, Các phòng: Mỏ, Kế XN QL kho cảng
04/07 Nga Toán, Kinh Tế
Thứ năm 08:00 Dự sơ kết công ty cổ phần Thiên Ý PTTC Nguyễn Văn Đ/c Hòa, Các phòng: Mỏ, Kế Thiên Ý
05/07 Nga Toán, Kinh Tế
Thứ sáu 13:30 Dự sơ kết công ty xuất khẩu lao động PTTC Nguyễn Văn Đ/c Hòa, Các phòng: Mỏ, Kế Công ty xuất khẩu
06/07 Nga Toán, Kinh Tế lao động
Thứ bẩy 14:00 Họp nghiên cứu chiến lược phát triển của cong ty trong PTTC Nguyễn Văn Theo giấy mời PH101
07/07 quý III Nga
Chủ nhật 09:00 Họp xây dựng chiến lược nhân sự trong quý tới PTTC Nguyễn Văn Ban lãnh đạo TCT PH201
08/07 Nga
In lịch
Trang 1 trong 1 (7 dòng) [ 1]
Người sử dụng: Ngô Thái Trị | Quyền truy cập : Là người duyệt | Thuộc phòng : Trung tâm tin học và đo lường
Powered by: Intranet - AG Portal Framework www.ThegioiAG.net
14

15. 3.3.4. Quản lý lịch làm việc cá nhân
Ô tô | Phòng họp | Làm việc với lãnh đạo | Lịch cá nhân | Lịch phòng | Tài liệu | Quản trị
Lập lịch Kết quả lập lịch Xử lý Xem lịch Trang chủ
Lịch làm việc cá nhân >> Lập lịch
Lập lịch làm việc cá nhân
Liên quan đến phòng
Người lập Ngô Hoàng Anh
Đơn vị Văn phòng tổng công ty
Phòng Phòng Kinh Tế
Công việc * Khảo sát thị trường Hà Nội
Thời gian bắt đầu * 8 giờ : 30 phút 01/08/2008 Thời gian kết thúc * 14 giờ : 30 phút 01/08/2008
Tình trạng ---------------- Tình trạng ------------------- Mức độ thực hiện 0 %
Nội dung
- Phân khúc các khu vực khảo sát
- Phân chia địa bàn cho các cá nhân
- Khảo sát và thu thập thông tin , viết báo cáo
Danh sách những người nhận thông tin về công việc này
# Họ và tên Email
Nguyễn Thượng Hải Mitraco .hotro@mitraco.com.vn
Lê Văn Lịch BGD.LichLV@mitraco.com.vn
Phan Đình Đường HCTH.DuongPD@mitraco .com.vn
Phạm Như Tâm BGD.TamPN@mitraco .com.vn
Bùi Văn Bang KTH.BangBV@mitraco .com.vn
Hiển thị tất cả danh sách người đựơc nhận thông tin Chỉ hiển thị những người được chọn
Gửi qua mail
Cập nhật
Người sử dụng : Ngô Hoàng Anh | Quyền truy cập : Trưởng phòng | Thuộc phòng : Kế hoạch - Hành chính
Powered by: Intranet - AG Portal Framework www.ThegioiAG.net
15

16. Ô tô | Phòng họp | Làm việc với lãnh đạo | Lịch cá nhân | Lịch phòng | Tài liệu | Quản trị
Lập lịch Kết quả lập lịch Xử lý Xem lịch Trang chủ
Lịch làm việc cá nhân >> Kết quả lập lịch
Năm: Chọn năm Tuần đăng ký: ------------------------- Chọn một tuần -----------------
Đơn vị đăng ký: Tổng công ty Khoáng sản & TM Hà Tĩnh Só dòng trên 1 trang 10
Tình trạng
Thời gian Thời gian kết Mức độ
Công việc Đơn vị đăng ký Trạng thái
bắt đầu thúc hoàn thành
Tình trạng: Hoàn thành
Tình trạng: Khởi tạo
Tình trạng: Đang thực hiện 12/08/2007 12/08/2007 24/08/2007 Nguyễn Trung Hiếu
Chuẩn bị tham dự hội thảo khoa học về khai thác khoáng sản 20/08 08:30 22/08 16:30 20 % XN TiTan Chấp thuận
Chuẩn bị họp tổng kết cuối năm 09/08 08:30 09/08 11:30 40 % Phòng Kinh Tế Chờ duyệt
Khảo sát thị trường Hà Nội 01/08 08:30 01/08 14:30 5% Phòng Mỏ Chấp thuận
Chi tiết
Liên quan đến phòng
Người lập Ngô Hoàng Anh
Đơn vị Văn phòng Tổng công ty
Phòng Phòng Kinh Tế
Công việc Khảo sát thị trường Hà Nội
Thời gian bắt đầu 8 giờ : 30 phút 01/08/2008 Thời gian kết thúc 14 giờ : 30 phút 01/08/2008
Tình trạng Đang thực hiện Mức độ thực hiện 5 %
Nội dung - Phân khúc các khu vực khảo sát
- Phân chia địa bàn cho các cá nhân
- Khảo sát và thu thập thông tin , viết báo cáo
Danh sách những người nhận thông tin về công việc này
# Họ và tên Email
Nguyễn Thượng Hải Mitraco .hotro@mitraco.com.vn
Lê Văn Lịch BGD.LichLV@mitraco.com.vn
Phan Đình Đường HCTH.DuongPD@mitraco .com.vn
Phạm Như Tâm BGD.TamPN@mitraco .com.vn
Bùi Văn Bang KTH.BangBV@mitraco .com.vn
Hiển thị tất cả danh sách người đựơc nhận thông tin Chỉ hiển thị những người được chọn
Chấp thuận Từ chối
Người phối hợp # Họ và tên Email
Nguyễn Thị Minh Châu kt.ChauNTM@mitraco .com.vn
Phạm Văn Đức kt.DucPV@mitraco .com.vn
Vũ Thị Dượm kt.DuomVT@mitraco .com.vn
Nguyễn Thị Hà Giang kt.GiangNTH@mitraco .com.vn
Nguyễn Thái Hoà kt.HoaNT@mitraco .com.vn
Thị sát công trường Titan 28/06 09:00 28/06 16:00 35 % P.Kỹ Thuật Chấp thuận
Khảo sát mỏ than Cẩm Xuyên 21/06 07:00 23/06 17:30 25 % XN Cẩm Xuyên Từ chối
Người sử dụng: Ngô Thái Trị | Quyền truy cập : Là người duyệt | Thuộc phòng : Trung tâm tin học và đo lường
www.ThegioiAG.net
16
Powered by: Intranet - AG Portal Framework

17. Ô tô | Phòng họp | Làm việc với lãnh đạo | Lịch cá nhân | Lịch phòng | Tài liệu | Quản trị
Lập lịch Kết quả lập lịch Xử lý Xem lịch Trang chủ
Lịch làm việc cá nhân >> Xem lịch
Lịch biểu Lịch theo dõi
Năm: 2007 Tuần đăng ký: Tuần 52 (23/12/2007 à 29/12/2007)
THỨ 2 THỨ 3 THỨ 4 THỨ 5
(Ngày 23/12/2007) (Ngày 24/12/2007) (Ngày 25/12/2007) (Ngày 26/12/2007)
(08:30 ) Chuẩn bị tài liệu khảo (14:00 ) Xuống xí nghiệp Titan (08:00 ) Đi sửa máy cho đơn vị (14:00 ) Xin duyệt văn bản đề
sát thị trường thành viên nghị mua thiết bị
(09:30) Khảo sát thị trường Hà
Nội
THỨ 6 THỨ 7 CHỦ NHẬT
(Ngày 27/12/2007) (Ngày 28/12/2007) (Ngày 29/12/2007)
(08:00 ) Trực ở phòng (08:00 ) Tham gia tập huấn
nghiệp vụ
Người sử dụng: Ngô Thái Trị | Quyền truy cập : Là người duyệt | Thuộc phòng : Trung tâm tin học và đo lường
Powered by: Intranet - AG Portal Framework www.ThegioiAG.net
17

18. 3.3.5. Quản lý lịch phòng:
Ô tô | Phòng họp | Làm việc với lãnh đạo | Lịch cá nhân | Lịch phòng | Tài liệu | Quản trị
Lập lịch Kết quả lập lịch Xử lý Xem lịch Danh mục Trang chủ
Lịch phòng >> Lập lịch
Đơn vị: Văn phòng Tổng công ty Phòng: Kinh tế
Năm: 2008 Tuần: Tuần 32 ( 06/08/2008 à 12/08/2008 )
Công việc * Họp phòng Kinh Tế
Thời gian thực hiện 01/08/2008
Người thực hiện Lê Hồng Hải
Nội dung Họp tổng kết đợt khảo sát thị trường Hà Tĩnh
Người phối hợp # Họ và tên Email
Nguyễn Thị Minh Châu kt.ChauNTM@mitraco .com.vn
Phạm Văn Đức kt.DucPV@mitraco .com.vn
Vũ Thị Dượm kt.DuomVT@mitraco .com.vn
Nguyễn Thị Hà Giang kt.GiangNTH@mitraco .com.vn
Nguyễn Thái Hoà kt.HoaNT@mitraco .com.vn
Hiển thị tất cả danh sách người phối hợp thực hiện công việc Chỉ hiển thị những người được chọn
Danh sách những người nhận thông tin về công việc này
# Họ và tên Email
Nguyễn Thượng Hải Mitraco.hotro@mitraco .com.vn
Lê Văn Lịch BGD.LichLV@mitraco .com.vn
Phan Đình Đường HCTH.DuongPD@mitraco .com.vn
Phạm Như Tâm BGD.TamPN@mitraco .com.vn
Bùi Văn Bang KTH.BangBV@mitraco .com.vn
Hiển thị tất cả danh sách người đựơc nhận thông tin Chỉ hiển thị những người được chọn
Cập nhật
Người sử dụng: Ngô Thái Trị | Quyền truy cập : Là người duyệt | Thuộc phòng : Trung tâm tin học và đo lường
Powered by: Intranet - AG Portal Framework www.ThegioiAG.net
18

19. TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Phòng Kinh tế Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------- o0o---------- ---------- o0o----------
Lịch công việc
Thời gian: Tuần 32 ( 06/08/2008 à 12/08/2008 )
Thời gian thực hiện Công việc Người thực hiện
Thứ hai (06/08) Chiến dịch tăng sản lượng sản xuất Phan Xuân Nam
Thứ ba (07/08) Đẩy mạnh bán các sản phẩm khoáng sản Võ Mạnh Hà
Thứ tư (08/08) Họp phòng Kinh Tế Lê Hồng Hải
Thứ năm (09/08) Kêu gọi đầu tư vào các dự án Lê Hồng Hải
Thứ sáu (10/08) Phát triển dự án mới Lê Hồng Hải
Thứ bẩy (11/08) Đặt biển quảng cáo Võ Mạnh Hà
Chủ nhật (12/08) In tờ rơi quản cáo các dự án của Tổng công ty Võ Mạnh Hà
3.3.6. Quản lý tài liệu ISO
19

20. 4. KẾT LUẬN
- Công ty cổ phần Tập đoàn Đầu tư và Công nghệ AG tự tin, AG sẽ cung cấp một hệ thống
quản trị doanh nghiệp tốt, đem lại nhiều lợi ích thiết thực.
o Đối với cán bộ: Chủ động sắp xếp thời gian, công việc; theo dõi được các mốc, phân
loại thứ tự ưu tiên, đảm bảo công việc đạt hiệu quả cao...
o Đối với văn thư: giảm thời gian xử lý, tìm kiếm công văn, lập báo cáo…
o Đối với lãnh đạo: dễ dàng theo dõi tình hình để kịp thời chỉ đạo và điều hành.
- Hệ thống quản trị doanh nghiệp sẽ tạo ra môi trường làm việc dân chủ và hiệu quả.
20